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Comment le monde de l’e-Achat part à la rescousse des Cartographies Achats !

Fin 2015, une étude a montré que 75% des organisations Achat et Approvisionnement n’ont pas connu de gains de productivité depuis 2011. Difficile à croire étant donnée la montée en puissance du digital et les gains tarifaires importants induits. De plus, les infrastructures bénéficient des dernières innovations technologiques. Un constat particulièrement troublant au regard de la stagnation de la croissance des ventes au sein des plus grandes entreprises mondiales !

Les Approvisionnements : un défi complexe

Comment relever ce défi alors que les chaînes d’Approvisionnements se sont complexifiées ? Les technologies censées faciliter les tâches n’ont pas apportées de solution tangible : longs cycles de mise en œuvre, faible compatibilité avec les processus et interface réduite avec les technologies existantes. Il en résulte 3 défis majeurs pour la Direction des Achats.

 

Cartographie des Achats

 

1. Les dépenses sont difficiles à analyser

Comment répondre aux questions fondamentales telles que : « Combien j’ai de fournisseurs ? » ou, « Quelles sont mes dépenses par catégorie d’achat ? » Une situation d’autant plus fréquente dans les entreprises devant gérer plusieurs systèmes financiers (ERP), ainsi qu’une présence mondiale avec une sous-traitance conséquente. Les informations relatives aux dépenses sont éparpillées dans de multiples sources hétérogènes. Les fusions et acquisitions exacerbent aussi ces problèmes.

 

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Un bilan alarmant : la captation des opportunités d’économies et la définition d’une stratégie Achat adapté relève du parcours du combattant ! Réaliser une cartographie Achat prend des semaines : il faut nettoyer les données et comprendre les divers types de dépenses !

 

2. Les Achats Spots (dit « classe C ») monopolisent le temps des Acheteurs

Les acheteurs n’ont pas de données adéquates sur l’impact de leurs décisions. Ils se basent souvent sur des preuves anecdotiques et sur la performance récente des fournisseurs sans pouvoir définir de réelle stratégie car ils doivent constamment réagir à des problèmes immédiats. Or, une stratégie Achats se fonde sur des informations holistiques, soutenues par des données complètes et homogènes.

achats spot

Seulement 40% des Directions Achat ont mis en œuvre des outils automatisés d’analyse de la dépense. Même les entreprises équipées ne peuvent être assurées de la qualité ou de la disponibilité des données. Préparer les données devient une activité chronophage pour les acheteurs, avant toute prise de décision stratégique et l’identification d’opportunités d’économies.

 

3. La technologie au service des acheteurs

Après avoir connu un boom dans les années 1990, les innovations technologiques dans le domaine de l’e-Achat n’ont pas été aussi répandues que dans les Ventes ou le Marketing. L’expérience utilisateur reste un défi constant. La performance des professionnels Achats passe par exemple par l’amélioration de l’ergonomie des outils. Trop de gestionnaires Achats dépendent encore d’Excel.

 

L’occasion de simplifier les Achats et les Approvisionnement

La bonne technologie associée à des processus adaptatifs doit permettre de résoudre la complexité des approvisionnements. Les Directions Achat ont désormais tous les outils pour se concentrer sur la simplification des flux d’approvisionnement.

L’amélioration des performances Achat et Approvisionnement passe par 3 points-clés :

 

1. Éliminer les obstacles à la collaboration interne

Grâce aux nouvelles technologies, la collaboration interne n’a jamais été aussi simple. Elles donnent la possibilité à la Direction Achat de se concentrer en priorité sur la stratégie. Par exemple, la messagerie partagée d’une solution e-Achat permet aux clients internes de partager des questions rapides sans surcharger les boîtes emails. Les outils de partage de fichiers permettent aux acheteurs de publier facilement des appels d’offres et de diffuser le même niveau d’information sur les catégories de produits.

La transparence générée par l’utilisation accrue de ces outils aide les acheteurs à mieux comprendre les besoins des clients internes, à identifier de nouvelles opportunités, et à communiquer sur la valeur ajoutée de leur travail.

 

2. Mettre en place une solution de Cartographie de la dépense

Les solutions e-Achat actuelles proposent des fonctionnalités bien plus élaborées que de simples tableaux et graphiques de données.

La Direction Achat cherche une solution d’analyse de la dépense pouvant extraire des informations à partir de sources internes et externes hétérogènes (ERP, Excel et bases de données « corporate ») ?

Il lui suffit de normaliser ces informations pour faciliter leur identification et leur interprétation. Surtout si la mise en œuvre des outils se fait de façon transparente dans les processus existants.

Des solutions de cartographie des Achats telles que Tamr, Rosslyn Analytics, Sourcing-Force.com ou Opera Solutions ont été conçues pour répondre aux exigences actuelles des dirigeants Achat souhaitant un retour investissement rapide.

 

3. Rendre les indicateurs clés plus accessibles

Fonction stratégique, l’approvisionnement se doit de collaborer avec les Achats. Or, trop souvent, cela ne se produit que lorsque les acheteurs ont accès à des informations telles que la performance des ventes, les contrats fournisseurs, les données sur la qualité des produits ou sur les tendances des produits de base.

Une solutions e-Achat telle que Sourcing-Force.com permet aux entreprises d’extraire rapidement les données de l’ensemble des achats, d’extraire rapidement des tableaux de bord pour que les acheteurs puissent définir leurs stratégies. Le but : faciliter sur le long terme leur prise de décision en minimisant la variabilité de la chaîne d’approvisionnement.

 

En résumé – La direction Achat est confrontée à d’importants défis : complexité des approvisionnements, difficulté d’analyse des dépenses, tâches secondaires chronophages (achats de classe C). Les technologies actuelles offrent de nombreuses opportunités de simplification et de dynamisation des stratégies Achat & Approvisionnements. L’appropriation en interne de solutions simples facilement mise en œuvre est la clé du succès. Rendre les données accessibles et exploitables de façon pérenne facilite la prise de décision des acheteurs !

 

 

Jérémy Ferrer, Responsable commercial 
Diplômé en BTS SIO (Management IT System) et Master 2 (MAE Management Général) de l’IAE Lyon School of Management, avec une spécialisation en Management du Marketing et des Ventes.  Responsable commercial, il est aussi responsable de l’animation réseau Sourcing- force

Je crois vraiment au travail d’équipe et je suis toujours impatient de m’impliquer dans un projet collectif. 

 

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