Comment optimiser ses contrats d’Achats?

Les astuces pour une bonne gestion des contrats d’achats

De nos jours, nous utilisons de moins en moins de documents papiers et cela pour de bonnes raisons. Cependant, la dématérialisation des contrats d’achats peut entraîner certains risques.

Ces risques sont cependant minimes comparés aux avantages procurés par la dématérialisation des contrats d’achatsà travers un système de gestion informatisé. Vous devez simplement élaborer de nouveaux processus qui seront efficaces et qui garantiront la sécurité de vos données.

Beaucoup d’entreprises continuent de faire des erreurs. Elles sont particulièrement présentes lors de transferts les contrats de leurs bureaux à leur base de données.

Voici ici quelques conseils utiles pour faciliter la gestion de vos contrats d’achats :

1. Assurez-vous que le contenu soit correctement enregistré sur la version électronique .

Cela peut être des  ressources, des confirmations de contrats, des bibliothèques de contrats etc…Idéalement, vos bibliothèques de contrats d’achats sont entièrement configurables. Cela concerne également les attributs, les clauses, les modèles, les contacts et les validations. Donc, l’information devient alors accessible aux utilisateurs n’importe où et n’importe quand, via l’interface utilisateur du système.

2. « Trackez » les utilisateurs du système pour savoir exactement qui a signé tel ou tel document, et gardez une archive de ces informations.

Vous devez aussi proposer un module de signature numérique fiable, et mettre en place des workflows automatisés pour le suivi de la relecture des contrats d’achats afin d’éviter toute confusion et accélérer les approbations.

3. Sécurisez vos archives pour vous assurer d’y accéder plus tard et de protéger les données sensibles.

Cela nécessite de mettre en place des autorisations par utilisateur et un module de recherche de données. Cette manière de procéder a des avantages à court terme pour les individus qui ont besoin de regarder immédiatement un contrat d’achat. Mais elle a aussi des avantages à long terme pour votre entreprise. En effet, cela va permet davantage de données collectées et archivées à des fins d’analyse (risque, conformité…). Ces données constituent ainsi un capital et des opportunités de revenus futurs.

4. Trouver le juste équilibre entre la sécurité et la convivialité.

Vous ne voulez pas avoir à passer quinze minutes pour entrer dans le système avant de pouvoir l’utiliser. Néanmoins, vous ne voulez pas non plus que des personnes non autorisées puissent y accéder. Planifiez les niveaux de sécurité dont vous avez besoin, et développez des processus d’approbation rationnels et faciles à utiliser. Automatisez les étapes avec des rappels pour les expirations et autres événements pour les personnes responsables de ces contrats d’achats.

5. L’erreur humaine restera toujours un risque, même avec toutes les fonctions automatisées possibles et imaginables.

Évitez de nombreuses erreurs en formant les utilisateurs aux processus d’utilisation qui se doivent d’être efficaces et compréhensibles. Idéalement, ces processus doivent être accessibles au plus grand nombre de la manière la plus simple possible (vous pouvez les stocker dans un endroit unique). Il est très important d’avoir une définition claire des rôles, des circuits de validation, et des contrôles associés à votre outil.

6. Les organisations peuvent déjà avoir eu affaire à ce type de problématique à un niveau individuel, ou alors sur une filiale ou agence du groupe de manière isolée.

Maintenant votre outil va être utilisé par l’ensemble des collaborateurs. La visibilité et l’extraction des données peuvent être limitées pour les employés intermédiaires. Néanmoins,  l’accès à des quantités importantes de données depuis n’importe quelle location dans le monde peut être réservé aux cadres supérieurs et à la Direction.