Olivier Audino
Webinar
Achats de Classes C: Le levier oublié pour libérer vos acheteurs
Mardi 31 Mars à 14h00
Déplacements professionnels, notes de frais et flotte automobile font partie des postes de dépenses les plus sensibles pour les entreprises B2B. Ils touchent à la fois la finance, les achats, les ressources humaines, la conformité, la fiscalité, la qualité de vie au travail et la performance commerciale.
Longtemps considérée comme une fonction administrative, la gestion de la mobilité professionnelle devient aujourd’hui un levier stratégique de pilotage des coûts. Entre les billets de train, les nuits d’hôtel, les repas, les indemnités kilométriques, les locations de véhicules, les cartes carburant, les assurances et l’entretien des véhicules, les dépenses peuvent rapidement échapper au contrôle si elles ne sont pas encadrées.
À retenir : une entreprise qui ne pilote pas ses déplacements professionnels subit ses coûts. Une entreprise qui structure sa politique voyage, ses notes de frais et sa flotte automobile transforme la mobilité en avantage compétitif.
Le sujet ne consiste donc pas uniquement à réduire les budgets. Il s’agit surtout de mettre en place des règles simples, des outils fiables et des indicateurs pertinents pour dépenser mieux, sécuriser les pratiques et améliorer l’expérience collaborateur.
Les déplacements professionnels répondent à des besoins légitimes : rencontrer un client, visiter un fournisseur, participer à un salon, intervenir sur un site, former des équipes ou négocier un contrat. Mais sans cadre clair, chaque collaborateur peut appliquer ses propres habitudes, avec des écarts importants sur les prix, les délais de réservation et les niveaux de confort.
Une politique voyage bien construite permet d’arbitrer entre maîtrise budgétaire, efficacité opérationnelle et satisfaction des salariés. Elle doit être suffisamment précise pour éviter les abus, mais assez souple pour rester applicable au quotidien.
La première étape consiste à formaliser les règles internes. Trop d’entreprises disposent de pratiques informelles, connues seulement par quelques managers ou par le service comptable. Cette absence de documentation crée des incompréhensions et des traitements inégaux.
Une politique de déplacement efficace doit préciser notamment :
Exemple concret : une entreprise peut décider que le train est prioritaire pour les trajets nationaux inférieurs à trois heures, que l’avion nécessite une validation managériale, et que les hôtels doivent être réservés dans une fourchette tarifaire définie selon la ville.
Cette clarification limite les décisions au cas par cas. Elle réduit aussi les tensions entre collaborateurs, managers et finance, car chacun connaît les règles avant d’engager une dépense.
Les déplacements professionnels ne doivent pas être vus uniquement comme des dépenses dispersées. Ils constituent une véritable catégorie achats, avec des fournisseurs, des contrats, des volumes, des conditions tarifaires et des leviers de négociation.
Cette approche permet à la direction achats de mieux analyser les volumes et d’identifier les opportunités d’économies. Pour aller plus loin sur cette logique, vous pouvez consulter cet article Buy Made Easy consacré à la cartographie des achats.
La cartographie permet notamment de répondre à des questions simples mais déterminantes :
Plus la donnée est consolidée, plus l’entreprise peut négocier efficacement.
La note de frais est souvent l’un des irritants majeurs de la vie administrative en entreprise. Pour le collaborateur, elle représente une tâche chronophage. Pour le manager, une validation supplémentaire. Pour la comptabilité, un risque d’erreur, de doublon ou de justificatif incomplet.
Lorsqu’elle repose encore sur des fichiers Excel, des reçus papier ou des échanges par e-mail, la note de frais devient difficile à contrôler. Les délais de remboursement s’allongent, les règles sont appliquées de manière variable et les équipes financières perdent du temps sur des tâches à faible valeur ajoutée.
La digitalisation permet de passer d’un processus manuel à un processus structuré, traçable et pilotable.
Un outil de gestion des notes de frais permet de centraliser les demandes, de numériser les justificatifs, d’appliquer automatiquement les règles internes et de générer les écritures comptables nécessaires. C’est un gain de temps direct pour les collaborateurs comme pour les fonctions support.
Des solutions spécialisées comme Cegid Notilus permettent d’encadrer les déplacements professionnels, les notes de frais et les politiques de remboursement dans un environnement digitalisé.
Les bénéfices sont multiples :
Bonne pratique métier : la note de frais ne doit pas être pensée uniquement comme une dépense à rembourser, mais comme une donnée financière exploitable.
D’un point de vue réglementaire, les frais professionnels doivent correspondre à des dépenses engagées dans l’intérêt de l’entreprise et être correctement justifiés. L’Urssaf rappelle que leur remboursement peut s’effectuer sur la base des frais réels ou, dans certains cas, via des allocations forfaitaires respectant les conditions prévues.
Toutes les notes de frais ne présentent pas le même niveau de risque. Une dépense de parking de quelques euros ne doit pas mobiliser le même niveau de contrôle qu’un déplacement international, une invitation client importante ou une location de véhicule exceptionnelle.
L’entreprise doit donc privilégier des contrôles proportionnés.
Cette logique permet d’éviter deux écueils fréquents : l’absence de contrôle, qui ouvre la porte aux dérives, et le contrôle excessif, qui ralentit inutilement l’organisation.
Les meilleurs dispositifs reposent sur trois principes :
Avec cette méthode, la note de frais devient plus rapide, plus fiable et mieux acceptée.
La flotte automobile constitue un poste majeur pour les entreprises disposant de commerciaux, techniciens, dirigeants, acheteurs terrain ou équipes itinérantes. Pourtant, son coût réel est souvent sous-estimé.
Le loyer mensuel ou le prix d’achat d’un véhicule ne représente qu’une partie de l’équation. Il faut intégrer l’assurance, l’entretien, les pneumatiques, le carburant ou l’électricité, les taxes, les sinistres, les péages, le stationnement, les frais de restitution et la dépréciation.
Le pilotage d’une flotte ne peut donc pas se limiter au choix du modèle de véhicule. Il doit reposer sur une analyse globale du coût total de possession, ou TCO.
Le TCO automobile permet de comparer objectivement plusieurs solutions : achat, location longue durée, location moyenne durée, autopartage, indemnités kilométriques ou mobilité multimodale.
Voici les principaux éléments à intégrer dans l’analyse :
Un véhicule moins cher à l’achat peut coûter plus cher à l’usage. À l’inverse, un véhicule plus coûteux mais mieux adapté aux trajets peut réduire les frais d’énergie, d’entretien ou de sinistralité.
Pour les véhicules personnels utilisés à des fins professionnelles, les règles d’indemnisation doivent également être claires. Le site Service-Public.fr publie des informations utiles sur les barèmes kilométriques, qui peuvent servir de référence pour encadrer certains remboursements.
La transition énergétique transforme en profondeur la gestion des flottes. Les entreprises sont encouragées à réduire les émissions liées aux déplacements, à favoriser les véhicules moins polluants et à proposer des alternatives lorsque cela est possible.
Mais cette transition doit rester pragmatique. L’électrification d’une flotte, par exemple, ne peut pas être décidée uniquement pour des raisons d’image. Elle doit être étudiée selon :
L’ADEME propose des ressources utiles pour aider les entreprises à développer une mobilité plus durable pour les salariés. Le portail economie.gouv.fr recense également plusieurs dispositifs d’accompagnement à la transition écologique.
Point de vigilance : une flotte plus responsable ne doit pas devenir une flotte moins opérationnelle. La bonne stratégie consiste à adapter la solution de mobilité à l’usage réel.
Dans certains cas, la meilleure décision ne sera pas de remplacer tous les véhicules thermiques par des véhicules électriques, mais de combiner plusieurs solutions : véhicules hybrides, véhicules électriques pour les trajets urbains, location ponctuelle, train, autopartage, covoiturage professionnel ou réduction des déplacements non essentiels.
La gestion des déplacements professionnels, des notes de frais et de la flotte automobile ne doit plus être traitée comme une simple succession de tâches administratives. C’est un sujet stratégique, au croisement des achats, de la finance, des ressources humaines, de la conformité et de la RSE.
Les entreprises les plus performantes partagent généralement les mêmes réflexes :
En structurant ces trois dimensions — déplacements professionnels, notes de frais et flotte automobile — l’entreprise peut réduire ses coûts cachés, renforcer sa conformité, améliorer l’expérience salarié et prendre de meilleures décisions.
Dans un contexte économique où chaque euro engagé doit être justifié, la mobilité professionnelle devient un terrain d’optimisation majeur. Bien pilotée, elle n’est plus seulement une dépense à surveiller : elle devient un levier de productivité, de sécurité et de compétitivité durable.
La digitalisation des notes de frais permet de réduire les erreurs, d’accélérer les validations, de sécuriser les justificatifs, d’améliorer la conformité et de produire des données exploitables pour la direction financière.
Pour réduire les coûts, l’entreprise doit formaliser une politique voyage, négocier avec les fournisseurs, réserver plus tôt, limiter les dépenses hors cadre et analyser régulièrement les données de déplacement.
Le TCO, ou coût total de possession, mesure le coût complet d’un véhicule sur toute sa durée d’utilisation. Il inclut l’achat ou le loyer, l’assurance, l’énergie, l’entretien, la fiscalité, les sinistres et les frais de restitution.
L’utilisation du véhicule personnel doit être encadrée pour éviter les risques liés à l’assurance, aux remboursements, aux justificatifs et à la conformité sociale. Des règles claires protègent l’entreprise comme le salarié.
Note : Article sponsorisé.
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