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Comment savoir quel formulaire de demande d’achats faut-il adopter ?

Un client interne vous envoie une demande décrivant un élément dont il a besoin en urgence. Vous qualifiez et négociez rapidement d’excellentes conditions et collaborez avec le client interne sur une sélection de propositions. La commande part et, au dernier moment, votre client interne refuse le produit !

Cette situation vous semble-t-elle familière ? Le problème est clair : les spécifications étaient insuffisantes.

Le client interne est-il en tort ? Pas complètement.

Les clients internes ont leurs domaines de spécialité, et la rédaction de spécifications n’est généralement pas l’un d’eux.

Les appels d’offres sont votre quotidien. Ce n’est pas votre travail d’écrire les spécifications mais vous devez absolument aider les services demandeurs à le faire.

En savoir plus sur les formulaires demande d’achats ?

La première étape pour les aider est d’ajouter un questionnaire à votre modèle de demande de cotation. Ce questionnaire doit aider les clients internes à fournir des informations clés souvent omises.

 

Ce questionnaire est constitué de plusieurs questions qui sont par exemple :

  • Est-ce que le produit a une taille minimum, exacte, ou maximum ?
  • Est-ce que le produit a un poids minimum, exacte, ou maximum ?
  • Le produit doit-il être compatible avec n’importe quel autre produit?
  • Est-ce que le produit nécessite un certain niveau de production par période de temps ?
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Les réponses collectées à travers ce questionnaire devraient être intégrées dans les spécifications données aux fournisseurs.

 

Cette étape supplémentaire va diminuer le risque d’insatisfaction du client interne, et vous n’aurez pas à vous soucier de trouver un autre fournisseur pour résoudre un problème. D’autre part, le temps supplémentaire passé à écrire les précisions pour le client et à les compiler pour l’acheteur, est largement couvert par le temps que nécessiterait la gestion d’une non-conformité ou d’une non satisfaction du client interne. Cela implique toujours une débauche d’énergie très importante et inutile.

Voici une liste de questions qui peuvent contribuer à développer avec succès des spécifications efficaces :

  • Est-ce que le produit doit être d’une couleur spécifique ?
  • Est-ce que le produit a une taille minimum, exacte, ou maximum ?
  • Est-ce que le produit a un poids minimum, exacte, ou maximum ?
  • Le produit doit-il être compatible avec n’importe quel autre produit?
  • Le produit doit-il tenir dans un espace spécifique ?
  • Le produit doit-il être produit dans un nombre minimum par période de temps ?
  • Le produit doit-il durer un minimum de temps ?
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  • Y a t-il une raison pour laquelle vous pourriez utiliser le produit de manière différente de l ‘«utilisation classique» ?
  • Le produit doit-il être attaché à quelque chose?
  • Aurez-vous besoin de changer / redesigner le produit à l’avenir ?
  • La non-livraison du produit provoque-t-elle une rupture de production pour l’entreprise ?
  • Etes- vous prêt à payer pour un échantillon avant la première commande ?
  • Allez-vous tester le produit à la livraison ?
  • Pourquoi pourriez-vous refuser le produit ? Inscrivez autant de raisons que vous le pouvez. Cela nous aide à nous assurer que nous obtenions pour vous le bon produit dès le premier achat !

 

Pour ces questions, si la réponse est « oui », le maximum d’informations doivent être détaillées par le client interne.
Toutes ces questions, adaptées à votre catégorie d’achat, aideront le client interne à préciser son besoin et vous à le comprendre dans le détail.

 

Objectif : pas de refus de marchandise !

Olivier Audino

Olivier Audino, Président Directeur Général
Diplômé de Grenoble Ecole de Management.

Avant de fonder Buy Made Easy, Olivier a travaillé 7 ans à la Direction des Achats de General Electric, United Technologies et du groupe SEB.

 

C’est en partageant avec les opérationnels et les chefs d’entreprise en France et en Europe qu’est née l’idée de proposer une place de marché simple d’utilisation et exclusivement dédiée aux attentes des professionnels.

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