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Gestion centralisée de la Flotte Automobile : des Avantages ou des contraintes ?

Centralisée ou pas, existe-t-il une meilleure façon de gérer sa flotte automobile ? 

Pour répondre à cette question, l’Entreprise doit préalablement s’assurer que le gestionnaire de parc automobile dispose des bons outils pour savoir comment optimiser au mieux sa flotte. En premier lieu, la Politique Voiture (« Car Policy ») est-elle être claire et connue de tous ?

4 points sont à prendre en considération :

  • La définition du périmètre
  • La sélection du véhicule
  • Les services de gestion de la flotte
  • Le pilotage de la flotte

 

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Définitions
de périmètres (et avantages respectifs)

Centraliser la gestion d’une flotte signifie que la responsabilité relève intégralement du siège social. Chaque décision de gestion est prise par la Direction Général et communiquer auprès des filiales pour application.
La collaboration avec les responsables locaux est néanmoins nécessaire pour une réelle adoption.
Une flotte automobile « décentralisée » implique un pilotage (quasi)indépendant par filiales de l’Entreprise.

  • Si la décentralisation est partielle, certaines responsabilités sont accordées au niveau de la filiale telles que la préparation des commandes de véhicules, les impacts financiers etc.
  • Dans le cas d’une décentralisation totale de la flotte automobile, les entités locales ont leur propre gestionnaire de flotte automobile, qui peut choisir d’externaliser la gestion du parc automobile.
C’est une approche simple en apparence car elle présente trois grands avantages :

  1. Les ressources humaines sont limitées à une petite équipe, et, par conséquent, la courbe d’acquisition d’expertise s’acquiert en peu de temps et à un haut niveau.
  2. Le recrutement de l’équipe gestionnaire de la flotte automobile se concentre dans un seul département
  3. La construction de la Politique Voiture et des diverses communications internes et externes, se fait de façon homogène et très efficace.
La décentralisation totale ou partielle présente deux avantages :

  1. La responsabilité des résultats financiers incombe souvent au Centre de profit (division, région, filiale). Dans une société où la flotte automobile est homogène, le gestionnaire de parc auto sera en charge de la budgétisation.
  2. Les centres de profits ont tout intérêt à contrôler la façon dont la flotte est exploitée, et notamment son impact budgétaire
 

Sélection du véhicule 

Gestion Centralisée : Pour les entreprises disposant d’une flotte homogène, la gestion de la flotte est cohérente au niveau groupe. Cela permet un meilleur pilotage des coûts, une meilleure expertise qui serait impossible d’obtenir au niveau d’une entité locale (division ou une filiale).  Gestion Décentralisée : très souvent, le siège social n’est pas au fait des missions des conducteurs ni des contraintes du terrain. Des éléments critiques tels que les volumes de chargement, la géographie, la topographie et le kilométrage peuvent être difficilement évalués de façon fine dans un environnement centralisé. Permettre aux gestionnaires locaux d’être intégrés dans un circuit de validation offre une gestion plus efficace et évite des coûts additionnels non maîtrisés.
 

Services de gestion de la flotte 

Centralisés : Il s’agit principalement de 4 grands domaines :

  • Carburant,
  • Entretien / réparation,
  • Gestion des sinistres
  • Renouvellements de véhicules.

La centralisation des prestations de services est compliquée car les trois premiers points ci-dessus impliquent une activité régulière et continue au niveau local.

Décentralisés : Une succursale ou un directeur de division responsable de la rentabilité de son centre de profit dispose d’un certain niveau de contrôle sur les choix de véhicules et les modes de financement.

La mise en place de limites d’autorisation, d’un circuit de validation et de contrôle budgétaire permet de satisfaire les exigences de chacun.

Les économies d’échelle obtenues grâce à la centralisation ne sont pas toujours évidentes. Une entité locale offrant un volant d’affaires régulier à des fournisseurs locaux pourra en contrepartie bénéficier de rabais substantiels ou de services appréciables comme la livraison du véhicule dans les locaux.

 Avantage principal de la centralisation des services

  • La collecte et la diffusion des données sur les coûts induits par les services à partir d’un référentiel unique. L’Entreprise peut alors exécuter un calendrier unique sur les différentes opérations de gestion (révision, contrôle technique etc.).
Avantage principal de la décentralisation des services

  • Une gestion souvent maitrisée à condition que les gestionnaires de parc auto soient responsable des résultats. Cet argument est renforcé lorsque la négociation des prix et des services est faite localement.
 

Pilotage de la Flotte 

Centralisé : 4 grands types d’activités quotidiennes peuvent être traitée au niveau du siège :

  • Les interactions avec les fournisseurs,
  • La mise en place d’une Politique Voiture,
  • La communication aux conducteurs,
  • L’entretien

Les opérationnels terrain manquent généralement de ressources ou d’équipement tels que les outils logiciels notamment. Une source unique permet la meilleure gestion d’un flux d’information régulier auprès des conducteurs et des entités locales (directeurs d’agences)

La centralisation est souvent imposée par l’allocation historique des ressources humaines. Ainsi, un changement d’organisation nécessite du temps et le siège social est le mieux équipé pour gérer de nombreuses fonctions transverses, y compris la flotte automobile.

 

Décentralisé : Bien que plus rare, une décentralisation du pilotage de la flotte n’est pas impossible. Par exemple, si le siège social se trouve en France, les opérations aux Etats-Unis seront difficiles à administrer ne serait-ce qu’à cause du décalage horaire.La mise en place de procédures globales comme la Politique Voiture et le support conducteurs peut rendre ces problèmes locaux beaucoup plus faciles à piloter dans un contexte décentralisé.
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Olivier Audino

Olivier Audino, Président Directeur Général
Diplômé de Grenoble Ecole de Management.

Avant de fonder Buy Made Easy, Olivier a travaillé 7 ans à la Direction des Achats de General Electric, United Technologies et du groupe SEB.

 

C’est en partageant avec les opérationnels et les chefs d’entreprise en France et en Europe qu’est née l’idée de proposer une place de marché simple d’utilisation et exclusivement dédiée aux attentes des professionnels.

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