Ricezione delle fatture elettroniche: cosa cambia per gli acquisti

Dal 1° settembre 2026, tutte le aziende francesi soggette all'IVA devono essere in grado di ricevere fatture elettroniche. Per i team acquisti, questa riforma non è solo una questione contabile: modifica il processo di gestione dei fornitori, i controlli da effettuare e il tracciamento delle fatture fino alla loro convalida.

Cosa impone l'obbligo di accettazione alle aziende

Indipendentemente dalle loro dimensioni, le aziende devono ora ricevere le fatture tramite una piattaforma approvata. Le grandi e medie imprese sono soggette a quest'obbligo già da settembre 2026; le PMI e le microimprese lo saranno a partire dal 1° settembre 2027.

Secondo le nuove normative, un semplice PDF inviato via e-mail non costituisce più una fattura elettronica. Le fatture devono ora includere dati strutturati ed essere elaborate attraverso i nuovi canali normativi. Per comprendere il ruolo di questi intermediari, si prega di consultare il nostro articolo sull'argomento... piattaforma di fatturazione elettronica.

Nuovi riflessi da adottare nella catena di fornitura

Gli acquirenti devono innanzitutto identificare i fornitori che continuano a inviare le fatture via e-mail e informarli del canale di comunicazione previsto. Devono inoltre verificare le nuove informazioni obbligatorie, la corretta identificazione delle parti e la coerenza tra ordine, ricevuta e fattura.

Il monitoraggio dello stato delle fatture diventa inoltre più importante: fattura ricevuta, rifiutata, contestata o approvata. Ogni nuovo fornitore, occasionale o di Classe C aggiunge un ulteriore livello di complessità alla gestione. La gestione strutturata di fatture dei fornitori Contribuisce a limitare errori, duplicati e ritardi nei pagamenti.

Scegliere la piattaforma di acquisto approvata più adatta

La scelta della piattaforma non dovrebbe basarsi esclusivamente su criteri contabili. Essa determina la fluidità dell'elaborazione quotidiana delle fatture dei fornitori e la sua integrazione nel processo Procure-to-Pay.

Criteri da verificare prima di ricevere le fatture dei fornitori

In fase di acquisto, quattro criteri sono particolarmente importanti:

• integrazione con il sistema ERP, software o soluzione di acquisto Processo di approvvigionamento e pagamento ;
• Gestione dei flussi di lavoro di approvazione interni;
• Monitoraggio chiaro dello stato di avanzamento e delle controversie;
• la possibilità di ricevere ed emettere fatture dallo stesso ambiente.

È inoltre necessario verificare la capacità di abbinare automaticamente la fattura all'ordine di acquisto e alla ricevuta, in modo da riservare l'intervento umano ai soli casi eccezionali.

Confronta le piattaforme approvate sul mercato

Prima di decidere, è utile confrontare funzionalità, integrazioni, prezzi ed esperienza utente. Confronto delle migliori piattaforme approvate Ciò ci consente di strutturare questa analisi e di individuare soluzioni adatte al volume delle fatture, al sistema informativo e ai processi di validazione dell'azienda.

Per quanto riguarda gli acquisti, l'obiettivo è semplice: trasformare l'obbligo normativo in un flusso più affidabile, tracciabile e gestibile quotidianamente.