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Le sourcing fournisseur : une fonction stratégique à exploiter

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Olivier Audino
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Performance achat

Maîtriser le sourcing fournisseur : les points essentiels à savoir

Le sourcing fournisseurs est une étape incontournable dans les activités d’une entreprise. C’est un terme que tout chef d’entreprise, directeur de production ou directeur logistique doit savoir et maîtriser.  En effet, même si trouver un fournisseur n’est pas considéré comme une tâche à valeur ajoutée au sein d’une entreprise, faire du sourcing fournisseur est indispensable pour avoir des résultats dans votre production. Découvrez dans cet article ce qu’est le sourcing fournisseur, quels sont ses avantages et comment réussir cette démarche.

 

Sourcing fournisseur : C'est quoi ?

Le sourcing fournisseur par définition est un terme anglais qui signifie « recherche de sources ». C’est une démarche dont l’objectif est de trouver les meilleurs fournisseurs sur le marché. Ce sont ceux qui proposent le meilleur rapport qualité-prix et qui arrivent à respecter les délais de production quel que soit le volume de commandes. Il faut savoir que le marché regorge de fournisseurs, prêts à vous proposer les meilleures offres. Cependant, tous ne se valent pas. D’où l’intérêt de faire du sourcing achat avant de sauter le pas.

Pratiquement, le sourcing des fournisseurs consiste à lister les prestataires que vous jugez fiables, les comparer, les évaluer, puis identifier ceux qui pourront réellement répondre à vos besoins.   

En fonction des besoins du service des achats de l’entreprise, plusieurs types de fournisseurs sont recensés : 

-       Les producteurs de matières premières : ce sont les fournisseurs des matières premières utilisées par l’entreprise pour la conception des produits qu’elle met en vente.

-       Les assembleurs de produits : certaines entreprises conçoivent uniquement les éléments qui composent un produit ou créent des prototypes. Il revient aux assembleurs de les “monter” pour que le produit prenne forme.

-       Des fournisseurs de prestations intellectuelles : ils peuvent être des entreprises ou encore des travailleurs indépendants fournissant des services à l’entreprise.

-       Des fournisseurs d’outils technologiques : cela peut être un logiciel utile à l’entreprise pour son bon fonctionnement ou encore des applications de gestion.

La strategie sourcing fournisseur

Pourquoi une entreprise doit-elle faire du sourcing fournisseur ?

Loin d’être une simple étape à franchir avant de réaliser des achats, le sourcing fournisseur fait partie des meilleures stratégies qu’une entreprise adopte afin de gagner en compétitivité. Voici quelques bénéfices que vous pouvez en tirer :

L’augmentation des marges commerciales

Le principal avantage du sourcing achat, c’est de pouvoir obtenir des tarifs plus intéressants qui vous permettent d’augmenter vos marges commerciales. Grâce à cela, vous pourriez optimiser vos bénéfices ou encore faire des économies sur vos coûts d’achats. Cela vous permet à terme d’améliorer tout le processus de production. 

En faisant du sourcing, vous aurez une liste de nombreux fournisseurs sur le marché que vous pouvez comparer pour trouver ce qui rejoint le plus vos objectifs. Il est vrai que ce processus demande beaucoup de temps au début, mais il vaut la peine de le réaliser pour de meilleurs résultats plus tard.

La non dépendance à un seul fournisseur

Se suffire à un seul fournisseur n’est pas la bonne stratégie à adopter pour réussir ses achats. Il est vrai que vous pouvez en trouver un qui vous satisfait pendant quelque temps. Cependant, en vous fiant à cet unique fournisseur, vous prenez beaucoup de risques relatifs à votre système d’approvisionnement et cela peut impacter sur votre production. Faire du sourcing fournisseur et avoir en vision plusieurs fournisseurs vous laissent plus de marge. En cas d’indisponibilité de l’un, vous aurez d’autres alternatives en vue. L’objectif est de ne jamais rompre la chaîne d’approvisionnement tout en gardant une bonne relation avec les fournisseurs. Dans ce contexte, le sourcing des fournisseurs est une bonne stratégie d’anticipation.

Une mise en concurrence des fournisseurs

Le fait de réaliser du sourcing fournisseur entraîne une mise en concurrence des prestataires. Cela les incite à concocter de meilleures offres pour vous. Cela ne peut qu’être bénéfique pour vous et pour eux, car cela va aussi leur permettre d’optimiser leurs offres et de s’ouvrir à la concurrence. De cette manière, la négociation se fera aussi plus facilement.

Une meilleure connaissance du marché

Lors du sourcing achats, vous aurez forcément besoin d’analyser le marché segment par segment. Ce qui vous permet de mieux connaître la situation du marché sur lequel interviennent vos fournisseurs et de prévoir tous les risques liés au bien que vous voulez acquérir ainsi qu’à son prix.  

Un gain de temps considérable

Vous pouvez faire une économie de temps considérable dans le processus de recherche de fournisseurs en faisant appel à un prestataire spécialisé dans le sourcing achats.

Le sourcing fournisseur

Les différentes étapes du sourcing fournisseurs

Action stratégique et importante permettant d’assurer le bon fonctionnement de votre entreprise, le sourcing achats ne peut pas être improvisé. Pour le réussir, il convient de suivre ces quelques étapes. Comment faire du sourcing ? C’est l’ultime question que posent les responsables du département approvisionnement. 

1. Identifiez vos besoins précis en sourcing achats

La première étape du sourcing fournisseur consiste à identifier de manière précise vos besoins réels en termes d’approvisionnement. Notons qu’il existe deux types de besoins des entreprises. Il y a d’abord les besoins fixes, c’est-à-dire les achats que l’entreprise doit faire régulièrement. Il y a aussi les besoins qui sont dits ponctuels qui ne sont à satisfaire que de manière ponctuelle comme leur nom l’indique, Il faut prendre le temps de lister les achats en fonction de ces types de besoins.

Le listing des achats ne consiste pas seulement à créer une liste des caractéristiques du produit ou du service que vous voulez, mais aussi à définir les qualités que doit avoir le fournisseur ainsi que les autres services qu’il doit fournir.

Par exemple, pour l’achat d’un logiciel, vous devez déterminer que vous avez besoin d’un prestataire qui peut assurer une assistance technique 24h/24.

Pour cela, vous devez vous poser certaines questions comme: “Comment le produit ou le service va-t-il être utilisé?” Est-ce qu’il s’agit d’une matière première qui sera utilisée pour concevoir un autre produit ou bien un outil que l’on utilisera en interne?

La définition de tous ces besoins va vous permettre de trouver le fournisseur idéal. Par exemple, si vous voulez acheter des produits qui seront revendus, il vaut mieux vous tourner vers les articles de vente au détail.

Si vous avez besoin de produits provenant de marques spécifiques, assurez-vous de traiter avec des fournisseurs revendeurs agréés. Les fournisseurs de produits haut de gamme sont vos meilleurs alliés si vous voulez augmenter vos marges bénéficiaires. Si vous voulez des fournisseurs qui proposent des prix abordables, faites des recherches préalables sur les moteurs de recherche spécialisés ou sur certains types de marketplaces.

Bref, connaître vos besoins précis vous permet de savoir où vous allez trouver les fournisseurs adéquats.

2. Faites un inventaire des fournisseurs qui ont déjà travaillé avec vous

Une fois vos besoins bien précisés, il convient de passer à la deuxième étape du sourcing des fournisseurs qui est de réaliser un inventaire des prestataires qui ont déjà travaillé avec vous dans le passé. Cette étape est primordiale avant même que vous en cherchiez de nouveaux. Cela vous permet de savoir si pour un besoin précis, vous avez encore besoin de chercher de nouveaux prestataires ou pas.

Pour une meilleure organisation, répertoriez tous les fournisseurs dans un seul outil. Cela vous permettra de centraliser les informations dont vous avez besoin.

3. La recherche de fournisseurs

Cette étape figure parmi les plus importantes de notre sourcing fournisseur. Le but ici c’est de pouvoir dresser à la fin une liste de tous les fournisseurs qui sont susceptibles de répondre à vos besoins. Nombreux sont les endroits où vous pouvez faire du sourcing fournisseur. Il existe aussi des outils de sourcing fournisseur et des plateformes sur Internet qui vous permettent de regrouper des fournisseurs de tous les domaines. Toutefois, avant cela, vous devez aussi déterminer de quel pays vous voulez être approvisionné afin de délimiter une zone géographique.

Les sources sur Internet

Nombreux sont les sites sur Internet qui vous permettent de sourcer vos fournisseurs. Cependant, il faut faire attention lors du choix final, car le web regorge de gens malveillants. Insistez sur le fait de rencontrer le fournisseur pour un entretien physique afin d’éviter les mauvaises surprises.

-       Les annuaires généralistes comme les pages jaunes et les annuaires spécialistes

-       Les revues spécialisées

-       Les forums

-       Les sites de comparateur

-       Les moteurs de recherche spécialisés et généralistes

-       Linkedin

-       Les réseaux sociaux

Le bouche à oreille

Le bouche à oreille est aussi une méthode efficace pour faire du sourcing d’achats. Pour ce faire, n’hésitez pas à vous renseigner auprès de vos réseaux et leur demander des informations sur des fournisseurs qu’ils ont eus avant.

Le sourcing fournisseur une fonction stratégique

Les forums et salons professionnels

Les forums et salons professionnels sont des événements généralement gratuits qui vous permettent de trouver des fournisseurs dans tous les domaines. L’avantage de cette forme de sourcing fournisseurs, c’est que vous pouvez aller sur place et rencontrer immédiatement et personnellement le fournisseur. Lors de ce genre d’événement, vous aurez l’occasion de feuilleter des catalogues de fournisseurs.

Faire appel à un prestataire spécialisé dans le sourcing fournisseur

Ceci peut être une excellente alternative dans le cas où vous avez des besoins pressants et que vous devez trouver rapidement des fournisseurs. Vous devez analyser de près la méthode sourcing fournisseurs proposée par ce dernier. 

L’avantage de faire appel à ce genre de prestataire, c’est que ce sont généralement des professionnels qui ont déjà des réseaux dans différents domaines. Ils ont beaucoup de fournisseurs à vous proposer, il ne vous reste plus qu’à faire un choix. Attention toutefois, car la prestation est évidemment payante. 

Faire de la prospection de fournisseurs peut être un travail de longue haleine, mais elle est nécessaire pour répondre à certaines exigences de l’entreprise. C’est surtout un travail que l’on doit faire constamment dans le but de ne rater aucune offre alléchante sur le marché.

4. Le choix du fournisseur

Maintenant que vous avez une liste de fournisseurs obtenue grâce à votre sourcing fournisseurs, vous allez devoir les trier soigneusement selon quelques critères pour avoir ceux qui correspondent le mieux à vos attentes et besoins.

Quel type de solution le prestataire propose-t-il ?

Le fournisseur dont vous avez besoin doit pouvoir apporter quelque chose de mieux que celui qui a déjà travaillé avec vous. Renseignez-vous bien sur les solutions qu’il pense vous proposer. Apporte-t-il des alternatives innovantes ? Une nouvelle expertise ?

Quel est le coût de ses prestations ?

Il est primordial de regarder le coût et surtout de le comparer aux autres pour que vous puissiez avoir une vision objective de ce que vous allez perdre ou gagner. N’hésitez pas à lui demander si éventuellement le prix d’achat pourrait être réduit en fonction du volume des commandes. Le critère de compétitivité tarifaire est important.

Est-ce que le prestataire est fiable

Pour en savoir davantage, demandez-lui des références. N’hésitez pas à vous renseigner autour de vous sur l’éventualité d’une ancienne collaboration avec une de vos connaissances. L’ancienneté dans le domaine compte beaucoup. En termes de système d’approvisionnement, les entreprises qui ont de l’expérience sont plus fiables même pour un gros volume de commandes.

La localisation géographique

La proximité géographique est un critère essentiel pour éviter les coûts de déplacement complémentaires dans le sourcing fournisseur. Si le fournisseur est proche de votre siège, il y a moins de possibilité de rompre l’approvisionnement.

Outre ces critères, considérez également :

- les moyens de production du fournisseur

- sa démarche qualité

- les compétences industrielles dont il dispose

- le service après-vente

- sa capacité à respecter les délais et les contraintes de temps…

- son ancienneté dans le domaine

- son chiffre d’affaire 

5. La rencontre avec le fournisseur

Une fois que vous avez fait votre choix, il est temps de contacter le fournisseur en question et de lui proposer un rendez-vous. Cette étape du sourcing achat vous permet de mieux le connaître, de visiter son local et de voir par vous-même si votre choix est justifié ou pas. Dans ce genre de processus, rien ne vaut une rencontre physique. De cette manière, vous aurez aussi la possibilité de lui communiquer vos besoins précis, vos objectifs ainsi que le budget auquel vous avez pensé. La négociation se fera plus facilement dans le cas d’une rencontre physique. Cette rencontre a aussi pour objectif d’établir une relation de confiance avec le fournisseur pour une collaboration sur le long terme. Le but est de s’inscrire dans une démarche win-win pour que chacun trouve ses bénéfices dans la collaboration.

6. Les conséquences de la collaboration sur l’organisation de l’entreprise

Une fois que le choix a été fait et que la rencontre a eu lieu, il ne reste plus qu’à signer le contrat. Mais avant cela, il est aussi essentiel d’avoir une vision sur le long terme de la collaboration et notamment des répercussions que cela peut avoir sur le fonctionnement de votre entreprise.

Que ce soit au niveau de l’organisation de l’approvisionnement ou de la comptabilité, vous devez considérer tous les changements que cela implique tout en incitant vos collaborateurs à s’impliquer dans la nouvelle organisation.

Une nouvelle collaboration peut aussi avoir des conséquences sur la logistique. Un fournisseur éloigné peut exiger des délais de livraison plus longs pouvant avoir des impacts sur la production ou le processus commercial. Le rôle du responsable sourcing achats est d’anticiper les risques encourus en contractant avec un fournisseur défini. Il en est de même pour les délais de paiement des fournisseurs. Chacun peut avoir ses conditions. A vous de juger si elles sont raisonnables et si vous pouvez les respecter. Vous devez penser à tout cela avant la signature du contrat.  

7. Améliorer la relation de confiance entre vous et votre fournisseur

Même si vous ne devez pas vous suffire à un seul fournisseur, il convient toujours d’entretenir une bonne relation avec celui que vous avez recruté pour la pérennité de vos activités. En effet, l’objectif d’un sourcing fournisseur réussi est de permettre une certaine continuité dans votre approvisionnement, et donc dans votre chaîne de production en vue de permettre une meilleure trésorerie à votre entreprise.

Tisser une relation de confiance sur le long terme avec les fournisseurs, c’est la solution. Cela doit commencer dès le début même de la collaboration, au stade de la négociation des conditions. Il est facile plus tard de trouver des ambiguïtés dans le contrat signé par les deux parties dans le cas où les conditions n’ont pas été claires dès le début. Or, cela est souvent une source de conflit entre le fournisseur et l’entreprise. Pour éviter que cela se produise, soyez clair par rapport à vos attentes en mettant tout par écrit. Acceptez de faire des concessions là où vous trouvez que c’est raisonnable de le faire.

La communication étant la base de toute bonne relation de confiance. Mettez en place un système qui vous donne la possibilité de vous entretenir régulièrement avec votre fournisseur. Planifiez des rencontres pour discuter des tenants et des aboutissants de la collaboration, de l’efficacité du système établi et de la possibilité d’améliorer celui-ci.

Le fait que vous avez un système vous permettant de suivre de près le travail effectué par votre fournisseur vous permet de voir à quel niveau votre entreprise a besoin d’amélioration. De même, cela lui donne la possibilité d’innover ses services dans le but de toujours satisfaire les besoins de ses clients.

Enfin, une chose importante que vous devez retenir si vous voulez maintenir une bonne relation avec votre fournisseur est le paiement. Veillez à payer votre fournisseur à temps pour éviter tout conflit. Pour plus de contrôle dans la gestion de vos factures, vous pouvez opter pour une solution de dématérialisation : le logiciel de facturation. Cet outil vous permet de mieux gérer vos factures. 

BME Consulting peut vous aider dans votre sourcing fournisseurs. 

Faites confiance à un professionnel et soyez certain d’avoir des résultats à la hauteur de vos exigences.

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