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Gérer les achats de prestations de services : Découvrez la solution VMS

Digitaliser les demandes de profil avec la solution VMS

Comme pour tous les achats, l’utilisation d’une solution permet des gains importants. Les solutions VMS (Vendor Management System) sont maintenant très ergonomiques et faciles à prendre en main permettent à l’acheteur d’automatiser un maximum de taches et déléguer le lancement de la consultation tout en gardant le contrôle.

 Création du cahier de charges, que ne faut – il pas oublier  :

Créer un annuaire de Prestataires de services

 

Mise en place avec une mise à jour régulière des informations est indispensable pour lancer des demandes de profils optimisées, l’outil VMS couplé au SRM de Sourcing-Force.com, permet de rassembler l’ensemble desinformations sur un seul outil et choisir les bons prestataires (Géolocalisation, Compétences, historiques de transaction, Contrats, informations général et financière, contact).

La normalisation de l’expression des besoins grâce à des formulaires en ligne (cahier des  charges, grilles de réponses) est indispensable pour ce type d’achat.

La standardisation des cahiers des charges dans l’entreprise permet à l’acheteur de créer un cadre dans lequel il va déléguer aux directions métiers (R&D, Indus, RH…) la responsabilité des appels d’offres et le suivi de la prestation. En plus de réduire les échanges, limiter les erreurs ou les oublies, la construction de standard permet de comparer les consultations, les profils et les devis entre eux selon les prestataires, les agences, les types de services et la date.

D’autres bonnes techniques pour gérer les achats de prestations de services

Formaliser une grille de réponse

C’est indispensable pour comparer les réponses des fournisseurs de manières efficaces et s’assurer que le fournisseur donne les bonnes informations afin d’éviter les échanges chronophages à faible valeur ajouté.

L’acheteur perd un temps précieux pour gérer la multitude d’emails qu’il reçoit chaque jour, la mise en place d’une solution VMS permet de réduire de 90% le nombre d’email par consultation. Par son aspect collaboratif, les directions métiers, l’acheteur et le fournisseur répondent tous sur un seul outil, une messagerie par consultation pour ne perdre aucune information, et centraliser les conversations. Un espace fournisseur permet à celui-ci de répondre et mettre à jour son offre de manière autonome.

Pour les 10% des e-mails restant une grande partie est automatisée dans la solution : Invitation à la consultation, alerte lors d’un dépôt d’offre, E-mails de relances ou encore de réponse…

Un dernier gain de productivité très important :

Il s’agit est la centralisation des consultations dans un outil unique. Grâce au moteur de recherche, chaque partie prenante retrouve les informations en quelques secondes. L’ensemble de Réseau Rectangle Anneaux Mise En Réseau Col’information est consultable tout au long de la consultation (Cahier des charges initiales, historiques des réponses fournisseurs, Profils des intervenant, messagerie, planning). 

Fournir aux directions prescriptrices un e-Catalogue de prestations / services négociées, ou encore des statistiques de forfait jour/heure, accélérera le processus de commande et la satisfaction des clients internes.

D’autre articles sur les achats de prestations de services  : cliquez ci-dessous !

achat-prestation-service

Les solutions logicielles tel que Sourcing-Force.com apportent une rationalisation d’autant plus nécessaire que ces achats de prestations de services continuent de se développer. BME Consulting, acteurs majeur du source-to-pay, a fait de cette famille d’achat une spécialité.

Jérémy Ferrer, Responsable commercial 

Responsable du développement commercial de notre solution Sourcing-Force, je suis en charge de la définition de la stratégie Marketing et commercial, animation du réseau de revendeur et intégrateur, tout en accompagnement le changement chez nos clients.

Je crois vraiment au travail d’équipe et je suis toujours impatient de m’impliquer dans un projet collectif. 

 

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20 avril 2018

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