Externalisez vos achats

Dites stop aux achats spots !

Buy Made Easy vous accompagne dans l’externalisation de vos achats indirects.

 

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10 astuces pour que la digitalisation de vos achats de classe C soit un succès

Experts en externalisation
des achats depuis 10 ans

Aujourd’hui, grâce à l’implication de nos collaborateurs, nos partenaires et nos clients, Buy Made Easy propose un écosystème complet pour les Directions Achat dans le but d’externaliser leurs achats sauvages. 

Externalisation

Externalisez la gestion administrative de vos Achats et Approvisionnements.

Suivi des Classes C

Des outils de suivis 100% dématerialisés pour des actions plus rapide.

Vision 360°

Visualisez le rapport complet de vos de dépenses à la demande.

Proximité

Une collaboration en direct avec nos équipes d’acheteurs et managers.

Un impact global dans le monde des achats

Notre service d’externalisation des achats s’accompagne des dernières innovations pour révolutionner les procédures achat et les relations fournisseurs.

Vous pilotez vos Achats sauvages d’une toute nouvelle manière pour encore plus de performance.

10 ans d’expertise des achats

Nous avons collaboré avec des moyennes et grandes entreprises depuis le début de notre aventure et réalisons une croissance encourageante et grandissante chaque année.

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De croissance annuelle

Ils nous font confiance

Une externalisation 100% digitale.

Avec notre solution e-achat Sourcing Force, vos achats externalisés sont automatisées via un processus clé en main qui vous permet de consolider vos dépenses et générer un retour sur investissement rapide.

 

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FAQ

Les questions fréquemment posées

Qu’est-ce que sont les achats sauvages ?

Les achats sauvages, aussi appelés achats spot, concernent tous les produits et services dont les entreprises ont besoin de façon ponctuelle et irrégulière pour fonctionner au quotidien.
Exemple : durant un épisode neigeux cela concerne l’achat de sel de déneigement, ou bien lorsque vous organisez un séminaire, l’achat de chaises, ou encore en prévision d’un risque épidémique, des EPI ou équipements de protection individuels (stocks de gants, masques, etc.).
Ces achats sauvages sont la plupart du temps réalisés en dehors de la politique achat mise en place. Cela va donc à l’encontre d’une approche TCO.

Comment s’articule l’estimation du coût d’une transaction dématérialisée ?

La digitalisation du processus achat, concerne les étapes de la sélection du produit, l’envoi de la commande, le traitement des factures et enfin le paiement de celles-ci de manière électronique :
– La demande d’achat et sa validation sont faites directement dans la solution digitale (Punch-out par exemple). L’étape création manuelle de commande par l’acheteur est ainsi supprimée.
– L’envoi de la commande se fait directement après approbation hiérarchique depuis la solution digitale.
– La collecte des factures s’effectue en ligne grâce au Portail Fournisseurs ou via des interfaces (EDI).
– Le paiement des factures fournisseurs est déclenché automatiquement à échéance si tout est conforme (montant, quantité, réception, qualité).
Nous parlons dans ce cas d’un envoi de commande fait électroniquement (EDI : échange de données informatisé).
Ainsi, à travers cette optimisation du processus achat (sans interaction humaine), le coût par transaction passe d’une estimation moyenne de 120 € à 26 €.

Que pensez-vous des commandes type comptoir ?

Les achats dits comptoir peuvent se révélent utiles dans certains cas, notamment en cas d’extrême urgence sur un chantier.
Quand on parle d’achat de classe C, les critères d’urgence sont à relativiser voire à écarter, car ils sont la plupart du temps dus à un manque d’anticipation qui peut être résolu par une stratégie achat respectée et une solution digitale adaptée. Les achats comptoir vont une fois de plus à l’encontre d’une approche TCO parce qu’ils génèrent énormément de coûts cachés.
Néanmoins, BME propose un service d’Urgence permettant de payer à distance et en temps réel un fournisseur Comptoir. Le respect des délais d’un chantier et la sécurité de vos clients sont nos priorités.

Pouvez-vous préciser l’évaluation du coût moyen de gestion de 1000 € par fournisseur ?

Cette évaluation se décompose en quatre coûts principaux :
• Tout d’abord, un coût initial de référencement du fournisseur : sourcer le fournisseur, analyser le profil, récupérer les informations administratives initiales, voir même évaluer le risque financier.
• Ensuite le coût de maintenance de la base de données fournisseurs. En effet, les Directions achats évaluent annuellement le statut de leurs fournisseurs (actif, dormant, etc.). S’ajoute souvent le coût de l’ERP lui-même et de prestataires de vigilance externe.
• Le coût de gestion administratif imposé par les réglementations (documentation légale, solvabilité, RSE, sous-traitances). Il existe des sociétés spécialisées qui peuvent aider les Directions achat à recueillir ces informations mais cela engendre un coût supplémentaire.
• La gestion des litiges, concerne les retours produits et avoirs.

Cette démarche d’externalisation des achats peut-elle être appliquée à une PME ?

Oui, cette démarche peut effectivement être appliquée à une PME comme à une grande entreprise.
Le coût peut être revu à la baisse, en fonction de la taille de l’entreprise, de ses frais de structure et/ou d’organisation, ou encore de son secteur d’activité.
Une PME spécialisée dans le secteur nucléaire ou un autre secteur spécifique peut avoir des coûts administratifs supplémentaires par le simple fait d’avoir à contrôler l’aspect normatif de ses obligations.
Dans tous les cas, la centralisation des transactions spots sur un fournisseur unique engendre une meilleure fluidité et des économies durables.

Quels sont les différents types de classification achat ?

Les Directions achats utilisent le plus souvent leurs propres classifications (commodités/catégories achats). Si ce n’est pas le cas, elles peuvent se baser sur des classifications génériques les plus utilisées comme l’UNSPSC ou encore eCl@ss.
Par exemple l’UNSPSC ou « United Nations Standard Products and Services Code » est une nomenclature de plus de vingt mille catégories proposé par les Nations Unies, avec une structure hiérarchique à quatre niveaux : « Segment », « Famille », « Classe » et « Produit ». Les marteaux appartiennent à la classe des « outils à former » qui appartiennent à la famille des « outils à main », qui appartiennent eux-mêmes au segment des « outils et machineries générales ».

Quel système digital recommanderiez-vous pour la gestion des catalogues fournisseurs ?

Nous préconisons de travailler avec une solution digitale de type Punchout afin de pouvoir bénéficier d’une offre produits mise à jour en temps réel (disponibilité des stocks, accès aux fiches produits, etc.) et qui est beaucoup plus intuitive pour les utilisateurs lors de leur recherche produits. Cela permet également dans le cas des achats de classe C d’éviter les achats sauvages en accédant plus facilement à des centaines milliers de références.

Comment soi-même calculer son propre coût par transaction (TCO) ?

Le coût par transaction peut être calculé en décomposant le processus de commande en place dans votre entreprise. Ensuite déterminer pour chaque étape quels collaborateurs sont concernés, combien de temps ils passent sur la transaction et quels coûts cela engendre pour l’entreprise. L’addition de l’ensemble de ces coûts donne une estimation du coût par transaction.
Je vous invite à télécharger notre Livre Blanc à ce sujet.

La mise en place d’un punch-out n’a-t-elle pas plutôt tendance à augmenter le nombre de commandes ?

Ce constat peut être fait dans certains cas, notamment lorsqu’aucun montant minimum de commande n’est spécifié. Le but est d’éviter de traiter des commandes qui engendrent plus de coût de traitement que la valeur même des articles commandés.
Par ailleurs, la solution Sourcing Force intègre des circuits de validation et des contrôles budgétaires pour éviter tout abus de consommation.

Qu’est-ce qu’une approche TCO ?

Le TCO (Total Cost of Ownership en anglais ou Coût Total d’Acquisition en français) vise à analyser les coûts réels qu’engendre l’achat d’un produit (au-delà du simple prix d’achat) auprès d’un fournisseur. Ainsi, le TCO regroupe l’ensemble des coûts tout au long du cycle de vie du produit, combinant les coûts directs mais aussi et surtout les coûts indirects, également appelés coûts «cachés».

Comment se fait-il que Buy Made Easy évalue le coût par transaction traditionnelle à 120 € alors qu’il est habituellement évalué entre 150 € et 250 € ?

Effectivement on trouve dans la littérature plusieurs évaluations du coût transactionnel traditionnel allant de 150 € à 250€. Chez Buy Made Easy nous avons pris le parti de remonter la moyenne de nos propres missions de conseils dans des entreprises Françaises. Nous estimons que ce coût par transaction est plus proche de la réalité des entreprises en France qui ont généralement déjà optimisé une partie de leurs procédures Achats.
Cela reste une estimation, qui peut varier en fonction de l’organisation/frais de structure de chaque entreprise.

Êtes-vous capable de référencer n’importe quel produit chez BME ?

Nous avons enrichi notre offre nous conduisant à proposer aujourd’hui plus de 5 000 000 références à destination des entreprises de toutes tailles. Notre offre place de marché B2B vise à couvrir l’ensemble des besoins des entreprises comme l’outillage, les produits d’emballage et de manutention les fournitures de bureau, le mobilier de bureau, etc.
En fonction de la typologie de produits qui ne sont pas référencés dans notre offre, nous réalisons un référencement à la demande. Par exemple, ayant été sollicités par plusieurs clients, nous avons référencé récemment une nouvelle gamme de produits industriels couvrant les éléments de transmission mécanique (roulements à billes, etc.).
Nous prenons également en charge tout type de références hors-catalogues comme des prestations de services, des séminaires ou encore des fabrications sur plan.

Que pensez-vous des petits achats réalisés par carte bancaire sur internet ?

Beaucoup de Directions achat ont mis à disposition de leurs collaborateurs des cartes bancaires d’entreprise, ceci dans une démarche de maîtrise des dépenses. Cela permet de prime abord de faciliter la vie des collaborateurs et de maîtriser un budget global.
Toutefois, cette solution n’est pas satisfaisante à bien des égards. En effet, si l’on souhaite véritablement optimiser ses achats de classe C, il est nécessaire de pouvoir analyser les dépenses par catégorie d’achat (fournisseurs/produits) et non de manière globale.
L’utilisation des cartes achat conduit à augmenter le nombre de fournisseurs et va à l’encontre de la rationalisation du panel fournisseurs.
Les utilisateurs conservent la charge administrative de gérer les notes de frais et conserver les reçus. La Comptabilité doit qu’en à elle retraiter les transactions pour les affecter manuellement aux centres de coûts.

Le maître mot est « communication », avez-vous des plans de communication prédéfinis, des astuces pour l’externalisation des achats ?

Effectivement, la communication est cruciale dans la mise en place du plan d’action d’externalisation des achats. L’important est de coordonner une communication commune entre les Directions achat, Buy Made Easy, le fournisseur de rang 2 et les utilisateurs.
Les Directions achats des entreprises ont beaucoup plus de poids vis-à-vis des utilisateurs qu’un prestataire externe. Ainsi le prestataire externe va les accompagner afin de sensibiliser les utilisateurs sur les mauvaises pratiques, d’éradiquer les procédures inadaptées (achats sauvages: comptoir, CB, etc.) et ensuite mettre en avant la solution digitale en soulignant les économies qui peuvent être réalisées au bénéfice de la société.
L’astuce est de communiquer par le biais de newsletters internes, ou des formats bien établis dans l’entreprise. Ces communications doivent comprendre les conditions de l’offre (discount), les possibilités dont bénéficient les utilisateurs finaux, le type de produits concernés, des explications sur ce que cela change par rapport aux habitudes.
Le point crucial est d’anticiper la résistance des collaborateurs aux changements de fournisseurs, en expliquant bien comment ce changement intervient et en quoi Buy Made Easy est la meilleure réponse à apporter.

Incluez-vous le coût d’installation d’une solution d’e-procurement dans l’estimation des transactions digitalisées ?

Dans l’estimation du coût par transaction digitalisée de 26€, l’investissement initial de la solution d’e-procurement n’est pas compris.
Sourcing Force offre le conseil et vous accompagne pour la mise en place du punchout ou catalogue hébergé. Sauf demande de développement spécifique, les frais de mise en place est négligeable sur le coût de la transaction.

Est-ce que substituer plusieurs fournisseurs par un seul conduit à donner à ce fournisseur la fonction de référencement (sourcing) et de passage des commandes ?

Dans la pratique on parle effectivement d’« out-sourcing » en anglais, ou de référencement externalisé en français. Dans le cas où les fournisseurs substituables sont des fournisseurs habituels de l’entreprise, BME Consulting va prendre le parti avec ses chefs de produits de se rapprocher de ces fournisseurs et de les référencer s’ils ne le sont pas déjà. L’avantage de cette solution est que BME Consulting vous permet de bénéficier de meilleurs prix, ainsi que de services associés.
Concernant le passage des commandes, il reste centralisé chez BME afin de vous offrir un compte fournisseur unique pour tous vos achats spots.

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Nos experts achats reviennent vers vous dès que possible !