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Comment pouvez-vous savoir si votre modèle de demande d’achat est-il suffisant ?

Un client interne vous envoie une demande décrivant un élément dont il a besoin. Vous obtenez des offres des principaux fournisseurs de ce produit, qualifiez les plus attractifs, et collaborez avec le client interne sur une sélection de propositions. Vous passez la commande. L’article arrive, le client interne refuse, et dit que ce n’est pas ce qu’il voulait alors que l’article correspond à la description communiquée au départ.

Cette situation vous semble-t-elle familière ? Le problème est clair : les spécifications étaient insuffisantes.

Le client interne est-il en tort ? Pas complètement.

Les clients internes ont leurs domaines de spécialité, et la rédaction de spécifications n’est généralement pas l’un d’eux.

Les appels d’offres sont votre quotidien. Ce n’est pas votre travail d’écrire les spécifications mais vous devez absolument aider les services demandeurs à le faire.

La première étape pour les aider est d’ajouter un questionnaire à votre modèle de demande de cotation. Ce questionnaire doit aider les clients internes à fournir des informations clés souvent omises.

Je suis à votre dispositon pour échanger sur les demandes d’achats

 

Ces questionnaires sont constitués de plusieurs questions qui sont par exemple :

  • Est-ce que le produit a une taille minimum, exacte, ou maximum ?
  • Est-ce que le produit a un poids minimum, exacte, ou maximum ?
  • Le produit doit-il être compatible avec n’importe quel autre produit?
  • Est-ce que le produit nécessite un certain niveau de production par période de temps ?

Les réponses collectées à travers ce questionnaire devraient être intégrées dans les spécifications données aux fournisseurs.

Cette étape supplémentaire va diminuer le risque d’insatisfaction du client interne, et vous n’aurez pas à vous soucier de trouver un autre fournisseur pour résoudre un problème. D’autre part, le temps supplémentaire passé à écrire les précisions pour le client et à les compiler pour l’acheteur, est largement couvert par le temps que nécessiterait la gestion d’une non-conformité ou d’une non satisfaction du client interne. Cela implique toujours une débauche d’énergie très importante et inutile.

Voici une liste de questions qui peuvent contribuer à développer avec succès des spécifications efficaces :

  • Est-ce que le produit doit être d’une couleur spécifique ?
  • Est-ce que le produit a une taille minimum, exacte, ou maximum ?
  • Est-ce que le produit a un poids minimum, exacte, ou maximum ?
  • Le produit doit-il être compatible avec n’importe quel autre produit?
  • Le produit doit-il tenir dans un espace spécifique ?
  • Le produit doit-il être produit dans un nombre minimum par période de temps ?
  • Le produit doit-il durer un minimum de temps ?
  • Y a t-il une raison pour laquelle vous pourriez utiliser le produit de manière différente de l ‘«utilisation classique» ?
  • Le produit doit-il être attaché à quelque chose?
  • Aurez-vous besoin de changer / redesigner le produit à l’avenir ?
  • La non-livraison du produit provoque-t-elle une rupture de production pour l’entreprise ?
  • Etes- vous prêt à payer pour un échantillon avant la première commande ?
  • Allez-vous tester le produit à la livraison ?
  • Pourquoi pourriez-vous refuser le produit ? Inscrivez autant de raisons que vous le pouvez. Cela nous aide à nous assurer que nous obtenions pour vous le bon produit dès le premier achat !

Pour ces questions, si la réponse est « oui », le maximum d’informations doivent être détaillées par le client interne.
Toutes ces questions, adaptées à votre catégorie d’achat, aideront le client interne à préciser son besoin et vous à le comprendre dans le détail.

 

Objectif : pas de refus de marchandise !

 

Jérémy Ferrer, Responsable commercial 
Diplômé en BTS SIO (Management IT System) et Master 2 (MAE Management Général) de l’IAE Lyon School of Management, avec une spécialisation en Management du Marketing et des Ventes.  Responsable commercial, il est aussi responsable de l’animation réseau Sourcing- force

Je crois vraiment au travail d’équipe et je suis toujours impatient de m’impliquer dans un projet collectif. 

 

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