Jeremy Ferrer
Webinar :
Matinale Achats de Bordeaux
Vendredi 17 Mai 2024 de 9h à 12h30
La facturation électronique sera obligatoire pour toutes entreprises soumises à la TVA à partir de … Initialement prévue au 1er juillet 2024, l'obligation pour les entreprises établies en France d'émettre et de recevoir des factures électroniques est reportée à une date qui sera décidée dans le cadre de la loi de finances pour 2024.
Il s’agit d’un système d’émission, de transmission et de réception des facturations dématérialisées, impliquant toutes les transactions avec le secteur public. Il est question d’obligation facturation électronique pour l’ensemble des entreprises, et une obligation d’émission pour les grandes entreprises.
Cette réforme a été établie dans le but d’accélérer la transformation numérique, conduisant à une adaptation des outils et des usages. C’est le cas de la dématérialisation facture fournisseur. Considérée comme un instrument efficace de lutte contre la fraude, la facture électronique est instituée par l’État français ainsi que par les autorités européennes, et ils en sont bénéficiaires. Mais qu’y a-t-il vraiment à savoir sur la facturation électronique?
Quels sont les enjeux de la réglementation et quels sont les avantages pour les entreprises? Et qu’en est-il de la mise en œuvre de cette nouvelle réforme ? Nous allons élucider toutes les questions qui tournent autour de la facturation électronique 2024 dans cet article.
Dans le Code général des impôts article 289, l’administration fiscale considère qu’une facture est électronique si le processus de facturation est dématérialisé dans les moindres détails. Ce qui veut dire que la facture n’a été imprimée en aucun moment. Ainsi, les factures papier numérisées via les outils LAD/RAD ne sont pas considérées comme électroniques. Une facture est donc dite électronique si et seulement si elle est émise, transmise et reçue sous un format électronique.
Et ajouté à cela, elle doit contenir la mention obligatoire facture légale, incluant la date et le numéro de la facture, le numéro du bon de commande, les identités du prestataire de service et du client, le numéro d’identification à la TVA, le prix hors taxe (HT) et le prix toutes taxes comprises (TTC), la forme juridique de la société, le capital social, etc. Il est aussi à noter qu’il existe trois formats envisageables pour la facturation électronique obligatoire : l’UBL, Le CII et le Factur-X.
Avec la facturation électronique obligatoire, le mode de transmission va aussi changer. En effet, les transmissions entre fournisseurs et clients ne seront plus tenues. Dorénavant, il faut utiliser la plateforme nationale Chorus Pro. Ce dernier agit comme un intermédiaire, en envoyant des informations aux autorités fiscales en temps réel.
La dématérialisation facture est ainsi complète de bout en bout. Quant à l’édition des factures, elle pourra être effectuée par un prestataire certifié par l’État. Dans le cas des entreprises non soumises à la TVA, elles devraient s’attendre à recevoir une telle documentation de la part de partenaires, fournisseurs...
La dématérialisation obligatoire concerne toutes les entreprises sises en France et assujetties à la TVA. À terme donc, chacun doit mettre en place une solution conforme de réception et d’émission de factures électroniques.
On parle de dématérialisation facture ou de démat facture fournisseur, lorsque l’on fait passer des factures d’un support papier à l’électronique, conformément aux exigences légales et aux réglementations fiscales. À ne pas confondre avec la dématérialisation fiscale, qui implique l’envoi d’une facture par simple e-mail. Celle-ci n’est pas en effet conforme à la législation française et aux exigences réglementaires pour s’acquitter entièrement des factures papiers. Dans ces conditions, le document fiscal original considéré reste la facture papier.
Celle-ci devra être transmise et archivée dans ce format et non sous forme électronique. Mais inversement, il est possible de transmettre la facture en mode Echange de Données Informatisées avec la dématérialisation fiscale de factures.
En France, il y a 2 milliards de factures à éditer chaque année. Ce qui mène à penser que la digitalisation serait la meilleure alternative. La facture électronique obligation est ainsi considérée comme une voie pour les entreprises d’entrer dans l’univers numérique. Dans la loi de finances 2020, même la généralisation du format électronique y est inscrite.
Concrètement, cette loi a pour objectif d'accroître la compétitivité des entreprises, en augmentant leur productivité par le biais de la dématérialisation facture et en allégeant leurs charges administratives. Elle a pour but également d’instaurer la lutte contre la fraude à la TVA et de promouvoir une concurrence loyale entre les entreprises. Sans oublier que c’est une loi qui vise à faciliter les démarches de déclaration de TVA via un système de déclaration pré-remplie, et à promouvoir la connaissance de l’activité des entreprises.
Pour l’État français, l’enjeu concernant la fraude fiscale est évalué entre 10 et 30 milliards d’euros. Pour assurer une couverture complète au-delà du B to B domestique, la facturation électronique est renforcée par le dispositif e-reporting.
Ce dernier assure la couverture B to C ainsi que B to B non domestique. Dans ce dernier cas, le destinataire de la facturation n’est pas soumis à la TVA française. Il s’agit en effet de la principale recette de l’État, c’est pourquoi le projet concerne toutes entreprises assujetties à la TVA.
Depuis janvier 2020 en effet, les factures électroniques sont obligatoires dans le contexte des marchés publics. Toutes les entreprises associées à l’État, à une collectivité territoriale ou à une zone métropolitaine doivent émettre des factures numérisées via une plateforme spécifiquement créée pour ce type d’approche en ligne, cette plateforme s’agit du Chorus Pro. Ainsi, suite à cette démarche initiée dès 2020 pour les B to G, l’introduction des factures dématérialisées dans le secteur B to B sera progressive entre juillet 2024 et janvier 2026, affectant toutes les entreprises assujetties à la TVA.
Ce qui va se passer après dépendra de la taille de l’entreprise. Toutes les entreprises doivent en effet recevoir des factures électroniques dès le 1er juillet 2024, et les grandes entreprises devront les émettre. Quant aux entreprises de taille intermédiaire, elles auront obligation d’émission de facturations électroniques à partir du 1er janvier 2025.
Et ce sera le tour des PME (petites et moyennes entreprises) et des micros entreprises d’émettre des factures électroniques à partir du 1er janvier 2026.
Afin d’assurer la valeur légale d’une facture électronique, d’abord il faut dématérialiser le processus de bout en bout. Mais à part cela, il y a également d’autres critères à considérer. Se référant à l’article 289 de la Code Général des Impôts, il faut garantir l’authenticité de la facture, suffisamment connaître l’émetteur. Il faut également garantir l’intégrité de ce que la facture contient, s’assurer de son inaltérabilité tout au long des procédures. Et sans oublier, il faut veiller à ce que la facture soit bien lisible.
La vulgarisation de la facturation électronique s’inscrit dans un mouvement plus large de dématérialisation des échanges. Cependant, ce changement ne peut être complet que si toutes les démarches de la transaction elles-mêmes, notamment les signatures qui scellent l’accord entre les parties sont dématérialisées. Un cadre juridique et technologique est actuellement mis en place pour cela.
Dans le cadre juridique, la loi française 2000-230 du 13/03/2020 fournit un socle de confiance incontournable au développement du commerce électronique. Dans le cadre technologique, les progrès en cryptographie ont permis d’assurer l’identité des signataires, l’infaillibilité des signatures, l’unicité et l’irrévocabilité des signatures, et l’intégrité du document signé. De plus, les solutions de facturation dématérialisée fournissent d’autres possibilités comme le workflows de vérification, la signature en masse, etc. et cela multiplie davantage les bénéfices pratiques.
Les informations sur le paiement des prestations de services soumis à l’obligation de facturation électronique ou à la transmission des données de transaction, les informations concernant les marchés publics excepté celles couvertes par le secret défense, doivent être transmises à l’administration.
Mais dans le cas où le preneur auto-liquide la taxe ou que le prestataire a choisi la TVA sur le prélèvement automatique, il n’y aura pas obligation de transmission des données de paiement. En règle générale, c’est le prestataire qui sera responsable de cette obligation facturation électronique, en se basant sur ses encaissements.
En tout, cela concerne le numéro d’identification du déclarant et la durée d’enregistrement, la date d’encaissement, le prix encaissé par taux de taxe, et les numéros de factures en cas d’opérations sur facture. À terme, ces données doivent permettre de pré-remplir les déclarations de TVA, en prenant compte des règles de paiement applicables aux prestations de services.
Par ailleurs, le respect de cette obligation nécessite un rapprochement systématique entre les données de facturation et de paiement. Ceci est cohérent avec le cadencement de déclaration mensuel établi pour les entreprises qui relèvent d’un régime réel simplifié, et pour les autres entreprises, l’expédition se fera une fois tous les 2 mois.
Les principes d’archivage sont les mêmes que ce soit pour un modèle facture originale ou pour une copie numérique de facture en papier. Le système d’archivage doit garantir l’intégrité, l’authenticité et la lisibilité du document, et ce, pendant la durée légale de conservation, pour le fisc c’est 6 ans et pour les documents commerciaux c’est 10 ans. Il est ainsi impératif d’utiliser une solution dédiée à cet effet, un système d’archivage électronique ou le SAE, recommandé par la norme NF Z42-013 qui permet de protéger et de tracer l’accès aux documents.
Puis, le fichier doit être accompagné, au choix, de l’une de ces procédures techniques, à savoir une empreinte numérique, un tampon de serveur basé sur un certificat conforme General Security Standard (RGS*) avec au moins 1 étoile, une signature électronique fondée sur un certificat répondant au moins à la norme générale de sécurité de niveau 1 étoile (RGS*). C’est souvent dans ce cas que l’on parle d’obligation facturation électronique.
Adaptation de la plateforme CHORUS PRO, la plateforme publique PPF sera le hub du système de réception de l’ensemble des données liées aux transactions. Cela concerne les transactions transmises par l’assujetti, mais également celles transmises par une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP). L’administration fiscale recevra alors de la PPF les données sur les factures, les transactions et les recouvrements que les entreprises doivent lui communiquer.
En ce qui concerne les PDP, chacune d’elle doit permettre à ses utilisateurs d’émettre une facturation électronique dans les conditions légales. Chaque PDP doit également permettre à ses utilisateurs d’effectuer certains contrôles de procédure ainsi que d’identifier à qui les factures sont destinées, et de mettre à jour le répertoire central des données sur les utilisateurs. Et bien évidemment, les données reçues des utilisateurs et devant être transmises à la Direction Générale des Finances publiques (DGFIP) doivent pouvoir être extraites et transmises selon les formats admis (syntaxe et sémantique) dans les délais requis.
Quand un modèle facture relevant de l’obligation facturation électronique est directement envoyée à la plateforme publique, c’est cette dernière qui s’occupera de l’acheminement de cette facture vers son destinataire. Cela pourra se faire directement ou bien par le biais d’une PDP si le destinataire en a mentionné une.
La facturation électronique est un excellent moyen de lutte contre la fraude à la TVA et elle permet aux entreprises et à l’administration fiscale de fonder une relation de confiance. Mais il y a encore de nombreux autres atouts que les factures électroniques offrent aux entreprises ainsi qu’à l’environnement.
D’abord, la création de chaîne de facturation automatisée permet de traiter et d’envoyer en quelques clics les devis et les factures correspondantes. Grâce à elle, la traçabilité du traitement des factures est renforcée, la comptabilité plus sûre et les deadline de paiements améliorés. La réception de la facturation et sa transaction pourront être suivies en temps réel. Ce qui conduira les fournisseurs à payer plus rapidement leurs factures.
Puis, la facture électronique lorsqu’elle est structurée, permet d’automatiser certaines parties du processus de traitement, mais aussi d’effectuer tout un ensemble de contrôles afin d’éviter les éventuelles erreurs. Ainsi, il n’y aura plus des factures en doublon, des erreurs de saisie ou d’adressage, etc.
Au niveau du coût de traitement, la facture électronique est beaucoup moins coûteuse que la facture en papier, et le traitement est beaucoup plus accéléré.
Par ailleurs, la dématérialisation facture représente des avantages écologiques. Elle permet de limiter la consommation de papier ainsi que les matériels d’impression. Et l’on sait que l’émission et l’envoi de factures en papier contribuent 2 fois plus au gaz à effet de serre par rapport aux factures dématérialisées. Elle permet également un archivage numérique, donc moins de stockage physique, ce qui offre un gain d’espace de travail et un gain de temps considérable.
Dans le cadre de l’obligation facturation électronique, le non-respect de l’obligation d’émettre des factures électroniques est passible de 15 euros d’amende par facture, dans la limite de 15 000 euros par année civile. Puis, chaque omission ou violation des obligations de transmission par un opérateur de plateforme de dématérialisation facture fournisseur sera passible de 15 euros d’amende par facture mise à sa charge, mais n’excédant pas les 45 000 euros.
Dans le cadre de l’obligation de transmission des données des transactions et de paiement, la pénalité applicable à l’assujetti est de 250 euros par transmission, mais ne doit pas dépasser 15 000 euros par année civile, c’est valable pour chacune de ces 2 obligations.
Le non-respect de l’opérateur de la plateforme de dématérialisation de ses obligations entrainera une amende de 750 euros par transmission, avec un maximum de 45 000 euros par année civile pour chacune de ces obligations.
Des cadres réglementaires et juridiques sont actuellement en place, et des spécifications techniques sont sur le point de recouvrir toutes les facettes de la réforme. Les travaux pour la construction de la plateforme publique vont bientôt commencer et une phase pilote sera fixée en 2023 pour les premiers mois d’expérimentation en 2024. La mise en place d’une facturation électronique 2024 est une phase de préparation et d’enregistrement ultérieur débutera également pour les prestataires de dématérialisation, souhaitant acquérir le statut de PDP.
Il est temps désormais pour les entreprises de faire une évaluation de la situation existante à la lumière des nouvelles obligations. Il est également temps d’envisager les solutions que le cadre de la réforme offre, et bien sûr de prévoir les travaux d’adaptation de leurs systèmes.
En résumé, ce qu’il y a à retenir sur la réforme de la facturation électronique 2024 c’est que, il s’agit d’un système d’émission et de réception des factures dématérialisées.
Entre le 1er juillet 2024 et le 1er juillet 2026, la facturation électronique obligation sera introduite progressivement pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Puis, les factures seront transmises d’une entreprise à une autre avec comme intermédiaire l’administration fiscale, via la plateforme Portail Public Facturation Chorus Pro. Les entreprises pourront recourir à un prestataire dédié agréé par l’État, pour faire l’édition d’une facture conforme.
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