Communiquer une non-sélection fournisseur avec tact

La fonction de management des achats et des approvisionnements joue un rôle important dans le développement de l’image d’une organisation. Les Achats hors production, tout comme la vente, sont responsables de la plupart des contacts de l’organisation avec son environnement et sa place de marché.

En savoir plus sur la relation fournisseurs ?

La façon dont le processus d’appel d’offres est géré est probablement le facteur le plus important . Il permettra aux fournisseurs d’appréhender l’organisation et l’image qui s’en dégage. Vous devez  préserver l’image positive renvoyée par votre société. Pour cela, vous devez donc porter une attention toute particulière à votre façon de contrôler le procedure d’appel d’offres. Un aspect de ce processus revêt une importance particulière : la procédure de restitution.

Restituer consiste simplement en l’acte de rencontrer le soumissionnaire perdant. Ensuite, cela permet de lui expliquer les raisons pour lesquelles sa proposition n’a pas été jugée comme la plus attractive. Restituer est un processus fragile : vous désirez apporter votre aide au perdant tout en prenant garde de ne pas dévoiler d’informations confidentielles sur les autres participants.

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Voici quelques axes de discussion qui vous permettront de conduire votre restitution :

Indiquez les objectifs attendus du debriefing par écrit, aussi bien en interne qu’auprès du soumissionnaire.

Ces objectifs peuvent être par exemple : comprendre les points faibles de la proposition du soumissionnaire. Autrement, lui expliquer que la décision fut prise de manière équitable. Egalement, promouvoir les bonnes relations avec les acteurs du marché. Ou répondre aux questions du soumissionnaire et obtenir un retour de sa part également…

Fournissez des informations utiles au soumissionnaire.

Ces informations peuvent traiter des forces et faiblesses reconnues dans l’offre du candidat et des raisons qui ont entrainé la décision de ne pas retenir sa proposition.

Protégez les informations confidentielles.

Ce type d’informations comprend le nom des autres fournisseurs consultés, leur classement. Egalement, elles concernent les spécificités de leurs offres (comme le prix, le pourcentage de différence entre l’offre retenue et celle du soumissionnaire perdant…).

Une restitution bien menée peut renforcer l’image positive de votre organisation. En suivant ces lignes directrices, vous pouvez aider à assurer votre entité d’une image équitable, intègre, et professionnelle.

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Olivier Audino, Président Directeur Général
Diplômé de Grenoble Ecole de Management.

Avant de fonder Buy Made Easy, Olivier a travaillé 7 ans à la Direction des Achats de General Electric, United Technologies et du groupe SEB.

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C’est en partageant avec les opérationnels et les chefs d’entreprise en France et en Europe qu’est née l’idée de proposer une place de marché simple d’utilisation et exclusivement dédiée aux attentes des professionnels.

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