Jeremy Ferrer
Webinar :
Matinale Achats de Bordeaux
Vendredi 17 Mai 2024 de 9h à 12h30
Toute entreprise, quel que soit son secteur d’activités, est amenée à traiter toute sorte de contrats tout au long de son développement. Lorsque ceux-ci deviennent trop nombreux, il est difficile de les gérer que ce soit sur le plan administratif ou juridique à moins de recourir à une contrathèque. Selon une étude menée par l’IACCM (International Association for Contract and Commercial Management), une entreprise qui gère mal ses contrats court le risque de perdre environ 9% de son chiffre d’affaires. A l’ère du digital, où chaque service ou fonction au sein d’une entreprise se rue vers la transformation numérique, il serait intéressant d’envisager la mise en place d’un logiciel de gestion de contrats. Cette solution s’adresse aux personnes qui ont l’impression de perdre trop de temps à organiser et à gérer les contrats. Il a pour but principal de permettre à toute l’équipe juridique d’accéder plus facilement aux documents dont ils ont besoin au moment où ils en ont besoin. Dans les quelques lignes qui vont suivre, découvrez ce que c’est la contrathèque, pourquoi est-elle utile dans une entreprise et comment la mettre en place.
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Par définition, la contrathèque est la bibliothèque des contrats d’une entreprise. A l’image d’une bibliothèque numérique, il s’agit d’un outil en ligne permettant de centraliser, de gérer et de traiter l’ensemble des documents contractuels d’une société. Ceux-ci sont archivés de manière structurée dans une grande base de données accessible à toutes les personnes qui s’occupent des contrats de l’entreprise. Ces documents peuvent être de nature différente, à l’instar des contrats, des clauses, des négociations… Ils sont stockés dans le logiciel de gestion de contrat ou logiciel contrathèque et sont régulièrement mis à jour.
Il faut savoir que de plus en plus d’éditeurs développent des logiciels gestionnaires de contrats ou contrathèques. On peut retrouver sur la plupart de ces outils les fonctionnalités en commun suivantes :
- L’existence d’une bibliothèque de documents qui permet de centraliser toutes les données relatives aux différents contrats de l’entreprise. L’outil peut être Google Drive ou encore Sharepoint.
- Un système de tag pour permettre aux utilisateurs de connaître le statut du contrat, s’il a déjà été signé ou pas par exemple.
- Un moteur de recherche qui facilite la recherche d’un contrat donné. Il doit être doté de filtres pour des requêtes plus précises.
- Des templates préconçus pour créer tout type de contrat. Il ne reste plus qu’à le personnaliser par la suite.
- La présence de fiches qui récapitulent et synthétisent toutes les données cruciales d’un contrat comme la durée, le montant, les clauses… .
- Un système de gestion des avenants
- Un système de pré-saisie automatique qui est possible grâce à des méta- données.
- Une fonctionnalité relative au droit d’accès
- Un système de pilotage
- Un système de relances
Le logiciel de gestion de contrat est un excellent outil que toute entreprise doit désormais avoir pour optimiser la gestion contractuelle. Il a été conçu afin de répondre à différents besoins de la société.
Lorsque les documents administratifs et juridiques sont éparpillés, leur gestion devient très difficile. Il est même possible de les perdre. Grâce à une bibliothèque des contrats ou contrathèque, il est possible de réserver un espace collaboratif spécifique à chaque contrat pour qu’il soit traité séparément des autres et selon sa nature. Tous les documents, conversations, négociations, échanges avec les collaborateurs sont centralisés dans un même espace. Les contrats sont aussi signés et archivés dans ce même endroit. Si vous connectez votre logiciel contrathèque avec un outil de signature électronique, ce sera encore plus pratique. Généralement, ce genre de solution ne pose aucune limite en termes de volume, surtout pour les modèles payants.
Ce ne sont pas tous les membres de l’équipe qui vont avoir accès aux contrats et aux documents qui les concernent. La contrathèque permet de structurer les dossiers, d’en créer une arborescence, puis d’assigner les documents sensibles, uniquement aux personnes habilitées à les consulter. De cette manière, vous protégez vos documents confidentiels.
Le logiciel de gestion de contrats répond aussi à un besoin d’exprimer son professionnalisme grâce à la possibilité de créer des documents juridiques bien structurés, logiques et conformes aux normes. Comme ce genre de plateforme offre le plus souvent une fonctionnalité collaborative, vous pouvez inviter toutes les parties prenantes qui travaillent sur le contrat à utiliser l’outil afin d’uniformiser les actions.
Dans certaines situations, la création d’un contrat doit se faire de manière autonome par quelques membres de l’équipe. Avec la contrathèque, il est possible de paramétrer les champs qui peuvent être édités et personnalisés et les autres qui ne sont pas modifiables. Le service qui s’occupe de la gestion des contrats peut toujours analyser et vérifier les contrats créés plus tard.
En réalité, la contrathèque est une branche de l’outil de gestion de contrats. Elle est plutôt réservée à l’archivage et à la centralisation des documents contractuels tandis que le logiciel englobe tout, depuis le moment de création du contrat jusqu’à ce que celui-ci soit archivé.
De nombreuses entreprises sont devenues moins productives parce qu’elles se perdent dans les paperasses administratives, les contrats ou les documents qu’elles ont stockés dans les archives ou sur un ordinateur trop ancien. La dématérialisation administrative est la solution. Pour la gestion des contrats en particulier, il faut opter pour la contrathèque. Voici pourquoi une entreprise doit investir dans cet outil :
Généralement, la contrathèque digitale est une solution SaaS ou Software as a Service, permettant d’accéder à toute information partout où vous allez à la seule condition que vous ayez une connexion Internet. Si vous vous déplacez pour un voyage d’affaires et que vous devez emmener avec vous un contrat, vous n’êtes plus obligé d’avoir le document en papier dans votre attaché-case. Quelques clics sur la plateforme de gestion de contrats suffisent pour trouver rapidement votre contrat. Rassurez-vous, la plupart de ces outils sont ultra sécurisés et respectent des codes d’authentification pour protéger les utilisateurs.
Parfois, il arrive qu’en tant que directeur de production ou commercial, vous avez besoin de mettre la main sur un ancien contrat que vous avez traité il y a longtemps. Si votre entreprise n’utilise pas un système de contrathèque, trouver le contrat en question peut être un véritable parcours du combattant, surtout si vos contrats sont stockés dans des classeurs ou des boîtes. Il se peut qu’il soit aussi stocké quelque part dans l’ordinateur, mais vous ne savez pas exactement où. L’avantage de recourir à un logiciel de gestion de contrats est de ne pas se perdre dans les tonnes de documents qui circulent au sein de l’entreprise.
Toutes les personnes qui sont habilitées à travailler sur les contrats peuvent avoir les mêmes informations venant d’une même base de données. Aucune confusion n’est possible.
C’est le but ultime de la dématérialisation et de la numérisation des documents dans une entreprise : le gain de temps. Tout le monde peut en bénéficier, surtout le service juridique.
Des documents qui s’éparpillent par-ci et par-là sont sources de désorganisation au sein d’une société. Lorsque leur traitement est maîtrisé, toutes les personnes qui gèrent les contrats ou qui ont besoin d’accéder à leur contenu économisent du temps.
De plus, si l’entreprise est de grande taille, il peut être difficile de chercher des documents déjà archivés dans le service juridique et de les passer à d’autres services. Beaucoup de temps peuvent s'écouler avant que la procédure n’aboutisse. Le fait que les documents soient stockés et centralisés dans la même plateforme de contrathèque permet une meilleure efficacité et réactivité au niveau des services concernés.
C’est pareil pour la signature des contrats. Cette étape peut se transformer en un véritable cauchemar si le contrat fait appel à plusieurs signataires appartenant à différents départements. Si le contrat est centralisé au même endroit, ce processus peut être réalisé rapidement.
Un contrat est en quelque sorte la concrétisation d’une collaboration avec un tiers à l’instar d’un prestataire, d’un fournisseur ou d’un acheteur. Au fur et à mesure que votre entreprise grandisse, les contrats que vous allez devoir traiter croîtront également. La création de ces documents peut toutefois ralentir votre avancement, puisque d’un côté il faut attendre que le service juridique intervienne. D’un autre côté, si vous laissez uniquement à votre équipe commerciale le soin de créer le contrat, vous avez peur que certaines informations manquent. Toute l’utilité de la contrathèque est là. Elle vous permet une meilleure gestion de la création des contrats. Sur la plateforme, il est possible de compléter à l’avance toutes les mentions obligatoires ainsi que les champs à personnaliser qui doivent apparaître dans le contrat. Ce qui sécurise fortement la création de vos contrats.
C’est la fonction principale d’une contrathèque numérique. Mieux encore, le logiciel n’archive pas tout simplement les documents. Il le fait de manière systématique. Certaines solutions proposées sur le marché intègrent une fonction de recherche avec un système de filtres, permettant à chaque utilisateur de faire des requêtes précises et rapides, ce qui constitue un gain de temps considérable.
Le suivi des informations contenues dans le contrat est une tâche rude et chronophage que tout département juridique peine à réaliser manuellement. En utilisant un logiciel de gestion de contrats, vous pouvez suivre ces données de manière automatique. Cela vous aide à gagner du temps. Ainsi, vous n’aurez plus à vous soucier de la date d’échéance du contrat par exemple. Le logiciel vous envoie automatiquement une notification au moment opportun. Par ailleurs, l’automatisation est un point fort de ce type d’outil. Les dates d’anniversaire peuvent aussi être calculées facilement et automatiquement.
Mettre en place un logiciel gestionnaire de contrats dans le département juridique de votre entreprise est incontournable à partir du moment où vos contrats augmentent en nombre. Voici les différentes étapes à suivre pour mettre en place cet outil :
La première étape est la définition des besoins et attentes de l’entreprise en termes de gestion contractuelle. Le meilleur moyen d’y arriver est d’impliquer toutes vos équipes internes, celles qui contribuent directement ou indirectement au processus d’élaboration des contrats. Leurs avis sur la question comptent énormément pour votre prise de décision. Le but est de leur permettre une expérience plus enrichie en termes de gestion de contrats et d’intégrer petit à petit la démarche de la digitalisation au sein du département.
La deuxième étape qà suivre est l’inventaire de ce qui existe déjà et des méthodes que vous avez adoptées jusque-là. Faites une liste des contrats engageants de l’entreprise. Cette étape permet de savoir où vous en êtes et quelle est la solution la plus adaptée pour vous.
Avant de vous lancer dans n’importe quel projet, pensez d’abord à un budget que vous voulez allouer à celui-ci. Veillez à ce qu’il corresponde à vos besoins et faites en sorte de ne pas le dépasser.
Le logiciel de gestion contractuelle qui vous convient est celui qui répond réellement à vos besoins. Toutefois avant de faire un choix, voici quelques critères que vous devez considérer :
Lors du choix d’une contrathèque pour votre entreprise, veillez à ce qu’elle offre une fonction de standardisation de la création des contrats. Le logiciel doit être assez flexible pour que chaque utilisateur puisse personnaliser le contrat sur lequel il travaille. De cette manière, les erreurs sont minimisées et le risque de perte de temps est réduit. Il serait aussi intéressant d’opter pour un logiciel qui intègre la fonction de modèles pré-approuvés pour que la personne qui crée le contrat ne perde plus de temps à l’envoyer en approbation. Un bon outil doit aussi intégrer une bibliothèque qui liste des clauses juridiques pré-approuvées.
Cette fonction est primordiale pour tout utilisateur, technicien ou non, du logiciel de contrathèque. Veillez donc à ce que votre outil n'inclut pas uniquement des fonctionnalités d’archivage et de stockage. Faites en sorte que l’on puisse facilement et rapidement trouver ce dont on a besoin sur la plateforme.
L’ergonomie et la facilité d’utilisation assurent une bonne expérience utilisateur à votre équipe. En réalité, la plupart des personnes qui vont utiliser le logiciel contrathèque ne sont pas habiles à utiliser des outils informatiques complexes. Il faut leur faciliter la tâche en optant pour un modèle complet, mais simple à manipuler. La navigation doit être facile.
Une entreprise peut utiliser de nombreux logiciels de gestion en même temps. Il est primordial que l’outil de gestion des contrats de votre choix puisse s’adapter aux autres outils existants dans votre entreprise. En réalité, le processus contractuel n’est qu’une étape d’un processus plus large au sein de la société. Il doit par exemple s’intégrer à un logiciel de signature électronique. Des informations et données venant d’un CRM sont par exemple transmises et exploitées vers le logiciel de gestion de contrat.
Une fois que vous avez fait une première liste des logiciels de contrathèque qui sont susceptibles de répondre à vos attentes, n’hésitez pas à demander une démonstration afin de prendre une décision objective. Demandez à un représentant du département juridique d’assister à la démo et de vous aider à trancher. Soyez proactif en préparant des questions que vous pouvez poser au concepteur du logiciel. Notez que vous avez tout à fait le droit d’exiger une période d’essai avant d’utiliser de manière définitive le logiciel.
Les références vous permettent d’avoir une vision plus objective par rapport à la performance du produit. Vous pouvez aussi tout simplement demander à des amis entrepreneurs ce qu’ils pensent de l’outil ou faire des recherches d’avis sur Internet.
La mise en place d’un système de gestion contractuelle au sein de votre entreprise doit toujours être suivie d’une formation du personnel concerné. Une fois de plus, la plupart des personnes qui vont utiliser le logiciel ne sont pas des techniciens en informatique. Un suivi et une formation sont nécessaires pour les intégrer au mieux dans le déploiement du logiciel de contrathèque
Il n’est souvent pas facile de mettre en place des outils de gestion, quel que soit le domaine dans une entreprise. Pour approfondir votre connaissance sur la notion de contrathèque, saisissez l’opportunité de suivre un webinaire proposé par BME ou Buy Made Easy, une entreprise forte de son expérience en externalisation des achats. Vous avez accès au webinaire sur ce lien : https://www.buymadeeasy.com/eachat-et-contratheque-rationaliser-vos-contrats-fournisseurs/.
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