Définition du Processus Achat

Par BME Consulting

Commençons avec la définition du terme Achat dans le milieu de  l’entreprise. 

Les achats sont pour l’entreprise, un ensemble de toutes les ressources, produits et services, nécessaires à la production et au maintient de ses activités commerciales, négociés sous certaines conditions.

Les pratiques Achat peuvent être divisées en deux grands axes, les achats stratégiques (directs) et les achats non-stratégiques (indirects).

Le processus Achat global

Les processus Achat des entreprises se présentent  sous trois formes: la sélection comparative, la négociation et l’unicité de la source.

Voici le principal processus de comparaison et de sélection utilisés dans les Achats :

1. L’acheteur émet une demande d’informations requises concernant l’achat (appels d’offre) et les documents relatifs à la demande;

2. Le fournisseur prépare les documents et soumet les réponses en se conformant aux exigences du demandeur;

3. L’acheteur examine les document retournés par le fournisseur et détermine le fournisseur candidat.

(Le nombre de fournisseurs candidats sélectionnés est inférieur au nombre de fournisseurs qui ont soumis les documents de réponse, et le nombre spécifique dépend du projet d’achat);

4. L’acheteur se réserve le droit de poursuivre les négociations avec le fournisseur candidat sélectionné;

5. L’acheteur détermine le fournisseur final sélectionné et envoie une notification des résultats à tous les fournisseurs qui ont soumis les documents requis;

6. L’acheteur signe un contrat d’achat avec le fournisseur sélectionné.

Les principales procédures de négociation

1. L’acheteur envoie le projet d’achat de l’entreprise via un appel d’offre émis aux fournisseurs;

2. Le fournisseur prépare et soumet les documents de réponse préliminaires conformément aux exigences des documents fournis par l’acheteur;

3. L’acheteur mène une ou plusieurs séries de négociations avec tous les fournisseurs qui retournent les documents conformément au document préliminaire. Ensuite, le fournisseur effectue une ou plusieurs séries de réponses selon les exigences de l’acheteur;

4. Les achats sont évalués en fonction de la dernière série de réponses du fournisseur et le fournisseur est finalement déterminé;

5. L’acheteur envoie une notification des résultats de la décision à tous les fournisseurs qui ont retournés des documents de réponse;

6. L’acheteur signe un contrat avec le fournisseur.

Contenu du processus

Sollicitation    

La sollicitation consiste à obtenir des informations auprès d’un vendeur potentiel qui est qualifié pour terminer le travail. Cette étape est appelée : qualification de la source.

Les canaux pour obtenir des informations sont les suivants:

    • Annonces d’appels d’offres
    • Publications de l’industrie
    • Internet et autres médias
    • Répertoires de fournisseurs et experts en passation de marchés pour dresser une liste de fournisseurs envisageables

Sélection du fournisseur

À ce stade, un fournisseur est sélectionné sur la base des critères d’évaluation établis.

Il existe plusieurs méthodes d’évaluation:

Négociation du contrat: les deux parties clarifient leurs opinions et parviennent à un accord. Cette méthode est également appelée « négociation ».

Méthode de pondération: quantifier les données qualitatives (par exemple à l’aide de coefficients) pour minimiser la partialité. Cette méthode est également appelée «méthode d’évaluation des offres».

Méthode de sélection: déterminer les exigences de performance minimales pour un ou plusieurs critères d’évaluation. Tels que la méthode du prix le plus bas.

Estimation indépendante: le département Achat établit sa propre « référence » comme point de repère à la comparaison, selon les recommandations du vendeur.

 

En règle générale, pas moins de trois contractants sont tenus de participer à l’appel d’offre.

Une fois le fournisseur sélectionné, l’acheteur et le vendeur signent un contrat post- négociation.

Gestion des contrats

La gestion des contrats est le processus visant à garantir que les acheteurs et vendeurs remplissent les conditions du contrat.

Généralement, il comprend les niveaux d’intégration et de coordination suivants :

1) Autorisez le fournisseur à travailler au temps approprié.

2) Surveiller les coûts, agendas et performances techniques du fournisseur.

3) Vérifier et s’assurer de la qualité des produits du fournisseur et de ses sous-traitants.

4) Contrôle des changements visant à s’assurer que quelconques modifications sont correctement approuvées et que toutes les personnes concernées soient correctement informés de ces dernières.

5) Selon les termes du contrat, établir un lien entre la progression de l’exécution du vendeur et le paiement des honoraires.

6) Audit d’achat.

7) Acceptation formelle et dépôt du contrat.

Achats Stratégiques et non-stratégiques

L’Achat Stratégique :

Il est basé sur les besoins de la stratégie commerciale de l’entreprise.

Le responsable des achats formule et exécute le plan d’Achat stratégique pour assurer l’approvisionnement des matériaux de l’entreprise.

A travers l’analyse interne de la demande clients, du marché de l’approvisionnement, aux concurrents et à l’étude globale de l’offre,  l’entreprise a les informations de base nécessaires pour réaliser un Benchmark détaillé.

Elle doit fixer des objectifs d’approvisionnement à long et court terme pour les matériaux, des stratégies d’approvisionnement et les plans d’action nécessaires pour atteindre les objectifs, et trouver des ressources d’approvisionnement appropriées grâce à la mise en œuvre d’actions spécifiques pour répondre aux indicateurs de coût, de qualité, de temps et de technologie.

Le plan d’approvisionnement stratégique comprend la technologie d’approvisionnement à utiliser, les fournisseurs à traiter, les relations à établir, comment cultiver et établir un groupe de fournisseurs qui contribue à l’avantage concurrentiel de l’entreprise, comment mettre en œuvre l’approvisionnement quotidien et établir des contrats.

L’achat non-stratégique :

C’est quand l’acheteur envoie les informations sur la demande d’achat au fournisseur sous la forme d’un bon de commande conformément à l’accord et aux conditions d’approvisionnement déterminés et au calendrier de demande de matériel de l’entreprise.

Ensuite, le fournisseur organise et suit l’ensemble du processus logistique pour garantir que le matériel arrive à temps et assure ainsi le fonctionnement normale de l’entreprise cliente.

Les objets d’achat sont divisés en articles directs (article de nomenclature) et articles indirects.

Les matériaux directs seront utilisés pour constituer tout ou partie des produits ou services fournis par la société acheteuse, à ses clients. Les produits et services indirectes seront produits et exploités au sein de l’entreprise. Utilisées et consommées dans les activités régulières.

Rappelons que le terme Achat représente le processus par lequel un organisme commercial cherche à s’alimenter en biens et services régulièrement afin de maintenir un fonctionnement normal.

Les principes de base de l’approvisionnement sont la rentabilité, qualité, progrès et concurrence loyale.

Autrement dit l’approvisionnement désigne l’achat de produits et de services, dans le but d’obtenir la bonne quantité et qualité de ressources nécéssaire à l’entreprise au bon moment, au bon endroit et au meilleur prix.

Compétence de l’acheteur

Les compétences essentielles d’un bon acheteur sont la capacité de connaissance des coûts et d’analyse de valeur, de prévision, d’expression des besoins, de communication et de coordination interpersonnelle, ainsi que de fortes connaissances professionnelles.

Qu’est-ce qu’un bon acheteur ?

En plus des capacités nécessaires de l’acheteur, un plan d’achat raisonnable doit être en place dans l’entreprise.

Certains principes fondamentaux doivent être appliqués par l’acheteur. Les fournisseurs appropriés doivent être sélectionnés, et à cela s’ajoute une bonne gestion globale des relations pour assurer leur pérennité.

La production normale de l’entreprise ne devrait jamais être affecté par les décisions de l’acheteur et ce dernier devrait toujours chercher la réduction des coûts d’approvisionnement autant que faire se peut.

Les responsabilités de l’acheteur 

  • Le Plan d’achat et confirmation de la demande
  • Sélection et gestion des fournisseurs
  • Contrôle de la quantité d’achat
  • Contrôle de la qualité d’achat
  • Contrôle du prix d’achat
  • Contrôle des délais de livraison
  • Contrôle des coûts d’achat
    Gestion des contrats d’approvisionnement
  • Gestion des enregistrements d’achat.

Les étapes du processus d’achat

  • La collecte d’informations
  • Enquête
  • Comparaison de prix
  • Négociation
  • Évaluation
  • Demande d’échantillon
  • Décision
  • Demande d’achat
  • Commande
  • Coordination et communication
  • Rappel
  • Inspection
  • Réconciliation des factures

Calcul de la quantité d’achat

La quantité qui devrait être achetée pendant cette période = La consommation de production dans la période actuelle + l’inventaire prévu à la fin de la périodel’inventaire estimé dans la période précédente la quantité achetée mais non inventoriée de la période précédente

Comment réduire raisonnablement les coûts d’approvisionnement ?

Établissez à l’avance un plan d’approvisionnement cohérent, recherchez les conditions actuelles du marché puis capturez les facteurs et événements qui affectent les coûts.

Recherchez des devis d’un certain nombre de fabricants qualifiés lors de ces événements, établissez un prix de réserve ou un budget et utilisez des techniques de négociation.

Choisissez ensuite le fournisseur avec le meilleur prix et jouez sur la quantité ou sur une remise possible selon les conditions de paiements négociées pour réduire les couts au maximum.

Composition du prix d’achat

  • Le niveau des coûts fournisseurs
  • Les spécifications et la qualité
  • La relation entre l’offre et la demande de matériaux achetés
  • La saison et le calendrier de production
  • Les conditions de livraison
  • Les conditions de paiement.

Coût des biens achetés 

  • Méthodes d’ingénierie ou de fabrication
  • Outils et équipements spéciaux requis
  • Coûts de matériaux directs et indirects
    Coûts de main-d’œuvre directs et indirects
  • Coûts de fabrication ou d’externalisation
  • Coûts et taxes de commercialisation
  • Bénéfices.

Qu’est ce qu’un bon prix ?

Le prix d’achat devrait toujours être négocié au maximum tout en conservant un rapport gagnant-gagnant pour les deux parties.

L’acheteur doit utiliser les exigences d’achat, analyser la qualité du matériau et les changements de prix en fonction de la situation du marché, puis choisir la meilleur option au prix le plus bas.

Comment juger si le prix d’achat est raisonnable ?

Effectuez une analyse des coûts, analyse des prix, étude de marché puis récupérez des devis de plusieurs fabricants.

Comment trouver le bon fournisseur ?

Utilisez les ressources disponibles, sollicitez ouvertement tous les fournisseurs par le biais de présentations, lisez des revues professionnelles, des revues d’associations, appelez des consultants professionnels, et participez à des expositions de produits.

Classification des fournisseurs

Fournisseur de matières premières, petit fournisseur de services, fournisseur temporaire.

Normes pour les fournisseurs qualifiés

  • Leader du marché
  • Personnel hautement qualifié
  • Peu de turnover en interne
  • Bonnes machines et équipements
    Bonne technologie et bon système de gestion

Comment analyser les fournisseurs ?

  • Prix
  • Qualité
  • Service
  • Localisation
  • Politique d’inventaire
  • Flexibilité
  • Connaissances professionnelles
  • Éloquence
  • Responsabilité

Responsabilités professionnelles du département Achat 

  1. Recherche fournisseurs et développement de nouveaux produits

2. Évaluation et certification du statut du système qualité du nouveau fournisseur (capacité, équipement, livraison, technologie, qualité, etc.) pour garantir la qualité du fournisseur.

3Comparaison de prix et négociation avec les fournisseurs.

4Revoir le prix, la capacité, la qualité et la livraison de l’ancien fournisseur pour déterminer la capacité d’approvisionnement stable du fournisseur d’origine.

5Suivre et contrôler à temps les changements de prix des matières premières et l’état du marché pour améliorer la qualité des produits et réduire les coûts d’approvisionnement.

6. Planification de l’orchestration. Commande de matériel et contrôle de livraison.

7. Formation en gestion pour les employés du département.

8. Communication et coordination avec les fournisseurs et autres services.

L’ingénieur Acheteur

Ses fonctions :

1. Évaluation des principales matières premières.

2. Confirmation préliminaire de la qualité des échantillons de matériaux du fournisseur.

3Production initiale et modification d’échantillons de matériaux.

4Rechercher des matériaux alternatifs.

5Préparation des documents techniques et de qualité du service des achats.

6. Communication et coordination avec différents services sur les questions techniques et qualité.

7. Communication et coordination avec les fournisseurs sur les questions techniques et de qualité.

Responsabilités professionnelles de l’acheteur

1. Émission du bon de commande.

2. Contrôle de la livraison du matériel.

3Enquête sur les conditions matérielles du marché.

4Vérifiez la qualité et la quantité de l’élément

5Gestion de la qualité et de la quantité anormales des éléments

6. Communication et coordination avec les fournisseurs sur la date de livraison et le volume

Processus comptable

Coût stratégique

Le processus d’établissement des coûts stratégiques comprend quatre étapes:

  • Estimer le coût du produit ou du service d’un fournisseur
  • Estimer le coût du produit ou du service d’un concurrent
  • Établir les coûts standard de l’entreprise et identifier les domaines dans lesquels les produits et les processus doivent être améliorés
  • Identifier ces processus et la valeur du changement de produit et de l’amélioration continue pour votre entreprise

L’utilisation de ces quatre étapes permet de répondre à la question suivante :

Mon entreprise devrait-elle augmenter sa capacité de production ?

Quelles sont les forces et les faiblesses des concurrents ?

Quelle stratégie rendra mon entreprise plus forte que la concurrence ?

Comment ce processus affectera-t-il les résultats et les flux de trésorerie de votre entreprise?

1. Estimez le coût du produit ou du service d’un fournisseur


De nombreuses données peuvent être obtenues en visitant les installations du fournisseur, en observant et en posant des questions de manière appropriée pour estimer les coûts relatifs. N’oubliez pas que pour estimer le coût d’un fournisseur, vous devez comprendre les matériaux utilisés dans le produit, le nombre d’opérateurs qui fabriquent le produit et l’investissement total dans tous les équipements utilisés directement dans le processus de production.

2. Calculez le coût des produits et services des concurrents

Les estimations des concurrents peuvent fournir les informations nécessaires pour que votre entreprise prenne l’initiative par elle même. Cette position préventive maintient l’entreprise dans la position de leader de l’industrie, et finalement la maintient rentable dans le temps.

L’évaluation de la compétitivité ne consiste pas seulement à comparer vos pairs dans l’industrie. Il s’agit de faire une étude détaillée de leurs activités, investissements, coûts, des flux de trésorerie et de bien comprendre leurs forces et faiblesses.

Ces informations ne sont peut-être pas faciles à obtenir, mais elles vous permettent de prendre des décisions commerciales fiables, de maintenir la compétitivité de votre entreprise et de devenir le «chef de file».

Le brevet contient une mine d’informations. Dans le contenu des brevets, vous obtenez généralement deux informations principales : les matériaux utilisés et le processus de fabrication.

Avec les informations produites via les brevets et une compréhension du processus de fabrication, le personnel technique de votre entreprise peut rédiger des organigrammes et estimer l’investissement dans le remplacement de l’équipement de fabrication.

Les aperçus du marché par segment, les états financiers de l’entreprise, les profils des dirigeants et l’historique de l’entreprise peuvent également vous fournir une mine d’informations sur vos concurrents.

En consultant les magazines professionnels qui contiennent des informations telles que les données de vente et de leur marché, vous pouvez obtenir un aperçu très complet de la situation.

Une fois que vous êtes sûr de ces informations, vous pouvez calculer le coût des produits et services des concurrents.

3. Définissez les coûts “cibles” de votre entreprise et identifiez les domaines à améliorer au niveau de vos produits et processus

Avant de commencer à identifier les domaines qui nécessitent une attention particulière et à mettre en œuvre des améliorations de coûts, vous devez d’abord estimer le coût de vos concurrents et le comparer aux coûts réels de votre entreprise.


4. Déterminer la valeur pour l’entreprise d’apporter ces changements de processus et de produits dans l’amélioration continue

Tout changement que la société considère peut avoir un effet à court et long terme.

Pour découvrir les effets à long terme des changements définis par rapport à votre situation financière, regardez bien les flux de trésorerie. Les flux de trésorerie vous donnent une image plus large que le bénéfice net seul.

La trésorerie est aussi important pour une entreprise que le sang l’est pour le corps humain.

Si la sortie de trésorerie est supérieure à l’entrée, l’entreprise ne sera pas en bonne santé et pourrait éventuellement en mourir.

Vous pouvez utiliser l’analyse des flux de trésorerie pour déterminer la santé d’une entreprise et élaborer un plan financier.

Le flux de trésorerie est le montant des entrées de capitaux des sociétés moins les sorties.

La principale source d’entrées de trésorerie est le chiffre d’affaires.

Ces règles s’appliquent à toutes les entreprises du marché.

Ce n’est qu’en restant stratégiquement à la pointe du contrôle des coûts, en les réduisant, en comprenant la situation des concurrents et en prenant des décisions judicieuses sur l’expansion possible ou même sur une réduction de taille, que les entreprises peuvent gagner en prospérité durable.

Optimisation du processus Achat

1. Découverte du problème : À ce stade, la demande des utilisateurs est forte. Seuls les demandeurs connaissent leurs besoins spécifiques, et non pas les décideurs.

2. Étude de faisabilité du projet: Le demandeur a signalé les problèmes rencontrés à sa hiérarchie et la question de l’achat et du budget alloué se pose par le service achat.

3. Approbation du projet: Une équipe Projet dapprovisionnement composée des utilisateurs (demandeurs), du service technique, des services financiers, des services décisionnels, etc.. est généralement constituée.

4. Déterminer les normes techniques de passation des marchés: L’établissement des normes de passation des marchés par les acheteurs. Habituellement, l’acheteur utilise le le service technique pour analyser les exigences, puis convertir les exigences en normes d’approvisionnement.

5. Appel d’offres: Une fois les normes d’approvisionnement formulées, les acheteurs émettront un appel d’offre où les fournisseurs pourront soumettre leur réponse accompagnée d’une offre tarifaire.

En général, quelle que soit la façon dont le fournisseur recommande les avantages de son produit, l’acheteur ne modifiera pas le plan d’achat établit à moins qu’un défaut fatal ne soit constaté.

Car de leur côté,  la modification de ce plan d’achat affecterait immédiatement les coût anticipés.

6. Évaluation des offres : les acheteurs négocient généralement avec plus de deux fabricants de vente afin d’évaluer et de comparer et d’obtenir de meilleures conditions commerciales.

Cette étape établit le fournisseur séléctionné.

7. Analyse du contrat: À ce stade, les clients s’efforceront d’obtenir une certaine valeur ajoutée par le biais de négociations commerciales. Les normes et spécifications techniques des produits, les quantités et les méthodes de paiement font tous partie de l’examen du contrat.

8. Signature d’un accord: cette étape consiste à signer un contrat, à livrer le produit et à mettre en œuvre l’installation. La signature du contrat ne signifie pas la fin de la transaction.

La vente commence à ce moment précis.

Le personnel du fournisseur doit respecter ses engagements conformément au contrat, livrer à temps et terminer dans les délais.