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Relation fournisseur : CRM fournisseur pour les Acheteurs (SRM)

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Olivier Audino
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Stratégie Achat

La relation fournisseur est l'ensemble des interactions entre une entreprise et ses fournisseurs. Cela comprend la gestion des relations avec les fournisseurs existants, ainsi que la recherche et l'intégration de nouveaux fournisseurs potentiels. La gestion de la relation fournisseur est cruciale pour assurer un approvisionnement adéquat en produits et services de haute qualité, au meilleur coût possible.

CRM fournisseur

Relation fournisseurs : et si on vous faisait tester un système CRM pour les acheteurs !

Il paraît que négocier ne s’apprend pas, que l’on est (nait ?) Acheteur ou pas. Or, l’Acheteur reste moins outillé que son collègue des ventes, qui se sert d’un système CRM puissant. 

Pourquoi les Achats n’auraient-ils pas accès à un outil de gestion de la relation Fournisseur

Tout comme la fonction marketing, la gestion de la relation fournisseur fait partie des missions principales de la fonction Achats. Si cette première dispose d’un arsenal d’outils qui l’aident à améliorer son efficacité, dont le CRM, le service des achats est encore moins armé aujourd’hui. Or, une bonne relation avec les fournisseurs est essentielle pour assurer la viabilité de l’entreprise. Il ne faut pas oublier que les fournisseurs sont de vrais partenaires pour l’entreprise. 

Et si on faisait tester au service des achats un système CRM qui est dédié aux acheteurs ? Chers Responsables achats, imaginez les possibilités que peut offrir une telle solution, surtout si vous êtes noyé par les demandes d’Achats Spots et l’administratif au sein de votre entreprise !

Optimisation de la Gestion Fournisseur grâce au CRM : Centralisation, Automatisation et Collaboration

Le CRM. Customer Relationship Management, ou gestion de la relation client, est un outil qui a initialement été développé pour optimiser la relation entre une entreprise et ses clients. Cependant, il peut également être utilisé pour gérer efficacement la relation fournisseur. En adoptant un CRM fournisseur, une entreprise peut centraliser et organiser toutes les informations relatives à ses fournisseurs, telles que les coordonnées, les contrats, les factures, etc. Cela permet une meilleure visibilité et une gestion plus efficace de la relation avec les fournisseurs. L'utilisation d'un CRM fournisseur offre de nombreux avantages. Tout d'abord, il facilite la gestion des contacts en regroupant toutes les informations nécessaires au même endroit. Les équipes commerciales peuvent ainsi accéder facilement aux informations sur les fournisseurs et être mieux informées lors des négociations et des prises de décision. De plus, un CRM fournisseur permet d'automatiser certaines tâches telles que le suivi des commandes, les paiements et les réclamations, ce qui permet de gagner du temps et d'optimiser les processus. En outre, un CRM fournisseur permet d'améliorer la collaboration entre les différentes parties prenantes de l'entreprise. Les équipes commerciales, les achats et les finances peuvent travailler ensemble de manière transparente grâce à un accès partagé aux informations fournisseurs. Cela favorise une meilleure coordination et une prise de décision plus rapide.

Qu’est-ce que la relation Fournisseur ?

La gestion de la relation fournisseur fait partie des principales tâches dont doit s’occuper l’acheteur. Tel le nom l’indique, la relation fournisseur est la relation qui existe entre une entreprise et ses différents fournisseurs. C’est un lien de collaboration qui est essentiellement financier, mais qui peut aussi avoir beaucoup d’impacts sur le bon développement de l’entreprise. Une mauvaise relation fournisseur peut avoir des conséquences néfastes sur l’activité de l’entreprise.

La relation entre l’acheteur et le fournisseur doit être basée sur la confiance et l’égalité. Elle doit s’appuyer sur la confiance que chaque partie place en l’autre. D’un côté, l’acheteur a confiance que le fournisseur lui livre les marchandises commandées selon les conditions (qualité, quantité et prix) et les délais convenus. D’un autre côté, le fournisseur a confiance que l’acheteur procède au paiement selon les termes du contrat.

L’objectif de la relation fournisseur est le contrôle des coûts et des accords convenus avec le fournisseur.

Quels sont les enjeux liés à la relation fournisseur ?

Les fournisseurs et les sous-traitants sont des partenaires à part entière pour l’entreprise. Au même titre que les clients, ils participent au résultat de l’entreprise. En effet, sans les fournisseurs, il devient difficile pour l’entreprise de s’approvisionner en matières premières ou en intrants qui sont indispensables à son activité. Or, sans ces produits, il lui est impossible de réaliser des productions. Sans production, il n’y aura pas non plus de produits à vendre, ce qui signifie pas de client. Sans client, l’entreprise fera faillite. C’est pour toutes ces raisons qu’il est primordial pour une entreprise d’entretenir une bonne relation avec ses fournisseurs.

On peut distinguer trois types d’enjeux de la relation acheteur fournisseur :

  • Les enjeux financiers : comme évoqué plus haut, une mauvaise relation fournisseur entraîne la faillite de l’entreprise. En effet, la santé de la relation avec les fournisseurs a un impact certain sur les ressources financières de l’entreprise. A titre d’exemple, une baisse de prix rendue possible grâce à une négociation avec le fournisseur a un impact sur le prix de vente et la marge de l’entreprise. A l’inverse, un changement de fournisseur entraîne des frais conséquents.
  • Les enjeux stratégiques : l’impact d’une relation fournisseur dépasse le cadre financier. Étant un maillon indispensable de la chaîne d’approvisionnement ou supply chain, le fournisseur influe aussi sur l’activité et la politique générale de l’entreprise. Son comportement peut avoir un impact sur l’atteinte ou la non-atteinte des objectifs de celle-ci. Si un fournisseur ne peut plus livrer les commandes ou à des retards de livraison, cela peut retarder ou arrêter la production. De même, si un produit est défectueux à cause de la mauvaise qualité de la matière première livrée par le fournisseur, ou a été livré en retard, c’est auprès de l’entreprise que le client va se plaindre et non auprès de ce dernier. Une mauvaise gestion de la relation client peut donc affecter l’image de l’entreprise.
  • Les enjeux judiciaires : la relation qui existe entre l’entreprise et le fournisseur est de type contractuel. Cela signifie que si l’une ou l’autre partie manque à ses obligations, cela peut entraîner des conséquences juridiques.

Les avantages d’une bonne gestion de la relation fournisseur

Une bonne gestion de la relation fournisseur présente des avantages aussi bien pour l’entreprise que pour le fournisseur lui-même. 

Pour l’entreprise, le premier avantage d’une bonne relation avec le fournisseur est d’améliorer la communication avec celui-ci. Or, une bonne communication favorise la bonne circulation des informations. En ayant accès aux informations à temps, le fournisseur est à même de répondre aux besoins et aux attentes de l’entreprise. De son côté, l’entreprise a une meilleure connaissance du fournisseur. Cela lui facilite la tâche dans le choix du meilleur fournisseur.

Une bonne gestion de la relation fournisseur permet également à l’entreprise de s’adapter de manière continue au marché et de proposer des prix compétitifs. 

Enfin, une relation fournisseur saine est importante pour créer une relation solide et durable. Ceci est important pour le bon développement de l’entreprise.

Les avantages pour le fournisseur ou le sous-traitant sont aussi importants. En entretenant une bonne relation avec les entreprises ou les organisations avec lesquelles il travaille, il peut mieux connaître leurs besoins et avancer des offres plus adaptées. Cela leur donne un avantage concurrentiel.

Ainsi, une bonne relation acheteur fournisseur est importante, car elle engendre une meilleure satisfaction pour les deux parties.

CRM vers le SRM

Du CRM vers le SRM

Vendre et acheter, tels sont les deux piliers fondamentaux d’une entreprise. 

Or, les entreprises ont toujours attaché plus d’importance aux ventes qu’aux achats. Cette situation s’explique par le fait qu’à une certaine époque, la tendance du marché les amenait à croire que tant qu’elles feront une demande d’achat, les fournisseurs viendront le livrer à leur porte.

Pensant que seules les ventes pouvaient leur rapporter des bénéfices, les entreprises ont toujours cherché à investir dans des moyens plus efficaces pour améliorer la gestion de leur relation client. C’est ainsi que dès le milieu des années 90, les éditeurs de logiciels ont lancé le CRM ou Customer Relationship Management. Toutes les entreprises ont commencé à déployer cet outil technologique pour suivre, analyser et développer les interactions qu’elles ont avec leurs fournisseurs. Grâce à ce logiciel, les entreprises, par le biais de leur service marketing et ventes, ont pu rationaliser leurs processus et améliorer leur rentabilité en interagissant en permanence avec leurs clients, en évaluant chacune de ces interactions pour déterminer comment les améliorer. 

Les vendeurs ont donc eu un temps d’avance : ils ont une « connaissance client » des Acheteurs bien plus poussée grâce à leur système CRM Maison. Mais, qu’en est-il des acheteurs ? 

L’Acheteur est trop souvent démuni face à ses fournisseurs. 

Ce n’est qu’au XXIe siècle, avec l’exploitation des ressources à l’échelle internationale, le resserrement des liens commerciaux de la supply chain et l’émergence des alliances commerciales entre les entreprises, que la relation entre les fournisseurs et les entreprises a retenu l’attention des entreprises. La découverte de la valeur marchande créée par une bonne relation avec les fournisseurs a poussé les entreprises à accorder plus d’importance aux « achats ».

Elles ont alors commencé à abandonner le concept de la relation fournisseur traditionnelle basée sur l’achat/vente pour se focaliser sur une relation de partenariat commercial établie sur le long terme. Le terme « fournisseur partenaire » a fait son apparition.

Cette nouvelle forme de relation avec les fournisseurs nécessitait un outil plus adapté. Les acheteurs ont aussi eu besoin de leur propre système CRM dédié aux fournisseurs. C’est ainsi que le SRM ou Supplier Relationship Management est né. 

Le SRM n’est autre que la version CRM dédiée à la fonction Achats et orientée fournisseur. A la différence de ce dernier qui est axé sur la relation client, il a pour vocation d’améliorer la gestion de la relation fournisseur. 

Le SRM, l’outil pour bien gérer la relation fournisseur

Le SRM se définit comme à la fois un outil logiciel et une méthode de gestion de la relation fournisseur à part entière. Il permet de gérer et analyser les données fournisseurs. 

Cet outil est aujourd’hui mis en œuvre dans tous les domaines liés aux activités d’approvisionnement et d’achats au sein d’une entreprise. L’objectif étant d’établir des liens de collaboration étroits et à long terme avec les fournisseurs. Une relation fournisseur pérenne et stable n’est toutefois possible que si elle est basée sur la confiance et le partage des informations, des avantages et des risques. C’est là que le CRM fournisseur entre en jeu. C’est un système d’information qui facilite les interactions avec les fournisseurs en collectant, répertoriant, classant et mettant à jour les informations les concernant. En ce faisant, il aide les acheteurs et les dirigeants de l’entreprise à prendre les meilleures décisions.

L’utilisation d’un logiciel CRM fournisseur peut apporter de nombreux avantages à l’entreprise :

  • Avoir une vision à 360° des achats de l’entreprise
  • Optimiser le processus d’achats
  • Évaluer les échanges et les flux avec les fournisseurs
  • Garantir la pérennité et la santé de la relation avec les fournisseurs
  •  Bénéficier d’un outil d’aide à la décision
  • Gagner du temps
  • Réduire les coûts : le SRM est une approche de réduction des coûts à travers une recherche de conditions gagnant-gagnant pour les deux parties.
  • Accroître l’efficacité de l’équipe Achats : le maintien des liens avec les fournisseurs grâce au SRM permet d’éviter les problèmes liés à un malentendu.
  • Développer la confiance mutuelle qui conduit à une augmentation de la productivité, à une amélioration de la qualité et à une réduction des fluctuations de prix.
  • Tout comme le CRM, le SRM s’inscrit dans une logique d’optimisation et d’amélioration de l’efficacité opérationnelle de l'entreprise.
CRM vers le SRM

Et si vous testiez un système CRM dédié aux acheteurs ?

Aujourd’hui encore, peu d’acheteurs sont armés pour optimiser la relation fournisseur.

S’ils disposaient de la « bonne data » – et si celle-ci était partagée à bon escient au sein de l’équipe via une solution unique – le pourcentage du temps consacré à de la pure négociation d’affaires serait largement optimisé.

Imaginez donc un système CRM :

  • Proposant une succession de processus, d’analyses d’information du marché et de données internes qui, une fois centralisées, permettent de dresser un panorama complet des catégories d’achats de l’entreprise et de son marché. Le but : pouvoir dresser une stratégie achats efficiente, car basée sur des indicateurs fiables de performance fournisseurs, recueillis grâce à un outil en ligne.
  • Un sourcing facilité : l’entreprise peut attaquer sereinement le processus de RFI pour classer les fournisseurs potentiels de la « longue liste » selon leur maturité et le niveau de performance attendu.
  • Un Acheteur opérationnel à 100%, alors qu’actuellement il ne consacre qu’environ un tiers de son temps à la négociation, et trop à des tâches chronophages.
  • Une data fournisseur consolidée inter-sites et inter-filiale en continu.

Cela permettrait l’augmentation …

  • De la collaboration et de la maturité achats grâce à l’utilisation d’une application commune
  • De la performance Achat et Fournisseurs grâce à la simplification du sourcing,
  • De la productivité grâce à l’optimisation des tâches chronophages.

Un tel système CRM n’est PAS l’apanage des seuls grands groupes. Ainsi, BME positionne en direction des PME/ETI une offre rendue abordable grâce au Cloud (système WEB par abonnement) offrant une baisse des tarifs d’infrastructures et à la mutualisation des développements informatiques. 

Sourcing Force intégre et centralise, sous une forme simplifiée et à façon, les principales fonctionnalités du Décisionnel achat et du Transactionnel,

Et si vous testiez Sourcing Force ? Vous irez plus vite dans le traitement de vos projets achats. Vous pourrez traiter jusqu’à 45% de projets en plus – donc plus de volumes achats (jusqu’à 37 %) – et réaliser près de 10 % d’économies complémentaires.

En résumé, les 5 bénéfices de Sourcing Force :

  • Trouver de nouveaux fournisseurs
  • Réaliser plus de projets achats
  • Garder des clients internes toujours satisfaits
  • Développer plus rapidement votre stratégie achats
  • Monter en maturité toute l’équipe Achat

Renforcer la Fidélisation Fournisseur avec un CRM : Analyse, Adaptation et Choix Pertinent de Logiciel

Un CRM fournisseur peut également aider à fidéliser les fournisseurs. En centralisant les données et en automatisant certaines tâches, une entreprise peut offrir un meilleur service à ses fournisseurs, ce qui renforce la relation et encourage la fidélité. De plus, un CRM fournisseur permet d'analyser les données fournisseurs et d'identifier les opportunités d'amélioration et de collaboration. Il existe différents types de logiciels CRM fournisseurs, tels que les logiciels CRM traditionnels, les logiciels CRM en mode SaaS (Software as a Service ou encore les logiciels CRM open source). Chaque entreprise peut choisir le type de logiciel qui convient le mieux à ses besoins et à ses contraintes. 

Optimisation de la Performance Entreprise : La Clé de la Réussite par la Gestion Efficace de la Relation Fournisseur avec un CRM

La gestion de la relation fournisseur est essentielle pour assurer le bon fonctionnement d'une entreprise. En utilisant un CRM fournisseur, une entreprise peut gérer efficacement ses relations avec ses fournisseurs, optimiser les processus d'approvisionnement et améliorer la collaboration entre les différentes parties prenantes. Cela permet d'assurer une meilleure qualité de service et de renforcer la performance globale de l'entreprise.

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