Quels sont les trois points pour mieux définir les priorités de votre portefeuille achat !

Peut-on raisonnablement traiter tous les articles de son portefeuille achat de la même façon ? Quelles que soient votre organisation et sa force, vous ne pourrez jamais tout faire.

Vous devrez faire des choix! Vous devrez adapter votre comportement, vos outils, vos méthodes, votre temps pour obtenir le plus en consommant le moins. Vous trouverez dans cette fiche des outils pour vous y aider.

1. Différencier votre portefeuille achat pour mieux les gérer

Tout gestionnaire veut consacrer la juste ressource aux questions les plus contributives au résultat. Trier, classer, catégoriser sont les bases de la gestion de portefeuille achat.

Quelles sont les conditions préalables ?

… bien paramétrée…

Désormais, disposer d’une base de données est donc la première condition nécessaire. Mais elle n’est pas suffisante. Il faut que cette base soit paramétrée conformément aux besoins de votre fonction achat.

Ainsi, Vous ne devez donc pas laisser le champ libre aux contrôleurs de gestion ou autres ingénieurs développement ou méthode.

Plus tôt vous pourrez vous impliquer dans un projet d’informatisation de l’entreprise et plus vous aurez de chances de disposer d’une base de données conformes à votre cahier des charges :

• Zones pour paramétrer les familles et sous-familles achats ;
• Désignations articles signifiantes pour les acheteurs ;
• Zones de prix standard, réels, sous votre contrôle ;
• Coefficients de conversion des unités ;
• etc.

Tous les progiciels vendus sur le marché demandent un paramétrage spécifique. Soyez actif dans ce domaine.

… et bien maintenue

Bien évidemment la rigueur est de mise lorsqu’il s’agit de faire la maintenance de votre base de données. En effet, chaque zone doit faire l’objet d’une instruction claire, décrivant qui en est responsable.

Le service approvisionnement a un intérêt commun avec le service achats pour la bonne maintenance des fichiers. Egalement, le contrôle de gestion peut avoir des velléités de se rendre maître des prix standard. Attention, les prix standard sont la référence sur laquelle vous allez bâtir vos indicateurs.

Soyez vigilant ! En tout état de cause, il ne faut pas laisser d’ambiguïté sur le « qui fait quoi ». Même avec des responsabilités clairement établies, vous serez toujours surpris du nombre de possibilités de mauvaises saisies ou d’erreur.

Conseil

Il est préférable de confier la gestion de la base de données à un nombre très limité de personnes. Puis, donnez-leur l’autorité pour faire respecter stricto sensu les règles établies.

2. Quels critères choisir pour différencier les articles ?

Les tarifs

Peu importe si vous choisissez les prix standard ou les prix réels pour cet exercice. Vous ne faites pas de la comptabilité, vous cherchez à donner un poids relatif aux articles ou aux fournisseurs.

Les quantités

Là encore, vous raisonnez en relatif. Si vous êtes sur un marché mature, les quantités des douze derniers mois seront idéales.

Si vous êtes sur des projets qui vont révolutionner vos achats, travaillez sur les quantités du budget ou sur les prévisions des ventes déclinées via les nomenclatures produits en prévision d’achats / de ventes.

Les volumes

Par la suite, suivant la volumétrie des produits achetés, vous ne traiterez pas de la même façon les priorités.

Un produit très volumineux et peu cher, comme des cales en polystyrène, ne réclamera pas la même attention qu’un composant très cher et très peu encombrant, comme une puce électronique à 80 euros/pièce !

Dans le premier cas, vous négocierez des livraisons quotidiennes, dans le second vous préférerez le stock de consignation.

Les utilisations dans les produits finis

Quand vous classerez vos articles par tarifs décroissants ou par quantités décroissantes, vous risquez de ne pas prêter attention à certains articles pourtant vitaux pour la vie de votre entreprise.

Nous les appelons les articles « critiques ». La meilleure façon de les débusquer est de lancer une requête par nombre de liens de nomenclatures.

Vous aurez régulièrement dans votre portefeuille achat ces articles qui coûtent peu cher, mais qui ont des répercussions dramatiques si vous ne pouvez plus les acheter pour une raison ou pour une autre. Ils ont en général un cahier des charges techniques assez pointu.

On ne les trouve pas sous les sabots d’un cheval, comme on disait autrefois.

Divers

D’autres critères peuvent être pris en compte comme :

• la situation de monopole ou la situation de concurrence ;
• l’éloignement géographique des fournisseurs ;
• les devises d’achat ;
• les articles prescrits par les clients ;
• les risques politiques ;
• …

3. Comment définir les priorités ?

La loi de Pareto

La méthode ABC

Après avoir trié vos articles par ordre décroissant, vous pourrez les classer en trois parties. Prenons par exemple le chiffre d’affaires décroissant :

• la classe A : les 20 % d’articles qui représentent 80 % du chiffre d’affaires.
• B : les 30% d’articles qui représentent 15% du chiffre d’affaires ;
• C : les 50% d’articles restants qui représentent 5% du chiffre d’affaires.

La méthode ABC est indispensable pour trier vos articles. Son principal avantage provient du fait qu’elle prend en compte des éléments chiffrés objectifs, qui vont vous permettre de donner plus d’importance aux uns qu’aux autres.

Les limites de la méthode ABC

Cette méthode est monocritère et ne fait pas entrer en ligne de compte d’autres facteurs.

Elle a été conçue par des personnes préoccupées avant tout par la gestion optimale des stocks. Or l’approvisionneur et l’acheteur n’ont pas forcément la même vision des priorités dans le travail.

L’approvisionneur fait un métier de réflexe. Il doit mobiliser un minimum de capital pour apporter le meilleur service à ses clients.

Vous, acheteur, avez un métier de réflexion. La sécurité des approvisionnements vous importe bien sûr, mais dans une vision plus long terme. Vous n’avez pas les yeux rivés sur le coin de la rue pour guetter le camion du fournisseur Tartempion, qui risque de mettre en rupture deux lignes de fabrication.

Vous vous préoccupez de la pérennité de vos fournisseurs sur toute la vie de vos produits finis ainsi que des plans d’amélioration des coûts, que vous pourrez mener en collaboration avec les personnes du développement.

La matrice de Kraljic

La matrice de Kraljic est un outil d’acheteur, nous la développerons dans la fiche 14 du livre « Les fiches outils des achats », publié chez Eyrolles.

Pour plus d’informations, vous pouvez aller voir un autre article : https://www.buymadeeasy.com/pistes-mieux-affiner-cartographie-achat-grace-a-matrice-de-kraljic/

Conclusion

L’analyse statistique de votre portefeuille achat est la base pour construire la matrice de Kraljic et ainsi pouvoir écrire votre politique achats.

Abstract

There is no secret. If you want to spend the right amount of resources on the most contributive actions, you need to classify your purchasing portefolio. ABC’s analysis has been originally developped by suplly chain managers. It is very usefull for buyers.

It is based on the 20/80 ‘s law , which states that 20% of causes are provoking 80% of the effects.

The 20% of items representing 80% of the turnover are the « A product ». The next 20% of items are only representing 15% of turnover are the « B product ». And the last 60% of items are accounting for only 5% of turnover ; they are called the « C product ».

Last but not the least : Kraljic Matrix is one of the most important analysis for understanding your strategic spend.

Jérémy Ferrer, Responsable commercial 

Responsable du développement commercial de notre solution Sourcing-Force, je suis en charge de la définition de la stratégie Marketing et commercial, animation du réseau de revendeur et intégrateur, tout en accompagnement le changement chez nos clients.

Je crois vraiment au travail d’équipe et je suis toujours impatient de m’impliquer dans un projet collectif.

Cas pratique de la Blockchain dans une solution Source to Pay