La mutation de la fonction Achats en centre de profit

Face au contexte économique actuel, les entreprises sont amenées à rechercher constamment de nouvelles stratégies pour optimiser leurs performances financières. L'une des tendances émergentes en matière de gestion d'entreprise est la transformation de la fonction Achats en centre de profit. Autrefois perçue comme un simple service de soutien opérationnel, cette fonction a évolué pour devenir une véritable source de création de valeur et de génération de profits pour l’entreprise. Ainsi, elle tend à être considérée de plus en plus comme une fonction stratégique. La reconnaissance croissante de la fonction Achats dans l’entreprise transforme le métier : cette dernière est dorénavant vue comme une des « raisons d’être » de l’entreprise. Dans cet article, nous allons découvrir l’évolution du rôle de la fonction achat, les raisons de cette transformation et ses implications. Nous allons également explorer quatre modèles relatant les différents rôles de la fonction achat en entreprise.

L’évolution du rôle de la fonction achats

Le rôle de la fonction des Achats au sein des organisations a subi une transformation significative ces dernières années. Autrefois perçue comme une fonction purement transactionnelle ou administrative, elle est devenue un véritable levier stratégique pour les entreprises. Cette évolution a été motivée par plusieurs facteurs, dont les changements profonds du paysage économique, l'émergence de nouveaux enjeux et l'adoption de nouvelles pratiques.

 L’évolution de la fonction achats en entreprise s’est déroulée en trois phases :

La fonction achats transactionnelle traditionnelle

Dans le passé, le rôle de la fonction Achats était essentiellement axé sur les tâches opérationnelles et transactionnelles. Les acheteurs étaient chargés de rechercher les fournisseurs, négocier les prix, gérer les contrats, traiter les commandes et s'assurer de la disponibilité des biens et services nécessaires à l’activité de l’entreprise. Leur principal objectif était de réaliser des économies sur les coûts d'approvisionnement, en veillant à ce que les produits ou services soient livrés dans les temps.

Cependant, cette dimension transactionnelle de la fonction achat la limitait souvent à un rôle subordonné, relégué à la simple exécution des demandes des autres départements de l'entreprise. Le service des achats était rarement impliqué dans des décisions stratégiques, ce qui réduisait sa contribution à la création de valeur pour l'entreprise.

L’apparition de nouveaux enjeux et tendances

Au fil du temps, les Achats ont été confrontés à de nouveaux défis et opportunités qui ont conduit à l’évolution de leur rôle. Parmi eux, on peut citer :

• La mondialisation des marchés : l'essor de la mondialisation a élargi les possibilités d'approvisionnement à l'échelle mondiale. Les Achats ont dû s'adapter à des chaînes d'approvisionnement de plus en plus complexes et gérer les risques associés à des fournisseurs éloignés géographiquement.
• L’évolution des attentes des consommateurs :  les consommateurs modernes sont plus exigeants en termes de qualité, de durabilité et de responsabilité sociale des entreprises. Les fonctions Achats doivent donc s'assurer que les produits et services répondent à ces attentes et choisir des fournisseurs qui partagent les mêmes valeurs.
• L’innovation et les nouvelles technologies : l'émergence de nouvelles technologies telles que l'intelligence artificielle, l'automatisation des processus par le biais de logiciel P2P, comme Sourcing Force ou encore l'analyse des données a considérablement modifié les pratiques d’achats. La fonction Achats doit être à la pointe de ces innovations pour améliorer son efficacité, réduire les coûts et favoriser l'innovation dans l'entreprise.

La fonction achats devenue un pôle stratégique

Face à ces enjeux, les entreprises ont commencé à reconnaître la valeur stratégique de la fonction Achats. Elles ont réalisé que les Achats peuvent jouer un rôle bien plus important dans leur stratégie globale. Ils peuvent contribuer à l’atteinte des objectifs stratégiques de l'entreprise. Voici quelques aspects clés du rôle stratégique des Achats :

• Gestion des fournisseurs : l’une des missions de la fonction Achats est la sélection et la gestion des fournisseurs. Elle veille à ce que les prestataires choisis soient fiables, compétitifs et alignés sur les valeurs de l'entreprise. La gestion des relations fournisseurs joue un rôle essentiel dans la réduction des risques, l'innovation et la création de valeur à long terme.
• Collaboration avec les autres fonctions : les Achats travaillent de plus en plus en étroite collaboration avec d'autres fonctions de l'entreprise, telles que la R&D, la production et le marketing. Cette collaboration permet de tirer parti des connaissances spécifiques de chaque fonction et de garantir que les achats sont alignés sur les objectifs globaux de l'entreprise.
• Analyse des données : les services des Achats utilisent de plus en plus l'analyse des données pour prendre des décisions éclairées. En exploitant les informations disponibles, ils peuvent identifier les opportunités de réduction des coûts, suivre les tendances du marché, évaluer les risques et optimiser les processus d'approvisionnement.

Quelles sont les causes de la transformation de la fonction achats en entreprise ?

Plusieurs facteurs ont contribué à la mutation de la fonction Achats en centre de profit.

Tout d'abord, les pressions concurrentielles et la mondialisation ont incité les entreprises à rechercher des moyens de réduire leurs coûts et d'améliorer leur compétitivité. Les Achats peuvent jouer un rôle clé dans l'optimisation des dépenses et la recherche de fournisseurs offrant des solutions innovantes et rentables. 

En adoptant une approche stratégique, ils peuvent identifier des opportunités de réduction de coût significative. Cela sera possible grâce aux négociations avec les fournisseurs, à la mise en place de contrats avantageux, à l'optimisation des processus d'approvisionnement, à la réduction des stocks et à la recherche de sources d'approvisionnement plus rentables. En générant des économies, la fonction Achats contribue directement à la rentabilité de l'entreprise.

Ensuite, il y a la digitalisation. Cette dernière a profondément modifié le paysage des Achats. Les nouvelles technologies permettent aux entreprises d'exploiter davantage les données sur les coûts, d'optimiser les processus d’achats et de prendre des décisions plus éclairées. En plus des économies qu’elle génère, la digitalisation des achats est aussi un vecteur d’innovation. Elle permet d’identifier de nouveaux fournisseurs qui peuvent apporter des idées et des solutions innovantes. En permettant de créer des produits ou services différenciés, ces dernières aident les entreprises à se démarquer de la concurrence et à générer des revenus supplémentaires. 

Enfin, la mutation de la fonction achats en centre de profit est aussi motivée par l’évolution des attentes des consommateurs. Ces derniers sont devenus plus exigeants dans l’expression de leurs besoins : une qualité supérieure, une plus grande durabilité, des produits respectueux de l’environnement, une entreprise engagée et responsable, etc. Tout cela pousse la fonction des achats à adopter une approche stratégique qui crée de la valeur. En ce faisant, elle ne contribue pas seulement aux résultats financiers de l’entreprise. Elle joue également un rôle clé dans sa croissance et sa rentabilité.

Quelles sont les implications de la transformation de la fonction achats ?

La transformation de la fonction Achats en centre de profit a des implications majeures pour les organisations : 

Amélioration de la performance financière de l’entreprise

L’évolution de la fonction Achats a permis à l'entreprise de réaliser des économies, d'optimiser ses coûts et de maximiser sa rentabilité. Le service des achats peut jouer un rôle clé dans l’amélioration de la performance financière de l’entreprise en adoptant une stratégie de maîtrise des coûts et en identifiant des opportunités d'économies.

Création de valeur ajoutée

La fonction Achats est de plus en plus reconnue comme un contributeur clé à la création de valeur ajoutée pour l'entreprise. En travaillant en collaboration avec d'autres fonctions, elle peut favoriser l'innovation, améliorer la qualité des produits ou services et soutenir la compétitivité de l'entreprise sur le marché.

Meilleure gestion des risques

La transformation de la fonction Achats implique une gestion proactive des risques liés à la supply chain. L’acheteur doit identifier, évaluer et atténuer les risques potentiels, tels que les ruptures de stock, les retards de livraison ou les problèmes de qualité. Une gestion efficace des risques permet de réduire les arrêts de production, de minimiser les coûts supplémentaires et de conserver l’image de marque de l'entreprise.

Amélioration de la relation avec les fournisseurs

Les Achats doivent développer des relations solides avec les fournisseurs, basées sur la confiance et la collaboration. L’évolution de leur rôle implique une approche plus stratégique dans la sélection et la gestion des fournisseurs. En travaillant étroitement avec les fournisseurs, la fonction des Achats peut favoriser l'innovation, améliorer la qualité des produits ou services et créer des partenariats à long terme bénéfiques pour l'entreprise.

Adoption des nouvelles technologies

La transformation de la fonction Achats est étroitement liée à l'adoption de nouvelles technologies et à l'exploitation des données. Les services des achats utilisent de plus en plus des outils d'analyse des données, des systèmes d'approvisionnement numérique et d'autres solutions technologiques pour améliorer leur efficacité. Cela leur permet d'obtenir des informations précieuses sur les fournisseurs, les coûts, les performances et les risques, ce qui contribue à une gestion plus stratégique du processus Achats.

Changement de mentalité et de procédure

La mutation de la fonction achats nécessite un changement de mentalité et d’approche. Il s’agit effectivement de passer d'une approche purement opérationnelle à une approche stratégique et orientée vers les résultats. Les équipes Achats doivent de ce fait développer de nouvelles compétences en matière d'analyse des données, de négociation et de gestion des relations avec les fournisseurs.

De plus, il est essentiel de renforcer la collaboration entre le service des achats et les autres fonctions de l'entreprise pour implémenter le changement dans l’écosystème de l’entreprise et favoriser l'innovation et la création de valeur ajoutée.

Quelques exemples de modèles relatant les rôles de la fonction achat dans l’entreprise

Voici 4 modèles exposant les différents rôles des Achats dans une organisation, allant du service support jusqu’à sa considération en tant que véritable centre de profit :

#1 – Impacter les bénéfices

Ce modèle, le plus simpliste, considère seulement que les économies générées par la fonction achats contribuent à l’obtention de profits plus élevés.

Ici, le service Achats cherche à démontrer son impact sur les bénéfices de l’entreprise en prouvant que sans action Achats, ils auraient été plus faibles.

#2 – Définir les budgets

Ce modèle reconnaît aussi les économies générées, mais il définit également le budget alloué aux Achats (pour les fournitures, équipements, salariés, …) en se basant sur les économies annuelles précédentes.

En outre, la fonction des Achats négocie des remises fournisseurs et peut intégrer ces dernières dans son budget annuel.

#3 – Facturer les services en interne

Ce modèle est utilisé par les entreprises possédant plusieurs filiales ou franchises. La fonction Achats de la société mère gère les conditions Achats pour les filiales ou franchises, et ces dernières « paient » le service Achats pour exécuter des appels d’offres, des négociations, etc.

Les filiales ou franchisés ont une relation client/fournisseur avec les Achats de la société mère, et ne sont donc pas obligés de faire appel à ses services.

#4 – Vendre ses outils et techniques en externe

C’est le modèle le plus controversé. Pour la performance de sa propre organisation, un service Achats va prendre l’initiative de développer et améliorer les outils, les techniques, les technologies, etc. de son processus. Puis, après une implémentation réussie en interne, il va chercher à vendre à d’autres organisations ses nouveaux outils, techniques, … sous forme de formation, logiciels ou autre.

Le quatrième modèle peut fonctionner pour certaines organisations, mais reste dangereux pour la compétitivité de l’entreprise en cas de dispersion des activités.

Notre conseil ? Ne tentez pas ce modèle, sauf si vous entretenez une relation très étroite avec la Direction de votre entreprise.