Risques et audit fournisseurs

comment bien gérer le risque fournisseur ?

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Olivier Audino
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Performance achat

La gestion du risque fournisseur

La gestion du risque fournisseur est devenue un enjeu stratégique majeur pour les entreprises, et ce quelle que soit leur taille. Dans un paysage commercial marqué par des chaînes d’approvisionnement complexes et des exigences clients de plus en plus strictes, les entreprises doivent prendre les mesures nécessaires pour anticiper et atténuer les risques liés aux fournisseurs. Leur capacité à identifier, évaluer et réduire les risques fournisseurs peut les aider à maintenir une stabilité et une performance globale. Il ne faut pas oublier qu’un problème avec un fournisseur peut entraîner des conséquences plus ou moins graves pour l’entreprise, comme l’interruption de la supply chain, des retards dans la production et l’insatisfaction du client. Dans cet article, découvrons ensemble l'importance de la gestion du risque fournisseur, ainsi que les stratégies et les meilleures pratiques pour une gestion efficace du risque fournisseur.

Risque fournisseur : définition

Le risque fournisseur, également connu sous le nom de risque d'approvisionnement, désigne les dangers ou incertitudes auxquels une entreprise s’expose à cause de la relation qu’elle entretient avec ses fournisseurs et de sa dépendance vis-à-vis d’eux. Il fait partie des différents risques qu’elle doit appréhender et est prédominant chez les entités qui ont besoin d'un approvisionnement régulier en matières premières, en composants ou en services de la part de tiers.

On distingue plusieurs types de risques fournisseurs :

  • L’interruption de la supply chain : des retards de livraison, des pénuries ou ruptures de stocks peuvent se produire si un fournisseur ne livre pas les produits ou services qu’on lui a commandés à cause de problèmes de production, de difficultés financières, de catastrophes naturelles, de conflits sociaux ou d'autres problèmes. 
  • La baisse de la qualité du produit : si un fournisseur ne respecte pas les normes de qualité demandées par l’entreprise, la qualité du produit final sera également en baisse. Or, des produits finaux défectueux ou inadaptés peuvent nuire à la réputation de l'entreprise et à la satisfaction des clients.
  • Les problèmes financiers des fournisseurs : si pour une quelconque raison, un fournisseur rencontre des difficultés financières, cela peut entraîner des retards de paiement, des ruptures de contrat ou même la faillite du fournisseur. Ceci pourrait avoir un impact sur l'entreprise, surtout si elle est fortement dépendante de lui.
  • Une trop grande dépendance vis-à-vis d'un fournisseur unique : une entreprise qui dépend d’un seul fournisseur pour ses besoins critiques court un risque majeur en cas d'interruption de la relation commerciale ou de défaillance du fournisseur.
  • Les fluctuations des coûts : les variations de prix des matières premières ou des coûts de transport peuvent avoir un impact sur les marges bénéficiaires de l'entreprise, en particulier si cette dernière n’a pas mis en place des mesures de gestion des risques fournisseurs efficaces ou si des contrats d'approvisionnement à long terme n'ont pas été négociés.

Pourquoi est-il important de mettre en place une politique de gestion du risque fournisseur ?

La mise en place d'une politique de gestion du risque fournisseur répond à plusieurs objectifs :

Assurer la continuité de la chaîne d’approvisionnement

Avec la dimension stratégique de la fonction Achats, les fournisseurs sont aujourd’hui considérés comme de véritables partenaires pour l’entreprise. Ils jouent un rôle crucial dans la continuité des opérations commerciales. En permettant d’identifier et d’atténuer les risques liés aux fournisseurs, une politique de gestion du risque fournisseur permet de maintenir la stabilité de la chaîne d'approvisionnement. Elle garantit la disponibilité des matières premières, des composants et des produits pour mieux répondre à la demande des clients.

Réduire les coûts

Une gestion du risque fournisseur proactive permet d'identifier et d'évaluer les risques financiers fournisseurs. Grâce à elle, l’équipe Achats peut anticiper les possibilités de faillite d’un fournisseur et les éventuels retards de paiement ou variations de prix. En évaluant ces risques et en mettant en place des mesures adéquates, les entreprises peuvent éviter des coûts supplémentaires dus au remplacement d’un fournisseur défaillant en urgence ou aux pertes résultant d'une mauvaise qualité de produits.

Améliorer la qualité et la conformité

La mise en place d’une politique de gestion du risque fournisseur permet également d'évaluer la capacité du fournisseur à respecter les normes de qualité demandées par l'entreprise. Est-ce qu’il est en mesure de fournir des produits ou services conformément aux exigences de l'entreprise et de ses clients ? Cela permet de réduire les risques de réclamations, de retours de produits ou de litiges liés à la non-conformité des produits.

Préserver la réputation de l’entreprise

Les risques fournisseurs peuvent avoir un impact négatif sur la réputation de l'entreprise. Des retards de livraison, une baisse de la qualité ou autres problèmes liés aux fournisseurs peuvent engendrer une insatisfaction des clients et une perte de confiance. En mettant en place une politique de gestion du risque fournisseur, l'entreprise démontre son engagement de maintenir la qualité et la fiabilité de ses produits/services et la satisfaction des clients. Cela contribue à préserver sa réputation sur le marché.

Anticiper les changements ou risques futurs

Un processus de gestion du risque fournisseur comprend un volet de surveillance continue des performances et de la situation financière des fournisseurs. Cela permet de détecter rapidement les signes avant-coureurs de problèmes potentiels, tels que les difficultés financières, les changements de direction ou les problèmes opérationnels. En anticipant ces risques, l'entreprise peut prendre des mesures préventives, telles que l'identification de fournisseurs de secours ou l'ajustement de ses capacités de production, minimisant ainsi les impacts négatifs sur ses activités.

Les différentes étapes de la gestion du risque fournisseur

Le processus de gestion du risque fournisseur comprend plusieurs étapes :

Identification des risques fournisseurs

La première étape consiste à identifier les risques potentiels associés à chaque fournisseur. Cela inclut les risques financiers tels que l’instabilité financière du fournisseur, les retards de paiement ou sa faillite. D'autres risques peuvent aussi être relevés, comme les risques opérationnels. Dans cette catégorie, on retrouve les problèmes de qualité, les retards de livraison ou une capacité de production insuffisante. L'objectif de l’identification des risques fournisseurs est de permettre à l'entreprise de prendre des mesures préventives pour les atténuer.

Évaluation des risques fournisseur

Une fois les risques identifiés, il faut maintenant les évaluer afin de déterminer leur gravité et leur probabilité de se produire. Cela peut se faire par le biais d'évaluations financières, telles que l'analyse des états financiers du fournisseur, de sa solvabilité et de sa rentabilité. L'évaluation peut également inclure des visites sur terrain pour évaluer les capacités opérationnelles du fournisseur et sa capacité à se conformer aux normes de qualité en vigueur. Cette phase d’évaluation permet de classer les fournisseurs en fonction de leur niveau de risque et de prendre des décisions éclairées quant à la poursuite ou à la modification des relations que l’entreprise entretient avec eux. Ainsi, on peut distinguer les fournisseurs à faible risque, les fournisseurs à risque modéré et les fournisseurs à haut risque. 

Atténuation des risques fournisseur

Une fois les risques évalués, il est essentiel de mettre en place des mesures pour minimiser les risques et leur impact potentiel sur les activités de l'entreprise. Les mesures à prendre peuvent inclure la diversification des sources d'approvisionnement en collaborant avec plusieurs fournisseurs. Ainsi, en cas de problème avec l'un d'entre eux, l'entreprise dispose d'autres alternatives pour s’approvisionner. 

Des clauses spécifiques peuvent aussi être incluses dans le contrat pour se prémunir contre certains risques, tels que des pénalités en cas de non-respect des délais de livraison. 

Enfin, il est important de communiquer régulièrement avec les fournisseurs pour établir une relation de confiance avec eux et détecter rapidement le moindre signe de difficulté.

Surveillance continue

La gestion du risque fournisseur ne s'arrête pas à l'évaluation et à la prise de mesures initiales pour éliminer les risques fournisseurs. Il faut effectuer une surveillance continue des performances du fournisseur et s'adapter aux changements qui se produisent. Cela implique d’utiliser des indicateurs clés de performance (KPI) pour mesurer la qualité, la ponctualité et la fiabilité des fournisseurs. En cas de défaillance ou de baisse de performance, des mesures correctives doivent être prises rapidement pour minimiser l'impact sur les activités de l'entreprise.

Etablissement d’un plan de continuité des activités de l’entreprise

La gestion du risque fournisseur nécessite aussi d’élaborer un plan permettant d’assurer la continuité des activités de l’entreprise au cas où un risque se produit. Identifiez des alternatives de secours pour réduire l’impact des défaillances du fournisseur.

En suivant ces étapes et en adoptant une approche proactive, vous serez en mesure de gérer de manière plus efficace les risques liés aux fournisseurs et de garantir la stabilité et la fiabilité de vos opérations commerciales.

Comment gérer les risques associés aux gros fournisseurs ?

Les gros fournisseurs ont des avantages, mais représentent également des risques d’approvisionnement importants.

Résoudre les problèmes avec un fournisseur important peut être difficile. Trouver un interlocuteur disponible pour résoudre en urgence votre problématique avant celles d’autres clients se révèle parfois très compliqué, voire impossible. C’est ainsi que le risque fournisseur se produit.

Tôt ou tard, la question du « petit client » que vous pouvez être chez votre fournisseur se posera. Malheureusement, vous découvrez bien souvent cela après vous être déjà engagé avec le fournisseur en question et le risque fournisseur peut arriver.

Mais vous pouvez prédire la probabilité de tels problèmes.

Pour un achat stratégique ou un grand projet, vous pouvez prendre certaines mesures avant de prendre un quelconque risque en vous engageant avec un gros fournisseur et ainsi éviter le risque fournisseur

Exigez un contact unique :

Lorsque vous demandez une proposition, exigez toujours de la part des fournisseurs de désigner une personne référente qui sera chargée de gérer les situations nécessitant une forte interaction (en plus des relations de tous les jours).

Vous minimisez ainsi le risque fournisseur en ayant un interlocuteur unique.

Interrogez votre contact unique :

L’aptitude du contact unique peut réduire ou augmenter le risque d’approvisionnement.

Avant de s’engager avec un fournisseur, il vous faudra évaluer les compétences de la personne désignée en matière de communication, de connaissance sur les divers aspects de l’activité de son entreprise, et des relations entretenues avec les contacts clés dans chaque domaine.

Si la personne semble peu qualifiée dans ces différents domaines, le risque fournisseur s’en voit accru.

Exigez un « plan d’escalade » :

Aussi bon votre contact unique soit-il, certains achats sont tout simplement trop risqués ou trop critiques pour attendre une réponse de sa part.

Pour éviter le risque fournisseur, demandez au fournisseur de joindre à sa proposition un « plan d’escalade » avec les noms et coordonnées des personnes à contacter en cas de non réponse de la part du contact unique dans un délai fixé.

Ce plan devrait donc commencer avec le nom de votre contact et finir avec celui du dirigeant avec un nombre approprié de niveaux intermédiaires entre les deux.

Testez le « plan d’escalade » :

Avant de vous engager avec ce fournisseur, testez le plan en essayant de joindre les personnes indiquées. Répondent-elles au téléphone ? Si ce n’est pas le cas, laissez un message vocal leur indiquant de vous rappeler dans un temps imparti.

Si elles ne vous recontactent pas, là encore le risque fournisseur s’en voit accru.

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