Jeremy Ferrer
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MATINALE ACHATS DE PARIS
19 avril 2024 À partir de 09:00
L'optimisation des achats hors production est un enjeu majeur pour les entreprises. En effet, ces achats, qui regroupent toutes les dépenses liées aux biens et services nécessaires au fonctionnement de l'entreprise en dehors de sa production principale, représentent une part significative des budgets.
Pour maximiser leur performance et contribuer à la réduction des coûts, il est nécessaire de mettre en place des stratégies et des processus efficaces. Tout d'abord, il est primordial de disposer d'une fonction achats bien structurée au sein de l'entreprise.
Avant d’aller plus loin, comprenons d’abord ce que signifie les achats hors production.
La fonction achats au sein des entreprises gère essentiellement deux types d’achats : les achats directs ou achats de production qui entrent directement dans la fabrication ou la production du produit final et les achats indirects, achats non stratégiques ou achats hors production.
Ces derniers désignent les achats de biens et services qui sont nécessaires au bon fonctionnement quotidien de l’entreprise, mais qui ne touchent pas directement son cycle de production. On entend par là les consommables de toutes sortes (fournitures de bureau, administratives, reprographie…), les investissements hors production (immobilier, informatique…), les prestations de services (location de véhicules, frais de transport, téléphonie, entretien des locaux…) et les prestations intellectuelles (consulting, infogérance, expertise comptable). Les services peuvent concerner le nettoyage, l’entretien, la sécurité du personnel. Ils sont généralement fournis par d’autres sociétés de services. Même si les achats hors production sont considérés comme n’apportant pas de valeur ajoutée à l’entreprise, ils participent grandement à son bon fonctionnement.
Les achats indirects correspondent aussi aux achats de classe C de la loi de Pareto. Ils représentent 10% à 20% du volume total des achats de l’entreprise. Bien qu’ils soient de faible montant, ils représentent 60% du volume de commande, 75% du nombre de fournisseurs et 85% du nombre d’articles. Tout cela pour dire que les achats hors production sont difficiles à maîtriser sans une bonne politique d’achats en raison de leur hétérogénéité.
Certains types d’achats hors production sont aussi appelés des achats sauvages ou achats spots, car ils expriment des besoins ponctuels et irréguliers des différents services de l’entreprise. Comme ils sont réalisés dans l’urgence, leur gestion est totalement déstructurée. Elle échappe au contrôle des directions des Achats.
Un responsable des achats ou un directeur des achats doit être désigné pour piloter cette fonction et assurer une coordination optimale entre les différents acteurs. Il est également nécessaire de définir une politique d'achat claire et cohérente qui répond aux objectifs stratégiques de l'entreprise.
Cette politique d'achat doit prendre en compte les besoins des clients internes et les contraintes de la supply chain. Une étape préliminaire indispensable pour optimiser les achats hors production est la cartographie des dépenses. Il s'agit de réaliser un recensement exhaustif de toutes les dépenses engagées par l'entreprise dans ce domaine. Cela permettra d'identifier les familles d'achats et de déterminer les leviers d'optimisation les plus pertinents. Une fois cette cartographie réalisée, il est ensuite possible de mettre en place un panel de fournisseurs qualifiés, en effectuant des appels d'offres et en sélectionnant les partenaires les plus compétitifs.
Les achats indirects constituent un enjeu non négligeable dans la réduction des coûts de fonctionnement d’une entreprise. La maîtrise de ces achats hors production a des effets réels dans l’amélioration de la compétitivité. L’un des moyens d’y parvenir est d’optimiser et de sécuriser le processus ou la fonction d’achat hors production.
Pour rationaliser la gestion des achats hors production, plusieurs leviers peuvent être exploités. Même si l’analyse du processus est similaire pour les achats de production et hors production, l’organisation, la mise en place et la gestion de la fonction achat hors production font apparaître des spécificités. Voici quelques approches que l’on peut adopter pour maîtriser les achats indirects :
Une meilleure gestion de la fonction achats hors production nécessite une rationalisation des demandes en interne. Cette étape est primordiale avant de passer à une quelconque négociation avec les fournisseurs. Elle permet d’éliminer les dépenses superflues en mettant en place un portail unique qui permet de centraliser les demandes.
Une fois les demandes d’achats hors production centralisées, il faut passer au sourcing des fournisseurs. Cette étape consiste à sélectionner les fournisseurs susceptibles de répondre aux besoins de l’entreprise, en termes de qualité, de prix et de livraison. Elle peut être optimisée en utilisant un logiciel de Sourcing-to-Pay comme Sourcing Force, qui permet de générer entre 10% et 40% d’économies. Cette étape est importante pour mener à bien les négociations avec les fournisseurs et bénéficier d’offres plus pertinentes.
La rationalisation du panel fournisseur est aussi une bonne pratique permettant de réduire les coûts liés aux achats indirects. Cette méthode consiste à sélectionner et référencer un fournisseur capable de répondre à tous les besoins de l’entreprise. En diminuant le nombre de commandes passées et les frais liés à la gestion des fournisseurs, elle permet au service des achats d’obtenir des gains financiers et de contribuer à l’amélioration de la rentabilité de l’entreprise. Avec cette méthode, les services des achats hors production ne reçoivent qu’une seule facture mensuelle au lieu d’une facture par commande.
Optimiser la fonction achats hors production passe aussi par l’automatisation des processus. Cette approche permet d’allier les solutions technologiques à la bonne pratique. Elle permet de réduire les risques d’erreurs et d’optimiser les coûts cachés liés aux achats hors production.
La digitalisation des processus d’achats permet également de raccourcir les délais en automatisant les tâches répétitives et à faible valeur ajoutée liées à la gestion des achats hors production. En plus de la maîtrise des coûts, cela a pour conséquence d’améliorer la satisfaction des clients.
L’automatisation des procédures s’inscrit aussi dans une démarche achats responsables en accord avec la RSE. En effet, elle permet d’avoir une vision globale à toutes les étapes du processus tout en favorisant la communication entre les différentes parties prenantes. Cela permet d’éviter les coûts indirects non maîtrisés et de détecter suffisamment tôt les dysfonctionnements potentiels dans le processus.
La communication est essentielle en raison de la place de plus en plus stratégique qu’occupe la fonction des achats hors de production. Une démarche de collaboration doit être établie entre les différents services qui ont des besoins en achats hors production. On les appelle également des clients internes. S’ils ont toujours agi avec autonomie jusqu’ici, ils doivent apprendre à fédérer et communiquer. Un plan de communication doit être créé. Il peut prendre la forme de road show, de revues et plans d’actions, de tableaux de bord et d’intranet.
L’externalisation est un important levier d’optimisation des achats hors production. Les entreprises ont deux possibilités pour gérer leurs achats indirects, soit elles confient leur gestion à un acheteur hors production de métier, soit c’est leur personnel administratif, qui n’a pas d’expérience ni de compétences dans l’acte d’achats, qui s’en charge. Or, la gestion des achats indirects est une tâche chronophage qui est soumise à des saisonnalités. Voilà pourquoi de plus en plus d’entreprises choisissent d’externaliser la gestion de leurs achats spots pour permettre à leur Département des achats de se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
L’externalisation concerne notamment les tâches à faible valeur ajoutée de la fonction achats hors production. Elle peut s’opérer sur certaines étapes seulement du processus ou sur l’ensemble de celui-ci. Cette approche permet de limiter la charge de travail administratif du département des achats et de faire des économies sur les coûts liés à ce type d’achats.
En raison des nombreux avantages liés à l’externalisation des achats, de plus en plus d’entreprises choisissent d’adopter cette stratégie. D’après les statistiques, le marché de l’externalisation a connu une croissance de 10% en quelques années seulement, dont 20% pour les achats indirects. Cette hausse est due au fait qu’il s’agit d’achats de faibles montants. Les externaliser n’engendre pas de risques critiques pour l’entreprise. Au contraire, cela permet aux acheteurs internes de se concentrer sur leur cœur de métier.
A ceci s’ajoutent les économies que l’entreprise pourrait faire en externalisant ses achats hors production. Comme le volume de ces derniers est assez faible, les massifier permet d’obtenir de meilleures conditions de prix. L’entreprise peut ainsi économiser jusqu’à 20% sur leurs achats hors production.
Enfin, les entreprises qui choisissent d’externaliser leurs achats indirects profitent de l’expertise du mandataire. Comme ce dernier connaît parfaitement le marché et les catégories d’achats, il va en faire profiter à ses clients. Il va s’occuper des tâches, comme le suivi des contrats, la veille du marché des fournisseurs et la renégociation.
L’application de ces nouvelles méthodes réduit fortement la charge allouée aux achats hors production d’une entreprise. Toutefois, la mise en œuvre d’une solution adéquate doit être suivie de près.
Un diagnostic s’avère nécessaire pour décrire les besoins réels de l’entreprise en matière de services et biens hors production. Ce système permet également de définir le poids des achats sur la finance. Il ne s’agit pas d’une finalité en soi. Toutefois, le diagnostic est devenu indispensable aux recommandations d’actions ou de solutions à mettre en œuvre pour optimiser les processus d’achats hors production.
À partir de ce diagnostic, il est plus facile de trouver les mesures à prendre.
La réalisation de ce diagnostic peut être confiée à un acheteur professionnel. Ce dernier a pour objectif de fournir la solution la mieux adaptée à l’entreprise. Elle doit être accompagnée de plans d’action ainsi que de différentes étapes permettant d’améliorer la stratégie d’achats.
Cette solution doit être conforme aux attentes de l’entreprise et concorder aux caractéristiques des marchés fournisseurs. En effet, elle doit leur permettre de réduire leur charge en matière d’achats hors production.
L’optimisation des achats non stratégiques n’est pas la même d’un secteur à l’autre ou d’une entreprise à l’autre. Elle dépend notamment du niveau de maturité de l’entreprise en termes d’organisation, de développement et de coûts. Ainsi, parmi les principaux enjeux de l’optimisation des achats hors production, on peut citer la maturité de la fonction des achats, le volume des dépenses, l’expertise, la soif de changement, les solutions alternatives, etc.
La mise en œuvre de ces mesures apporte de nombreux avantages aux entreprises, dont un gain de trésorerie, une meilleure maîtrise de la marge, une amélioration de la qualité des produits, la satisfaction des clients, la réduction du délai de traitement et une amélioration de la productivité.
La négociation avec les fournisseurs est une étape cruciale dans le processus d'optimisation des achats hors production. Il est important de rechercher des gains achats significatifs en négociant les prix, les délais de paiement ou les conditions contractuelles. Pour cela, il est nécessaire d'établir des cahiers des charges précis et de bien connaître le marché et les pratiques des fournisseurs.
Les dépenses allouées aux achats hors production dans une entreprise représentent en moyenne 10% du chiffre d’affaires. Afin de minimiser cette charge, la firme doit mettre en place un système efficient. La meilleure solution pour pallier cette situation est la réduction des coûts. Dans cette minimisation des coûts, il faut agir sur trois plans dont la définition des besoins réels, la consultation des prix et le respect des délais.
Pour réussir la mise en place de cette nouvelle source d’économie financière, les besoins énumérés dans les cahiers de charges doivent se limiter au strict nécessaire.
Ce qui permet à la firme de se passer des biens ou services inutiles constituant une charge supplémentaire.
La logistique joue également un rôle essentiel dans l'optimisation des achats hors production. Il est nécessaire de mettre en place une organisation efficace de la chaîne d'approvisionnement, en veillant à la gestion des stocks, à la gestion des délais de livraison et à la maîtrise des coûts de transport. Pour cela, il peut être utile de faire appel à des prestataires spécialisés et de mettre en place des outils de suivi et de pilotage adaptés.
En faisant jouer la concurrence, les achats de grande qualité peuvent revenir moins chers.
Et enfin, le respect des délais, les fournisseurs doivent en effet se conformer aux délais convenus dans les cahiers des charges.
Dans un contexte économique en crise, les entreprises mesurent de plus en plus l’importance de maîtriser les achats hors production. En ce sens, elles peuvent créer un poste spécifique pour les achats indirects : acheteur hors production.
Travaillant sous la direction du responsable des achats, ce professionnel se voit attribuer de nombreuses tâches. Il sera d’abord le contact privilégié des clients internes. Il sera en lien avec tous les services de l’entreprise susceptibles d’exprimer des besoins d’achats hors production : marketing, supply chain, finance/compta, commercial, logistique, services généraux…
Il maintient aussi la rentabilité de l’entreprise et réalise des économies. En plus d’effectuer une analyse des besoins des clients internes, il analyse les contrats en cours pour vérifier leur rentabilité. Il rationalise également les achats pour accroître le chiffre d’affaires de l’entreprise.
L’acheteur hors production effectue aussi des négociations pour trouver la meilleure prestation pour l’entreprise.
Même si les dirigeants ont tendance à intégrer la gestion des achats hors production dans la gestion globale de l’entreprise, il reste encore beaucoup de leviers qui ne sont pas exploités de manière optimale.
BME Consulting vous accompagne dans votre projet d’externalisation de vos achats hors production pour répondre à vos défis de performance.
La gestion des risques est un aspect à ne pas négliger. Il est important d'anticiper les litiges éventuels avec les fournisseurs et de mettre en place des dispositifs de veille et de contrôle pour minimiser les risques liés aux achats hors production.
Il est essentiel de digitaliser et de dématérialiser les processus d'achat pour gagner en efficacité et en productivité. L'utilisation d'un système d'information adapté permettra de centraliser et de faciliter la gestion des achats, de disposer de tableaux de bord et d'indicateurs de performance pertinents, et de favoriser la collaboration entre les différents acteurs.
L'optimisation des achats hors production passe par une approche stratégique et rigoureuse. En mettant en place des processus efficaces, en négociant avec les fournisseurs, en optimisant la logistique et en digitalisant les processus, il est possible de réaliser des économies significatives tout en garantissant la qualité des biens et services achetés.
Cette optimisation contribue à améliorer la compétitivité de l'entreprise et à renforcer sa performance globale.
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