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VMS MSP Prestations de service

Optimiser les achats de Prestations de services.

L’achat de  prestations de service est une typologie d’achat très spécifique, considérée comme complexe, très différente de l’achat de produit traditionnel. De nombreuses contraintes et paramètres sont à prendre en compte. Néanmois, il est possible d’obtenir de grandes marges de productivité et de gains sur ces achats. Les solutions E-achats peuvent désormais apporter des solutions d’optimisation sans mettre de coté les aspects humains prépondérant dans la relation Client/Prestataire.

Nous proposons quelques solutions achats pour optimiser les achats de prestations de services :

  1. La gestion du risque fournisseur

Contrairement à de l’achat de produits classiques, les achats de prestations de services font entrer en jeux de l’Humain, des spécificités métiers, un besoins propre à chaque entreprise et chaque personne. Il faut donc apporter une vigilance supplémentaire aux achats de prestations de services.

La première vigilance à avoir est la gestion du risque fournisseur.

Attention à l’obligation de vigilance !                                                                                                 Tout d’abord, il faut s’assurer que le fournisseur est en règle, il faut donc vérifier régulièrement (tous les 6 mois) la déclaration URSAAF, la liste des travailleurs détachés (pour éviter tout travail dissimulé), et bien sur l’extrait de KBis. Le risque social est souvent minimisé et pourtant très fréquent et très dangereux pour le donneur d’ordre en cas de manquement.

Une veille Juridique et financière !

Puis, il est indispensable de réaliser ce type de veille sur ces fournisseurs pour éviter les mauvaises surprises.

La collecte des documents réglementaires peut être très chronophage et pénible.                                                                                                      Heureusement maintenant il existe des solutions telles que Vigilegal.com pour automatiser et externaliser ces tâches :

  • Collecte documentaire en ligne
  • Relances d’emails automatiques
  • Statistiques de suivi et alertes.
  • Contrôle des documents et attestations de conformité
  • Connexions aux bases de données (Infogreffe, Base SIRET, Altares Coface, CréditSafe, Ellysphère, Cecurity, Certinomis, Allysone, Universign, BODACC, BOAMP-JOUE…)

Désormais, les spécialistes et les grands groupes utilisent de plus en plus l’externalisation de cette collecte d’informations qui allie performance de l’outil et contrôle humain avec l’intervention de spécialistes tels que des Juristes, des Financiers et des Acheteurs.

 

  1. Solutions VMS : Digitaliser les demandes de profils

Comme pour tous les achats, l’utilisation d’une solution permet des gains importants. Les solutions VMS (Vendor Management System) sont maintenant très ergonomiques et faciles à prendre en main. Elles permettent à l’acheteur d’automatiser un maximum de tâches. Également, elles délèguent le lancement de la consultation tout en gardant le contrôle.

Voici les fonctionnalités les plus importantes à ne pas oublier dans son cahier de charges : 

  •  Tout d’abord, Création d’un annuaire de Prestataires de services avec une mise à jour régulière des informations.

Il est indispensable pour lancer des demandes de profils optimisées . L’outil VMS couplé au SRM de Sourcing-Force.com, permet de rassembler l’ensemble des informations sur un seul outil et choisir les bons prestataires (Géolocalisation, Compétences, historiques de transaction, Contrats, informations général et financière, contact).

  • Deuxièmement, la normalisation de l’expression des besoins grâce à des formulaires en ligne (cahier des  charges, grilles de réponses).

Elle est indispensable pour ce type d’achat. La standardisation des cahiers des charges dans l’entreprise permet à l’acheteur de créer un cadre dans lequel il va déléguer aux directions métiers (R&D, Indus, RH…) la responsabilité des appels d’offres et le suivi de la prestation.    Tout d’abord, cela réduit les échanges, limiter les erreurs ou les oublies, la construction de standard. Mais également, cela permet de comparer les consultations, les profils et les devis entre eux selon les prestataires, les agences, les types de services et la date.

  • Enfin, formaliser une grille de réponse.

Elle permet la comparaison des réponses des fournisseurs de manières efficaces. Également, elle s’assure que le fournisseur donne les bonnes informations pour éviter les échanges chronophages à faible valeur ajoutée.

 

Gain de Temps précieux

L’acheteur perd un temps précieux pour gérer la multitude d’emails qu’il reçoit chaque jour. La mise en place d’une solution VMS permet de réduire de 90% le nombre d’email par consultation. Par son aspect collaboratif, les directions métiers, l’acheteur et le fournisseur répondent tous sur un seul outil. Il s’agit d’une messagerie par consultation pour ne perdre aucune information, et centraliser les conversations. Un espace fournisseur permet à celui-ci de répondre et mettre à jour son offre de manière autonome.

Pour les 10% des e-mails restant une grande partie est automatisée dans la solution : Invitation à la consultation, alerte lors d’un dépôt d’offre, E-mails de relances ou encore de réponse…

Gain de productivité

Un dernier gain de productivité très important est la centralisation des consultations dans un outil unique. Grâce au moteur de recherche, chaque partie prenante retrouve les informations en quelques secondes. L’ensemble de l’information est consultable tout au long de la consultation (Cahier des charges initiales, historiques des réponses fournisseurs, Profils des intervenant, messagerie, planning).

Fournir aux directions prescriptrices un e-Catalogue de prestations / services négociées, ou encore des statistiques de forfait jour/heure, accélérera le processus de commande et la satisfaction des clients internes.

Les solutions logicielles telles que Sourcing-Force.com apportent une rationalisation d’autant plus nécessaire que ces achats de prestations de services continuent de se développer. BME Consulting, acteurs majeur du source-to-pay, a fait de cette famille d’achat une spécialité.

  1. MSP – Centraliser les achats de prestations de services !

Une autre voie pour l’optimisation des achats de prestations de services est l’externalisation. Très répandue aux Etats-Unis, l’externalisation de la gestion avec prestataire unique de type MSP (Managed Service Provider) apporte 3 grands avantages :

  • Limiter la phase de sourcing des prestataires,

    le MSP, tel que Buy Made Easy, propose un réseau de prestataires (SSII, Freelance…) déjà référencé et trié en fonction de leurs métiers. Une pré-qualification peut être effectuée et seul les prestataires les plus pertinents sont mis à disposition. La base est régulièrement mise à jour, et de nouveaux prestataires spécifiques peuvent être ajoutés à la demande. Une pré-sélection des offres fournisseurs permet de se concentrer sur l’essentiel de la consultation.

  • Supprimer la création de comptes fournisseurs,

    En passant par une société telle que Buy Made Easy, vous bénéficiez d’un seul interlocuteur. Également, vous ne créez plus de compte fournisseur dans votre ERP, ce qui vous évite une perte de temps considérable. Buy Made Easy devient votre Prestataire de services unique.

  • Externaliser le traitement administratif

Le MSP assure la gestion administrative c’est à dire la collecte des documents légaux, l’édition des commandes et factures. Puis, également l’émission de documents contractuels, les règlements… Vous obtenez une seule facture chaque mois.

En associant la solution E-achat Sourcing Force à un service d’externalisation comme Buy Made Easy la marge d’optimisation des achats de prestations de services est considérable. Encore trop peu de sociétés notamment chez les ETI et PME utilisent ce type de solution, or cette catégorie d’achat engendre des coûts très importants.

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1 octobre 2018

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