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Comment composer des emails qui ne vont pas finir à la corbeille ?

par | Communication

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Vos emails ont-ils l’attention qu’ils méritent ?

 

La gestion des achats et des approvisionnements est l’une des professions les plus représentées. Par conséquent, vous et moi utilisons régulièrement les emails pour communiquer avec nos supérieurs, clients internes, et fournisseurs.

Cette commodité conduit souvent à des laisser-aller. Les emails sont souvent ignorés ou mal compris.
Utilisez ces conseils pour optimiser vos emails.

 

Limitez le sujet. Si vous avez plus d’un sujet à discuter avec le destinataire, envoyez un email par sujet. Lorsque les sujets sont combinés, le destinataire est susceptible de retenir une réponse avant que TOUTES les questions ne lui soient adressées.

Rédigez de courts paragraphes. Limitez vos paragraphes à deux phrases pour une lisibilité optimale. Quatre courts paragraphes sont mieux qu’un seul gros paragraphe.

Rédigez de courtes phrases. Efforcez-vous d’écrire des phrases contenant en moyenne 9 à 14 mots. Si une phrase utilise plus de 20 mots, essayez de la scinder en deux phrases distinctes.
Utilisez des listes. Si vous décrivez trois points ou plus sur un certain sujet, utilisez une liste à puces et non pas une longue phrase.

Attirez l’attention sur des questions. Si vous posez une question, allez à la ligne. Lorsque vous posez plusieurs questions, numérotez-les.

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Utilisez des verbes d’action. Dîtes à la personne exactement quoi faire. Un exemple serait : « S’il vous plait, examinez ce document et envoyez moi vos suggestions ».

Mettez une deadline. Si vous avez besoin d’une réponse à une certaine date, indiquez la date à laquelle vous en avez besoin. Lorsque vous proposez une date, n’oubliez pas de spécifier si vous voulez une réponse « exactement » à cette date, ou « au plus tard » à cette date.
N’oubliez pas de remercier. Lorsque vous répondez à des clients internes, remerciez-les au début et à la fin de votre email.

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Relisez-vous. Assurez-vous de respecter ces directives et de chercher les erreurs éventuelles d’orthographes, de grammaires, ainsi que les mots omis, et plus généralement tout ce qui pourrait rendre votre email difficile à comprendre pour votre correspondant.

 

 

Jérémy Ferrer, Responsable commercial 
Diplômé en BTS SIO (Management IT System) et Master 2 (MAE Management Général) de l’IAE Lyon School of Management, avec une spécialisation en Management du Marketing et des Ventes.  Responsable commercial, il est aussi responsable de l’animation réseau Sourcing- force

Je crois vraiment au travail d’équipe et je suis toujours impatient de m’impliquer dans un projet collectif. 

 

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