Formation sur les Systèmes d’Information Achat

Un ERP est une solution informatique qui permet de piloter un ensemble de processus liés à l’activité de l’entreprise grâce à une base de données unique et centralisée.

Cela peut concerner la finance, la comptabilité, la gestion des achats, la logistique et les stocks, ou encore les ressources humaines.

Dans cette vidéo, Olivier Audino, Expert en Achats, vous explique ce qu’est un ERP et quelles sont les interactions qui peut y avoir avec un système d’information Achat.

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Vous vous êtes déjà demandé ce qu’est un ERP ? Un ERP est une base de données partagée pour gérer et suivre l’ensemble des informations d’une entreprise en une base de données unique.

Cela peut concerner la finance, la comptabilité, la gestion des achats, la logistique et les stocks, ou encore les ressources humaines…

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Les solutions eAchats sont de plus en plus nombreuses à apparaître sur le marché. En effet, ces nouvelles solutions applicatives ont pour ambition de couvrir l’ensemble des besoins de la fonction achats.

Dans cette vidéo, Olivier Audino, Expert en Achats, vous présente les terminologies des SI achat tel que le Source-to-Pay et le Procure-to-pay.

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Le marché des solutions eAchat est relativement récent cependant il a déjà un très bon niveau de maturité et plusieurs acteurs sont dynamiques sur ce marché.

Dans cette vidéo, Olivier Audino, Expert en Achats, vous explique les spécificités de ce marché et il vous présente certains acteurs clés actuellement.

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👍🏻 Les solutions eAchat proposent différents modèles d’intégration dans les entreprises. Parmi tous les modèles, le modèle SaaS devient le plus conventionnel.

👉🏻 Dans cette vidéo, Olivier Audino, Expert en Achats, vous explique l’intérêt d’un tel modèle ainsi que les autres modèles d’implémentation (Licence, ASP, SaaS). Il aborde également le modèle économique de ces implémentations.

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💁🏻 Les premières solutions eAchat datent d’il y a une vingtaine d’années, or de nombreuses technologies disponibles aujourd’hui ne sont pas encore intégrées aux solutions e-Achat.

👉🏻 Olivier Audino, expert Achat, nous parle de l’avenir des systèmes d’information d’achats.

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Pour chaque cas nous vous demandons en tenant compte des éléments de contexte qui vous sont donnés :

1. d’identifier les besoins fonctionnels à couvrir de manière prioritaire
2. de proposer une feuille de route de SI achats à 3 ans en priorisant (choix 1, 2 et 3) dans la liste ci-dessous les modules des solutions à déployer
3. d’identifier en quelques lignes les facteurs clés de succès et les écueils à éviter
4. Identifier les éditeurs éligibles en tenant compte du contexte général de l’entreprise (grande entreprise internationale, ETI, PMI)

   Voici une liste non-exhaustive d’éditeurs e-Achat : Le_monde_du_SI_Achats

Liste des modules/solutions (non exhaustive) :

• module eProcurement de l’ERP en place
• module eProcurement d’une solution e-achats en mode on premise ou SaaS ?
• module eSourcing d’une solution e-achats en mode on premise ou SaaS ?
• module SRM d’une solution e-achats en mode on premise ou SaaS ?
• outil de Contract Management dédié
• module Contract Management d’une solution e-achats en mode on premise ou SaaS ?
• outil de reporting de type requêteur Business Intelligence
• outil de Spend Analysis

Présentation des 4 cas pratique :

1. Maloye e-achats
2. APAC e-achats
3. MEGA e-achats
4. BIC e-achats

Livrables : Veuillez envoyer vos présentations sous format PPT ou PDF sur l’email oaudino@sourcing-force.com

💁🏻 Les solutions e-Procurement proposées sur le marché sont toutes différentes, certaines sont plus faciles que d’autres à implémenter pour son entreprise.

👍🏻 Cependant, de l’installation d’Ariba, Coupa, Ivalua à l’installation de Sourcing Force, il y a un gouffre… Les uns nécessitent l’intervention de partenaires externes (des agences spécialisées ou certifiées) pour implémenter la solution, alors que Sourcing Force peut être installée par vous-même sans connaissances techniques particulières.

👉 Prêt ? C’est parti pour un webinar qui vous fera changer d’avis sur l’e-Procurement !

Tableau de bord, Demande d’achat, eCatalogue, Punchout, Circuit de validation, Commande, & Réception.

👉🏻 Pour de nombreuses entreprises, la mise en place d’une solution e-procurement est devenue incontournable pour gérer les chaînes d’approvisionnement.

👍🏻 En intégrant une marketplace dans l’outil, l’acheteur peut mettre sous contrôle un panel de famille d’achat beaucoup plus large tout en laissant plus de liberté au client interne.

🤓 Place à une interface simple et ergonomique, à l’image des marketplace BtoC !

⚡️ À travers ce webinar, découvrez comment la marketplace peut être un levier pour optimiser vos achats.

👉 Pour télécharger la présentation, rendez-vous ici : https://www.sourcing-force.com/la-marketplace-un-levier-pour-optimiser-vos-achats-b2b/

Rentrez dans le rôle d’un salarié qui souhaite réaliser un achat pour le compte de sa société.

1. Connexion

1. Se connecter au module eProcurement https://app.preprod.sourcing-force.com/ :
   • Login : emetteur@demo.com
   • MdP : (Demandez vos accès)
2. Découvrir le Tableau de bord

2. Ajout d’articles dans un Panier

Le but du Panier est de créer une liste d’articles avant de les transformer en Demande d’achat ou en Commande.

1. Menu « Panier »,
2. Ouvrir/déployer le panier pour voir les options,
3. Ajouter un article manuellement en cliquant sur « + Ajouter un article » et compléter à minima les champs obligatoires puis Enregistrer,
4. Ajouter un article à partir d’un catalogue en cliquant sur « + Ajouter un article (Catalogue) » puis :
   • Ouvrir le catalogue Punchout « Farnell » et sélectionner un ou plusieurs articles et confirmer le panier pour le renvoyer dans Sourcing Force ;
   • Ouvrir le catalogue hébergé « Regmatherm » et ajouter des articles au panier.
5. Rafraichir la page du panier dans Sourcing Force pour voir tous les produits (car vous êtes nombreux à utiliser le même compte teste en même temps ;-).
6. Ouvrir vos lignes d’articles avec l’icône du crayon puis :
   • Sélectionner l’agence fournisseur s’il y a plusieurs choix
   • Sélectionner un contact fournisseur en cliquant sur l’icône du bonhomme vert.
   • Cliquer sur « Enregistrer »

Vous avez désormais une liste d’article dans votre Panier provenant de plusieurs fournisseurs que vous pouvez modifier si besoin.

3. Créer une précommande

1. Sélectionner un ou plusieurs articles du Panier et cliquer sur l’icône Jaune « Ajouter à une précommande »
   • Si une popup d’erreur apparait, veuillez corriger la donnée manquante.
2. Une page « Précommande » s’ouvre avec vos articles.
3. Ajouter un titre à votre précommande (par exemple, votre prénom pour la retrouver facilement)
4. Sélectionner une adresse de livraison
5. Visualiser les autres champs pour information seulement
6. Cliquer sur « Soumettre à validation », le statut de la précommande change en «
   En attente de validation »
   • Dans l’onglet « Circuit de validation », vous visualisez le nom du valideur.
   • Dans l’onglet « Historique des statuts », vous visualisez l’historique

4. Transformer une précommande en commande

1. Se déconnecter du compte Emetteur et se connecter sur le compte Valideur :
   • Login : valideur@sourcing-force.com
   • MdP : (Demandez vos accès)
2. Sur le Tableau de bord, cliquer sur les Précommandes en attente de validation ou bien Menu > Transaction > Précommande,
3. Ouvrir la Précommande en attente de validation puis :
   • Refuser une ligne d’article si il y en a plusieurs : sélectionner un article et cliquer sur « Refuser » juste au-dessus de la ligne d’article;
   • Valider la précommande en cliquant sur « Valider » en haut.
4. La Précommande est alors transformée en Commande officielle et envoyée automatiquement au fournisseur par email ou EDI.

5. Réceptionner une Commande

1. Menu > Transaction > Commande, ouvrir la Commande qui vient d’être créée.
2. Réceptionner la commande en cliquant sur « + Ajouter une réception » puis :
   • Ajouter la quantité réceptionnée puis « Confirmer la réception avec inspection », le statut change en « Réceptionnée »
   • Dans l’onglet « Réceptions », vous visualisez les réceptions et les modifiez.

Conclusion sur le module eProcurement

Vous venez d’effectuer un cycle de passation de commande pour une entreprise avec un circuit de validation et une réception.

Il faut noter que dans une entreprise ce processus d’engagement de dépense est souvent beaucoup plus complexe avec notamment la gestion des budgets, l’import en masse de centaines d’articles, des circuits de validation selon plusieurs paramètres etc.

Par ailleurs, une interface avec l’ERP Comptable est souvent requise (SAP, SAGE…)

🤩 Découvrez comment bien contrôler et gérer le cycle de vie de vos contrats en ligne.

​​👉 12%-15% des contrats sont perdus ou non comptabilisés dans les entreprises ​​

👉 La mauvaise gestion des contrats coûte aux entreprises 9% de leur chiffre d’affaires annuel

1. 🤷 Signez-vous vos contrats en ligne ou papier ?
2. 🤷 Savez-vous où se trouve vos contrats originaux ?
3. 🤷 Êtes-vous alerté sur les fins des contrats ?
4. 🤷 Connaissez-vous les fournisseurs sous contrat ?
5. 🤷 Collaborez-vous sur la rédaction des contrats ?
6. 🤷 Synchronisez-vous les contrats avec votre ERP / Commandes ? 🤓

Télécharger le support de formation : Contratheque_S2P_FR.pdf

Rentrez dans le rôle d’un Acheteur qui souhaite créer un contrat et l’envoyer pour signature à un fournisseur.

1. Connexion

1. Se connecter au module Contract Management https://clm.preprod.sourcing-force.com/ :
   • Login : emetteur@demo.com
   • Organisation : BME Consulting
   • Type d’organisation : Acheteur
   • MdP : (Demandez vos accès)
2. Découvrir le Tableau de bord

2. Créer un nouveau contrat

Le but d’une Contrathèque est de rassembler les contrat sur une base de données unique et de créer des contrats dématérialisés avec signatures électroniques.

1. Menu « Créer un nouveau contrat »,
2. Découvrir les différentes options
3. Cocher l’option « Utiliser un modèle » puis sélectionner « Accord de confidentialité », accepter la popup
4. Cliquer sur « Sauvegarder et continuer »
5. Visualisez le modèle de contrat avec la possibilité d’intégrer des attributs spéciaux tel que {contract_supplier} en bas du contrat
6. Cliquer sur « Sauvegarder et continuer »
7. Compléter les champs obligatoires : « Dates de début du contrat » et « Date de fin du contrat »
8. Sélectionner un « Fournisseur » et une « Agence »
9. Visualiser les autres options du contrat
10. Cliquer sur « Sauvegarder et continuer »
11. Cliquer sur « Sauvegarder et continuer » à nouveau (on ne va pas configurer de circuit de validation)
12. Dans le menu « Qui devrait signer ici? », sélectionner « Quelqu’un de mon organisation » puis un utilisateur dans la liste de la Popup et « Sauvegarder »
13. Cocher l’option  » J’accepte que les parties signataires reçoivent un e-mail pour signer le contrat une fois que je clique sur le bouton «Terminer». »
14. Cliquer sur « Terminer » et valider
15. Votre contrat est parti par email pour signature
16. Demandez à votre intervenant de vous monter le processus de signature 🚀

Conclusion sur le module Contrathèque

Vous venez d’effectuer un cycle de création et envoi d’une contrat simplifié.

De nombreuses options de configuration sont offertes à l’Acheteur pour lui permettre de personnaliser le processus de contractualisation.

Dans certain cas les sociétés mettre en place des « Contrat dynamique » qui s’enclenche en même temps que l’envoie d’une commande issue du module eProcurement si les conditions sont remplis.

🤩 Prenez le contrôle sur vos données !

🧐 Cartographier vos achats vous permet d’auditer l’ensemble des dépenses de votre entreprise et de prioriser vos actions achats à fort potentiel. Ce travail est indispensable pour une direction achat souhaitant contribuer efficacement à la croissance de son organisation.

👉🏻 La cartographie achats est la seule garante de résultats efficients à court et moyen terme.

👉 Une fois la cartographie des achats mise en avant auprès de votre direction, vous aurez une plus grande latitude dans le déploiement des politiques achats et pourrez ainsi gérer au mieux vos coûts et vos relations fournisseurs.

A travers ce webinar nous vous présentons :

1. Comment collecter les données
2. Comment segmenter ces achats
3. Comment identifier les familles importantes

Télécharger le support de formation : LB_Cartographie_des_Achats_IA.pdf

Exemple de cartographie des achats (4 pages) :

Votre mission consiste à cartographier les achats de SPORT XTR’M afin de vous rendre compte des enjeux financiers pour le groupe.

La Direction Financière vous a transmis une extraction des dépenses fournisseurs sur 12 mois. Chaque fournisseur est déjà rattaché à une catégorie et sous-catégorie d’achat afin de faciliter les analyses.

Le Directeur des Achats souhaite obtenir une cartographie dynamique et en ligne des dépenses achats en faisant notamment ressortir les éléments suivants :

1. Le montant d’achats global et la répartition par filiale, en valeur (€) et en pourcentage (%), des dépenses.
2. Vous présentez ensuite les principales sous-catégories d’achat (4 ou 5 maximum) qui mérites une attention particulière en termes de dépenses et de nombre de fournisseurs.
3. Une analyse basée sur le Principe de Pareto ou « 20/80 » sur la concentration du nombre de fournisseurs versus la dépense totale pour 3 sous-catégories d’achat de votre choix en faisant ressortir l’importance ou non de la concentration Fournisseurs.
4. Vous présenterez en une phrase les points à retenir et vos premières pistes de stratégie de réduction des coûts.

Accès aux données :

1. Téléchagez le cas pratique : Cas 2 – Carto Achat
2. Connectez-vous à votre compte Google puis rendez-vous sur la page https://datastudio.google.com/ :

• Créer un rapport vide
• Sélectionner les données « Google sheets »
• Sélectionner « URL »
• Copier le lien : https://docs.google.com/spreadsheets/d/1LUxReocAEvDclSdGDhYce-DIBqF1jXtfsC1cbRrOqCY/
• Cliquer sur Ajouter
• Commencer à créer le reporting.

Livrables :

Une présentation dynamique sous Google Data Studio (https://datastudio.google.com/)  intégrant :

• des représentations graphiques, Pareto, Concentration…
• des tableaux de synthèse,
• des commentaires mentionnant les points à retenir.

Veuillez partager et envoyer vos liens Data Studio sous format PPT ou PDF sur l’email oaudino@sourcing-force.com

Exemple de rapport : https://lookerstudio.google.com/reporting/346fa3e0-ef7a-4220-b12a-5711765622d9

Lancer un Système d’Information eAchat est une décision importante qui peut impacter votre entreprise de manière significative. Il est donc crucial de choisir le bon moment pour le faire. Dans cette vidéo, nous allons discuter des facteurs à prendre en compte pour déterminer le meilleur moment pour lancer votre SI eAchat.

Êtes-vous prêt pour #digitaliser votre service #achat ? Oui ? Mais qu’en est-il du reste de votre entreprise ?

Cette vidéo aborde les réflexions préliminaires pour décider si votre entreprise est prête à franchir le pas vers un SI Achat. Nous abordons les 5 piliers indispensables pour réussir votre projet eAchat.

• STRATEGIE D’ENTREPRISE
• AMBITION DE LA FONCTION ACHAT
• CONTRAINTES INTERNES
• CONTRAINTES EXTERNES
• OFFRE DU MARCHE

Que vous soyez en train de mettre en place un nouvel outil ou de mettre à jour votre système existant, il est essentiel de bien planifier et gérer le processus de déploiement pour assurer une adoption réussie de votre SI Achat. Dans cette vidéo, nous allons passer en revue les étapes clés et les bonnes pratiques pour vous aider à bien accompagner le déploiement de votre #SI_Achat.

Dans cette vidéo, vous découvrirez l’importance de définir clairement les ambitions de votre projet de système d’information d’achat.

Nous vous donnerons des conseils pour identifier vos objectifs, déterminer votre vision et fixer des indicateurs de performance pour votre projet.

Nous allons explorer ensemble les différentes étapes clés à suivre pour définir vos objectifs et vos attentes.

• TEMPS / PLANNING
• MOYENS
• PRÉ-REQUIS
• ROI
• OBJECTIFS

Découvrez comment définir et prioriser efficacement les objectifs de votre système d’information achat (SI Achat) pour améliorer votre processus d’achat.

Cette vidéo vous guidera à travers les étapes clés de la définition d’objectifs pertinents pour votre entreprise, leur hiérarchisation et leur mise en œuvre. Vous découvrirez également les avantages de l’optimisation de votre SI Achat, tels que la réduction des coûts et l’amélioration de la productivité.

Dans cette vidéo, découvrez les meilleures pratiques pour optimiser le retour sur investissement de votre système d’information achat (SI Achat). Apprenez comment maximiser la valeur ajoutée de votre SI Achat en identifiant les KPIs pertinents et en mettant en place des actions concrètes pour améliorer votre performance achat. Suivez nos conseils pour tirer le meilleur parti de votre SI Achat et obtenir des résultats concrets.

Dans cette vidéo, découvrez les étapes indispensables pour réussir le cadrage et la rédaction du cahier des charges de votre SI Achat. De l’analyse des besoins à la définition des spécifications fonctionnelles et techniques, en passant par la mise en place d’une méthodologie adaptée, apprenez à mener votre projet d’acquisition de solutions d’achat avec succès.

Cette vidéo aborde l’importance de la transformation digitale des processus d’achat et comment cela peut optimiser l’efficacité des achats dans une entreprise. Nous examinons les différents aspects du processus d’achat digital, tels que la dématérialisation, la gestion des approbations en ligne, l’automatisation, etc.

Découvrez comment établir un planning efficace pour le déploiement de votre système d’information Achat et constituer une équipe projet performante pour assurer le succès de votre projet.

La digitalisation des processus Achats implique des changements majeurs dans l’organisation et la culture de l’entreprise. Pour réussir la mise en place de votre SI Achats, vous devez adapter votre culture et votre communication interne en conséquence. Dans cette vidéo, découvrez les clés pour réussir cette transition.

Les interfaces jouent un rôle clé dans l’efficacité et l’automatisation des processus Achats au sein d’un système d’information. Cette vidéo abordera les enjeux et les bonnes pratiques pour gérer les interfaces dans un SI Achat.

Une fois votre SI Achat déployé, il est important de mettre en place des actions pour assurer son bon fonctionnement à long terme. Dans cette vidéo, nous vous donnerons des conseils pratiques pour réussir le post-déploiement de votre SI Achat, notamment en termes de maintenance, de formation des utilisateurs et de suivi des indicateurs clés de performance.

A travers ce webinar, en partenariat avec le CNA, nous vous expliquons comment la Blockchain peut être implémentée au sein de votre fonction achats en 4 actions du plus simple au plus engageant :

1. Acheter des crypto-actifs : Investir dans l’éco-système Blockchain en finançant des projets Crypto
2. Monter un Noeud de validation Blockchain : Participer à la validation des transactions d’une Blockchain et à sa gouvernance ;
3. Partenariats : Collaborer avec des projets crypto Supply-Chain existants (e.g. Beta-testeur pour Smartlink.so) ;
4. Créer votre projet Blockchain : lancer votre crypto-monnaies et engagez votre entreprise dans le futur.

📄 Téléchargez la présentation du webinar en cliquant ici : https://www.sourcing-force.com/implementer-blockchain-supplychain-entreprise/

💁🏻 Qu’est-ce que la blockchain ? Quelle est sa valeur ajoutée dans les achats ? La blockchain est-elle faite pour ma solution Source-to-Pay ?

👍🏻 Durant ce webinar d’une heure en partenariat avec le @Conseil National des Achats – CNA, nous abordons :

• Qu’est que la Blockchain ?
• Crypto-monnaies
• Portefeuille de Crypto-monnaies
• KYC/KYB & AML
• La finance décentralisée
• Smart Contracts
• Cas d’usage dans le processus Achat

La direction de SPORT XTR’M a constaté des gisements de productivité dans la gestion des achats. La croissance externe augmente ce potentiel au fur et à mesure que SPORT XTR’M grandit. Elle décide donc d’investir dans un projet e-sourcing. Monsieur Antoine TIMO est nommé responsable de ce projet. Il possède une double compétence en tant qu’ingénieur de formation et de responsable des achats. Il a également fait partie des « cercles qualité » dès le début de la campagne de certification interne menée par SPORT XTR’M au début des années 80. Sa connaissance de l’entreprise lui a permis de s’imprégner de l’ensemble des processus concernés par la remise en question et l’optimisation du fonctionnement des achats.

Votre mission consiste à fournir des arguments à la direction générale qui hésite entre plusieurs options :

• Développer et mettre en place en interne un système d’information spécifique aux métiers du service achat ;
• Acquérir une licence sur un outil déjà existant comme une plateforme d’e-procurement ;
• Racheter un prestataire et s’approprier l’outil qu’il commercialise ;
• Co-développer un outil en collaboration étroite avec un prestataire qui aurait une vision très proche des attentes de SPORT XTR’M. 

Répondez aux 6 questions suivantes (1 slide par question) :

1. Quels sont les opportunités et les risques (Avantages/Inconvénients) liés à un développement en interne du système d’information destiné aux acheteurs de SPORT XTR’M ? Quelle option vous paraît le plus facilement et rapidement envisageable ? Pourquoi ?
2. Quels peuvent être selon vous les critères et indicateurs de mesure de la performance d’un SI Achat dans l’entreprise ?
3.  Quels peuvent être les risques et les opportunités d’une utilisation d’un SI Achat (restriction d’accès à des fournisseurs, catalogues…) ? Quels sont les limites à fixer et les indicateurs à observer ?
4.  Comment impliquer les collaborateurs internes et les fournisseurs de différents marchés et de différentes cultures dans la mise en place d’un SI Achat ?
5.  Comment argumenter vis-à-vis de la direction générale pour justifier l’investissement dans l’outil ?
6.  Schématisez un planning et une organisation du déploiement de l’outil avec les relations entre les différents acteurs : chef de projet, responsable de déploiement, key-users… ?

Téléchagez le cas pratique :

Etude_de_Cas_Questions_SportExtrM

Livrables : Veuillez partager et envoyer vos liens Data Studio sous format PPT ou PDF sur l’email oaudino@sourcing-force.com

During this webinar, we introduce our eProcurement Suite: Sourcing Force. You will learn how eProcurement solutions help to reshape the way you spend and how Sourcing Force features can increase your productivity.

How do you implement a procurement system within your organization?

During this webinar we introduce you eProcurement and eCatalogs. We define what is eProcurement today and what are the benefits of eCatalogs. We finish by presenting you a case study of one of our client.

💁🏻 Mapping your spend and procurement enables you to audit all your company’s expenses and prioritize your strategic procurement goals.

⚡️ This work is essential for a purchasing department wishing to contribute effectively to the growth of its organization.

🤩 A procurement map is the only guarantee for efficient results in the short and medium term. Once your procurement map is established, you will have better arguments to deploy stronger purchasing policies and manage your costs and supplier relationships.

👉🏻 Throughout this webinar we will present:

1. How to collect data
2. How to segment purchases
3. How to identify important purchase families

💁🏻 Poor contract management is costly for companies. It is estimated that up to 15% of contracts are lost or not accounted for.

👉🏻 Lost contracts, forgotten renewals or unapplied discounts… In many cases, negotiated prices or services are no longer accounted for. This can cost up to 9% of a company’s annual turnover.

👍🏻 Adopting contract management software helps ensure that contracts are enforced so that businesses get the most value from them.

⚡️ Click here to upload the pdf presentation : https://www.sourcing-force.com/en/five-sources-of-value-using-a-contract-management-software/

Oliver Audino, Procurement expert and Founder of BME & Sourcing Force introduces you 10 issues and 12 perspectives in procurement.