Optimiser l'analyse des offres fournisseurs

Combien de fois avez-vous envoyé un appel d’offres qui indique les dates auxquelles vous souhaitez entamer des négociations, exécuter le contrat, commencer à recevoir les biens / services, etc, et vous n’êtes pas parvenu à tenir vos engagements ? Cela arrive tout le temps.

Les conséquences du non-respect de ces dates sont minimes ! Néanmois, vous savez qu’elles sont symptomatiques d’une mauvaise planification et/ou de processus inefficaces.

Dans le processus de sourcing typique, une tâche qui est souvent inutilement consommatrice de temps consiste à résumer les propositions fournisseurs pour qu’elles soient dans un format facilement comparable.

Les propositions de tous les soumissionnaires ont un aspect différent ce qui complique la tâche.

Certaines sont difficilement lisibles à cause de clauses écrites en petit. D’autres ne sont pas claires car l’on ne voit pas tout de suite ce qui est inclus ou exclus dans le prix.

Par la suite, inclure une forme de réponse standardisée dans votre RFP peut aider à rendre l’analyse bien plus aisée.

Il est possible d’avoir un doute concernant la décomposition des coûts.

Pour y pallier, vous pouvez envoyer une demande d’information (Request For Information, ou RFI) avant le lancement de l’appel d’offres.

Voici ce que vous pouvez écrire :

» Dans certains secteurs, il est courant de détailler sa cotation en une série de lignes d’articles.

Merci de soumettre une liste de tous les éléments de prix typiques qui contribuent à votre prix total. Par exemple, le matériel, les logiciels, les services de mise en œuvre, la formation, la maintenance etc… «

Les retours des fournisseurs vous permettront de créer un seul formulaire de réponse sur votre RFP . Celui résumera tous les coûts que vous devez examiner.

N’oubliez pas de toujours inclure un champ «Autres frais» en exigeant que ces coûts soient expliqués.

En incluant un formulaire de réponse bien développé dans votre RFP, vous serez en mesure d’analyser rapidement les réponses des fournisseurs sans ajouter à l’ensemble de votre dossier de multiples annotations.

Vous aurez d’autre part moins à vous soucier de faire des erreurs dans l’analyse .

Cela peut etre possible en omettant par exemple certains détails qui pourraient fausser l’identification de la proposition la moins chère.

Et puis vous pourrez simplement être en mesure de respecter le planning que vous indiquez dans votre appel d’offres !

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