Jeremy Ferrer
Webinar :
Matinale Achats de Bordeaux
Vendredi 17 Mai 2024 de 9h à 12h30
Pour être compétitif sur le marché, il est important de livrer le client rapidement et bien, tout en maîtrisant les coûts. L’un des moyens de répondre à ces impératifs est d’optimiser la chaîne logistique en améliorant la relation avec les fournisseurs. Soigner ses relations avec les fournisseurs est capital pour une entreprise pour assurer sa pérennité. En effet, étant un composant essentiel de ses stratégies globales et spécifiques, les fournisseurs peuvent faire son succès ou au contraire causer sa perte. Tout au long de cet article, découvrez six différentes façons de construire une relation client fournisseur saine et bénéfique afin d’optimiser vos flux logistiques.
La relation fournisseur-entreprise est un aspect essentiel de la gestion des entreprises, car elle est la clé de leur réussite. Pour améliorer cette relation, il est important de mettre en place une gestion de la relation basée sur la confiance, la collaboration et la transparence. Tout d'abord, il est essentiel d'établir une bonne relation avec les fournisseurs clés. Cela implique d'identifier les fournisseurs stratégiques et de travailler en étroite collaboration avec eux pour développer des partenariats durables. Une gestion efficace des relations avec les fournisseurs permet de créer une relation gagnant-gagnant, où les intérêts des deux parties sont pris en compte.
Avant de parler de la relation fournisseur, définissons d’abord ce qu’est un fournisseur. C’est une personne physique ou morale qui satisfait le besoin d’un client en lui fournissant le produit ou le service qu’il demande. Ce besoin est exprimé matériellement via un bon de commande ou un devis signé.
La relation client fournisseur est ainsi un concept mettant en évidence les rapports ou les liens qu’une entreprise entretient avec ses fournisseurs. Il s’agit à la fois d’un lien commercial et financier matérialisé par un contrat.
Une bonne collaboration client fournisseur doit reposer au moins sur cinq aspects : une confiance mutuelle, des échanges de qualité, une écoute continue, une relation durable et un lien financier.
Dans une relation clients fournisseurs saine et durable, chacun devra apporter sa contribution pour améliorer les résultats. D’un côté, l’entreprise doit exprimer clairement ses besoins (description du produit, quantité, prix, délai…) et procéder au règlement. D’un autre côté, le fournisseur doit fournir et livrer les produits en respectant les clauses du contrat et en veillant à ce qu’ils soient conformes aux besoins du client.
Si on a toujours pensé que les clients sont les principaux acteurs de la rentabilité d’une entreprise, on se rend aujourd’hui compte que sans ses fournisseurs, elle ne pourrait pas non plus exister. Pour faire fonctionner ses activités, elle a besoin de s’approvisionner en matières premières, en matériel, en composants et en services de tout genre. Sans une bonne relation avec ses fournisseurs, elle ne pourra donc pas garantir la stabilité de son cycle de production ni de sa chaîne logistique. Ce facteur est pourtant crucial pour assurer la pérennité de ses activités.
La prise de conscience de l’importance d’une bonne relation entre les fournisseurs et l’entreprise et l’apparition de nouveaux défis auxquels les services Achats font aujourd’hui face (évolution des technologies, développement des échanges commerciaux, forte concurrence, évolution des réglementations…) poussent les dirigeants à mettre en place une bonne stratégie de gestion des fournisseurs ou SRM (Supplier Relationship Management). Plus que jamais, l’entreprise doit s’assurer de la fiabilité de ses partenaires fournisseurs, mais pas seulement. Elle doit également bâtir une relation pérenne avec eux.
Il est loin ce temps où le client est considéré comme le « tout puissant » qui impose ses volontés et ses délais à un fournisseur qui n’a d’autre choix que de s’exécuter. On mise de plus en plus sur la notion de « partenaire » et sur l’établissement d’une relation gagnant-gagnant. C’est un composant essentiel de la réussite d’une entreprise. Grâce à elle, peut rester compétitive et maîtriser ses coûts. En effet, une tension relationnelle entre l’entreprise et son fournisseur est synonyme de coûts supplémentaires. Ces coûts représentent 2% du PIB français, soit 50 milliards d’euros. D’après les statistiques, 25% des cas de faillite d’entreprise sont dus à une relation fournisseurs malsaine, plus précisément à un retard de paiement.
Les bénéfices d’une relation saine sont nombreux :
Contrairement à ce que certains pensent, une relation fournisseurs pérenne ne s’arrête pas à l’établissement d’une relation de confiance avec les prestataires. Elle passe aussi par la mise en place d’une méthode de travail optimisée et mutualisée où chaque partie est consciente de son rôle et impliquée dans la pérennité de la relation. Voici donc 6 conseils pour améliorer la relation entre entreprise et fournisseur :
Avant même de songer à améliorer vos relations avec vos fournisseurs, commencez par le commencement. Pensez à les établir sur des bases saines. Un bon rapport avec les fournisseurs commence dès la phase de prospection ou sourcing. Pour qu’une relation client fournisseur réussisse, il faut choisir des prestataires qui correspondent à vos besoins et attentes.
Le sourcing fournisseurs est une démarche qui consiste à rechercher, comparer et évaluer les fournisseurs. Étape incontournable du processus achats, il permet à l’entreprise d’identifier ses futurs partenaires. Ce travail de sélection des fournisseurs doit être fait selon une stratégie cohérente. Mettez en place un processus de sélection rigoureux qui tient compte de vos besoins et des critères que vous recherchez chez vos futurs partenaires (taille de l’entreprise, ancienneté, chiffre d’affaires, prix, délais de livraison…). Dressez la liste des critères auxquels vous êtes inflexible et ceux pour lesquels vous pouvez faire des concessions. A vous de définir ce qui est le plus important pour vous, et de faire un choix en fonction de ces critères. Classez-les par ordre d’importance. Identifiez vos fournisseurs clés, c’est-à-dire ceux dont l’activité est essentielle au bon fonctionnement de votre entreprise, et dont vous ne pouvez pas vous passer et concentrez vos efforts sur eux .
Plus qu’une simple cartographie des partenaires potentiels, l’étape du sourcing fournisseurs ne doit pas se limiter au choix du ou des fournisseurs qui vous correspondent le mieux. Elle doit aussi inclure un volet de gestion des risques. Il est impératif d’évaluer au préalable les risques potentiels liés à la négociation. On n’est jamais à l’abri d’une défaillance fournisseur qui risque d’impacter défavorablement votre chaîne logistique, voire l’image de votre entreprise. Un des moyens d’évaluer la fiabilité d’un fournisseur, et ainsi des risques qu’il représente, est de réaliser un audit fournisseur.
Faire du sourcing fournisseurs est une démarche complexe et chronophage. Néanmoins, vous pouvez l’automatiser en optant pour une solution Source-to-Pay complète, comme Sourcing Force. Cette solution de digitalisation des achats vous permet de gagner du temps et en efficacité lors de vos recherches et sélections des meilleurs fournisseurs.
La forme de collaboration la plus pérenne est celle dans laquelle tout le monde est gagnant. La relation entre une entreprise et ses fournisseurs n’y fait pas exception. Lorsque chacune des deux parties tire des bénéfices réels de la relation, elle a intérêt à ce que celle-ci dure.
Une relation fournisseur gagnant-gagnant fidélise le fournisseur sans pénaliser économiquement l’entreprise. Ainsi, lors des séances de négociations ou renégociations, il faut prendre garde à ne pas tirer sur la corde. Exiger un tarif trop bas ou un délai trop serré peut frustrer un fournisseur et le faire fuir. Il faut trouver le meilleur compromis.
On ne doit pas seulement parler de bénéfices financiers. D’autres formes d’avantages sont aussi en lice comme le partage d’expérience, de notoriété, etc. Une bonne relation client fournisseur doit permettre de faire profiter à l’autre de son influence, de son réseau et de sa réputation.
Pour réussir ces échanges profitables pour les deux parties, il faut instaurer un climat de confiance, d’écoute, de respect et de compréhension mutuels. Certes, une relation entre une entreprise et un fournisseur est une relation d’affaires. Mais le respect des clauses du contrat commercial ne suffit pas pour créer une relation pérenne. Il faut aussi des qualités humaines, comme l’empathie. Se soucier des problématiques de ses partenaires est un moyen de gagner leur confiance et de créer une relation bénéfique.
L’une des clés d’une bonne relation fournisseurs est la communication. Misez sur une relation qui favorise la transparence et les échanges réguliers. Encouragez la communication et les échanges que ce soit en interne ou en externe. Instaurez un environnement favorable où vous, vos collaborateurs et vos fournisseurs peuvent interagir et communiquer en permanence. Cela vous permet non seulement de partager les informations en temps réel, mais aussi de pouvoir réagir rapidement en cas d’incident, comme un retard de livraison… La recherche de solution pourra alors émaner des deux côtés. En étant impliqués dans le processus, vos fournisseurs pourront apporter eux-mêmes les solutions aux problèmes rencontrés. L’objectif d’une bonne communication est d’éviter autant que possible les conflits qui peuvent engendrer des impacts économiques notables pour votre entreprise.
La mise à disposition d’outils collaboratifs, comme la création d’un portail fournisseur, peut aussi faciliter la communication entre vous et vos fournisseurs. Ces outils de digitalisation permettent un meilleur pilotage et une meilleure méthodologie de gestion de la relation avec les fournisseurs.
Après l’étape de sélection des fournisseurs, vient celle des négociations. Plusieurs ententes peuvent être trouvées lors de ces séances. Cela peut concerner les prix, mais pas seulement. Les négociations peuvent aussi porter sur les conditions de livraison, les modalités de la collaboration pour éviter les litiges, les méthodes de résolution des conflits, voire les sanctions à prévoir en cas de non-respect des clauses du contrat.
Pour construire une relation fournisseurs pérenne, il est important de mettre toutes ces informations par écrit. L’établissement de contrats détaillés et transparents servira de balise dans la relation et évitera toute confusion.
Malgré le fait que tout soit clair dès le début, il ne faut pas hésiter à organiser des rencontres régulières pour faire un suivi de l’évolution de la collaboration et modifier certaines conditions si les précédentes ne sont plus adaptées. Ainsi, un retard de livraison ou le non-respect du carnet de commandes n’est pas forcément dramatique si des solutions sont rapidement trouvées lors des débriefs organisés à l’occasion.
A l’heure où de plus en plus d’entreprises intègrent la RSE, ou la responsabilité sociétale et environnementale, dans leur stratégie globale, la question du respect des délais de paiement est plus importante que jamais. Payer ses fournisseurs dans les temps constitue le socle d’une relation client et fournisseur vertueuse. L’automatisation du traitement des factures, une fonctionnalité intégrée des solutions Procure-to-Pay ou P2P, permet de maîtriser les délais de paiement.
La digitalisation des processus de gestion de la relation fournisseur-entreprise peut également contribuer à améliorer cette relation. La dématérialisation des factures, par exemple, permet d'accélérer les paiements et de réduire les délais de paiement. De même, l'automatisation des processus de facturation et d'approvisionnement facilite la gestion des relations avec les fournisseurs en réduisant les risques d'erreurs et en optimisant les délais. Pour favoriser une relation fournisseur-entreprise durable, il est également important de prendre en compte des critères tels que la qualité des relations, le respect des délais et la satisfaction client.
La digitalisation des processus est une étape par laquelle toutes les entreprises doivent passer tôt ou tard. Les processus d’achats n’échappent pas à la règle. Grâce à des solutions de Procure-to-Pay, comme Sourcing Force, il est possible de donner plus d’efficacité et de performance à l’équipe du service achats. En étant libérés des tâches répétitives, et sans valeur ajoutée, de la fonction achats, comme l’établissement de la facture, ils peuvent se concentrer sur des attributions à plus forte valeur ajoutée. Selon une enquête réalisée par OpinionWay, la dématérialisation de la facturation ou l’e-facturation permet d’améliorer la relation avec les fournisseurs.
La technologie est un levier facilitateur pour établir une relation gagnant-gagnant, car elle permet – au moyen d’outils déployés à l’échelle de l’Entreprise – d’obtenir une vue globale des fournisseurs.
Le sourcing impacte toute l’entreprise et celle-ci doit être sélective : le « good feel » ne suffit pas comme dans le passé.
La gestion des contrats avec les fournisseurs est primordiale, car elle permet de définir clairement les conditions de collaboration et les niveaux de service attendus. Par ailleurs, la collaboration avec les fournisseurs peut être renforcée par la mise en place de certifications ou de labels relatifs à la gestion de la relation fournisseur-entreprise. Ces labels, tels que le label relations ou la norme ISO, peuvent être utilisés comme référentiels pour évaluer et améliorer la performance des fournisseurs.
L’étude de Liker & Choi (2004) réalisée chez les constructeurs Toyota et Honda, présente les 6 étapes d’une “hiérarchie de partenariat acheteur-fournisseur », intégrant :
Un outil tel que la matrice de Kraljic permet de segmenter les fournisseurs notamment sur la base de spécifications produits, coûts, d'intégration, etc. Un haut niveau d’interaction permet de bâtir des relations suivies, nécessaires pour des achats techniques ponctuels.
En résumé, dans un monde industriel idéal, chaque partie doit être attentive au processus commercial. L’acheteur doit se montrer réceptif aux idées du fournisseur en termes d’innovation et le fournisseur prendre en considération le fonctionnement interne de l’acheteur pour le bon fonctionnement de la chaîne logistique.
Pour maintenir une relation fournisseur-entreprise harmonieuse, il est essentiel de veiller à la satisfaction des fournisseurs. Cela passe par le respect des délais de paiement, la reconnaissance du travail fourni et l'adoption de pratiques d'achats responsables. Fidéliser les fournisseurs stratégiques est un enjeu majeur pour assurer la continuité des approvisionnements et garantir la compétitivité de l'entreprise.
L'amélioration de la relation fournisseur-entreprise repose sur une gestion efficace des relations avec les fournisseurs, basée sur la confiance, la collaboration et la transparence. La mise en place d'outils tels que le CRM, l'erp ou des progiciels dédiés à la gestion de la relation fournisseur-entreprise peut faciliter cette gestion tout en favorisant une meilleure coordination au sein de la chaîne d'approvisionnement.
En travaillant en étroite collaboration avec ses fournisseurs clés, en respectant les délais de paiement et en favorisant des pratiques d'achats responsables, l'entreprise pourra créer de la valeur ajoutée et améliorer sa compétitivité sur le marché.
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