Secteur Santé

Santé : Quelles sont les quatre clés d’une stratégie d’Achats efficiente ?

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Olivier Audino
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Performance achat

Les fondamentaux d'une stratégie achats sont essentiels pour garantir la performance et la compétitivité des entreprises. Ils permettent de répondre aux besoins de l'entreprise tout en optimisant les coûts et en créant de la valeur ajoutée. La direction des achats et son responsable ont un rôle clé dans la mise en place de cette stratégie. Tout d'abord, il est crucial de définir une politique d'achat claire et alignée avec la stratégie globale de l'entreprise. Cette politique doit prendre en compte les objectifs de réduction des coûts, d'amélioration de la performance achat, d'achats responsables et durables, ainsi que de gestion des risques liés à la supply-chain. Elle doit également intégrer les enjeux RSE. Responsabilité Sociétale de l'Entreprise et prendre en compte les impacts environnementaux et sociaux des achats. 

Les 4 fondamentaux d’une stratégie achats efficace

L’élaboration d’une stratégie d’achats efficiente est primordiale dans le secteur de la santé. En effet, la gestion des Achats dans l’industrie pharmaceutique est un processus complexe impliquant l’intervention de nombreux acteurs, dont les organismes publics, les ministères, les fabricants et les sous-traitants, sur un marché très exigeant et souvent opaque. Une Direction Achat mondialisée doit aussi prendre en compte les décisions politiques et réglementations institutionnelles qui sont autant de contraintes pour son efficacité globale. L’optimisation des achats prend alors tout son sens. Dans cet article, découvrez qu'est ce qu'une stratégie achat et quelles sont les quatre clés d’une stratégie achat efficiente.

Stratégie achats : définition

Au cours des dernières années, la fonction achats a fortement évolué. Son rôle ne se limite plus à assurer la disponibilité des produits ou services nécessaires à la production et au bon fonctionnement de l’entreprise. Elle a acquis de nouvelles responsabilités qui lui permettent d’être de plus en plus impliquée dans la performance de l’entreprise, comme la gestion des relations fournisseurs, la conservation des marges, la gestion des risques et la recherche de l’innovation. On parle alors de plus en plus d’achat stratégique

La mise en place d’un Achat stratégique nécessite l’élaboration d’une stratégie Achats efficiente. Qu’est ce qu’une stratégie d’achat ? C’est l’ensemble des moyens à mettre en œuvre pour renforcer la contribution de la fonction achat à la performance globale de l’entreprise. Elle fait donc partie des leviers de performance qu’une entreprise peut appliquer pour atteindre ses objectifs, comme la réduction du nombre de fournisseurs pour massifier les volumes d’achats, la digitalisation des achats, la mise en place d’indicateurs de performance, etc. La stratégie achats s’exprime ainsi au travers des objectifs, des moyens et des ressources à mettre en œuvre.

La stratégie d’achats se définit aussi comme l’ensemble des éléments et des étapes du processus d’achat, depuis le choix du fournisseur jusqu’à la négociation du contrat, en passant par la gestion des relations avec les fournisseurs et des techniques d’approvisionnement. 

La réduction des coûts fait partie des principaux objectifs de la stratégie achats, mais ce n’est pas tout. Elle peut aussi viser à améliorer la résilience de la supply chain à travers la sélection des fournisseurs ou à mettre en place des achats d’innovation, des stratégies d’achats responsables ou la rationalisation des processus d’approvisionnement. 

La spécificité des achats dans le secteur de la santé

Tout comme dans de nombreux secteurs, les achats constituent une part importante des dépenses au sein des établissements dans le secteur de la santé. D’après les estimations, ils représentent environ 20 milliards d’euros par an, et encore, ce chiffre concerne uniquement les établissements publics. Les achats dans les établissements publics de santé se répartissent en deux catégories : les achats d’exploitation et les achats d’investissement. 

  • Les achats d’exploitation concernent les achats de fournitures et de consommables nécessaires au fonctionnement journalier de l’établissement de santé. Ils comprennent également les achats de services, comme l’externalisation de la restauration, de la stérilisation et de l’entretien du linge, et les achats de travaux liés à l’entretien du bâtiment. Les achats de médicaments et de dispositifs médicaux entrent aussi dans cette catégorie. Ils constituent de loin le poste le plus lourd dans le budget d’un hôpital, car ils représentent environ 50% des dépenses. Il y a également les charges d’énergies.
  • Les charges d’investissement désignent les achats d’équipements médicaux, techniques ou logistiques ainsi que les achats de travaux qui ont un impact sur l’organisation de l’établissement de santé. Ils ont un caractère stratégique. 

En plus des objectifs visés par tous les services Achats partout dans le monde, dont l’optimisation de la procédure d’achat et la réduction des coûts, la fonction achat dans le secteur de la santé doit également tenir compte des spécificités de ce secteur lors de l’élaboration d’une stratégie d’achats efficiente. Par exemple, les parties prenantes dans une fonction achats santé sont plus nombreuses : les ministères, les organismes publics, les fabricants ou sous-traitants, les clients internes et le service achats. Une stratégie achat efficiente doit intégrer cette spécificité.

Par ailleurs, les fonctions Achats dans le domaine de la santé sont aussi confrontées aux obligations de se conformer aux réglementations définies au niveau national ou européen. Tout ceci peut rendre complexe l’élaboration d’une stratégie d’achat efficiente dans ce secteur.

Quelles sont les différentes étapes de l’élaboration d’une stratégie achats ?

L’élaboration d’une stratégie d’achat se déroule en 4 étapes :

La segmentation des achats

La segmentation des achats est une étape cruciale de l’élaboration d’une stratégie d’achats pertinente. Tel le nom l’indique, elle consiste à classer les achats en segments d’achat pour qu’il soit plus facile d’élaborer une stratégie achat adaptée pour chaque groupe homogène d’achats. La segmentation se fait selon plusieurs critères : les marchés fournisseurs, les produits achetés et les chiffres d’affaires associés. 

Le but de la segmentation du portefeuille achat consiste à déterminer le poids de chaque famille d’achats, d’évaluer les enjeux liés à chaque segment et de faciliter le traitement des informations.

L’analyse des besoins

Il s’agit d’une connaissance quantitative et qualitative de chaque segment d’achat. Cette étape de la définition de la stratégie d’achats passe par trois phases : l’analyse des besoins internes (l’état actuel et prospectif, les contraintes rencontrées, les chiffres-clés…), l’analyse du marché fournisseurs (structure du marché, tendances…) et l’évaluation des risques (techniques, financiers…).

Durant cette étape, il faut également définir les priorités et les objectifs de la stratégie achats. Les priorités se rapportent à la politique générale de l’entreprise. Il s’agit de trouver un équilibre entre la vision globale de l’entreprise, les ressources à disposition et les possibilités de développement ou les contraintes rencontrées. Dans la liste des priorités, on retrouve la réduction des coûts, la gestion des risques liés au supply chain, l’optimisation des relations fournisseurs, la RSE, l’optimisation du sourcing, etc. 

Pour concrétiser ces priorités, il est nécessaire d’envisager des objectifs propres à chaque structure au sein de l’entreprise. La définition des objectifs de la stratégie achats est effectuée selon la méthode SMART (Specific, Measurable, Assignable, Realistic, Time-Related).

L’élaboration de la stratégie d’achats

Cette étape consiste à identifier les leviers d’action à utiliser pour atteindre les objectifs. 

L’élaboration d’une stratégie achat pertinente s’appuie sur la méthode de la matrice de Kraljic. Cette dernière permet de classer les achats en 4 grandes catégories suivant leur niveau de criticité et leur impact sur l’activité de l’entreprise : les achats leviers, les achats stratégiques, les achats critiques et les achats simples. 

  • Les achats leviers ou à effet de levier : ce sont les achats ayant un impact important sur l’activité de l’entreprise, mais dont les risques liés aux approvisionnements sont moindres. Cela signifie que la fonction achat se trouve en position de force par rapport aux fournisseurs. Ceci constitue un avantage considérable pour réduire les coûts, car un fournisseur peut facilement être remplacé par un autre. C’est aussi une occasion pour développer le potentiel d’innovation du fournisseur. On applique notamment une stratégie achat prix/volume pour ce type d’achat.
  • Les achats stratégiques : ce sont les achats qui ont un fort impact sur l’activité de l’entreprise. Ils assurent la continuité de celle-ci. Cependant, ils représentent une faible part dans le portefeuille des fournisseurs. D’une manière générale, ce sont des ressources rares ou issues de marchés restreints qui sont difficiles à remplacer. Pour ce type d’achat, la stratégie d’achat doit viser à entretenir des relations fortes et durables avec les fournisseurs. Celles-ci doivent être basées sur des intérêts mutuels ou gagnant-gagnant. On parle aussi de stratégie achat de partenariat. 
  • Les achats critiques : ils représentent un risque faible pour l’activité de l’entreprise. Toutefois, ce sont aussi des achats effectués sur des marchés limités ou peu concurrentiels. Les fournisseurs sont donc généralement en position de force. La stratégie d’achat à adopter pour cette catégorie d’achat consiste à sécuriser les stocks et les appros, à soigner la relation avec les fournisseurs et à mettre en place des solutions de back-up. On qualifie aussi cette stratégie d’achat de stratégie de différenciation.
  • Les achats simples ou non critiques : ce sont les achats qui ont un très faible impact sur la profitabilité et qui sont faciles à se procurer. Dans cette liste, on retrouve entre autres les fournitures de bureau. La stratégie d’achat à adopter pour ce type d’achat est la réduction du temps et de la charge administrative qui y sont liés, comme la digitalisation des achats. Cette solution permet d’optimiser les processus de gestion des achats grâce à la standardisation des produits et à un traitement automatisé du processus.

La mise en œuvre et le pilotage de la stratégie achats

Une fois la stratégie définie, il ne reste plus qu’à la mettre en œuvre et à piloter son exécution. En plus de l’établissement d’une stratégie d’achats adaptée, le responsable des achats et son équipe sont aussi les garants du respect de ce processus.

Le pilotage de la stratégie d’achat inclut également le suivi du processus. Il s’agit d’évaluer ses résultats. Pour cela, l’équipe achat doit déterminer les indicateurs de performance clés à utiliser. En fonction des résultats, la stratégie d’achats peut également être amenée à évoluer.

Les quatre objectifs Achat stratégiques pour le secteur de la santé

Quatre objectifs – spécifiques à la pharma – sont nécessaires à la mise en œuvre d’une stratégie Achat adaptée aux exigences des laboratoires ou industriels de la santé :

  1. L’acquisition de réactifs ou d’équipement médicaux les plus fiables et en bonne quantité
  2. La sélection de fournisseurs fiables de produits de haute qualité
  3. La livraison rapide de stocks limités
  4. L’assurance du coût total d’acquisition le plus bas possible

1er Objectif : L’acquisition de réactifs ou d’équipement médicaux les plus fiables et en bonne quantité

Élaborer une liste retreinte de fournisseurs permettant de réduire les coûts et suivre la performance Achat, tel est l’objectif premier d’une Direction des Achats en élaborant une stratégie d’achats gagnante.

Cela implique la mise en place de procédures achats claires afin d’estimer avec précision les quantités de produits nécessaires sans créer d’excédents.

La digitalisation des achats au travers d’une solution eAchat permet de centraliser les procédures d’approvisionnent et de renforcer la Politique Achat.

2ème Objectif : La sélection de fournisseurs fiables de produits de haute qualité

Deux critères essentiels pour sélectionner des fournisseurs : fiabilité et qualité ! Des programmes d’assurance qualité actifs impliquent à la fois la surveillance de la santé financière des fournisseurs mais également des contrôles renforcés des produits dans le temps. Les outils de veille sur internet ou bien auprès de laboratoires indépendants offrent une sécurité complémentaire.

3ème Objectif : La livraison rapide de stocks limités

Cela passe par la mise en place de systèmes d’approvisionnement et de distribution automatisés. Les produits en stock doivent faire l’objet d’un inventaire quotidien pour limiter l’obsolescence, mais aussi faciliter les interfaces avec le stock déporté chez les fournisseurs. La fiabilité des stocks facilitera la livraison à flux tendue tout en assurant une quantité suffisante dans les magasins centraux ou régionaux.

4ème Objectif : L’assurance du coût total d’acquisition le plus bas possible

À ce stade, l’entreprise vise à simplifier la chaine d’approvisionnement pour atteindre le coût total le plus bas possible compte tenu des quatre composantes de coûts :

a) Le prix d’achat réel des médicaments, réactifs, équipements etc.

b) Les coûts cachés en raison de la mauvaise qualité des produits, de la sous-performance des fournisseurs ou de l’obsolescence des produits

c) Le coût de possession du stock au sein de l’entreprise (stocks déportés notamment) ; et

d) Les coûts d’exploitation et la perte de productivité liés à une gestion administrative trop lourde.

Optimisation de la Fonction Achats, les autres points pour réussir

Cartographie et Relations Stratégiques Fournisseurs

La cartographie des familles d'achats est une étape importante pour piloter efficacement la fonction achats. Elle permet d'identifier les segments stratégiques des achats de l'entreprise, ainsi que les leviers et les familles d'achats prioritaires. Cette cartographie facilite la prise de décision et l'élaboration de stratégies achats adaptées à chaque segment. La relation fournisseur est également un élément central de la stratégie achats. Il est essentiel d'établir des relations de confiance avec les fournisseurs stratégiques afin de développer des partenariats gagnant-gagnant.

Gestion Stratégique des Fournisseurs : Sélection, Satisfaction et Contrats

La direction des achats doit veiller à sélectionner des fournisseurs fiables et compétitifs, tout en leur accordant une attention particulière pour assurer leur satisfaction et fidélisation. La gestion des appels d'offres et des contrats de fournisseurs est une tâche primordiale pour garantir la qualité et la compétitivité des prestations. 

Optimisation des Appels d'Offres et Gestion Contractuelle dans les Achats

La passation des appels d'offres doit être rigoureuse et transparente, en respectant les règles de la commande publique si nécessaire. Les contrats doivent être contractualisés de manière claire et précise, afin de définir les engagements réciproques des parties et les modalités de suivi. La digitalisation et la dématérialisation des processus achats sont également des éléments clés pour améliorer l'efficacité et la performance achat.

Optimisation des Achats : ERP, Tableaux de Bord et Professionnalisation des Équipes

Les outils informatiques tels que les ERP. Enterprise Resource Planning permettent de rationaliser les opérations et de faciliter la gestion des achats. Ils offrent également la possibilité de mettre en place des tableaux de bord pour suivre les performances et les KPIs. Key Performance Indicators de la fonction achats. Enfin, la professionnalisation des équipes achats est essentielle pour garantir la réussite de la stratégie achats. Il est nécessaire de former et de développer les compétences des acheteurs afin qu'ils puissent être à la hauteur des enjeux et des exigences de leur fonction. Des consultants et des spécialistes du domaine des achats peuvent également venir en renfort pour apporter des expertises complémentaires. 

Stratégie Achats Performante : Fondements Clés pour l'Optimisation, la Création de Valeur et la Compétitivité

Les fondamentaux d'une stratégie achats reposent sur une politique d'achat claire et alignée avec la stratégie globale de l'entreprise, une cartographie des familles d'achats, une relation fournisseur solide, une gestion rigoureuse des appels d'offres et des contrats, une digitalisation et dématérialisation des processus achats, ainsi qu'une professionnalisation des équipes achats. Ces éléments permettent d'optimiser les achats, de réduire les coûts, de créer de la valeur ajoutée et de contribuer à la compétitivité de l'entreprise.

À retenir : Les frais de R&D pour une Direction des Achats dans le secteur de la Pharmaceutique sont prédominants à cause de la spécificité de l’industrie. Les départements R&D ont souvent recours à de nombreux fournisseurs à l’échelon mondial pour des quantités de produits très faibles.

Dans ce contexte, l’externalisation des Achats Spots (commandes de faibles montants et/ou non récurrentes) prend tout son sens, car elle permet de se focaliser sur les Achats Stratégiques de Classe A ou B.

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