Solution e-Achat

Préparer un projet d’externalisation des Achats

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Jeremy Ferrer

Projet d’externalisation des achats et fonction achat

Les activités dites « cœur de métier » sont généralement considérées comme stratégiques et donc non transférables. Qu’en est-il pour un projet d’externalisation des achats ? Comment une entreprise peut-elle mener une transformation de ses activités Achats, sans pour autant devenir virtuelle ? Jusqu’où aller dans les approches d’industrialisation des achats ?

“C’est de l’identité qu’est née la différence”

L’objet n’est pas ici de définir ce qui est cœur de métier, car cette notion dépend notamment de l’histoire, de la culture et du positionnement de l’entreprise. Ainsi on a communément tendance à considérer que la fonction Achat est une activité support, non un cœur de métier et pouvant être externalisée.

Or, sur un même secteur d’activité, l’automobile notamment, certains estimeront que la fonction Achat est un cœur de métier, là ou d’autres, la considéreront comme non cœur de métier.
Cela montre bien que cette notion est relativement subjective, spécifique à chaque entreprise. Considérer que les activités cœur de métier ne peuvent être externalisées ou délocalisées n’est qu’une réponse partielle.

Maintenir ses facteurs de différenciation concurrentielle

La capacité de l’entreprise à maintenir ses facteurs de différenciation concurrentielle et à conserver une cohérence à la fois organisationnelle et managériale devient beaucoup plus déterminante.

Le véritable enjeu pour de nombreuses entreprises est qu’aujourd’hui il faut sans doute envisager les approches d’industrialisation sur un périmètre plus large d’activités.

Cela afin de répondre davantage à un contexte concurrentiel exigeant plus de flexibilité et de réactivité dans un environnement international. Or, pour ce faire, il faut adopter des approches plus structurantes sur des activités métiers, valorisées, et donc plus visibles par le client final.

Il s’agit davantage de savoir comment maîtriser les risques liés à un projet d’externalisation des achats que de savoir pourquoi on le fait.

Sécuriser le processus d’externalisation des achats

C’est la capacité à sécuriser le processus d’externalisation des achats sur des périmètres de plus en plus larges qui procure un véritable avantage compétitif.

L’externalisation des achats de classe C devient alors un véritable processus métier, facteur de différenciation et d’avantage concurrentiel.
Ne pas l’envisager, c’est se priver de nouveaux leviers de performance en restant limité à des activités supports.

Externaliser sur un périmètre plus large sans anticiper et sans maîtriser les risques, c’est s’exposer à des probabilités fortes de perte de continuité ou de qualité de service fortement sanctionnées par le client.

La véritable question porte donc plus sur le comment que sur le quoi externaliser :

Quels sont les risques (financier, commercial, opérationnel, juridique, social) induits si l’externalisation des achats porte sur un périmètre d’activité plus large et surtout quelle est la capacité de l’organisation à les maîtriser et à amortir leur impact ?
Il ne s’agit pas de vouloir éliminer les risques, qui sont inhérents à des projets transversaux et complexes, mais de les réduire.
Accélérer l’externalisation des achats de classe C, c’est générer plus de risques. L’entreprise doit donc se mettre en ordre de marche en définissant plus globalement sa politique de risques et la structuration de son dispositif de pilotage ;

Quelle est la capacité du prestataire ou du pays d’accueil des activités de l’entreprise à maîtriser les facteurs de compétitivité, notamment la qualité de service ?
Cela suppose de définir en amont les leviers de performance sur lesquels va être évalué le prestataire ou sélectionné le pays de délocalisation. Enfin, cela suppose le cas échéant de pouvoir revenir en arrière si la capacité du prestataire ou du pays d’accueil n’était pas vérifiée et de réinternaliser, voire de relocaliser les activités, en limitant les surcoûts et en maîtrisant les risques ;
Quelle est la capacité de l’organisation à piloter ce type de projet Achat pour sécuriser l’atteinte des objectifs précités ?
Cela nécessite de disposer en interne de méthodologies d’industrialisation permettant de faire les bons choix, sur des critères objectifs, de piloter les projets, qui sont complexes, car touchant à la structure même de l’organisation et par essence transverses.

Placer le projet d’externalisation des achats au sein d’une vision stratégique

Pour conserver son identité, l’entreprise ne doit pas refuser l’accélération des approches d’externalisation des achats de classe C, mais placer l’externalisation des achats au sein d’une vision stratégique et se donner les moyens de la piloter.

Externaliser sans se dénaturer, c’est avoir de l’ambition et gérer avec pragmatisme : il faut être ambitieux, car les projets d’externalisation des achats de classe C sont un levier durable de compétitivité, et il faut être pragmatique, car ils sont risqués. Mais il faut surtout favoriser l’adhésion interne des équipes, dans le cadre d’un nouveau management de la relation avec les prestataires.

En effet, pour que l’entreprise garde sa cohérence et son identité, elle doit revoir en profondeur son mode de management

Le mode de management devient polymorphe et ne repose plus uniquement sur des critères hiérarchiques, géographiques ou numériques.

Dès lors, l’entreprise se fixe des objectifs de résultats et non plus uniquement des objectifs de moyens, ce qui induit parfois une profonde remise en cause des modes de pilotage (processus, systèmes d’information). Le nouveau manager doit être capable de :

Piloter des tiers dans le cadre d’externalisation d’activités

Manager à distance dans le cadre d’activités délocalisées

Gérer des prestataires internes dans le cadre de mutualisation d’activités

Préserver son identité et son éthique

Préserver son identité et son éthique, c’est surtout rester une entreprise citoyenne et responsable.

Est-ce contradictoire avec un projet d’externalisation des achats ?
À l’échelle de la nation, la compétitivité mondiale des entreprises est indispensable.

Aussi les choix de gestion sont de la responsabilité des gouvernances d’entreprises.

En effet, de telles opérations sont à la fois déstructrices et créatrices d’emplois.
Tout dépend du périmètre d’analyse retenu. Ainsi l’externalisation des achats par un grand nombre de sociétés a donné lieu à la constitution de sociétés de premier plan par transfert d’activités.

La délocalisation d’activités permet quant à elle de relocaliser des emplois dans des zones à moindre coût et de contribuer au développement de marchés à plus fort potentiel de croissance et donc de générer de nouveaux besoins.

La véritable question n’est donc pas d’éviter l’externalisation des achats de classe C à travers ses différentes formes, mais de se mettre en situation d’en tirer profit et d’appréhender la problématique sur un périmètre beaucoup plus large dans le cadre d’une organisation globale.

À lire : Quelle structure doit être mise en place pour un cahier des charges fonctionnel ?

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