Optimiser la gestion des fournisseurs uniques

Réussir à bien travailler avec un fournisseur unique

En matière de gestion des fournisseurs, les situations de travail avec un fournisseur unique (situation mono-source avec un seul fournisseur pour répondre à un des besoins de l’entreprise) sont sans doute les plus difficiles à appréhender pour les professionnels des Achats. Pour la plupart d’entre eux, se retrouver face à un fournisseur unique est loin d’être idéal. En effet, si la réduction du nombre de fournisseurs fait partie des principaux objectifs des directions achats pour rationaliser la gestion des commandes fournisseurs, le sourcing unique n’est généralement pas souhaité. Cette situation expose effectivement l’entreprise à de nombreux risques et rend la gestion de la relation client fournisseur relativement complexe. Dans cet article, découvrez comment réussir à bien travailler avec un fournisseur unique. Quels sont les risques liés à une telle situation ?

Gestion des fournisseurs uniques : par choix ou monopole ?

Avant d’analyser comment mieux faire face aux situations avec un fournisseur unique, il convient de distinguer deux types de fournisseur unique :

Le fournisseur unique par choix

Bien que les choix soient multiples, il peut arriver que la fonction Achats décide de sous-traiter avec un seul fournisseur pour une catégorie de produits ou services donnée. C’est souvent le cas avec les partenariats à long terme. Nombreuses en sont les raisons. Nous les développerons un peu plus bas.

Le fournisseur unique en situation de monopole

Dans la gestion des relations client fournisseur, la fonction Achats peut aussi être confrontée à la situation de fournisseur unique en situation de monopole. Cela signifie qu’il est la seule source pour le produit ou service demandé pour l’entreprise. La gestion d’un fournisseur en position de monopole est relativement compliquée pour les acheteurs. 

Gestion des fournisseurs : quels sont les risques de travailler avec un fournisseur unique ?

S’il y a bien une situation que les acheteurs appréhendent, c’est de négocier avec un fournisseur unique. L’un des risques majeurs auxquels les acheteurs sont exposés avec ce genre de situation est la non-possibilité d’utiliser un levier considérable : la mise en concurrence. Sans ce levier, il est difficile de pousser le fournisseur à revoir ses prix, à accepter les garanties de performances ou à trouver une issue à une situation de blocage. Voyant le rapport de force pencher en leur faveur, les fournisseurs uniques sont souvent peu flexibles aux différentes négociations : conditions de prix, de livraison, de qualité, etc. La gestion d’une relation client fournisseur de ce genre requiert donc à la fonction Achats d’être suffisamment armée pour mener à bien les négociations.

Par ailleurs, une situation de fournisseur unique peut aussi devenir critique pour la fonction Achats, et donc pour l’entreprise, lorsqu’elle entrave partiellement ou complètement la chaîne d’approvisionnement ou supply chain. Si ledit fournisseur rencontre un souci majeur, tel qu’une grève, des pénuries ou une autre situation d’urgence, ce n’est pas seulement sa production qui va être mise en pause. L’activité de l’entreprise qui se fournit auprès de lui va aussi être impactée. Une stratégie de gestion des fournisseurs dual-sourcing aurait permis d’éviter cela. En cas de souci avec l’un des fournisseurs, l’entreprise pourra toujours s’approvisionner auprès des autres.

Comment faire face à une situation de fournisseur unique ?

Voici trois idées pour faire face aux situations avec un fournisseur unique dans la gestion des relations fournisseurs :

1. La Direction doit voir les situations de source unique non seulement comme une nuisance pour elle, mais aussi comme un grave problème d’organisation. Communiquez les problèmes auxquels vous faîtes face à l’aide de présentations claires comme une cartographie ou le partage d’indices de suivi des coûts. Si la Direction a la preuve que les coûts augmentent beaucoup plus rapidement que prévu, elle vous aidera à accomplir les points 2 et 3 ci-dessous.
2. Éliminez la cause qui mène à avoir un fournisseur unique. Beaucoup de situations de source unique surviennent parce que le produit a été conçu autour des capacités uniques du même fournisseur. Une revue du cahier des charges pourrait être la solution pour améliorer la gestion des relations fournisseurs uniques. Attention, il s’agit d’une initiative qui prend beaucoup de temps et donc d’argent. Assurez-vous donc que les économies potentielles générées (par une multiplication des fournisseurs et/ou un changement de fournisseur) couvrent les coûts de changement.
3. Impliquez les Achats en amont de la conception du produit. Une fois que la Direction est de votre côté, insistez pour que les Achats soient impliqués dans la conception du produit avant que les fournisseurs ne soient sélectionnés, et ce, pour prévenir de futures situations de fournisseur unique.

Gestion de la relation fournisseur unique : d’autres éléments à prendre en compte

Conscientiser la hiérarchie

Bien que les démarches liées au processus d’achat partent de la direction des Achats, il faut se rappeler que cette dernière n’est pas le bénéficiaire de ce qu’elle achète, mais l’entreprise. Il convient donc de conscientiser la direction sur les risques potentiels d’une relation fournisseur unique. En effet, ce mode d’approvisionnement n’est jamais sans risque. Il peut pénaliser l’ensemble de l’entreprise, surtout si le produit à acheter est critique pour son activité. 

En parallèle, les collaborateurs doivent aussi être informés de la situation, c’est-à-dire des risques et conséquences du mono-sourcing : hausse du prix, retard de livraison, baisse de la qualité de service, pénurie… 

En ce faisant, le responsable des achats pourra justifier l’impact d’une relation fournisseur unique sur les performances de l’entreprise. En comprenant que la problématique n’est pas strictement liée à la fonction achats, la hiérarchie sera également plus encline à intervenir pour proposer des solutions.

Revoir le sourcing

Il s’agit de se demander si le fournisseur est vraiment le seul à pouvoir fournir le produit ou service demandé sur le marché. En effet, certaines entreprises, surtout dans le cas d’un mono-sourcing imposé par une situation de monopole, peuvent penser qu’un fournisseur est le seul à proposer un produit ou service, non pas parce que c’est la réalité, mais parce qu’elles n’ont pas fait correctement leur sourcing de départ. Elles ignorent donc que leur demande peut aussi être satisfaite par d’autres fournisseurs. C’est une erreur courante que les services des achats font en matière de gestion des relations avec les fournisseurs.

Il peut aussi s’agir d’un sourcing obsolète. Au début, le fournisseur était vraiment le seul à proposer le produit/service. Mais, ce n’est plus le cas après. 

Dans tous les cas, il convient de mettre à jour le sourcing du marché afin de chercher toutes les entreprises susceptibles de répondre aux besoins de l’entreprise. Le recours à une solution de digitalisation des achats, tel qu’un logiciel de gestion des commandes des fournisseurs comme Sourcing Force ou l’externalisation des achats, permet d’éviter ce problème et d’avoir un sourcing mis à jour de manière régulière.

Revoir les besoins

Si l’exclusivité du fournisseur est légitime, il reste néanmoins quelques possibilités d’y remédier, comme le fait de revoir les besoins en termes de produits. Cela peut consister à modifier certains aspects du produit de sorte à ne plus dépendre d’un seul fournisseur. Cette étape passe par la révision du cahier des charges. L’inconvénient de cette opération est qu’elle est coûteuse et chronophage. Néanmoins, les avantages peuvent être significatifs, comme les économies sur les coûts du produit et de la gestion de la relation fournisseur et l’élimination des risques liés à la situation de mono-sourcing.

Au lieu de devoir agir en aval, en modifiant les aspects du produit, il est aussi possible d’agir en amont. Cela consiste à influencer le besoin. En ce faisant, le service des achats deviendra un acteur à part entière de la création même du produit. Il pourra être impliqué suffisamment tôt dans la définition des besoins. En connaissant les risques liés à une relation fournisseur mono-sourcing, il pourra réagir à temps et réorienter les besoins.

Relation fournisseur : comment négocier avec un fournisseur unique ?

Même si la gestion des fournisseurs uniques peut poser des problèmes aux services des achats, il y a tout de même un moyen de tirer profit de cette situation : 

Chercher les motifs sous-jacents

Il existe toujours des motifs sous-jacents poussant un fournisseur à signer un contrat ou non. Par exemple, à l’approche de la fin de l’année d’exercice, la non-atteinte des objectifs l’incite souvent à conclure des contrats. Pour optimiser vos chances d’en faire partie, vous pouvez vous renseigner sur les conditions auxquelles il doit le faire. Si vous parvenez à les découvrir, vous aurez plus de marge de manœuvre durant les négociations.

Dénicher les petits avantages

Quand un vendeur comprend qu’il a le statut de fournisseur unique, il peut devenir insensible aux négociations, surtout en matière de prix. Par contre, il peut accorder des petits avantages qui peuvent vous apporter de la valeur. C’est le cas d’une formation incluse dans le pack ou encore des garanties ou services supplémentaires offerts.

Proposer des bonus/malus

On est toujours curieux et motivé quand une récompense est en jeu. La gestion des relations clients fournisseurs n’échappe pas à la règle. La mise en place d’un système de bonus/malus peut inciter un fournisseur, aussi puissant et unique soit-il, à revoir ses conditions pour bénéficier d’une récompense. La difficulté de cette stratégie de gestion fournisseur unique réside dans le fait de trouver un scénario motivant pour le fournisseur et avantageux pour l’entreprise.

Convenir d’un système pour les révisions de prix

L’un des inconvénients majeurs de collaborer avec un fournisseur unique est de devoir mener des négociations en permanence tout en subissant des hausses de prix régulières, généralement irrationnelles. Cela peut fausser la politique de gestion des fournisseurs et les prévisions faites. Vous pouvez y remédier en convenant ensemble d’un mécanisme qui régira les hausses de prix. Celui-ci se basera sur des indices ou des données de prix qui sont acceptés de manière universelle. 

Présenter un seul front face au fournisseur

Rien n’est plus frustrant pour un acheteur que de se retrouver en position de faiblesse face à un fournisseur unique. Néanmoins, il existe des possibilités de mieux négocier avec lui, comme le fait de présenter un seul front devant lui. Cela passe une étroite collaboration avec les clients internes ainsi que la direction pour unir la voix devant le fournisseur unique.

Modifier ou reconcevoir le produit

Face à une situation de mono-sourcing, l’un des moyens de mieux gérer la relation fournisseur est d’ouvrir le marché à d’autres candidats. Cela doit passer par la re-conception du produit. Une modification des caractéristiques du produit final peut suffire à éviter une situation de monopolisation par un fournisseur. En sachant qu’il n’est plus unique et que vous pouvez vous tourner vers un autre fournisseur à tout moment, il sera plus enclin à accepter ou reconsidérer vos demanders.

Identifier les intérêts de chaque partie dans la négociation

Pour optimiser vos chances d’obtenir gain de cause auprès d’un fournisseur unique, vous devez également identifier les intérêts de chaque partie concernée (vous et le fournisseur unique). Relevez les différents points qui apportent de la valeur à chacune et menez les actions de négociations en tenant compte de ces éléments.

Cette étape nécessite aussi de déterminer les conséquences ou les impacts d’un non-accord pour le fournisseur. Vous pouvez vous en servir pour appuyer vos arguments.

Quels sont les avantages de faire appel à un fournisseur unique ?

Même s’il est risqué pour une entreprise de gérer une relation fournisseur unique, force est de constater que cette situation n’est pas toujours désavantageuse. Elle peut aussi avoir son lot d’avantages :

• Réduction des coûts de fonctionnement : en n’ayant qu’un seul fournisseur, les frais de gestion des fournisseurs sont réduits. Les prix d’achat peuvent aussi être réduits, car étant privilégiés d’avoir ce statut, certains fournisseurs n’hésitent pas à accorder des réductions.
• Baisse du temps de gestion des fournisseurs : la gestion de la relation client fournisseur demande beaucoup de temps aux acheteurs. En n’ayant à gérer qu’un seul prestataire, l’acheteur pourra économiser du temps. Il peut l’utiliser pour se concentrer sur des tâches à plus forte valeur.
• Continuité des activités assurée : dans une gestion fournisseurs multiples, le délai d’interruption de l’activité de l’entreprise peut être plus ou moins long en fonction de la réactivité du fournisseur et de son expertise. Il peut aller de 2 jours à 2 semaines. Un arrêt de l’activité de l’entreprise aussi long aura de lourdes conséquences sur sa performance. Dans une relation clients fournisseurs uniques, ce risque est bien réduit. 

En conclusion, le mono-sourcing est un problème que tous les services des achats doivent résoudre. Malgré quelques avantages, cette situation fait encourir de nombreux risques à l’entreprise, surtout si les produits commandés auprès du fournisseur unique sont critiques pour son activité. Nous retenons néanmoins qu’il existe quelques possibilités d’y remédier, notamment par la révision de la politique de gestion des fournisseurs, dont la mise à jour du sourcing marché.