Analyse des besoins

Rédiger un cahier des charges fonctionnel moderne : digitalisation, ESG et performance

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Olivier Audino

Qu'est-ce qu'un cahier des charges fonctionnel ?

Le CdCF définit les besoins à satisfaire en termes fonctionnels, sans préjuger des solutions techniques. Il précise les attentes, contraintes, objectifs et priorités de l'entreprise vis-à-vis d'un produit, d'un service ou d'une solution. Contrairement au cahier des charges techniques, il ne spécifie pas comment réaliser, mais ce qui est attendu comme résultat.

Le CdCF joue un rôle central dans les appels d’offres, le sourcing, la contractualisation et le pilotage des prestations. Il garantit une compréhension commune entre les parties prenantes internes et les fournisseurs.

Une méthodologie modernisée

Un CdCF efficace repose sur une démarche rigoureuse, mais souple. Voici les étapes clés adaptées aux exigences actuelles :

1. Analyse du contexte et des enjeux

Avant de formaliser les besoins, il est essentiel de comprendre le cadre dans lequel le projet s'inscrit. Cela implique plusieurs dimensions :

Identifier les objectifs stratégiques du projet : par exemple, renforcer l'efficacité opérationnelle, améliorer l'expérience utilisateur ou répondre à un besoin réglementaire.
Intégrer les exigences RSE, ESG, cybersécurité et réglementaires : ces contraintes deviennent structurantes pour les projets IT, logistiques ou organisationnels.
Anticiper les contraintes internes : telles que les systèmes déjà en place, les limites budgétaires, les échéances imposées ou les processus métiers existants.

2. Recueil des besoins métiers

Cette étape est cruciale pour aligner le CdCF sur la réalité du terrain et les attentes des utilisateurs :

Mener des entretiens qualitatifs avec les utilisateurs finaux pour comprendre les irritants actuels, les attentes fonctionnelles et les contraintes opérationnelles.
Formaliser les besoins en langage clair, sans jargon technique, afin que toutes les parties prenantes puissent s'approprier le document.
Prioriser les exigences à l’aide d’une grille (ex. MoSCoW ou RICE), en distinguant ce qui est obligatoire, souhaitable ou accessoire, pour faciliter l’arbitrage budgétaire ou technique.

3. Rédaction collaborative

Le succès du CdCF repose sur une construction collective, facilitée par des outils adaptés :

S'appuyer sur un modèle structurant tel que la norme NF EN 16271, qui guide la formalisation des fonctions, contraintes et indicateurs.
Utiliser des plateformes collaboratives (Google Docs, Notion, modules SRM) pour permettre à chaque acteur de commenter, valider ou enrichir les sections qui le concernent.
Mettre en place un système de versioning : suivi des modifications, historiques, justification des choix, pour garantir la transparence et faciliter les révisions.

4. Intégration de critères de performance

Intégrer des SLA, unités d’œuvre, périmètres mesurables
Ajouter des indicateurs ESG si le projet le justifie (empreinte carbone, taux de réemploi)

5. Validation et diffusion

Soumettre le CdCF aux parties prenantes pour approbation
L’intégrer au dossier de consultation fournisseurs
Le lier au contrat via des annexes ou clauses de performance

CdCF et backlog Agile : vers un modèle hybride

Dans les projets IT ou digitaux, le CdCF peut coexister avec un backlog Agile. Le premier pose le cadre global et contractuel, tandis que le second permet une construction incrémentale. Cette approche hybride garantit à la fois agilité et pilotage des engagements.

Digitalisation du processus CdCF

Avec l'évolution des outils digitaux, la rédaction du CdCF gagne en efficacité et en fluidité. Les plateformes SRM, ERP ou collaboratives permettent désormais d'automatiser et d'encadrer tout le processus de création, d'approbation et de suivi du cahier des charges.

Elles proposent notamment :

Des modèles personnalisables adaptés aux différents types de projets (produits, services, prestations intellectuelles).
Des workflows de validation configurables selon les rôles, services ou niveaux hiérarchiques impliqués.
Une traçabilité des contributions pour identifier qui a modifié quoi et à quel moment, facilitant les audits et les arbitrages.
Une intégration directe aux processus de sourcing ou de demande d’achat, garantissant la cohérence des données du besoin jusqu’au contrat ou à la commande.

Rédiger un CdCF pour une prestation intellectuelle

Pour les prestations de service (AMOA, infogérance, formation...), le CdCF doit décrire :

Le périmètre fonctionnel

Objectifs de la mission
Activités attendues
Interactions avec les équipes internes

Les livrables et unités d’œuvre

Rapports, livrables techniques, supports de formation...
Un temps estimé (jour/homme) par livrable ou type d’action

Les indicateurs de suivi

Taux de satisfaction
Respect des délais et qualité de réalisation
Reporting opérationnel et comité de pilotage

Intégrer les enjeux ESG et de conformité

En 2025, le CdCF s'inscrit dans une dynamique de performance responsable. Il devient un vecteur d’engagement environnemental, social et réglementaire. Pour cela, il doit intégrer des dimensions ESG dès sa rédaction :

Des critères d’impact environnemental : exigences liées aux matériaux utilisés, aux capacités de recyclage, à l’empreinte carbone des solutions proposées ou à la consommation énergétique.
Des exigences de conformité réglementaire : prise en compte du RGPD pour les projets traitant des données personnelles, ou de toute norme sectorielle applicable.
Des clauses éthiques : respect des droits humains, lutte contre le travail forcé ou infantile, promotion de la diversité, inclusion et conditions de travail dans la chaîne d’approvisionnement.

Ces éléments peuvent être intégrés dans les sections "Contraintes", "Indicateurs de suivi" ou faire l’objet d’annexes spécifiques dans le dossier de consultation.

Bonnes pratiques opérationnelles

Pour garantir l'efficacité d'un CdCF, certaines bonnes pratiques rédactionnelles et collaboratives sont essentielles :

Adopter un langage clair et accessible : éviter les termes trop techniques ou ambigus qui peuvent nuire à la compréhension du besoin.
Illustrer par des cas d’usage concrets : donner des exemples de scénarios d’utilisation aide à visualiser le besoin fonctionnel et à mieux le spécifier.
Impliquer les bonnes parties prenantes dès le début : métiers, DSI, achats et utilisateurs doivent collaborer pour garantir la complétude et la cohérence du document.
Structurer le document de manière lisible : un sommaire cliquable, des sections bien délimitées et une hiérarchisation claire des exigences facilitent l’utilisation du CdCF tout au long du projet.

Tableau comparatif : CdCF classique vs CdCF moderne

Élément	CdCF classique	CdCF 2025 enrichi
Structure	Texte descriptif	Modularité, templates et workflow collaboratif
Critères inclus	Besoin métier et contraintes	Ajout ESG, SLA, sécurité, unités d’œuvre
Validation	Par email ou papier	Workflow digital, traçabilité des versions
Suivi post-projet	Faible	Lié au sourcing, à la performance et à l’audit

FAQ SEO

Quelle est la différence entre un CdCF et un cahier des charges technique ?
Le CdCF décrit les besoins fonctionnels (ce qu’on attend), alors que le cahier technique détaille les solutions (comment faire).

Qui rédige le CdCF en entreprise ?
Généralement le métier pilote, en lien avec les achats, la DSI et les utilisateurs finaux.

Le CdCF est-il compatible avec la méthode Agile ?
Oui, il peut poser le cadre initial et coexister avec un backlog pour le pilotage itératif.

Comment intégrer les critères RSE dans un CdCF ?
En ajoutant des exigences environnementales, éthiques ou sociétales dans la section des contraintes ou des indicateurs de performance.

Conclusion

Le cahier des charges fonctionnel reste un pilier de la relation fournisseur, à condition d’être actualisé aux attentes modernes. Digitalisé, collaboratif, enrichi de critères ESG et de KPIs mesurables, il permet une meilleure compréhension des besoins et un pilotage plus précis des engagements. En 2025, il est un levier de performance, de conformité et de durabilité.