Jeremy Ferrer
Webinar :
Matinale Achats de Bordeaux
Vendredi 17 Mai 2024 de 9h à 12h30
Le DAF d'une PME ne s'occupe pas de la rédaction des documents comptables. Cependant, il a tout intérêt à se préoccuper des opérations diverses (OD), de leur contrôle et de leur organisation dans la comptabilité en tant que gardien du temple. Voici quelques suggestions pour organiser et vérifier les journaux des OD en comptabilité. Nous vous expliquons également les contrôles qui peuvent être effectués par l'administration fiscale et les commissaires aux comptes, ainsi que les moyens les plus efficaces de les éviter.
Avant d'entrer dans les conseils organisationnels pour la comptabilité de diverses opérations, un rappel du fonctionnement de ces types d'écritures est fourni.
Un des journaux auxiliaires existants en comptabilité d'engagement est le journal des opérations diverses (OD). Il doit être utilisé lorsqu'il n'y a pas d'achats, de ventes ou de trésorerie dans les opérations.
En comptabilité, qu'est-ce qu'une opération diverse ?
C'est un document qui donne la possibilité de modifier les comptes inclus dans le Plan Comptable Général (PCG). La base de données de la comptabilité est représentée par une opération. La référence de la pièce comptable la justifie.
Un état définitif avec le bilan, le compte de résultat et l'annexe est obtenu en combinant toutes les écritures passées dans différents documents, appelés journaux.
Comme son nom l'indique, l'OD couvre une variété de charges ou de produits qui ne sont pas classés dans les journaux comptables traditionnels. Il ne s'agit donc pas de transactions liées aux achats, aux ventes ou à la gestion de la trésorerie (banque et caisse). Ce peut rapidement devenir un fourre-tout! C'est pourquoi les OD en comptabilité sont généralement répartis dans plusieurs journaux, comme des tiroirs ou des étagères.
L'opération diverse se rattache à un journal comptable auxiliaire, comme toute écriture comptable. Les obligations légales en matière de journaux doivent être rappelées rapidement.
a - L'obligation de tenir un journal comptable
Comme le rappelle le site entreprendre.service.public.fr (https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F21852), les pièces comptables obligatoires pour les entreprises soumises au régime réel d'imposition comprennent : Le livre d'inventaire, le livre de journal et le livre grand.
Toutes les opérations, quelles que soient leurs natures, sont enregistrées chronologiquement dans le livre-journal. La date, la référence qui permet de trouver la pièce justificative et la source des données comptabilisées sont incluses dans chaque écriture.
Une opération diverse (OD) est enregistrée dans le journal général de comptabilité de la même manière que les autres opérations. Il est impératif de respecter les principes suivants :
b - Divers journaux d'OD en comptabilité
En pratique, le livre-journal est divisé en journaux auxiliaires pour organiser les écritures comptables en fonction de leur nature. Ainsi, le ou les journaux d'OD sont des journaux auxiliaires, tout comme ceux concernant les achats, les ventes ou la trésorerie.
L'organisation de la comptabilité dans la plupart des PME prévoit plusieurs journaux d'OD pour répartir les écritures selon :
Les écritures centralisatrices et réparatrices sont les deux principales catégories d'OD. Elles n'ont pas les mêmes objectifs ni les mêmes types de contrôles.
a - OD centralisatrices en comptabilité
Un logiciel de paie est utilisé pour l'écriture des salaires et des charges sociales. En comptabilité, elles effectuent des transferts automatiques, des intégrations de fichiers, voire parfois une saisie manuelle. Ainsi, le journal d'OD de paie sert à regrouper les données de l'application RH.
Sont considérées comme des opérations diverses centralisatrices, les OD suivantes :
Nous devons également inclure les écritures de dotation aux amortissements. Ils proviennent des calculs effectués dans le module immobilisations d'un ERP ou d'un logiciel particulier. Les charges ou les produits calculés, par opposition aux achats, aux ventes ou à la trésorerie, sont ces mouvements comptables généralement non extournables.
En ce qui concerne la TVA, il est nécessaire d'établir l'acte correspondant après la déclaration de la taxe. De plus, c'est une OD centralisatrice.
Enfin, parmi cette catégorie d'opérations diverses, vous pouvez trouver des écritures concernant les stocks de fin de mois, les provisions pour factures à établir ou à recevoir, etc. Pour les situations mensuelles et le bilan de l'exercice, diverses écritures sont nécessaires.
b - OD régularisation des écritures antérieures
Ces différentes opérations appelées réparatrices sont utilisées pour corriger des imputations comptables erronées, des erreurs de sens, de montant, de code comptable, etc. Les saisies initiales dans les comptes bancaires ou de caisse peuvent être affectées. La justification et la traçabilité sont cruciales car elles corrigent les anomalies.
Les OD réparatrices désignent tous les mouvements liés à la réparation d'une erreur de comptabilité intervenue dans un autre journal comptable telle que :
Ces OD de faible montant peuvent être générées automatiquement en fonction des niveaux autorisés par le paramétrage comptable. Il en est de même pour les écarts de lettrage des comptes de tiers.
Le journal général regroupe toutes les écritures comptables qui ont été effectuées en comptabilité. C'est un journal général qui est divisé en plusieurs journaux distincts avec :
Le type de journal utilisé dépend du type d'écriture à passer. Il est possible de modifier les comptes dans le journal des opérations diverses tant qu'il ne concerne ni les achats, ni les ventes, ni la trésorerie.
Les OD ont diverses définitions et sont souvent manuelles. Il existe de nombreuses raisons pour bien organiser vos journaux comptables d'OD, y compris la rationalisation du classement, de la gestion des écritures et même de leur expulsion.
En organisant les données de manière logique et détaillée, vous poursuivez plusieurs objectifs intéressants pour une gestion financière efficace. En tant que DAF, discutez de ce sujet avec le responsable comptable afin de l'aider à mieux structurer l'information.
a - Utiliser un classement par nature pour rendre les différentes écritures lisibles
La démultiplication des journaux d'OD en comptabilité sert d'abord à ranger de manière fine les mouvements comptables. Vous ne mettez pas les différents types de vêtements sur la même étagère ou tiroir dans une garde-robe. Cela s'applique également aux différentes formes d'écriture. N'hésitez pas à créer des journaux en fonction de la nature, de l'utilisation, de l'origine, etc. Le code journal rend l'analyse et la lecture du grand livre plus facile.
b - Automatiser les écritures comptables de sortie
Les provisions FNP (factures non parvenues) ou FAE (factures à établir) doivent être saisies pour les situations comptables mensuelles. Ces écritures de fin de période sont généralement différentes de celles de début de période suivante. La conversion d'une écriture exactement inversée au débit comme au crédit est appelée sortie de l'OD.
Ce type de traitement s'automatise évidemment pour gagner du temps et fiabiliser l'opération. Par conséquent, l'entreprise simplifie ses processus comptables en isolant les écritures dans un journal d'OD extournable par opposition à un journal d'OD non extournable. En quelques clics, tout le journal OD est supprimé.
c - Trouvez rapidement les sources du grand livre.
Disposer de plusieurs journaux d'opérations différentes signifie que plusieurs codes journaux sont présents dans le grand livre. Ceci permet d'identifier rapidement la nature de l'écriture pour les auditeurs, les lecteurs avertis, les comptables et les contrôleurs de gestion. Cela facilite la traçabilité des pièces justificatives. N'oubliez pas que c'est une question importante en comptabilité, en particulier pour diverses opérations.
C'est bien de répartir les OD de la comptabilité dans plusieurs journaux. Cependant, il est nécessaire de superviser cette tâche, sinon le trouble risque de se produire rapidement. Par conséquent, chaque journal d'OD doit être spécifié dans le logiciel de comptabilité. Chaque journal d'OD doit être géré en fonction de divers critères, tels que l'ouverture et la fermeture du journal, les comptes autorisés pour le mouvement, les personnes autorisées à saisir les écritures, l'expulsion automatique ou non, etc.
Toute écriture comptable contenue dans le grand livre doit être justifiée, comme mentionné précédemment. Assurez-vous que chaque OD est accompagné d'une pièce dématérialisée appuyant l'écriture, y compris les OD correctifs d'erreurs. Le contrôle de cet aspect est effectué en utilisant des sondages et en vérifiant l'existence d'un dossier comptable pour chaque situation de fin de mois.
Le traitement implique généralement l'intégration d'un fichier comptable provenant d'un logiciel de paie par interface automatisée. Il est également nécessaire de bien configurer le processus, qui se produit parfois en traitement en cascade pendant la nuit. Il est nécessaire de gérer les erreurs d'intégration en comptabilité et de surveiller les états d'anomalie et de rejet. Seul le responsable comptable est souvent autorisé à traiter des données sensibles.
Les auditeurs légaux et l'administration fiscale trouvent souvent des OD en comptabilité intéressants à examiner. Le risque semble supérieur pour ces mouvements comptables dans la mesure où une partie correspond à des corrections d'erreurs et qu'il s'agit d'écritures parfois manuelles.
Selon le niveau de risque estimé lors de l'analyse du contrôle interne, les auditeurs qui interviennent dans le cadre de leur mission légale effectuent diverses vérifications. De leur point de vue, les OD de la comptabilité occupent un poste intéressant.
Ils traitent les journaux d'OD avec des outils spécifiques qui aident à détecter les anomalies. Par exemple, ils sont particulièrement responsables des mouvements dont le sens semble irrationnel. Ils tiennent compte des mots utilisés dans le titre de chaque lettre, tels que « erreur », « remboursement », « trop payé » ou « trop perçu », etc. Ils s'attachent également à vérifier les accès autorisés aux OD selon les journaux ainsi que les heures et jours réels de saisie.
OD dans la comptabilité et le contrôle fiscal
De la même manière, les écritures d'opérations diverses sont particulièrement examinées lors d'un contrôle fiscal. La base de l'intervention de vérification fiscale de l'administration est le FEC. Le code journal fait partie de ses 18 champs nécessaires. Les mêmes types d'anomalies sont examinés par l'inspecteur que celles identifiées par un commissaire aux comptes.
Observez vos OD afin de réduire les risques que peuvent présenter les OD en comptabilité et d'anticiper les interventions d'auditeurs externes ou d'un contrôle fiscal. Plus vous effectuez des vérifications et des sondages réguliers, notamment lors de la création de situations mensuelles, plus vous avez confiance en votre comptabilité. En cas de contrôle, assurez-vous que ces OD comptables sont toutes justifiées par un document tangible facilement identifiable.
Évidemment, les OD de nature rectificative sont susceptibles de contenir le plus d'anomalies car elles ne correspondent pas à un traitement de flux régulier et de masse. Votre comptabilité devient plus fiable et sûre si vous réduisez ces écritures. Comment faire?
a - Comment minimiser les OD réparatrices ?
Cette sécurité implique le contrôle des interfaces des achats, des ventes et des flux financiers. Beaucoup d'écritures rectificatives du type OD correspondent à des problèmes de paramétrage dans des applications telles que la gestion commerciale ou les achats. Les factures sont envoyées dans des comptes ou des centres de coûts incorrects, voire à des dates comptables incorrectes.
b - Les outils pour améliorer la gestion des flux comptables
Vous gagnez en fiabilité et en efficacité en utilisant des applications dématérialisées qui traitent l'intégralité des dépenses de la commande au règlement. C'est la garantie que les OD rectificatives sont limitées.
c - Observation et organisation des OD en comptabilité
Il garantit la fiabilité de sa comptabilité, la réduction des risques d'erreurs et la facilité de divers audits et vérifications. En automatisant, en rationalisant et en dématérialisant les flux financiers, vous réduisez également le besoin d'OD comptables.
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