Jeremy Ferrer
Webinar :
Matinale Achats de Bordeaux
Vendredi 17 Mai 2024 de 9h à 12h30
Il y a encore quelques années, la facturation électronique était un mot inconnu. C’est en 2013 qu’elle a commencé à être reconnue sur le plan juridique. La facturation électronique est devenue obligatoire pour toutes les transactions commerciales publiques à partir du 1er janvier 2020. Bien qu’elle ne le soit pas encore dans le secteur privé, elle est fortement recommandée puisqu’elle présente de nombreux avantages. Son atout principal est qu’il s'agit d’un outil puissant pour lutter contre toute forme de fraude fiscale. Notez qu’à partir du mois de juillet 2024, la facture électronique sera une obligation pour toutes les entreprises qui sont assujetties à la TVA. La mise en place se fera jusqu’en janvier 2026. La facturation dématérialisée est une aubaine pour les entreprises à l’ère du digital ou du numérique. En effet, les factures sont incontournables dans les activités d’une entreprise. Or, leur traitement est parfois compliqué et prend beaucoup de temps. La digitalisation de cette tâche permet à l’équipe de gagner du temps, de faire moins d’erreurs, de se conformer aux normes et de lutter contre les fraudes. Dans ces quelques lignes, voyons de près les avantages de l’e-facturation et comment la mettre en place.
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La facturation électronique est, comme son nom l’indique, une solution qui permet de créer une facture numérique, dématérialisée qui sera émise par la suite à son destinataire. Contrairement à la facture en papier, elle ne sera pas expédiée à l’adresse physique du client. Elle sera envoyée sous forme dématérialisée à travers la plateforme de facturation. Il n’y a donc ici aucun risque de perte. Oubliez les factures non traitées qui s’entassent sur votre bureau et qui s’égarent parfois. Cette solution est idéale pour optimiser cette tâche qui peut vite devenir chronophage et fastidieuse.
On emploie également le terme « e-invoicing », e-invoice ou e-facturation pour désigner ce système de facturation digitalisé et moderne.
La facture électronique n’est pas uniquement une solution à la mode dans les grandes entreprises. Il est vrai qu’on parle de la tendance de la digitalisation. Toutefois, l’enjeu est vraiment de taille. La dématérialisation de la facture a entraîné une grande réforme au sein des entreprises, notamment au sein du service comptable. Rappelons que la réglementation relative à la généralisation de la facturation numérique figure sur la Loi de finance de 2020. Plusieurs mesures fiscales dans cette Loi s’adressent autant aux particuliers qu’aux entreprises. Celles-ci ont 4 objectifs, à savoir :
- Le renforcement de la compétitivité des entreprises
- La lutte contre les fraudes fiscales
- La possibilité d’avoir une vision globale des activités de l’entreprise
- La facilité des déclarations de TVA
Rappelons que la lutte contre la fraude fiscale est une préoccupation majeure pour les autorités. Elle représente un manque à gagner de 30 milliards d’euros environ pour l’État, ce qui le pousse à prendre les mesures nécessaires pour réduire la perte. L’obligation de la facturation électronique en fait partie.
Pour le B to B domestique, cette solution est accompagnée d’un autre dispositif qui est le « e-reporting » qui va permettre le suivi des règlements au niveau du système.
Le format de la facture n’est plus ce qui compte aujourd’hui. C’est plutôt son contenu qui est essentiel. Un modèle de facture en bonne et due forme doit intégrer les éléments suivants :
- Les coordonnées de l’émetteur et du récepteur
- Les mentions légales de l’entreprise émettrice et réceptrice
- La date de la facture
- Le numéro de la facture
- Les désignations des produits ou services fournis
- Les coûts des produits ou services fournis
- Le total des coûts
- Le total avec la TVA
- La signature de l’émetteur
Selon l’article 289 du Code général des impôts, la facture peut être envoyée de différentes manières :
- Soit avec un document électronique conçu sur une plateforme de votre choix à condition que l’entreprise mette en place un contrôle régulier des documents ainsi qu’un audit fiable des factures émises et reçues.
- Soit avec un document numérique conçu avec un logiciel de traitement de texte et portant une signature électronique via une plateforme reconnue et en suivant les règles fixées concernant la conception d’un tel document.
- Soit avec un message bien structuré dont le contenu et le format ont été fixés par les deux parties, un message lisible sur un ordinateur ou appareil mobile et pouvant être traité numériquement et automatiquement.
L’obligation de la facturation électronique ne sera réellement effective qu’à partir de l’année 2024 pour les entreprises assujetties à la TVA. Cependant, la mise en place de ce document numérique dès maintenant ne peut qu’être bénéfique pour votre entreprise. Voici quelques avantages que vous pouvez tirer de la facturation dématérialisée :
La facturation est une tâche obligatoire pour les entreprises. En général, c’est tout un département qui s’en occupe. La dématérialisation de la facture fournisseur vous fait bénéficier d’un processus simplifié, que vous soyez le récepteur ou l’émetteur de la facture. Les plateformes de facturation électronique les plus avancées proposent une interface simple ainsi que diverses fonctionnalités pour rendre la conception et le traitement de la facture le plus simple possible. Par ailleurs, comme la facturation est une tâche récurrente, vous pouvez vous baser sur la facture que vous avez déjà conçue pour en créer une nouvelle. Les risques d’erreurs sont réduits puisque tout se fait de manière automatique. Les mentions légales sur la facture sont déjà pré-enregistrées dans la plateforme. Elles apparaîtront automatiquement sur chaque facture créée.
L’e-invoice a aussi un avantage sur le plan financier. Cette solution réduit le coût de la facturation, notamment celui de l’envoi des factures papier. Grâce à elle, vous pouvez économiser sur les coûts des papiers, encres, enveloppes, envoi par La poste, sans parler des coûts administratifs qui sont liés à la conception de la facture. Par ailleurs, la facturation électronique vous permet d’envoyer plus rapidement la facture et ainsi d’être payé dans des délais plus brefs.
Selon une étude réalisée, un émetteur de facture électronique économise jusqu’à 60% du coût grâce à l’utilisation d’une plateforme d’e-facturation et à l’automatisation des processus.
Cet avantage est commun pour toutes les formes de solutions de digitalisation et d’automatisation du système. Créer, imprimer, envelopper et envoyer des factures prennent beaucoup de temps. Du temps que l’on peut consacrer à d’autres tâches plus importantes pour l’avancement de l’entreprise. Avec l’e-facturation, vous aurez beaucoup plus de temps pour rencontrer de nouveaux clients, développer des stratégies pour développer votre société… En un simple clic, vous envoyez votre facture et le récepteur l’obtient instantanément.
Les factures archivées manuellement peuvent être facilement égarées ou volées, sans parler du temps considérable que le processus d’édition prend. En revanche, une facturation électronique ou e-invoice permet d’archiver les documents dans un seul serveur. Les données sont centralisées et sécurisées. La confidentialité des factures est préservée. Seules les personnes habilitées à consulter les documents peuvent le faire. La recherche de documents dans la base de données est facile et prend moins de temps que lorsqu’on doit chercher des archives manuellement.
Il est facile de faire des erreurs de calcul ou de frappe lorsque les factures sont conçues manuellement. Or, dans ce genre de document, une seule petite erreur peut être fatale pour toute la comptabilité. La facturation électronique vous donne la possibilité de vous affranchir de ces erreurs. Les plateformes d’e-invoice intègrent généralement une calculatrice qui permet de calculer la TVA sans erreur. L’automatisation des informations est en outre avantageuse, car vous n’êtes plus obligé de ressaisir les informations sur chaque facture.
On parle de plus en plus de développement durable dans tous les secteurs de nos jours. En mettant en place une démarche vers la digitalisation et la dématérialisation de la facture, les entreprises s’inscrivent dans ce concept. Passer à l’e-invoice réduit considérablement l’empreinte de carbone dans tout le processus de facturation. En réalité, vous réduisez toutes vos consommations et vos dépenses : papier, encre, électricité, déplacement… . Avec les factures électroniques, vous n’avez pas besoin de transport, donc l’émission de CO2 est résolument réduite.
Le fait que vous utilisez des factures électroniques a aussi des avantages pour vos clients. Le processus devient plus simple ainsi que le traitement des documents. Grâce à la facturation électronique, vos collaborateurs peuvent les consulter à tout moment et les archiver de manière sécurisée. Cela leur permet aussi de vous payer le plus rapidement possible. Dans le cas où ils réclament une erreur sur la facture, vous pouvez effectuer la modification le plus vite possible et renvoyer la facture aussitôt.
L’intérêt de la facturation électronique est aussi palpable au niveau de la comptabilité. En effet, il est courant d’intégrer ce système dans ce service afin d’automatiser le processus de comptabilisation. Tout cela, sans l’intervention régulière d’un être humain, ce qui entraîne un gain de temps énorme et un gain au niveau des ressources humaines.
L’e-invoice figure probablement parmi les solutions numériques les plus utilisées au sein des entreprises actuellement. En général, c’est la première étape vers la digitalisation dans une société. En plus, les systèmes et plateformes de facturation évoluent, ce qui permet aux entreprises de les utiliser sur le long terme.
L’évolution de la conception des plateformes de factures numériques est impressionnante. On retrouve de plus en plus d’outils qui permettent de le faire de manière simple et sécurisée sur le web. Cependant, toutes les solutions n’offrent pas les mêmes fonctionnalités et efficacité. Voilà pourquoi, il est primordial de prendre en compte ces quelques critères de choix pour trouver le meilleur logiciel de facturation électronique.
En optant pour une solution d’e-facturation, chaque entreprise a ses propres objectifs. Ainsi, dans un premier temps, il faut déterminer si vous voulez opter pour une dématérialisation simple ou fiscale. En effet, ce sont deux choses bien distinctes. La première, comme son nom l'indique, consiste en la transformation d’une facture en papier en numérique. Le but ici, c’est de rendre le stockage, l’archivage des documents plus faciles. Pour cela, il n’est pas nécessaire d’utiliser une plateforme complexe de dématérialisation, un simple logiciel ou outil en ligne de traitement de texte suffit.
En revanche, pour la deuxième, il vous faudra vous tourner vers une plateforme avancée de dématérialisation de facturation. L’authentification de la facture se fait dans ce cas de deux manières. Soit en utilisant une signature électronique, soit en ayant recours à la norme EDI (Échanges de Données Informatisées).
L’interopérabilité de la solution que vous choisissez avec l’outil utilisé par votre service comptable est aussi un critère déterminant. Le processus doit être synchronisé pour permettre une certaine fluidité dans les démarches. Le logiciel de facturation électronique que vous choisissez doit donc intégrer l’API. Pour les comptables, il est possible d’opter pour un système intégré qui permet de générer des factures, de les gérer et de les comptabiliser à la fois. Ils peuvent aussi opter pour un système dédié spécialement à la gestion des factures numériques.
La question de l’accessibilité est très importante, si vous voulez que vos clients intègrent facilement le système dans leur processus. Car si vous voulez une meilleure optimisation de la facturation, vous êtes dans l’obligation de demander à vos clients d’intégrer la plateforme.
La sécurité des données est cruciale. Les données de facturation sont stratégiques pour les entreprises. Si elles ne sont pas sécurisées, cela pourrait devenir catastrophique pour elles. La solution d’e-facturation de votre choix doit donc intégrer un bon système de sécurisation des données. Ainsi, avant de trancher, renseignez-vous qui héberge les données, comment sont contrôlées les données transmises via la plateforme, comment se fait la vérification des mentions légales, comment se fait l’archivage des données…
Le mode Saas implique que la solution peut ne pas être installée sur les serveurs de l’entreprise, tandis que le mode premise exige cela. Ce dernier pourrait être plus difficile à mettre en œuvre et requiert le recours à un technicien interne dans l’entreprise. Ce qui pourrait générer un coût supplémentaire. Même si c’est une solution tendance, le mode Saas l’emporte.
Le coût est toujours un facteur-clé dans le choix d’un produit ou d’un service. Quel que soit le mode que vous choisissez pour votre solution de facturation électronique, le prix de celle-ci dépend de quelques critères. On parle par exemple du volume de factures que vous aurez à traiter avec la plateforme ou encore des fonctionnalités dont vous aurez besoin. Même le périmètre de votre projet a un rôle à jouer dans la définition du coût de la plateforme. Bien sûr, il est commun de toujours négocier le prix avec le concepteur.
Bien que le volume des factures que vous traitez tout au long de l’année ne puisse pas être déterminé de manière précise, vous pouvez quand même établir une moyenne. En fait, cela reste un critère de choix déterminant au moment de trancher sur le logiciel de facturation électronique dont vous avez besoin. Pour ce qui est des fonctionnalités, elles sont aussi importantes. Bien sûr, celles de base doivent figurer dans la plateforme comme l’extraction automatique de métadonnées ou encore le classement des factures. Certaines plateformes proposent des fonctionnalités avancées qui sont à la hauteur de leur prix. Vous devez établir vos besoins avant d’opter pour telle ou telle plateforme. Par exemple, un outil plus avancé proposerait deux manières d’archiver les factures : simple ou à valeur probante. D’autres modèles offriraient la possibilité d’intégrer une rubrique pour le support client… La question du format est aussi un paramètre à ne pas négliger. Il faut savoir qu’actuellement, vous avez le choix entre 3 formats différents : le PDF, le PDF/A ou l’EDI (format EDIFACT). Déterminez vos besoins et misez sur la solution qui s’adapte le plus à ceux-ci.
De nombreuses personnes dans votre entreprise vont devoir utiliser le nouvel outil. Il est primordial de choisir un système simple à mettre en œuvre pour éviter les embrouilles lors de son utilisation. L’interface doit être simple et accessible. Veillez également à ce que la solution d’e-facturation choisie ait une version mobile pour qu’elle soit accessible partout où vous allez. D’ailleurs, c’est aussi l’un des grands avantages d’un tel système. Il vous permet d’éditer et de gérer toutes vos factures depuis n’importe où.
Pour permettre une activité pérenne au sein de votre entreprise, il est primordial de choisir un système évolutif permettant de respecter les obligations légales relatives à la facturation et à la comptabilité. Il est vrai que la mise en conformité peut être contraignante. Toutefois, le plus important est la mise en place de la transformation digitale dans les normes. La maîtrise du processus de facturation électronique profite à l'entreprise qui passe stratégiquement à l'ère du digital.
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