Jeremy Ferrer
Webinar :
Matinale Achats de Bordeaux
Vendredi 17 Mai 2024 de 9h à 12h30
Un PGI, ou Progiciel de Gestion Intégré, est un système de gestion des ressources de production, de fabrication, des finances, des ventes et des achats. Il est aussi populairement appelé “ERP” dans le jargon technique.
La différence ? Seulement le nom. Un ERP ou un PGI auront exactement les mêmes fonctionnalités. En fait, PGI est le terme Français pour ERP qui signifie « Enterprise Resource Planning) en anglais. Tout ça pour dire que la clé d’un système PGI est de pouvoir assurer la gestion de la qualité, la gestion des laboratoires, la gestion des processus métier, la gestion des données produit, la gestion des stocks, de la distribution et du transport, la gestion des ressources humaines et système de rapport régulier.
Ça en fait des choses !
Il s’agit d’une génération de systèmes d’information comme l’est le CRM pour la gestion clients. Le PGI est principalement utilisé pour améliorer les processus commerciaux des entreprises afin d’améliorer leur compétitivité de base. PGI (ou ERP) représente une idée de gestion de la chaîne d’approvisionnement proposée par le groupe américain de conseil et d’évaluation en technologie informatique Gartner Group Inc.
La planification des ressources d’entreprise fait référence à une plate-forme de gestion basée sur la technologie de l’information et fournit des méthodes de prise de décision systématiques aux décideurs et aux employés de l’entreprise. Le système PGI prend en charge des environnements mixtes et des processus complexes. La gamme d’applications s’est étendue de la fabrication à la vente au détail, aux services, aux services bancaires, aux télécommunications, aux agences gouvernementales, aux écoles et à plein d’autres services commerciaux.
En intégrant la technologie de base de données, des interfaces utilisateur graphiques, des langages de requête, une structure client-serveur, des outils de développement assisté par ordinateur etc.. Les PGI ont efficacement intégré la plupart des ressources de l’entreprise.
Un PGI, ou Progiciel de Gestion Intégré, est un logiciel ERP. Enterprise Resource Planning qui permet de gérer efficacement l'ensemble des processus et des ressources d'une entreprise. Il regroupe différents modules fonctionnels tels que la comptabilité, la gestion commerciale, la gestion de production, la gestion des stocks, la gestion des ressources humaines, le CRM. Customer Relationship Management, etc. L'objectif principal d'un PGI est d'intégrer l'ensemble des données et des processus de l'entreprise dans une base de données unique, ce qui permet une meilleure gestion de l'entreprise et une meilleure prise de décision.
Face au marché mondial, il combine la création de processus internes et externes, englobant tous les maillons de la direction et les supports de la chaîne d’approvisionnement. Il coordonne les différents départements de gestion de l’entreprise pour mener les activités commerciales de manière plus flexible et en temps réel.
Le PGI a répondu à la demande ! Redéfinir les relations commerciales entre fournisseurs, distributeurs et fabricants, en reconstruisant les processus commerciaux et d’information, orchestrés avec la structure organisationnelle de l’entreprise, afin que cette dernière prenne de plus grandes initiatives au niveau de sa concurrence.
PGI est un système global et très complet de gestion de l’information d’entreprise principalement pour la gestion dîtes “intégrée”. On entend par là, l’intégration des ressources matérielles, des ressources en capital et des ressources d’information pour l’industrie manufacturière. Le PGI est un logiciel qui a la comptabilité pour cœur, servant à fournir une intégration des informations en temps réel à travers les régions, les départements et même les pays. La proposition d’un PGI dans l’entreprise est indissociable du développement de la technologie informatique. Les utilisateurs ont une plus grande maîtrise sur le système.
Les fonctions du PGI comprennent en plus des fonctions de bases évoquées plus haut (fabrication, approvisionnement, marketing et finance) les modules suivant :
Il redéfinit diverses la gestion et les relations entreprises, adoptera une approche plus flexible dans l’organisation, et synchronisera, agilement et en temps réel les données entre l’offre et la demande (y compris les changements causés par les réglementations, les normes et les développements technologiques) dans le chaîne d’approvisionnement.
En plus d’étendre les fonctions de gestion, le PGI utilise également de fortes bases en matière de technologie informatique, telles que l’extension de la portée définie par l’utilisateur, la technologie orientée objet, l’architecture client / serveur, les plates-formes de bases de données multiples et les requêtes structurées SQL : Langage, interface utilisateur graphique, 4GL / CASE, technologie de fenêtre, intelligence artificielle, technologie de simulation, etc.
L’application des technologies de l’information à la gestion des affaires peut être divisée selon les étapes de développement suivantes :
1- Étape du système MIS (Management Information System)
Le système de gestion des informations de l’entreprise consiste principalement à enregistrer une grande quantité de données brutes, de requêtes d’assistance, de résumés, etc.
2- Phase MRP (planification des ressources de production)
Le système de gestion des informations de l’entreprise gère la composition des produits et utilise des systèmes informatiques pour gérer les commandes clients, les stocks et les capacités de gestion de la composition des produits.
Il implémente et calcule les plans de demande en matériel en fonction des commandes clients et des listes structurelles des produits.
3- Phase MRP II (Planification des ressources de fabrication)
Sur la base du système de gestion MRP, le système ajoute la gestion du centre de production de l’entreprise, les heures de traitement et la capacité de production pour atteindre la fonction de planification de cette dernière, et comprend également des fonctions financières.
Ce système de gestion est en mesure de suivre dynamiquement l’ensemble du processus de production, de fabrication, d’approvisionnement et de vente.
4 – Phase PGI
Après être entré dans la phase PGI, le système de gestion informatique au niveau de l’entreprise est plus mature et le système ajoute des fonctions telles que les prévisions financières, la capacité de production et l’ajustement de la planification des ressources. Coopérez avec les entreprises pour assurer la gestion de la qualité, la gestion de l’ordonnancement des ressources de production et des fonctions de prise de décision auxiliaires.
Devenez une passerelle pour la gestion de la production et la prise de décision.
La maturité de la technologie Internet a accru la capacité des systèmes de gestion de l’information à achever le partage d’informations et l’échange direct de données avec les clients ou les fournisseurs, renforçant ainsi la relation entre les entreprises. Une chaîne de développement commun s’est donc établie et aide la chaîne d’approvisionnement des entreprises à être plus structurée et donc plus compétitive.
Le système PGI, en conséquence, permet aux décideurs et aux unités commerciales de réaliser des opérations conjointes entre les entreprises.
Les modules fonctionnels d’un PGI
Le système PGI comprend également les fonctions suivantes :
En outre, il comprend des fonctions supplémentaires telles que la gestion des investissements financiers, la gestion de la qualité, la gestion des transports, la gestion de projet, les réglementations, les normes, et le contrôle des processus. PGI est un système de gestion qui intègre toutes les ressources d’une entreprise. En bref, il fait référence aux trois principaux flux d’une entreprise : la logistique, le flux de capitaux et le flux d’informations.
Il peut non seulement être utilisé pour la gestion des entreprises de production, mais aussi dans de nombreux autres types d’entreprises, telles que les non productives, les entreprises de bien-être public peuvent également importer des systèmes PGI pour la planification et la gestion des ressources. Dans les entreprises, la gestion générale comprend principalement trois aspects : le contrôle de la production (planification, fabrication), la gestion logistique (distribution, approvisionnement, gestion des stocks) et la gestion financière (comptabilité, gestion financière).
Ces trois grands systèmes sont eux-mêmes intégrés et ont des interfaces correspondantes les unes avec les autres, qui peuvent être intégrées pour la gestion de l’entreprise. De plus, il est important de mentionner qu’avec l’accent croissant mis sur la gestion des ressources humaines, de plus en plus de fournisseurs PGI l’ont du coup intégré.
Le PGI intègre la demande des clients, les activités de fabrication au sein de l’entreprise et les ressources de fabrication du fournisseur pour former une chaîne d’approvisionnement complète pour l’organisation. Ses idées de gestion de base se reflètent principalement dans les trois aspects suivants :
Le PGI possède des fonctionnalités importantes telles que l’intégration, la systématisation, la flexibilité et le contrôle en temps réel.
La méthode de gestion de la chaîne d’approvisionnement du système PGI met en avant des exigences plus élevées pour les entreprises, et c’est le mode de gestion de base pour les entreprises de pouvoir prospérer dans la société de l’information et l’ère économique du savoir.
1- Pour les ventes, capable de répondre rapidement au marché. Il comprend des fonctions de gestion de la chaîne d’approvisionnement, met en évidence de nouveaux partenariats entre fournisseurs, fabricants et distributeurs et soutient la gestion de la logistique d’entreprise.
2- Mettre davantage l’accent sur les processus et les flux de travail de l’entreprise, pour réaliser l’intégration entre le personnel de l’entreprise, les finances, la fabrication et la distribution, et soutenir la réorganisation des processus d’entreprise.
3- La fonction de gestion des données produit PDM est incorporée, la gestion des données et des processus de conception est augmentée et l’intégration du système de gestion de la production avec les systèmes CAO et FAO est encore renforcée.
4- Plus d’accent sur la gestion financière, avec un système de gestion financière d’entreprise plus complet, qui permet la mise en œuvre du concept de gestion de la valeur, et l’intégration organique des flux de capitaux avec les flux logistiques et d’information.
5- Envisager davantage le rôle des facteurs humains en tant que ressources dans la planification de la production et des opérations, ainsi que les coûts de formation humaine.
6- Dans le plan de fabrication, le PGI prend en charge le mode de gestion mixte de MRP et JIT, et prend également en charge le mode de gestion de plusieurs méthodes de production (fabrication discrète, fabrication en continu, etc.).
7- Les dernières technologies informatiques sont adoptées, telles que la structure distribuée client / serveur, la technologie orientée objet, l’échange électronique de données (EDI) basé sur la technologie WEB, l’intégration multi-base de données, l’entrepôt de données, l’interface utilisateur graphique, le langage de quatrième génération et les outils auxiliaires, etc.
Les avantages du PGI se reflètent principalement dans les aspects suivants :
Il y a encore quelques problèmes dans la mise en œuvre de systèmes PGI dans les entreprises françaises.
Les principales manifestations sont les suivantes :
Par conséquent, le choix d’un fournisseur approprié est la clé d’une mise en œuvre réussie du PGI.
Attention
Selon des statistiques connus, le taux de réussite de la mise en œuvre de l’PGI n’est que de 10% à 20% ! Un PGI basé sur l’idée de la gestion de la chaîne d’approvisionnement doit être réalisé selon les aspects suivants pendant le processus de déploiement :
- Les décideurs établissent la mise en œuvre du système PGI.
- Un décideur est une personne qui a une compréhension globale de tous les aspects de l’entreprise, qui a un objectif de développement global plus clair et qui a une certaine influence et un certain attrait.
En tant que leader dans la mise en œuvre du projet PGI, s’il mène une planification globale, il validera toutes les étapes et ira jusqu’à la fin.
Établir une organisation complète à trois niveaux au sein de l’entreprise :
Déterminez les étapes du plan de déploiement, les détails de la mise en œuvre et la division du personnel pour le PGI.
Faire un bon travail de consultation préliminaire et de recherche.
Le conseil consiste à diagnostiquer et analyser les maillons faibles et les problèmes fondamentaux existants dans le développement et la gestion actuels des entreprises par le biais d’experts en conseil en gestion.
Repensez les processus commerciaux et ajustez la distribution organisationnelle avec ces consultants chevronnés.
La recherche consiste à connaître, à comprendre la production et la composition de l’entreprise et la demande de services, ainsi que les capacités de développement des fournisseurs de PGI.
S’ajoute également :
Assurer l’exactitude, l’actualité, la fiabilité des données de base et la cohérence entre les données avant et après, et fournir une référence pour la prise de décision.
Il existe de nombreux produits PGI et il existe également de grandes différences d’échelle, de structure de produit, de stratégie de marché et de modèle de gestion entre les différentes entreprises.
Par conséquent, lors du choix d’un logiciel PGI, les entreprises doivent se concentrer sur :
Considérez complètement la nature, la force et la réputation du fournisseur ainsi que le prix déterminé qui doit être approprié.
En outre, une analyse des avantages de l’investissement doit également être effectuée, y compris le taux de profit, la période de récupération des investissements, le cycle de mise en œuvre et les difficultés.
Afin d’éviter que le temps de mise en œuvre, les développements secondaires ou de personnalisation ne soient trop longs et ainsi sacrifier les avantages perçus en amont.
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Former les chefs d’atelier et de service, le personnel financier et comptable, les planificateurs de production, le personnel d’achat et de vente, les statisticiens de production et les administrateurs d’entrepôt tout au long de la mise en œuvre du système PGI.
Parce que l’utilisation du système PGI changera considérablement les méthodes d’exploitation existantes ou les procédures routinières des employés.
En termes de production sophistiquée, de production “juste-à-temps”, de gestion complète de la qualité, etc.., le personnel impliqué dans le projet PGI doit être formé à l’utilisation des fonctions logicielles à différents niveaux et à des degrés divers.
Établir et améliorer le système de gestion de projet d’ingénierie et son mécanisme d’exploitation.
Le système PGI est un projet de système de gestion d’entreprise avec des caractéristiques d’investissement important, de cycle long, de système complexe et à haut risque.
Par conséquent, les entreprises doivent assurer une mise en œuvre réussie et exemplaire des projets PGI du point de vue de l’ingénierie des systèmes et de la gestion scientifique dans le processus d’application même du PGI.
Ce que l’on voit régulièrement dans les entreprises, ce sont des installations extrêmement coûteuses de systèmes PGI, ou personne n’est formé correctement, entraînant un délaissement quasi total de l’outil.
La société perd donc une valeur ajoutée énorme du fait de ce manque de rigueur et verse des sommes faramineuses en installation puis en maintenance pour finalement pas grand chose de pertinent.
Grâce à la centralisation des données, les différents services de l'entreprise peuvent accéder aux informations en temps réel, ce qui facilite la planification, le pilotage et le suivi des activités de l'entreprise. Un PGI offre également la possibilité de personnaliser les fonctionnalités en fonction des besoins spécifiques de chaque entreprise. Les modules indépendants peuvent être ajoutés ou supprimés en fonction des besoins et des activités de l'entreprise. Cette modularité permet aux entreprises de choisir les fonctionnalités qui leur sont nécessaires et de les intégrer dans leur système de gestion existant.
L'implémentation d'un PGI peut se faire de différentes manières. Certains éditeurs proposent des solutions en mode SaaS. Software as a Service, c'est-à-dire que le logiciel est hébergé sur des serveurs externes et accessible via internet. Cela permet aux entreprises de bénéficier d'une solution de gestion sans avoir à investir dans l'infrastructure informatique. D'autres entreprises préfèrent opter pour des solutions ERP open source, tels que Dolibarr, ERPNext ou OpenERP, qui offrent davantage de flexibilité et d'agilité dans la configuration et l'adaptation du logiciel aux spécificités de l'entreprise. Quel que soit le choix de l'entreprise, il est important de bien définir les besoins et les objectifs avant de sélectionner une solution ERP.
Un cahier des charges ERP précis doit être établi pour décrire les fonctionnalités attendues, le périmètre fonctionnel souhaité et les contraintes spécifiques de l'entreprise. L'intégration d'un PGI dans une entreprise nécessite souvent l'intervention d'un intégrateur, qui est un spécialiste de l'implémentation de solutions ERP. l'intégrateur est chargé de paramétrer le logiciel en fonction des besoins de l'entreprise, d'assurer la formation des utilisateurs et de garantir la compatibilité entre le PGI et les autres systèmes d'information déjà en place.
Le marché des ERP est très large, avec de nombreux éditeurs et de nombreuses solutions disponibles. Chaque solution a ses spécificités et couvre certains secteurs d'activités plus que d'autres. Les avantages d'un PGI sont nombreux. Il permet une meilleure traçabilité des flux d'informations et des activités de l'entreprise, une optimisation des processus métiers, une gestion plus efficace des ressources humaines, une automatisation des tâches opérationnelles, une meilleure gestion de la relation client, etc. De plus, les tableaux de bord et les fonctionnalités décisionnelles des PGI offrent une vision globale et synthétique de l'activité de l'entreprise, ce qui facilite la prise de décision stratégique.
Un PGI est un outil intégré de gestion qui permet aux entreprises, quelle que soit leur taille, PME, PMI, grandes entreprises, de gérer de manière efficace et optimisée l'ensemble de leurs processus et ressources. Que ce soit dans le secteur du négoce, de la production, de la distribution ou de l'e-commerce, un PGI offre une solution complète et adaptée aux besoins spécifiques de chaque entreprise.
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