Le cycle de la Location Voiture Longue Durée

par | Sélection et Contrats

Le cycle de la Location Longue Durée

Ne nous le cachons pas, la location longue durée reste une affaire de spécialistes, pour la démocratiser, l’équipe de LLD.fr a eu l’idée d’expliciter à travers une approche pédagogique et ludique, « les règles du jeu » de cette nouvelle pratique en adoptant un point de vue consumériste,
L’idée du cycle de la LLD, c’est d’aller au-delà du discours uniformisé actuellement répandu sur Internet et de s’afficher comme un véritable partenaire de l’internaute.
Pour ces motifs, le cycle de la LLD se veut un outil pédagogique accessible au plus grand nombre et susceptible d’apporter un éclairage utile sur une activité technique et complexe.
Par cette approche, cette méthodologie pourra être perçue à moyen terme comme un outil d’accompagnement pratique des consommateurs dans la mise en œuvre et le suivi de tout dispositif de location longue durée.

Premier contact

1. Demande de devis
Dans le monde de la LLD, le premier contact se fait généralement par mail ou par téléphone. En effet, l’une des particularités de cette activité, c’est qu’il n’existe pas à proprement parler de boutique « LLD » à laquelle il serait possible de se rendre directement pour une demande de renseignement ou de devis.
D’une manière générale, les prestataires de LLD ont développé des services téléphoniques, susceptibles de traiter rapidement l’ensemble de vos interrogations et de vous orienter, le cas échéant, vers un interlocuteur commercial.
En pratique, dès le premier contact, la personne en ligne est chargée de vous demander directement le nombre de véhicules que votre entreprise prévoit d’acquérir (taille estimé du parc) ainsi que vos coordonnées professionnels (situation géographique, identification de la société…), ces informations objectives, intégrées à une base CRM (Client Relation Management) doivent permettre à ce dernier de créer votre dossier et d’identifier le Commercial qui sera dédié à votre projet.

2. Cotation
Une fois le contact établi avec les différents prestataires retenus, l’entreprise va être amenée à présenter son projet et à formuler sa demande de devis. A ce stade, il convient donc de travailler en interne sur l’expression des besoins de l’entreprise. En effet, la location longue durée est un service complexe qui nécessite une réflexion préalable sur l’activité de l’entreprise, sa stratégie de développement et ses moyens financiers.
Afin d’éviter les écueils et les désillusions, certains prestataires vont jusqu’à proposer au prospect un accompagnement pratique dans l’élaboration de leur cahier des charges. Même si ces services, ne sont jamais dénués d’arrières pensées commerciales (ils peuvent orienter la vente), ils sont généralement très appréciés des entreprises et notamment des PME/PMI qui découvrent la LLD.
Le commercial sera capable au regard des différents éléments transmis, de réaliser un diagnostic complet sur le cahier des charges qui lui sera soumis. Ils peuvent même être amenés à démontrer aux prospects que les besoins réels de l’entreprise sont différents de ceux qu’il exprime. Votre interlocuteur pourra utilement vous conseiller, par exemple : « avant de vous coter un Scenic, il convient de déterminer si c’est vraiment d’un Scenic dont vous avez besoin… ».
Par ailleurs, dans le cadre d’une demande de cotation, le commercial doit envisager les moindres détails de sa prestation : options sur les véhicules (des renforts en bois pour les véhicules utilitaires, la sérigraphie du logo de votre entreprise, etc), services (assistance, maintenance, pneumatique, assurance..).
La cotation est généralement envoyée par e-mail ou par fax. Pour une demande de cotation sur un véhicule, comptez un délai d’attente variant de quelques heures à 24h00, pour un parc de 30 véhicules, comptez quelques 5 jours.

3. Acceptation financière
La concrétisation de votre projet de LLD est suspendue à l’acceptation par le prestataire du dossier financier. Dans les faits, cette acceptation est accordée après une étude financière basée sur une dizaine de critères objectifs et n’impliquant pas votre banquier.
En théorie, l’étude financière n’est réalisée par le prestataire, une fois l’offre retenue. En pratique, on constate qu’un nombre grandissant de prestataires cherche à recueillir ces informations en amont et avant toute cotation. Ne soyez donc pas surpris si un Commercial se renseigne pour déterminer si vous êtes crédible financièrement, en effet, il est inutile pour les deux parties de s’engager sur un appel d’offre qui au final risque d’être refusé.
En terme d’organisation interne, chaque prestataire de LLD dispose d’un département spécialisé, qui fonde son acceptation financière sur l’examen préalable de la liasse fiscale de l’entreprise et plus précisément son Bilan et son Compte de Résultat. A partir de cette étude, trois options peuvent être envisagées : le dossier est accepté, le dossier est refusé, le dossier est accepté sous réserve de garanties.
Une fois accepté, l’entreprise est invitée à transmettre à son prestataire un RIB. Il servira notamment pour le règlement des mensualités, qui se fait en général par prélèvement.

4. Signature des CGL (Conditions générales de Location)
D’une manière générale, pour être réalisées, les Conditions Générales de Location devront être complétées par des conditions particulières qui prévoient les services, options et garanties spécifiques contractées avec votre prestataire LLD. Dans les faits même si les CGL ont été dûment validées, le contrat reste sans effet, dès lors que l’entreprise n’a pas signé son premier bon de commande.
Au final, on peut considérer que la signature des CGL ne constitue pas un engagement définitif. Cet accord global reste soumis à la condition suspensive d’une commande de véhicule. A ce stade, il ne s’agit donc que d’un engagement de principe, les CGL se contentent de définir les relations contractuelles entre l’entreprise et son prestataire dans l’hypothèse ou ces dernières seraient confirmées.

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