5 conseils pour louper un appel d’offres

par | Performance achat

Il existe un certain nombre de méthodes pour bien ficeler un appel d’offres.
Mais avouez que c’est quand même plus fun de lister ce qui permettrait effectivement de ne pas réussir son appel d’offres 🙂
5 principes de base à respecter pour se faire de belles frayeurs :

1

Acheter en dernière minute, c’est plus sûr

D’ailleurs, c’est bien simple, quand on s’y prend au dernier moment, tout est plus simple. Sans compter que le quelconque produit présenté semaine dernière par un quelconque commercial est largement suffisant, prenons ce fournisseur !

Et pourtant… Se donner le temps de planifier, c’est se laisser le temps de s’organiser pour bien sourcer ses références (ou devoir ressourcer si on se rend compte que lesdites références ne sont pas dans le scope requis) et ne pas être pressé pour la négociation finale.

Sans compter que l’interlocuteur SENT quand le prescripteur est pressé et que c’est un excellent argument POUR LUI de ne pas lâcher sur ses tarifs, spécialement qu’on n’a pas mis d’autres fournisseurs dans la boucle pour comparer le TCO par exemple…

2

La surqualité, c’est hype

Ajoutons des fonctionnalités qui ne serviront à rien, elles seront probablement bien utiles un jour. Et puis cet outil avec des toutes ces options qui clignotent, ça en jette, quand même.
L’acheteur, c’est surtout utile pour la négociation, on l’intègrera au projet plus tard…

Et pourtant… Pas de chance, plus on s’avance dans de process d’appel d’offres, plus les possibilités d’économies sont faibles. Déterminer ce qui est essentiel et strictement nécessaire d’entrée de jeu (donc en amont du projet, avant toute consultation) est bien plus rémunérateur pour la facture finale (bien que peu visible ou quantifiable d’un point de vue saving) qu’une simple négo sur laquelle bien souvent, la marge à gagner n’oscillera qu’entre 5 et 10%.

3

Laisser les fournisseurs répondre avec leurs propres documents

C’est bien évident, aux achats on a le temps de dépiler des propositions commerciales de 268 pages (à multiplier par le nombre de propositions). Alors tuons des arbres lors des remises d’offres et achevons l’acheteur par la même occasion 🙂

Et pourtant… Demander aux fournisseurs de répondre à l’AO sur un template pré-établi, c’est se ménager beaucoup de peine à trier pour comparer. Et de se dégager son temps, son énergie et surtout sa valeur ajoutée à mettre en relief et en perspective les différents niveaux et caractéristiques de l’offre. Naturellement, plus le dossier a bien été ficelé en amont (comprendre plus les catégories d’informations requises ont été analysées), plus la production d’un template pour la réponse est aisée, car elle se calque sur le document d’appel d’offres. Et si votre interlocuteur vous répond que sa réponse est largement automatisée (ce qui est vrai, il existe des outils dédiés dans lesquelles les informations corporates d’entreprise et de produit « génériques » sont déjà alimentées), demandez lui quand même de compléter sur votre document. Sous peine, dans le cas contraire, de ne pas être consulté.

4

Laisser le commercial faire ses petits rendez-vous dans son coin

Comme ça, le commercial a largement le temps de polluer et travailler le prescripteur qui ne jurera plus que par le produit ou service présenté. Au risque de totalement occulter le besoin émis initialement.

Et pourtant… Bien délimiter le périmètre d’intervention et le point unique (vous) d’entrée dans l’entreprise, c’est cadrer le fournisseur et une manière de lui faire comprendre que les consultations se passent selon vos règles. Et pas l’inverse.

A utiliser avec finesse toutefois, car trop étouffer le partenaire, c’est se priver de présentations privilégiées de nouveautés ou d’avantages concurrentiels de sa part dont vous seriez largement gagnant en l’intégrant à vos propres productions.

5

Ne pas donner de retour et d’explications à ses fournisseurs en cas de réponse négative

Après tout le commercial a l’habitude d’être écourté, alors un NON de plus ou de moins…

Et pourtant… Donner un retour à son contact est essentiel. Par respect pour le travail fourni en amont, bien évidemment, mais pour s’assurer également de sa future collaboration à un appel d’offres à venir. Ne pas donner de retour, c’est prendre le risque de ne plus pouvoir consulter le partenaire, ce qui est concevable sur un marché concurrentiel mais beaucoup plus gênant sur un marché avec 3 acteurs, par exemple.

Et pour être vraiment sûr de s’enfoncer et rater son achat…
Etablir un cahier des charges ultra exhaustif niveau détails…
… et tenter de le faire entrer dans une solution très standard qui rassure tout le monde.

Se faire abuser par un jargon vide de sens sur les propositions sans valider les concepts proposés

Laisser de côté l’aspecter multi-culturel d’une équipe qui émet un besoin en imaginant que tout le monde a la même vision du produit/service à acheter quelque soit le pays et sans revalider la nature du besoin initial
Multiplier les documents référence (doc technique, plan, appel d’offres, réponse à appel d’offres centralisée…) et s’arranger pour que toutes les parties en présence n’aient pas les mêmes versions.

La liste n’est vraiment pas exhaustive,

Et vous, quels sont vos conseils pour ne pas satisfaire les clients internes ?

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