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Quelle est la bonne stratégie à adopter dans le cadre d’un achat simple ?

Les Achats Simples (ou non critiques) sont des produits qui sont faciles à acheter et ont un impact relativement bas sur les résultats financiers. La qualité est normalisée.

Stratégie : simplification des processus

Simplification du processus de sélection des fournisseurs

Pour les achats simples, les fournisseurs ne sont pas fréquemment remis en cause. Une fois tous les deux ou trois ans, le cahier des charges est remis à plat. Quelques utilisateurs sont sollicités pour exprimer leurs besoins, leur satisfaction/insatisfaction par rapport aux solutions actuelles. Une attention particulière sera apportée à la gamme du fournisseur :

  • Est-elle assez large ?
  • Est-elle assez profonde ?
  • Est-elle assez longue ?

Vous privilégierez les fournisseurs qui couvrent le plus grand spectre. La simplification passe par une réduction du nombre de fournisseurs.

Simplification du processus administratif

Dépenser un euro dans vos entreprises déclenche une procédure administrative contraignante. Cela se justifie par le besoin de contrôle et de maîtrise des dépenses. Cela est tout à fait légitime et le département achats est le garant du respect rigoureux des procédures.

N’hésitez pas à venir échanger avec moi pour vos stratégie achats 

Étude détaillée du circuit de commande

De la demande d’achats à la réception du produit et au paiement de la facture, il faut faire un travail de description très analytique.
L’objectif est ensuite de supprimer le maximum d’étapes. L’utilisation des portails Internet est idéale pour créer des procédures simplifiées, communément appelés workflow.

Développement des contrôles a posteriori

La simplification des procédures ne signifie pas la suppression des contrôles. Les programmes informatiques permettent de poser des limites par commande, des limites de dépenses par mois, des envois de message en cas d’achat ne correspondant pas au paramétrage.

La capacité à vous fournir des rapports précis en temps et en heure est un critère majeur pour sélectionner le fournisseur d’achats simples.

Impact sur la négociation

Les prix feront l’objet d’une comparaison minutieuse entre les fournisseurs à la première négociation, mais ils ne sont pas l’élément le plus fort. L’élément le plus important dans la négociation est ce que fera votre fournisseur pour ôter des coûts dans votre organisation :

  • le suivi budgétaire qu’il effectue pour vous ;
  • le tableau de bord à une fréquence donnée ;
  • la facturation mensuelle reprenant vos exigences.

Exemples d’achats simples

Des produits sur catalogue

  • Les fournitures de bureau.
  • Le petit matériel de laboratoire.
  • Les consommables d’atelier.
  • Le petit outillage.
  • Les produits de manutention.

Des produits à haut contenu de service standardisé

  • Les voitures de fonction.
  • Les voyages d’affaires.
  • Le transport des monocolis.
  • La messagerie.

Des commodités achetés en petite quantité

  • La visserie boulonnerie standard.
  • Des adhésifs simples.

Beaucoup de produits de la classe B entrent dans cette catégorie.

Management de la fonction achat

Quel profil d’acheteur pour les achats simples ?

Les juniors

On pourrait penser que les juniors se feront un plaisir de faire leurs premières armes avec les achats simples. Ce sont des achats qui réclament une bonne connaissance des processus de l’entreprise. En ce sens, ils peuvent fournir un bon terrain d’expérimentation à une nouvelle recrue pour découvrir les arcanes de l’organisation. Très vite votre junior va se trouver à l’étroit avec ce portefeuille, que vous devrez rapidement compléter avec des achats lourds.

Un(e) assistant(e) achats

Un portefeuille d’achats simples peut avec beaucoup de profit être confié à une assistante achats qui, de par son ancienneté et sa connaissance de la procédure de passation des commandes, pourra proposer de vraies simplifications. C’est un excellent moyen de reconnaissance pour ces personnes qui ont une connaissance empirique du métier d’acheteur.

La délégation d’achats

Les achats simples sont ceux que l’on peut déléguer avec le plus de profit. Déléguer ne signifie pas abandonner le dossier.
Moyennant une petite formation aux achats, une infirmière sera déléguée pour acheter tout ce qui lui est nécessaire pour faire vivre son infirmerie. Dans la pratique, elle prendra très bien en charge les vêtements de travail et les besoins de CHSCT en général.

L’externalisation des Achats Simples

Les achats simples sont les plus appropriés à l’externalisation car ils représentent peu d’enjeux pour l’entreprises et peuvent vite devenir source d’improductivités. Les classes C sont les plus chronophages et de plus en plus de grandes entreprises choisissent de confier ces achats à des sociétés d’outsourcing spécialisées telles que Sourcing-Force.com.

Conclusion

Diminuer les coûts d’acquisition des produits simples vous conduira vraisemblablement à choisir des fournisseurs généralistes plutôt que des spécialistes. Les distributeurs trouvent légitimement leur place dans le panel des produits simples.

Stratégie d’achat recommandée : réduisez le temps et l’argent dépensés dans ces produits par une standardisation des produits et un traitement efficace.

Olivier Audino

Olivier Audino, Président Directeur Général
Diplômé de Grenoble Ecole de Management.

Avant de fonder Buy Made Easy, Olivier a travaillé 7 ans à la Direction des Achats de General Electric, United Technologies et du groupe SEB.

 

C’est en partageant avec les opérationnels et les chefs d’entreprise en France et en Europe qu’est née l’idée de proposer une place de marché simple d’utilisation et exclusivement dédiée aux attentes des professionnels.

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