Comment optimiser vos achats ?

La cartographie des achats

Le processus Achats est différent selon les organisations. Comme tous les processus, il suit plusieurs étapes qui sont : la cartographie des achats, l’identification du besoin de l’organisation, la recherche et l’analyse des propositions des fournisseurs (sourcing fournisseur), la négociation et le choix des fournisseurs, le suivi de la commande et de la livraison, le règlement, et enfin l’évaluation des performances.

Certaines organisations omettent la première étape de ce processus et sont ainsi dans l’impossibilité d’optimiser véritablement leurs achats. Dans cet article nous allons revenir sur cette première étape majeure.

• Identifiez et segmentez vos achats

Tout d’abord, vous devez identifier et classer tous les achats effectués par l’entreprise en différentes familles, sous-familles, et segments. Cette classification va au-delà du trio : travaux, services et fournitures. Soyez plus précis dans votre classification, et essayez de « descendre » jusqu’au segment d’achats.

• Catégorisez vos achats

Dans un second temps, vous devez collaborer avec le département financier afin de connaitre les dépenses exactes pour chaque achat. Ensuite, en regroupant les données financières des achats avec votre segmentation vous obtiendrez une classification claire et précise des achats.

Cette étape est importante car elle permet de savoir combien l’organisation dépense, et les sources de ces dépenses. Il sera ainsi plus facile par la suite d’identifier les réels besoins de l’entreprise et de négocier plus efficacement avec les fournisseurs.

Pour finir, ayez conscience que cette cartographie Achats peut s’avérer longue, de l’ordre de six semaines. C’est pourquoi vous devez insister au préalable auprès de votre Direction sur le gain de performance futur à la suite de ce travail.