Quelles sont les techniques pour acheter mieux et surtout moins cher ?

Si l’on considère que 3 % d’économies sur les achats sont aussi rentables qu’une hausse de 10 % du chiffre d’affaires, et ce, sans dégrader la prestation, il est très judicieux de reconsidérer la stratégie achats sous un nouvel angle. D’autant qu’il existe aujourd’hui de nouveaux outils et de nouvelles pratiques permettant d’acheter mieux pour acheter moins… cher !

Durant ma carrière professionnelle, dédiée aux achats, j’ai observé que le levier achats hors production était plutôt sous utilisé, et c’est un tort ! », note Olivier Audino. Ce dernier est le fondateur et directeur de Buy Made Easy Consulting, une société spécialisée dans le conseil en expertise achats. « En effet, dans les entreprises industrielles, les achats représentent 50 % du chiffre d’affaires dont 20 % pour les achats hors production ou frais généraux. Soit près de deux fois plus que les dépenses en main d’œuvre. Si l’entreprise réduit de 5 % ses achats, elle gagne deux fois plus de points de marge qu’en diminuant de 5 % sa masse salariale. Elle peut donc ainsi rapidement augmenter sa marge sans aller chercher du chiffre d’affaires supplémentaire et surtout sans licencier », ajoute-t-il.

Optimisation des processus

La recherche de nouveaux leviers d’optimisation des coûts passe par la réalisation préalable d’un audit, permettant de cerner clairement la situation actuelle de l’entreprise. Car chaque stratégie achats sera définie par type de dépense et par fournisseur.

Il y a des facteurs à prendre en compte figurent l’importance de la dépense. Il s’agit du nombre de fournisseurs ou encore le pouvoir de l’acheteur face au fournisseur. « Le premier principe consiste à choisir ses fournisseurs en fonction de ses besoins spécifiques. Cela s’explique par la productivité d’un fournisseur spécialisé. En effet, un fournisseur spécialité détiendra une expertise proche de vos attentes, apportera un gain de temps. Par la suite, il permettra aussi un gain d’argent plus conséquent qu’un fournisseur trop généraliste. Le deuxième principe consiste à choisir la méthode des flux tendus afin d’éviter les gaspillages. Il ne faut acheter que le nécessaire. Même dans un cas de promotions,  cela evite de risquer de payer cher un manque momentané de trésorerie », fait valoir Olivier Audino.

Rationalisation des coûts

Se concentrer sur un nombre de fournisseurs restreint est une bonne solution. Pour les consommables informatiques ou fournitures de bureau, il est intéressant de rejoindre un groupement d’achats s’adressant à deux ou trois fournisseurs référencés par typologie de produits ou services. Une autre solution consiste à se rendre régulièrement sur des salons afin de connaître les fournisseurs compétitifs, cherchant à gagner des parts de marchés. Cela permet en outre de négocier ses prix en direct.
De la même manière, il peut être préférable d’acheter des produits fabriqués en France ou en Union Européenne, notamment dans le cas où l’on vend soi-même sur le marché européen. « Vous conservez ainsi une proximité qui vous permet une meilleure maîtrise de la relation en termes de qualité du produit, de dépendance et de risques d’approvisionnement. Contrairement à l’idée reçue, il est très possible que votre coût complet d’acquisition n’excède pas un coût complet impliquant des fournisseurs de pays éloignés », observe le directeur de Buy Made Easy Consulting.

Voulez-vous en savoir plus pour mieux acheter ?

Savoir négocier ou renégocierRelation de confiance

C’est lorsque l’entreprise va bien qu’il faut négocier, et non en période de difficultés. Les fournisseurs vérifient la santé financière de l’entreprise acheteuse. De plus, ils appliquent des prix plus élevés pour se couvrir en cas de risque.

Certains en profitent même pour imposer leurs tarifs. Ou alors, dans le pire des cas, refusent de fournir la prestation.

L’autofinancement en question

Afin de préserver sa trésorerie, mieux vaut, pour les acquisitions d’équipements, profiter des taux de financement actuellement très bas.
Histoire de ne pas subir d’un seul coup le poids de l’investissement. Un exemple type est celui de la flotte automobile en LLD ou en crédit-bail, ajoute Olivier Audino. Buy Made Easy a ainsi réduit de 60 % les frais financiers de ses clients, grâce à ses relations de confiance avec des partenaires financiers.

Et pourquoi ne pas déléguer ses achats ?

La solution consistant à faire appel à un conseil en stratégie achats vise, avant tout, la réduction des coûts directs ou indirects. Après un audit des dépenses, un cahier des charges est mis en place pour lancer un appel d’offres permettant d’obtenir le meilleur prix. Tout en intégrant la politique achats de l’entreprise et en assurant la performance fournisseurs. L’auditeur ne fait pas que conseiller . Néanmois, il va jusqu’au bout de la démarche en mettant en œuvre la stratégie qu’il a recommandée.
La notion de conseil est alors liée directement aux résultats obtenus, notamment par une rémunération aux économies générées.

Cibler la fonction et le coût complet

En outre, il existe aussi des possibilités afin d’orienter les entreprises vers des outils spécifiques. Il peut s’agir  en outre de« Muti-devis.com, qui permet de faire bénéficier tous nos clients d’un outil e-achats. Par la suite, cela apportera des avantages tarifaires et qualitatifs. Cela s’explique par qualité de services de type grands comptes. C’est une qualité constante et réactivité plus importante, avec un numéro vert et une personne dédiée au compte. Grâce à un seul outil qui récupère toutes les commandes, la négociation auprès des fournisseurs est optimisée pour, au final, obtenir une remise bien plus importante », explique Olivier Audino.

La mutualisation des achats par cet outil automatise la négociation auprès des fournisseurs. Elle se fait grâce à un recours à un système d’enchères inversées, en coût complet. Son principe est le suivant : les fournisseurs, participant à l’appel d’offres en enchères inversées, enchérissent à la baisse les uns après les autres sur une période limitée. À noter que les indicateurs Qualité-Coût-Délais enrichissent les échanges, en étant propices à la montée en compétence des fournisseurs. Les avantages sont nombreux. La mise en place de formulaires de commandes personnalisés par familles d’achats permet notamment d’éliminer toute possibilité d’erreur, ou d’oubli . Cela est permis car tous les champs doivent être remplis avant de passer à l’étape suivante. Le gain en temps de facturation est également quantifiable.
Ainsi, un seul et unique portail Internet permet, en outre, de déléguer l’acte d’achat au salarié, ce qui n’empêche pas la mise en place d’un système de validation hiérarchique. Prenons l’exemple de la flotte automobile : le salarié pourra cocher telle et telle option ou modèle de véhicule inclus par l’entreprise dans sa politique achats. Puis envoyer automatiquement la demande formalisée à sa Direction. Concentrer les commandes permet, d’autre part, d’obtenir des remises constructeurs très importantes.

Gérer le risque fournisseurs

Enfin, prévenir les risques fournisseurs est également un levier d’optimisation des achats. Pour suivre et alimenter les indicateurs liés à cette problématique, des solutions web existent. Celles-ci mesurent la performance et la santé financière de ses fournisseurs. Un outil tel que VigiLegal.com vérifiera en même temps le niveau de dépendance économique de tel ou tel fournisseur. Il est en effet également important pour l’entreprise de suivre son niveau de dépendance économique vis-à-vis de ses fournisseurs (loi NRE). Représenter une part trop importante de chiffre d’affaires peut obliger l’entreprise à attendre jusqu’à trois années avant de se désengager d’un fournisseur. Il est pertinent d’opter pour une solution dynamique de prévention du risque fournisseur sociétal. Elle permet en outre d’aller plus loin que les obligations légales, comme la lutte contre le travail dissimulé.

Par Nadine CHAMPENOIS

Source: www.gpomag.fr