Olivier Audino
Webinar
Achats de classe C : le levier oublié pour libérer du temps à vos acheteurs
Mardi 31 Mars à 14h00
Achats de classe C : le levier oublié pour libérer du temps à vos acheteurs
Mardi 31 Mars à 14h00
Un collaborateur qui passe commande directement auprès d'un prestataire inconnu, un abonnement logiciel souscrit sans aucune validation, une note de frais qui couvre un achat jamais prévu dans les budgets… Ces situations vous parlent ? Les achats sauvages en entreprise sont bien plus répandus qu'on ne le croit, et leurs conséquences — financières, juridiques, opérationnelles — s'accumulent souvent dans l'ombre, bien avant que les équipes achats ne s'en aperçoivent.
Ce phénomène, connu sous le nom de maverick buying, représente un angle mort coûteux pour de nombreuses organisations. Comprendre comment il se forme, pourquoi il persiste et quelles en sont les vraies répercussions est la première étape pour reprendre le contrôle de ses dépenses.
Le terme maverick buying désigne toute dépense réalisée en dehors des circuits officiels : contrats-cadres non respectés, fournisseurs non référencés sollicités directement, processus de validation contournés. En résumé, c'est chaque fois qu'un achat se produit sans passer par les canaux définis par la direction des achats.
Dans la pratique, ces situations prennent des formes très variées. On pense souvent aux commandes passées impulsivement, mais la réalité est plus nuancée et les cas de figure bien plus nombreux :
Ce dernier point mérite une attention particulière : le Shadow IT — ces logiciels et abonnements numériques adoptés sans aval de la DSI — constitue aujourd'hui l'une des manifestations les plus courantes et les plus sous-estimées du phénomène.
Les périmètres les plus exposés sont ceux des achats indirects : fournitures de bureau, prestations de service ponctuelles, formations, outils collaboratifs. Ces dépenses sont souvent de faible montant unitaire, ce qui tend à minimiser leur importance apparente. Mais leur caractère récurrent et dispersé finit par peser lourd dans les comptes, tout en restant largement invisible pour les équipes chargées du pilotage budgétaire.
Parler d'achats sauvages comme d'un simple problème de discipline serait réducteur. La réalité est plus complexe, et les causes mêlent des facteurs humains, organisationnels et structurels qui se renforcent mutuellement.
La première raison invoquée par les collaborateurs est souvent l'urgence opérationnelle. Quand un projet est bloqué et qu'un fournisseur référencé ne peut pas livrer sous 48 heures, l'équipe trouve une solution de contournement — et le processus achat est le premier sacrifié. C'est compréhensible, mais cela crée une habitude difficile à corriger.
Vient ensuite la lourdeur des procédures internes. Quand référencer un nouveau fournisseur prend plusieurs semaines, que le circuit de validation exige cinq niveaux de signature pour une dépense de quelques centaines d'euros, ou que le catalogue disponible ne répond pas aux besoins réels du terrain, les collaborateurs finissent naturellement par chercher des alternatives plus rapides. Le processus censé sécuriser les achats devient lui-même le moteur du contournement.
Il faut aussi reconnaître le rôle d'une communication interne insuffisante. Beaucoup de collaborateurs ignorent simplement l'existence des contrats-cadres en vigueur, des fournisseurs référencés ou des règles de seuils. Sans formation ni rappels réguliers, les bonnes pratiques restent l'apanage des équipes achats, sans jamais atteindre les prescripteurs opérationnels.
Enfin, certains contournements sont délibérés. Des équipes qui estiment mieux connaître leurs besoins que les acheteurs, des managers qui disposent d'une autonomie budgétaire et en profitent sans scrupules… Le phénomène n'est pas toujours involontaire. Ce qui rend d'autant plus frappant le constat suivant : seulement un quart des entreprises françaises parviennent à maintenir leur taux d'achats maverick sous la barre critique des 5 %. Pour les autres, la part de dépenses hors cadre dépasse largement ce seuil, souvent sans que personne n'en mesure vraiment l'ampleur.
On aurait tort de voir dans les achats sauvages un simple problème d'organisation interne. Leurs conséquences sont bien tangibles, et elles touchent plusieurs dimensions critiques pour l'entreprise.
Chaque achat effectué hors contrats-cadres prive l'entreprise des conditions tarifaires négociées. Les remises de volume s'évaporent, les prix payés sont ceux du marché spot — rarement les plus avantageux. À cela s'ajoutent des frais administratifs supplémentaires : création ponctuelle de fournisseurs dans le système, traitement manuel des factures, rapprochements comptables complexifiés.
Le coût d'une commande non conforme ne se limite donc pas à l'écart de prix. Il englobe le temps passé par les équipes financières à régulariser ce qui aurait pu être simple dès le départ.
Travailler avec un fournisseur non vérifié, c'est s'exposer à des risques multiples et parfois sévères :
Ces situations peuvent exposer l'entreprise à des sanctions réglementaires, voire engager la responsabilité des dirigeants dans les cas les plus graves.
Quand les dépenses sont dispersées sur des dizaines de fournisseurs non référencés, payées via des canaux multiples et non consolidées dans le système d'information achats, le pilotage budgétaire devient une approximation. Les prévisions de trésorerie sont altérées, les analyses fournisseurs perdent leur pertinence, et les décisions de consolidation ou de renégociation s'appuient sur des données incomplètes.
Sans compter les doublons : un même service commandé deux fois par deux équipes différentes, un abonnement logiciel déjà souscrit par une autre business unit… Ces achats inutiles, invisibles dans un système fragmenté, représentent pourtant des sommes que des entreprises structurées évitent facilement dès lors qu'elles disposent d'une vision centralisée de leurs dépenses.
Réduire le maverick buying ne se résume pas à durcir les règles internes. Une approche trop coercitive pousse souvent les collaborateurs à trouver de nouvelles voies de contournement. L'enjeu est plutôt de comprendre pourquoi les achats sauvages se produisent, puis de repenser les processus pour que le chemin conforme devienne aussi le chemin le plus simple.
Avant d'agir, il faut savoir où regarder. Une cartographie précise des achats non conformes — par catégorie, par service, par fournisseur et par motif déclaré — permet de hiérarchiser les chantiers. Certaines catégories concentrent l'essentiel du problème : fournitures de bureau, abonnements logiciels, prestations ponctuelles… Ce sont souvent là que les volumes de transactions sont les plus élevés, même si les montants unitaires restent modestes.
Cette analyse révèle aussi les causes profondes. Un service achète régulièrement en dehors des circuits parce que le catalogue est incomplet ? Parce que le délai d'approbation est trop long pour une livraison urgente ? Les réponses orientent directement les actions correctives à mener.
Un processus perçu comme lourd sera systématiquement contourné. L'objectif est donc de construire un parcours suffisamment fluide pour que le réflexe naturel soit de l'emprunter. Concrètement, cela passe par plusieurs leviers :
La simplicité d'usage est souvent plus déterminante que la contrainte réglementaire. Un collaborateur qui trouve ce dont il a besoin en quelques clics n'a aucune raison de passer par un fournisseur externe non référencé.
La sensibilisation des équipes est souvent négligée, alors qu'elle conditionne largement le succès de toute politique achats. Les collaborateurs ignorent parfois simplement les conséquences de leurs achats hors cadre : surcoûts cachés, risques juridiques, complications comptables… Mettre ces enjeux en lumière, sans adopter un discours moralisateur, change la perception du problème.
Des sessions de formation courtes, des rappels contextuels dans les outils et des relais internes dans chaque département permettent de faire évoluer les pratiques durablement. L'objectif n'est pas de surveiller, mais de faire comprendre pourquoi les règles existent — et de les rendre assez pratiques pour ne pas être un obstacle.
Même avec des processus bien construits, une catégorie d'achats reste particulièrement difficile à maîtriser en interne : les fournisseurs occasionnels et les petites dépenses récurrentes. C'est précisément là qu'intervient Buy Made Easy, la solution fintech de Sourcing Force dédiée à l'externalisation de ces achats dits de classe C.
Le principe est simple mais puissant : plutôt que de multiplier les comptes fournisseurs pour chaque prestataire ponctuel, toutes les dépenses sont centralisées sur un compte fournisseur unique. Les équipes n'ont plus à créer de fiches fournisseurs, à lancer des procédures de référencement ou à gérer des relances de facturation dispersées.
Les commandes sont traitées en moins de trois minutes. Pour des achats qui mobilisaient auparavant des heures de travail administratif, le gain est immédiat et mesurable. Les équipes achats récupèrent du temps, et la comptabilité dispose enfin d'une facturation lisible et consolidée.
Les entreprises qui font appel à Buy Made Easy constatent des améliorations sur plusieurs dimensions :
La solution couvre jusqu'à 90 % des fournisseurs occasionnels qui composent habituellement la traîne des dépenses — ceux qui consomment le plus d'énergie pour le moins de valeur négociée.
En délestant les équipes des achats sauvages et des fournisseurs non structurés, Buy Made Easy libère les acheteurs pour ce qui compte vraiment : la négociation des grands contrats, l'optimisation des catégories stratégiques, la gestion des risques fournisseurs à fort enjeu.
La visibilité ne disparaît pas pour autant. Toutes les dépenses externalisées remontent dans un reporting unifié, offrant une lecture complète et en temps réel de l'ensemble des flux. Les directions achats gardent le contrôle, sans en subir la charge opérationnelle.
Pour les entreprises qui cherchent à structurer durablement leurs achats indirects sans alourdir leurs équipes, Buy Made Easy représente une réponse concrète, déployable rapidement et aux résultats vérifiables.
Les achats sauvages ne sont pas une fatalité. Avec des processus adaptés, des outils centralisés et un accompagnement expert, chaque entreprise peut reprendre le contrôle de ses dépenses, réduire ses risques et libérer ses équipes achats des tâches chronophages. La maîtrise des achats sauvages commence par une décision simple : celle de simplifier, pas de complexifier. C'est précisément la philosophie que défend Sourcing Force avec Buy Made Easy.
Un achat sauvage en entreprise désigne toute dépense réalisée en dehors des processus d'achat officiels, sans validation préalable ni contrat cadre. Cela inclut les commandes directes auprès de fournisseurs non référencés, les abonnements souscrits sans accord de la direction achats ou encore les notes de frais couvrant des dépenses non budgétées.
Les achats sauvages exposent l'entreprise à des surcoûts significatifs, à des risques de non-conformité réglementaire et à une perte totale de visibilité sur les dépenses. Ils fragilisent également la relation avec les fournisseurs référencés et peuvent engager la responsabilité juridique de l'entreprise en cas de litige contractuel.
Pour réduire les achats sauvages, il faut d'abord mettre en place des processus de validation clairs et accessibles, puis centraliser les commandes via une plateforme unique. Des solutions comme Buy Made Easy permettent de traiter n'importe quelle commande en moins de 3 minutes, ce qui supprime le principal frein qui pousse les collaborateurs à contourner les circuits officiels.
La principale raison est la lenteur et la complexité perçues des procédures internes : créer un nouveau compte fournisseur, obtenir plusieurs validations ou remplir de nombreux formulaires décourage les collaborateurs pressés. Lorsque le processus officiel devient plus rapide et simple que le contournement, les achats sauvages disparaissent naturellement.
Les achats de classe C et la longue traîne fournisseurs représentent souvent 90 % des fournisseurs pour seulement 10 à 20 % des dépenses, mais ils concentrent la majorité des achats sauvages. Des plateformes spécialisées comme Buy Made Easy permettent d'externaliser entièrement cette catégorie, en consolidant toutes ces dépenses sur un compte fournisseur unique sans créer de nouveaux référencements.
Contactez nos experts qui se feront un plaisir de vous guider dans les coulisses de nos systèmes d'externalisation des Achats prouvés depuis maintenant plus de 10 ans.
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