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Utiliser un logiciel pour les factures : quel intérêt ?

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Jeremy Ferrer
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Sélection et Contrats

Logiciel pour les factures : votre meilleur allié pour une bonne gestion de la facturation

Vous avez probablement déjà entendu parler du logiciel pour les factures. Toute entreprise, qu’elle soit de petite ou de grande taille, et quel que soit son secteur d’activités ne peut se passer de l’étape de facturation. Tâche chronophage et fastidieuse, néanmoins nécessaire, la gestion des factures doit être réalisée avec beaucoup d’attention et de façon régulière. Pourtant, la facturation n’est pas une tâche qui apporte de la valeur ajoutée à l’entreprise. Au contraire, elle accapare du temps qui pourrait être consacré à la productivité. Le fait que vous puissiez délivrer des factures d’achats en bonne et due forme à vos fournisseurs reflète toutefois votre professionnalisme, car ces documents sont normés et doivent être édités dans le cadre d’une réglementation bien définie. Afin de vous permettre de gagner du temps et de vous concentrer sur votre cœur de métier, des outils de dématérialisation de la gestion des factures, plus connus sous le nom de logiciel de facturation, ont vu le jour. Dans les paragraphes qui vont suivre, nous allons voir de près ce qu’est ce type d’outil nécessaire pour automatiser la facturation, comment il fonctionne et quel est l’intérêt de l’installer. Nous allons aussi exposer ses avantages et limites avant de mentionner les différents critères à considérer pour bien choisir un logiciel de facturation.

Logiciel pour les factures.

Logiciel de gestion des factures : qu’est-ce que c’est ?

Comme son nom l’indique, un logiciel de gestion des factures d’achats est un outil que l’on peut installer sur son ordinateur ou utiliser en ligne pour faciliter l’édition des diverses factures qu’une entreprise doit établir. Toutefois, ce n’est pas son unique rôle. Ce logiciel peut aussi accomplir d’autres tâches comme envoyer les factures aux clients, les archiver, les acheminer vers les signataires compétents, etc. Ce genre d’outil est généralement utilisé par le département de la comptabilité.

L’objectif d’un outil de gestion des factures est l’automatisation de tout le processus de facturation. Il va gérer ce document du début jusqu’à la fin des démarches, c’est-à-dire de la collecte des données jusqu’à l’archivage du document. Il veille également à ce que les factures soient émises conformément à la Loi et à la réglementation en vigueur concernant la comptabilité d’entreprise.

Comment fonctionne un logiciel de facturation ?

Un logiciel pour l’édition des factures

Grâce à un logiciel de demat facture fournisseur, vous pouvez éditer numériquement vos factures dont l’écriture à la main donne parfois du fil à retordre. Ce qui est bien avec cet outil, c’est qu’une fois que vous avez entré les mentions légales de votre entreprise, qui doivent apparaître sur toutes vos factures, il les générera automatiquement à chaque fois que vous éditez des factures d’achats ou factures fournisseurs.

Un outil pour la gestion des clients

Le logiciel de comptabilité ou logiciel factures a aussi pour fonction d’établir des fiches clients sur la base des données que vous entrez dans l’outil afin d’assurer un meilleur suivi de votre portefeuille. Cela vous permet d’avoir une bonne traçabilité des produits ainsi que des prestations que vous avez fournies. Cette tâche est essentielle pour la relance future de vos clients. L’outil vous donne en outre un aperçu des factures impayées afin de les gérer plus facilement.

Un allié du service après-vente

Dans une entreprise, le service après-vente est une étape incontournable pour garantir la satisfaction des clients. Il joue un rôle important dans la réputation de l'entreprise. Les fonctionnalités du logiciel de gestion des factures vous permettent d’assurer plus facilement et plus rapidement cette tâche.

Les avantages d’un logiciel de factures d’achats

Les avantages d’avoir recours à un logiciel de factures d’achats

À l’ère de la digitalisation, le recours à un logiciel de factures d’achats ne peut qu’être bénéfique pour une entreprise afin d’optimiser sa productivité. Voici quelques avantages que l’on peut tirer de cette pratique.

1. La maîtrise du paiement et de ses délais grâce au logiciel de facturation

Le nombre de factures qu’une entreprise doit traiter chaque jour peut être incalculable. Or, lorsque la procédure suit la voie traditionnelle, cela peut prendre énormément de temps avant que l’entreprise ne puisse encaisser ou réaliser le paiement. Grâce au logiciel de facturation, il est possible d’accélérer ce processus et de respecter les délais de paiement, voire à le réaliser plus tôt.

2. Le gain de temps et la réduction des coûts grâce au logiciel des factures

C’est l’essence même des outils de digitalisation et de dématérialisation, comme le logiciel de demat facture fournisseur, mis en place au sein des entreprises. L’objectif de ces outils est de faire des économies de temps et d’argent. En effet, les paperasses ont aussi un coût. Grâce à la mise en place d’un outil de gestion de la facturation, vous avez la possibilité de pré concevoir des modèles que vous pourrez réutiliser à chaque fois. Cela vous offre un gain de temps considérable. Les documents sont dématérialisés et les démarches sont automatisées. Les envois sont instantanés. Quoi de mieux pour gagner du temps ! Enfin, il est aussi possible de synchroniser votre logiciel des factures avec celui de votre comptabilité pour une meilleure harmonisation du traitement des informations.

3. Le logiciel de facturation pour une meilleure organisation de vos processus

La gestion de la facturation joue un rôle important dans le flux de votre trésorerie. Généralement, le logiciel embarque une fonction de rappel dans le cas où il détecte qu’une facture n’a pas encore été réglée. Cela vous permet d’avoir un aperçu des états des factures payés et impayés sans avoir à envoyer des emails de relance à chaque fois à vos clients. Par ailleurs, vos problèmes de gestion de montagnes de paperasses seront réglés. Le logiciel de facturation garantit non seulement la conformité de vos factures avec la règlementation en vigueur, mais il vous évite aussi de longues procédures au sein de l’entreprise.

4. Une gestion plus sécurisée de vos factures d’achats

Dans le cas où vous utilisez un logiciel de facturation en ligne, sachez que vous bénéficierez d’une meilleure protection de vos données. Celles-ci seront plus accessibles et plus sécurisées. Il suffit de vous connecter à votre compte en ligne pour accéder à toutes les informations dont vous avez besoin. Même si votre ordinateur tombe en panne, vous pourrez toujours éditer et archiver vos factures.

5. La réduction des erreurs et des litiges avec le logiciel d’édition des factures fournisseurs

Le traitement manuel des factures peut générer des erreurs. L’avantage d’utiliser un outil d’édition numérique des factures fournisseurs est d’empêcher que cela se produise. Grâce au logiciel de facturation, il suffit d’entrer une seule fois toutes les mentions obligatoires qui doivent apparaître sur la facture, les sauvegarder, puis les insérer à chaque fois que vous en avez besoin. Le risque d’erreurs humaines est réduit, mais vous gagnez aussi du temps. Parmi ces mentions, on peut citer :

-       Le report du taux de la TVA applicable

-       Les mentions légales concernant le client à l’instar de la raison sociale, de son adresse ou encore des conditions de paiement.

-       Les montants dus HT et TTC

-       L’application d’une remise éventuelle.

L’automatisation de tout ce processus vous permet de ne pas faire d’erreurs inutiles et d’éviter les litiges avec vos clients. Le logiciel de facturation permet ainsi d’entretenir une bonne relation avec ceux-ci.

6. La centralisation des fiches clients dans le logiciel de facturation

Pouvoir regrouper les données de vos clients dans un seul et même endroit ne peut qu’être bénéfique pour votre entreprise. L’outil de gestion des factures d’achats vous permet de le faire. Toutes les informations concernant vos clients, que ce soit leur raison sociale, leurs coordonnées, leur numéro de TVA intracommunautaire sont assemblées dans l’outil et sont accessibles à tout moment, à chaque fois que vous en avez besoin. Cela vous donne aussi un aperçu général de la relation que vous entretenez avec vos clients en vue de l’améliorer.

7. Le logiciel d’édition des factures assure le respect des mentions légales

Les réglementations en vigueur relatives au processus de facturation sont parfois complexes. Quand on traite les factures manuellement, il peut être compliqué de se conformer à ces mentions légales. En ayant recours à un logiciel de facturation, vous êtes sûr de ne rater aucune obligation légale. Le logiciel est paramétré par son concepteur pour vous procurer les informations nécessaires pour assurer la mise en conformité des documents. Ces obligations légales incluent le respect des mentions légales devant apparaître sur les factures, le respect des règles concernant la numérotation des factures ainsi que le classement de celles-ci.   

8. Une meilleure productivité pour l’entreprise grâce au logiciel de factures d’achats

En intégrant un logiciel de facturation dans vos activités, vous améliorez la productivité de chaque membre de votre équipe. En effet, ils ont plus de temps, comme vous aussi, de se concentrer sur leur cœur de métier. L’outil vous permet de configurer les paiements récurrents pour vos clients les plus fidèles. Grâce à cela, vous n’avez plus besoin de créer des factures à chaque fois. Aucun membre de l’équipe n’est plus obligé de le faire.

9. Une meilleure gestion financière grâce au logiciel d’édition des factures fournisseurs

Comme il est possible de connecter le logiciel de facturation à d’autres logiciels du même département, cela permet une meilleure gestion de vos activités financières au sein de l’entreprise. Votre comptable en aura certainement besoin lors de la période fiscale.

Logiciel de factures d’achats d'entreprise.

Les limites du logiciel de facturation

Bien évidemment, la gestion des factures fournisseurs via le numérique n’a pas que des avantages. Trouver l’équilibre entre les bénéfices que vous pouvez avoir et les inconvénients qui peuvent se présenter vous permet de mieux gérer vos activités relatives aux paiements et à la comptabilité.

1. L’adaptation de l’outil à l’infrastructure informatique de l’entreprise

La technologie a un coût. Puisqu’il ne suffit pas de mettre en place le logiciel de facturation et de l’utiliser, son installation peut être un véritable parcours du combattant à moins que dans votre contrat, il est stipulé que l’éditeur du logiciel se charge lui-même de l’installation de l’outil. Le logiciel doit être intégré à tout le réseau informatique de l’entreprise, ce qui signifie qu’il doit être adapté à celui-ci. Cela requiert le recours à un technicien qualifié. Cela peut générer un coût supplémentaire pour l’entreprise.

2. Les difficultés de paramétrage

Les machines ne sont pas comme les humains. Elles ne peuvent se corriger elles-mêmes en cas de bugs. Elles doivent être réparées. Or, cela va générer des coûts supplémentaires surtout si le logiciel de facturation est mal fait et qu’il ne cesse de bugger. Ainsi, des soucis techniques sont aussi à prévoir. Vous devez anticiper et trouver un moyen de rassembler toutes les données qui ont été stockées dans l’interface afin de les sauver. Une fois de plus, le recours à un technicien spécialisé dans la gestion des outils de gestion des factures est indispensable. La récupération de toutes les données dans le logiciel doit aussi être réalisée dans le cas où l’entreprise décide de changer de logiciel.

3. Les risques par rapport à la protection des données

Il faut aussi parler des risques liés à l’utilisation des logiciels de facturation en ligne. Le web est certes un endroit fantastique qui facilite notre vie quotidienne et nos activités professionnelles. Cependant, les victimes des personnes malveillantes sur le web sont nombreuses. Or, les données conservées dans la base de données d’un logiciel de factures fournisseurs sont confidentielles et sensibles. Malgré ceci, il existe de nombreuses plateformes d’édition de factures d’achats en ligne qui disposent d’une bonne protection des données. Il faut savoir les dénicher pour éviter les mauvaises surprises.  

Qui doit utiliser un logiciel de gestion factures ?

D’emblée, rappelons qu’utiliser un logiciel de facturation n’est pas obligatoire sauf si votre entreprise est assujettie à la TVA. Cela signifie que vous proposez à des particuliers des biens ou des services que vous livrez vous-même. Dans ce cas précis, l’outil que vous utilisez doit être conforme à la Loi anti-fraude. Renseignez-vous bien avant de choisir votre logiciel. Ensuite, celui-ci doit être reconnu par l’administration fiscale pour pouvoir être utilisé.

En revanche, vous n’êtes pas concerné par la Loi anti-fraude dans le cas où :

-       Vous vendez des produits ou services à des professionnels

-       Votre entité est une micro entreprise qui jouit d’une franchise en base de TVA

-       Votre entreprise bénéficie du régime du remboursement forfaitaire agricole.

Certains professionnels ou entrepreneurs sont tentés de penser que l’usage d’un logiciel de factures fournisseurs n’est pas indispensable au début du cycle de vie de l’entreprise. Toutefois, il faut savoir que plus tôt vous adoptez cet outil, plus tôt vous pourriez en bénéficier des avantages. Par ailleurs, il existe de nombreux types de logiciels de traitement des factures en fonction de la taille de votre entreprise.

Logiciel de gestion factures.

Quels critères considérer pour bien choisir son logiciel de factures ?

Le marché regorge de nombreux logiciels de gestion des factures fournisseurs, qu’il est parfois difficile de choisir celui qui est adapté à vos besoins. Découvrez quelques critères indispensables qui vous permettent de bien choisir votre logiciel de facturation :

1. Vos besoins

Tout commence par vos besoins. Il convient de bien les identifier avant d’arrêter votre choix sur un logiciel de facturation précis. Quelles activités développez-vous sur le marché ? Œuvrez-vous dans la vente de produits ou de prestations de services ? Avez-vous besoin d’un outil de facturation ou de comptabilité ? Quelle est la taille de votre entreprise ? Vous devez vous baser sur les réponses à ces questions pour bien choisir.

2. Le coût du logiciel de facturation

Il existe des logiciels de facturation gratuits sur Internet. Cependant, la plupart d’entre eux n’offrent que des fonctionnalités basiques et vous demandent de payer dès que vous voulez accéder à des fonctions plus évoluées. Investir dans ce genre d’outil vous rendra plus productif. Donc, autant dépenser pour avoir quelque chose de complet et de qualité. Cependant, veillez à ce que le coût du logiciel en question ne dépasse pas le budget que vous vous êtes déjà fixé. N’hésitez pas à comparer les offres.

3. L’ergonomie et les fonctionnalités du logiciel des factures

Ce sont des critères primordiaux lors du choix d’un logiciel de facturation. Il est possible qu’aucun membre de votre équipe n’ait encore utilisé ce type de logiciel. Veillez donc à ce que celui-ci soit le plus ergonomique possible. L’interface doit être simple à utiliser. Les divers paramétrages doivent être réalisés aisément. Vérifiez également que le logiciel propose des modèles préconçus prêts à être utilisés.

Pour ce qui est des fonctionnalités, celles-ci dépendent généralement du coût de l’outil, mais essayez de dénicher le logiciel le plus complet possible pouvant couvrir la gestion des clients, des paiements, des factures d’achats impayées ainsi que des relances. Optez également pour un outil que vous pouvez configurer et personnaliser à votre guise.

4. Un logiciel de facturation à télécharger ou en ligne

Le choix est crucial. Chacun de ces outils dispose des avantages et inconvénients. Un outil en ligne est par exemple beaucoup plus accessible. Il suffit d’une connexion internet pour y accéder. Certains concepteurs développent des applications permettant un usage sur un appareil mobile, ce qui est encore plus pratique. De son côté, un logiciel à télécharger et à installer présente l’avantage d’être plus sécurisé.

5. Tester avant d’acheter un logiciel de facturation

Cette étape finale est très importante. C’est au niveau du test que vous allez pouvoir connaître au mieux l’outil en question. Testez-le, voyez s’il répond vraiment à vos besoins, s’il est pratique et facile à utiliser, s’il dispose des fonctionnalités dont vous avez besoin.

En conclusion, l’utilité des logiciels de facturations n’est plus à prouver dans l’entreprise. Pour tous vos besoins d’externalisation des achats de type C, BME met à votre disposition son savoir-faire en la matière et s’occupe de tout le processus de facturation grâce à son logiciel de gestion des factures.

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