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Gestion des achats : Comment réaliser une cartographie des achats généraux

En ce qui concerne les achats généraux, le lien avec la stratégie de l’entreprise est moins vital, si ce n’est qu’ils doivent être en accord avec les valeurs de l’entreprise.

Pour ces achats, l’objectif est de simplifier les processus. Trois grandes problématiques s’imposent à vous :

            • Comment collecter les données ;
            • Comment segmenter ces achats ;
            • Comment identifier les familles importantes ?

En savoir plus sur la cartographie des achats ?

Les données à collecter

Il n’y aura pas d’achats généraux efficaces sans cette étape aussi primordiale que difficile. En effet, par définition, les achats généraux sont divers et non répétitifs, ce qui les rend difficilement « classables ».

Marketing comment collecter traiter donnees clients F

Conseil

Soignez vos relations du côté de la comptabilité fournisseur, vous aurez besoin de leurs connaissances.

Cette étape doit permettre de répondre aux questions suivantes :

qui achète quoi,

  • à qui,
  • à quel prix,
  • quelle est la récurrence de l’achat,
  • pourquoi.

Conseil

La collecte de données ne suffit pas. Il est indispensable d’organiser intelligemment l’information.
La première règle « obligatoire » est de travailler sur des fichiers modifiables tels qu’Excel ou Word (ou équivalent) et d’éviter absolument les fichiers PDF ou, pire, les versions papier uniquement.

Le contexte et l’activité de l’entreprise peuvent influer sur la collecte de données notamment lorsque l’on est confronté à des achats projets, d’investissement machine ou BTP, ou encore lorsque votre entreprise fait l’objet de fusion-acquisition. Nous insistons néanmoins sur la nécessité de consacrer du temps et de l’énergie à cette étape sans laquelle vous ne pouvez pas bâtir de politique achats.

Les acteurs et les outils à votre disposition

partenariat outils

Lorsque vous êtes en mesure de définir précisément les données nécessaires, vous devez déterminer les acteurs et les outils qui vous permettront de rassembler ces données et de fabriquer des informations exploitables.

Les acteurs

L’information peut être disséminée dans votre organisation, tant les personnes pouvant avoir besoin d’achats généraux sont nombreuses. Pratiquement tout employé peut être un « consommateur ». Suivant l’activité de votre entreprise, vous repérerez vite les plus grands consommateurs. Citons les plus courants :

les informaticiens ;

  • la maintenance ;
  • les ressources humaines et/ou CHSCT.

Comme nous l’avons dit plus haut, dans tous les cas, les achats donnent lieu à une commande, qui donne lieu à une livraison, qui donne lieu à… une facture. La comptabilité fournisseur est donc à privilégier. Vous y trouverez une information à haut niveau de fiabilité, quant aux chiffres d’affaires. Par contre, l’information risque de ne pas être organisée pour une exploitation « achats ». Les fournisseurs avec leurs statistiques de ventes seront plus proches de votre besoin.

Conseil

Collectez les informations au plus proche de leur « apparition ». Cela signifie notamment qu’il ne faut pas hésiter à contacter vos fournisseurs directement pour demander un reporting.

Demander les informations sur vos achats n’est certes pas un signe de maturité de la fonction, mais il faut parfois oublier son amour-propre pour obtenir ce qui est indispensable : l’information.

Les outils

Voici les questions clés pour déterminer la bonne source d’informations à activer :

  • La source est-elle exhaustive et fiable ?
    • Est-elle la plus simple à actionner, notamment en ressources humaines concernées ?

Le schéma ci-dessous donne un aperçu des sources généralement disponibles dans les organisations. En fonction des données à collecter, vous devrez actionner les sources adéquates.

Construire un référentiel achats

C’est la base de l’analyse des achats. La segmentation achats fait le lien entre le marché et les besoins internes. L’identification des segments est essentielle pour définir les leviers d’achat et adapter la stratégie à chacune des catégories.

Afin de simplifier la lecture de vos dépenses, vous mettez en place un référentiel de familles d’achats adapté au contexte et à l’activité de votre entreprise.

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Pourquoi construire un référentiel ?

Les objectifs sont multiples :

  • transformer un problème complexe en plusieurs problèmes plus abordables ;
    • visualiser des segments d’achat homogènes et aussi pertinents que possible en termes de technologies, de sources, de risques ou de contraintes ;
    • avoir une logique de gestion du besoin pour ne pas (plus) subir les aléas internes.

Comment construire un référentiel ?

Le référentiel permet de classer les comptes fournisseurs et non les lignes de commande. Il faut déterminer l’activité principale offerte par votre fournisseur au sein de votre organisation. Attention, cela ne correspond pas systématiquement à l’activité principale du fournisseur.

Distinguez les dépenses liées aux fournisseurs de production des fournisseurs hors production.

Une fois cette distinction établie, vous identifiez deux à trois niveaux de précision dans l’écriture du référentiel :

  • Famille d’achats ou catégorie : classification fonctionnelle représentant un ensemble homogène d’activités ;
    • Sous-catégorie : métier technologique détaillant une unité de produits ou de services ;
    • Segment : marché fournisseur permettant de classer chaque achat sur un marché bien déterminé et restreint.

Conseil

Afin de faciliter l’intégration du référentiel dans votre ERP, nous recommandons d’intégrer un code distinct pour chaque famille achats. Cela permet de demander ce numéro pour chaque création de comptes fournisseurs et ainsi maintenir votre base de données à jour.

Présenter une cartographie achats

La base de données ainsi constituée est une mine d’or pour les analyses des dépenses de votre entreprise. Vous devez être en mesure de visualiser les dépenses achat pour chaque périmètre de familles d’achats.
Désormais, votre objectif principal est de transformer les données collectées en information, l’information en connaissance et la connaissance en plan d’action. Cela consiste à construire un process d’intelligence économique au sein de votre structure achats.
Dans le schéma ci-dessous, les données collectées sont communiquées sous forme d’information accessible clairement et rapidement auprès de vos interlocuteurs.

L’étape suivante consiste donc à donner à cette information une valeur créatrice de gain. Il vous faut désormais user de votre connaissance du marché pour établir un plan d’action de réduction des coûts.

Conclusion

La cartographie vous permet d’auditer l’ensemble des dépenses de votre entreprise et de prioriser vos actions achats à fort potentiel.
Ce travail est indispensable pour une direction achat souhaitant contribuer efficacement à la croissance de son organisation. La cartographie achats est la seule garante de résultats efficients à court et moyen terme.
Une fois la cartographie des achats mise en avant auprès de votre direction, vous aurez une plus grande latitude dans le déploiement des politiques achats et pourrez ainsi gérer au mieux vos coûts et relation fournisseurs.

Abstract

Spend Mapping is the process of collecting, cleansing, classifying and analyzing expenditure data with the purpose of reducing procurement costs, improving efficiency and monitoring compliance. It can also be leveraged in other areas of business such as inventory management, budgeting and planning, and product development.

There are three core areas of spend mapping – visibility, analysis and process. By leveraging all three, companies can generate answers to the crucial questions affecting their spending, including:

  • What am I really spending?
    • Who are the stakeholders?
    • Am I getting what’s been promised for those spend?

Spend analysis is often viewed as part of a larger domain known as spend management which incorporates spend analysis, commodity management and strategic sourcing.

Olivier Audino

Olivier Audino, Président Directeur Général
Diplômé de Grenoble Ecole de Management.

Avant de fonder Buy Made Easy, Olivier a travaillé 7 ans à la Direction des Achats de General Electric, United Technologies et du groupe SEB.

 

C’est en partageant avec les opérationnels et les chefs d’entreprise en France et en Europe qu’est née l’idée de proposer une place de marché simple d’utilisation et exclusivement dédiée aux attentes des professionnels.

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