Jeremy Ferrer
Webinar :
Matinale Achats de Bordeaux
Vendredi 17 Mai 2024 de 9h à 12h30
Le bon de commande Excel est un outil indispensable pour une entreprise. Ce document de nature commerciale consiste à confirmer une vente avec un client ou un achat auprès d’un fournisseur. Établir un bon de commande n’est pas obligatoire. Cependant, sa rédaction nécessite le suivi de quelques critères pour que sa validité soit effective.
En occupant des postes, comme dirigeant d’entreprise, responsable production, sourcing ou approvisionnement, vos fonctions vous appellent de temps à autres à effectuer des commandes de marchandises ou de prestations de services. Vous êtes alors amené à créer un bon de commande.
Il existe plusieurs façons d’établir un ordre d’achat. L’une d’entre elles est le bon de commande Excel. Cet outil est devenu indispensable pour faciliter les tâches lors des interactions avec les fournisseurs.
C’est l’acheteur qui établit un ordre de commande. Ce document concrétise son intention d’achat. Il donne aussi des précisions sur les modalités de la commande. Comme son établissement n’est pas obligatoire, il ne revêt aucune valeur comptable.
Nous pouvons constater l’exemple direct des ventes au marché qui ne nécessitent pas de bon de commande. Il suffit juste qu’un accord verbal soit fait sur les détails de l’achat et la vente peut se conclure.
Pour des achats professionnels au sein de l’entreprise, le bon de commande est un document crucial pour suivre les approvisionnements et effectuer de façon intelligente la planification et la gestion des ressources. C’est pour cette raison qu’à la différence d’un simple bon de commande papier, les techniciens sont allés plus loin en créant un bon de commande Excel. C’est le même ordre d’achat mais qui a été rendu dynamique avec une fonction automatique de calcul grâce à sa conception faite sur Microsoft Excel. On l’appelle aussi donc bon de commande dynamique.
Établi sur une feuille Excel, le bon de commande Excel est un outil facile à utiliser. C’est un formulaire interactif qui relate les détails de la commande d’un client. Le prix unitaire, la quantité des produits commandés, le prix total hors taxe, le prix TTC et même les remises y sont mentionnés. Le prix total de la commande sera ensuite obtenu de façon automatique. Cela permet également de faire des simulations pour voir si le budget alloué correspond à la commande établie.
Même s’il n’est pas obligatoire, établir un ordre de commande est judicieux, surtout pour l’approvisionnement de produits complexes. Une fois le document signé, le bon de commande Excel revêt une valeur juridique. Il devient un contrat à caractère synallagmatique. Cela signifie que l’engagement devient réciproque. Chaque partie doit honorer les obligations du contrat.
D’une part, le fournisseur doit honorer la commande et effectuer la livraison des marchandises en respectant les clauses de l’ordre de commande. D’autre part, l’acheteur est tenu de recevoir les produits ou services commandés et d’effectuer le paiement.
Le bon de commande ou l’ordre d’achat est régi par un cadre légal et commercial bien précis. Celui-ci encadre toutes les contestations qui peuvent avoir lieu après la vente en rapport avec le document de commande entre le fournisseur et l’acheteur. Il relate également les informations précontractuelles établies par la loi touchant les caractéristiques des produits mis en vente comme sa désignation, son prix… .
Son utilisation intervient surtout dans la relation acheteur/vendeur lors de la vente ou la fourniture de biens. Par contre, sachez que le devis ne prend la nature d’un bon de commande que lorsque celui-ci est signé. Ce dernier s’utilise spécifiquement pour les prestations de services.
C’est l’entreprise vendeur ou fournisseur qui se charge de créer un bon de commande interactif. Il l’adresse à l’acquéreur afin que ce dernier constate la conformité des marchandises livrées par rapport à la commande. Après cela, le fournisseur ou le vendeur établit la facture. Contrairement à l’ordre d’achat, la facture est un document obligatoire. Elle revêt un caractère juridique et comptable et peut servir de pièces justificatives. La facture fait office de demande de paiement.
Dans les grandes entreprises, ce sont les secrétaires ou les assistantes commerciales du département des ventes qui gèrent les ordres d’achat. En effet, le choix de la personne chargée de gérer cette tâche dépend de la taille de l’entité.
Par ce document d’achat, le client s’engage auprès du vendeur à honorer la commande.
L’achat est une tâche importante au sein d’une société. Les économies réalisées sur l’achat d’un produit ou d’un service sont des profits pour l’entreprise. Il faut donc savoir passer les commandes. Les erreurs de commandes peuvent entraîner des conséquences majeures. Le logiciel de bon de commande Excel automatisé ne peut qu’être bénéfique pour le bon déroulement des ventes. Il permet de passer les commandes, d’en faire le suivi et de de constituer des archives pour les transactions futures.
Concevoir à chaque fois un bon pour accord de commande peut être stressant surtout si les achats sont fréquents et en grande quantité.
L’utilisation d’un bon de commande dynamique fait gagner du temps lors de l’établissement du document et réduit le stress. Sachez néanmoins que sa création requiert une connaissance approfondie du classeur Excel. Il faut surtout maîtriser les différents onglets.
L’onglet « Paramètres » : où vous devez insérer les informations vous concernant ou les données concernant les fournisseurs.
Le deuxième onglet permet de générer votre bon de commande Excel en sélectionnant le fournisseur ensuite en définissant le N° de la commande, le délai de paiement et la date de livraison. Là, vous pouvez saisir les détails de votre commande (désignation, quantité et prix).
Le dernier onglet permet d’afficher le bon de commande une fois toutes les informations saisies et sélectionnées. Il ne reste plus qu’à vérifier, à relire, à l’imprimer ou à l’envoyer en la transformant au format pdf au fournisseur.
Vous pouvez créer un bon de commande interactif directement en ligne grâce à de multiples modèles proposés. Nous pouvons aussi le créer sur Word ou Excel. Lorsque les ordres d’achat à établir sont nombreux, il est préférable d’utiliser des logiciels de gestion commerciale, car l’établissement de ces documents peut prendre beaucoup de temps. Les logiciels commerciaux fournissent de multiples formulaires facilement personnalisables selon les besoins de l’entreprise.
Evidemment, ces logiciels se déclinent en version payante et gratuite. Les fonctionnalités proposées par ces outils ont été conçues pour faciliter la tâche aux responsables du fait de leur simplicité et de leur maniabilité. Choisissez des logiciels reconnus dont les fonctionnalités sont conformes à la législation en vigueur. L’utilisation de ces logiciels ou d’une feuille de calcul Excel peuvent améliorer la gestion et le pilotage des activités de votre entreprise.
Voici un exemple de bon de commande proposé par BME :
Les mentions légales concernant l’entreprise :
Les conditions générales de ventes CGV figurent normalement au verso de l’ordre d’achat. Le client doit accepter ces conditions en signant le document. La signature se fait au bas du document et peut être accompagnée d’une case à cocher confirmant la connaissance et l’acceptation des conditions générales de vente. Cela renforce la sécurité des clauses du contrat dans le cas où il y aurait des contestations.
Les pénalités que peuvent encourir les entreprises en cas de non affichage des mentions légales peuvent s’élever à plus de 750 €.
L’acheteur a le droit de renoncer à son achat après paiement. C’est le délai de rétractation qui est prévu par la loi en vigueur et que le vendeur se doit de respecter. Sans raison, si le délai de rétractation est respecté selon les formalités, le client peut renoncer à l’achat et le vendeur est dans l’obligation de lui rembourser. Selon le code de la consommation prévu par l’article L.221-18 de la loi Hamon, ce délai de rétractation est fixé à 14 jours. Ce délai commence dès la signature du contrat pour les services et dès la livraison pour les produits. Ce délai peut être prolongé sur une période de 12 mois dans le cas où le fournisseur n’a pas informé le client de ce droit. Le client peut exercer son droit à la rétractation sans attendre d’être livré.
Au démarrage de leurs activités, les entreprises sont souvent réticentes à l’idée de recourir à un processus de gestion. Elles préfèrent rester dans l’approche traditionnelle de la création de l’ordre d’achat. Au fil du temps, lorsque les achats deviennent plus complexes et les délais plus courts, l’approche traditionnelle devient inefficace. La recherche d’une solution innovante devient un besoin récurrent. Les risques de contestation augmentent. Dans un souci de développer son marché, un pas en avant vers le professionnalisme s’impose. Créer de la valeur, satisfaire ses clients sur tous les points deviennent des priorités face à une concurrence rude qui ne laisse pas de place aux dirigeants indécis.
Le bon de commande Excel met à votre disposition un tableau de bord des commandes. Le responsable des approvisionnements peut avoir une vision réelle des coûts engendrés par la commande, la situation de la trésorerie, l’état des stocks actuels et les commandes prévisionnelles à passer dans le futur. Il permet également de faciliter la facturation. Vous avez également une vue d’ensemble sur la fiabilité de vos fournisseurs et leur volonté à respecter leur engagement.
Les détails de votre achat sont relatés dans l’ordre d’achat. Lors d’une transaction présentant une anomalie ou la non-conformité à la commande, vous pouvez alors justifier par ce document les détails de la commande. Le fournisseur ne pourra pas nier et fera tout pour honorer son engagement stipulé dans l’ordre de commande. Ce dernier servira alors de pièce justificative qui vous aidera en cas de litiges avec un fournisseur. Le document doit être signé pour que sa valeur juridique soit validée.
Les auditeurs auront facilement une piste à suivre en présence de bons de commande. Il permet un regroupement des bordereaux des marchandises et des factures. Ils permettent de relater plus clairement les opérations d’achats effectuées par l’entreprise au cours de l’exercice comptable. Sans ces documents d’ordre d’achat, il est très facile de se perdre dans la recherche de facture et dans l’enregistrement des opérations pour établir les états financiers de l’entreprise.
Votre livraison sera accélérée une fois que votre fournisseur reçoit l’ordre de commande rempli par vos soins. Le processus d’achat devient plus simple lorsque les informations sont bien structurées et stockées au même endroit. Vous pouvez éviter les mauvaises surprises de dernières minutes.
Il est possible de créer son bon de commande en ligne. Le fournisseur aura la tâche de remplir l’ordre d’achat en ligne et de le transférer à l’acheteur. Ce dernier peut le signer grâce à la signature électronique en utilisant un logiciel reconnu et sécurisé. Cela a été effectif pendant les crises de pandémie partout dans le monde. En revanche, il est important de bien choisir la plateforme que vous utilisez pour le remplissage de votre BDC en ligne. Privilégiez les sites sécurisés. Si besoin, lisez des avis sur internet concernant la plateforme en question.
Le devis n’oblige en rien les deux parties. C’est un document de proposition de prix. Il a pour rôle de relater à l’acheteur les détails de la transaction en mentionnant les caractéristiques du produit ou du service ainsi que les prix. C’est pour cette raison que l’acheteur se doit de collecter plusieurs devis auprès de plusieurs fournisseurs afin d’identifier celui qui est le plus rentable à son projet d’achat.
L’ordre de commande, quant à lui, consiste à valider les conditions d’une transaction entre l’acteur et le fournisseur. Si l’acheteur décide de signer celui-ci, l'engagement est effectif pour les deux parties. Le fournisseur doit livrer le produit. Pour sa part, l’acheteur doit régler la commande.
Les ordres de commande consistent à confirmer officiellement les décisions d’achats. Ce sont les acheteurs qui les envoient aux vendeurs.
Les confirmations de commandes sont reçues par les acheteurs et envoyées par le fournisseur confirmant la vente avant son exécution.
Tout achat important dans une entreprise nécessitant des transactions considérables requiert un bon de commande. Il est déconseillé de se passer de ce document dans ce cas-là. Cependant, il existe des cas où il n’est pas indispensable notamment pour des achats réguliers que l’entreprise réalise de manière récurrente. Cela peut être des transactions relatives aux paiements d’électricité ou encore des abonnements mensuels rattachés au bon fonctionnement de celle-ci. Il faut aussi savoir que vous devez être au courant du coût de l’achat avant même de réaliser le bon de commande. Dans le cas contraire, l’acquisition ne peut pas être effectuée via ce document.
Le devis est un document échangé entre une entreprise ou un prestataire et son client. Il est utile pour que ce dernier puisse avoir une estimation du coût du service dont il a besoin. En revanche, un bon de commande est plutôt utilisé dans le cadre d’une vente de marchandises entre des professionnels. Le devis n’engage en rien le client à accepter le coût estimé. La plupart des prestataires de services délivrent un devis gratuit malgré que ce document n’oblige en aucun cas le client à s'engager.
Dans le cas où c’est le fournisseur qui émet le bon de commande, il n’est pas obligé de le signer. En revanche, si cette action est réalisée par le client, le fournisseur doit le signer afin de confirmer que la commande a bien été reçue et qu’il accepte toutes les conditions. Sachez que tout bon de commande signé devient un contrat. Les deux parties doivent alors l’honorer.
Le bon de commande est un document incontournable permettant de mener à bien le processus des achats au sein d’une entreprise. En externalisant vos achats de classe C chez BME, vous n’aurez plus à vous occuper de tout cela. Nous prenons en charge toutes les démarches administratives en passant par la conception du bon de commande Excel et en le confiant au fournisseur afin de vous libérer de cette tâche. Le gain de temps généré par la décision de procéder à l’externalisation de vos achats « sauvages » vous permettra aussi d’économiser en termes financiers. Commencez dès maintenant. Recevez et complétez votre bon de commande Excel avec BME Consulting.
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