Jeremy Ferrer
Webinar
Achats de Classes C: Le levier oublié pour libérer vos acheteurs
Mardi 31 Mars à 14h00
Achats de Classes C: Le levier oublié pour libérer vos acheteurs
Mardi 31 Mars à 14h00
La compétitivité d'une entreprise ne se joue plus uniquement sur l'acquisition de ses matières premières. Aujourd'hui, les directions achats des grands groupes font face à un défi de taille qui freine considérablement leur productivité au quotidien. Il s'agit de la gestion d'une multitude de petites dépenses transactionnelles, souvent invisibles dans les reportings globaux, mais redoutablement coûteuses en temps administratif.
Pour contrer cette perte d'efficacité, de plus en plus d'organisations décident de repenser totalement leur stratégie d'acquisition à long terme. La solution qui s'impose naturellement sur le marché est l'intermédiation achats. Cette approche permet de déléguer entièrement la charge opérationnelle liée aux fournisseurs de faible rang à un acteur spécialisé. Découvrez comment cette externalisation ciblée transforme en profondeur la rentabilité et l'agilité des départements financiers et achats.
Pour la majorité des directions achats, la quête de performance se heurte souvent à un mur de complexité : le volume écrasant des transactions à faible valeur ajoutée. C'est ici qu'intervient l'intermédiation achats, une stratégie de rationalisation devenue indispensable pour les groupes majeurs qui cherchent à assainir leur panel fournisseurs et à fluidifier leurs opérations quotidiennes.
Les achats non stratégiques, couramment appelés achats de classe C, englobent l'ensemble des biens et services nécessaires au fonctionnement de l'entreprise, mais qui ne rentrent pas directement dans la composition du produit final (fournitures, petit matériel, abonnements, prestations ponctuelles). Bien qu'ils représentent une part mineure du budget d'acquisition, ils monopolisent le temps des équipes et saturent la comptabilité.
Afin de bien cibler les gisements d'économies, il est indispensable de structurer une cartographie rigoureuse des familles de dépenses au sein de votre organisation.
| Caractéristique | Achats Stratégiques (Classe A) | Achats Non Stratégiques (Classe C) |
|---|---|---|
| Volume financier | Environ 80 % du budget total | Entre 5 % et 10 % du budget total |
| Base fournisseurs | Restreinte et qualifiée (Partenariats) | Extrêmement large (Forte dispersion) |
| Charge administrative | Maîtrisée et automatisée | Chronophage (jusqu'à 80 % du volume de commandes) |
Face à cette volumétrie écrasante, confier la gestion de ces références à un partenaire via l'externalisation complète de vos processus d'approvisionnement secondaires permet de désengorger immédiatement les équipes internes.
Le Tail Spend Management consiste à reprendre le contrôle sur cette myriade de microdépenses, souvent imperceptibles dans les radars des grands systèmes ERP traditionnels. Ce manque de visibilité entraîne des dérives opérationnelles majeures :
Pour endiguer ce phénomène, l'intermédiation s'impose. En mandatant un commissionnaire expert en négociation B2B, l'entreprise cliente remplace une multitude de petits créanciers par un interlocuteur et facturier unique.
Déléguer la gestion d'un panel de fournisseurs hétéroclites à un partenaire spécialisé dépasse la simple logique de sous-traitance. C'est une véritable transformation du modèle opérationnel qui vise des résultats chiffrés et immédiats, tant sur la ligne des dépenses que sur l'efficacité globale des équipes support.
La dispersion des commandes auprès de multiples distributeurs empêche d'obtenir des conditions commerciales avantageuses. À l'inverse, l'optimisation des coûts d'achats devient une réalité tangible lorsque l'on confie ces flux fragmentés à un acteur central. Le prestataire intermédiaire va consolider l'ensemble des besoins récurrents et ponctuels de l'entreprise ou de ses différentes filiales.
Cette massification des achats lui confère un poids de négociation bien supérieur sur le marché. En regroupant les volumes, le mandataire obtient des remises de fin d'année et des tarifs préférentiels de gros. Cette stratégie s'appuie sur le principe de la mise en commun stratégique des volumes d'acquisition, transformant ainsi une multitude de petites dépenses subies en un véritable levier de rentabilité.
Le prix d'achat d'un bien de faible valeur est paradoxalement souvent inférieur à son coût de gestion interne. Entre la création d'une fiche tiers dans le système d'information, l'émission du bon de commande, le suivi de la livraison et le rapprochement bancaire, le fardeau bureaucratique est très lourd. S'appuyer sur un guichet unique engendre une réduction des coûts administratifs spectaculaire à plusieurs niveaux.
Pour mesurer l'urgence d'une telle transition, il est souvent révélateur d'évaluer avec précision le poids financier réel du traitement comptable de chaque transaction au sein de votre département finance.
Avant d'amorcer la moindre transition, il est primordial d'évaluer précisément vos frais cachés liés au processus transactionnel afin de mesurer l'urgence de la situation au sein de votre comptabilité.
L'approche traditionnelle montre rapidement ses limites face à la complexité croissante des catégories de dépenses transversales[cite: 50, 52]. C'est pourquoi la gestion des achats indirects connaît aujourd'hui une véritable révolution grâce à l'émergence de solutions d'externalisation de nouvelle génération. Le BPO achats (Business Process Outsourcing) ne se contente pas de traiter des commandes de faible montant, il injecte de la technologie, de la conformité et des processus agiles au sein d'une organisation souvent silotée[cite: 48, 77].
L'intervention d'un commissionnaire ou d'un partenaire spécialisé bouleverse l'efficacité des opérations. En reprenant l'intégralité du cycle transactionnel, le prestataire s'assure que le processus procure-to-pay (P2P) soit exécuté de manière fluide, transparente et digitalisée. De la demande initiale émise par le prescripteur jusqu'au règlement final, chaque étape est tracée et sécurisée sans solliciter la comptabilité du client.
En décidant de déléguer l'exécution de ces opérations logistiques et administratives, l'entreprise cliente bénéficie d'une véritable mécanisation des flux :
Les utilisateurs accèdent à des catalogues hébergés ou Punch-Out intuitifs, garantissant le respect strict de la politique de dépense de l'entreprise.
La commande, le bon de livraison et la facture sont réconciliés numériquement par le tiers pour éliminer les erreurs de saisie et les anomalies tarifaires.
Le flux financier est consolidé, offrant une optimisation complète de la chaîne allant de la réquisition au règlement, tout en respectant scrupuleusement les délais légaux face aux sous-traitants.
L'un des bénéfices les plus immédiats de cette intermédiation réside dans la libération des ressources humaines[cite: 54, 65, 83]. Souvent noyés sous la gestion chronophage des litiges de facturation, la création de fiches articles ou le référencement express de petits distributeurs, les talents internes perdent de vue leur mission première[cite: 16, 52, 66]. L'externalisation de la longue traîne agit alors comme un véritable accélérateur de performance.
Déchargées de cette pollution administrative, les équipes peuvent enfin revaloriser leur rôle stratégique au sein de l'organisation[cite: 83]. Elles se concentrent à nouveau sur des missions à forte valeur ajoutée : sourcing d'innovations, sécurisation des matières premières, pilotage des partenariats critiques (achats de classe A et B) et déploiement de la politique RSE[cite: 46, 83]. L'acheteur n'est plus un gestionnaire de commandes, il redevient un créateur de valeur pour la direction générale[cite: 3].
Pour garantir la réussite de ce projet de transformation[cite: 44, 83], nous vous conseillons de bien structurer votre cahier des charges pour externaliser vos flux secondaires, une étape clé pour identifier le partenaire BPO le plus aligné avec vos enjeux.
Pour illustrer concrètement la puissance de cette approche, prenons l'exemple d'un acteur majeur de l'industrie manufacturière européenne qui faisait face à une inflation incontrôlable de sa base de données[cite: 42]. Avec plus de 15 000 fournisseurs actifs, dont 75 % n'étaient sollicités qu'une à deux fois par an pour de faibles montants, le service comptabilité était au bord de l'asphyxie[cite: 42].
En déployant un programme d'intermédiation couplé à une plateforme digitale, le groupe a radicalement transformé sa gestion opérationnelle[cite: 1, 42]. Les résultats obtenus sur douze mois démontrent les multiples bénéfices générés par la délégation de la classe C au sein d'une organisation complexe[cite: 1, 42].
| Indicateur de performance (KPI) | Situation initiale | Résultats après intermédiation |
|---|---|---|
| Taille du panel fournisseurs | 15 000 actifs | Réduction à 3 500 (baisse de 76 %) |
| Temps de création d'un compte | 14 jours en moyenne | Immédiat (achat via le mandataire) |
| Économies sur les coûts de traitement | Non mesurées | Gain estimé à 1,2 million d'euros |
La gestion de la classe C n'est plus une fatalité administrative. Comme nous l'avons vu à travers notre étude de cas et nos différentes analyses, confier la gestion de cette longue traîne à un partenaire expert permet de réaliser des économies substantielles [cite: 19, 62] tout en libérant vos talents internes des tâches chronophages liées à la Master Data[cite: 79, 83].
Ne laissez plus vos achats non stratégiques peser sur votre rentabilité et votre productivité, car le coût de traitement interne d'une facture ponctuelle peut détruire vos gains EBITDA[cite: 66]. Il est temps de repenser votre modèle opérationnel et de capitaliser sur la massification de vos données pour assainir durablement vos bases fournisseurs[cite: 83].
Le déclic survient généralement lorsque l'on constate une inadéquation flagrante entre la valeur d'un bien et le temps passé à l'acquérir[cite: 16, 65, 79]. Les signaux d'alerte incluent un nombre de factures de faible montant qui sature la comptabilité [cite: 33, 66], un panel de prestataires en constante augmentation [cite: 24, 52], et des acheteurs accaparés par l'opérationnel[cite: 10, 54, 55]. Pour objectiver cette décision, il est fortement recommandé de mesurer précisément le coût total de possession lié au traitement administratif de ces commandes mineures en utilisant notre calculateur de charge transactionnelle pour valider le passage à l'intermédiation.
Bien au contraire. En confiant ces flux à un commissionnaire, l'entreprise cliente déploie généralement un portail d'achat digitalisé [cite: 77, 83] (type e-procurement). Selon les analyses du cabinet Gartner, les collaborateurs internes profitent ainsi d'une expérience d'achat semblable à celle du e-commerce grand public[cite: 8], tout en automatisant leurs demandes d'achat dans le cadre strict de la politique de dépense de l'entreprise.
L'un des atouts majeurs de l'intermédiation réside dans le transfert du risque[cite: 82]. C'est le partenaire externalisé qui endosse la responsabilité de qualifier les distributeurs, de vérifier les attestations légales et de lutter contre le travail dissimulé[cite: 15, 68]. Pour les donneurs d'ordres, s'appuyer sur notre solution Vigilegal de non-conformité garantit une sérénité totale face aux exigences réglementaires de l' Agence Française Anticorruption (AFA) (loi Sapin 2[cite: 67], devoir de vigilance, CSRD), notamment en réalisant un stress-test de conformité complet.
Contactez nos experts qui se feront un plaisir de vous guider dans les coulisses de nos systèmes d'externalisation des Achats prouvés depuis maintenant plus de 10 ans.
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