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Comment choisir et mettre en place un logiciel gestion ?

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Jeremy Ferrer
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Métier d’Acheteur

Logiciel de gestion : pour une meilleure optimisation de la productivité de votre entreprise

Gérer une entreprise, quelles que soient son activité et sa taille, nécessite la mise en place de bonnes stratégies comme l’utilisation d’un logiciel de gestion pour mieux atteindre ses objectifs. Que vous soyez encore à la phase de création de votre société ou que celle-ci soit déjà en phase de développement, une bonne gestion est requise tout au long du parcours. La gestion d’entreprise se définit comme la mise en œuvre de toutes les ressources à disposition pour garantir la bonne marche des projets de celle-ci ainsi que l’atteinte des objectifs. Elle englobe toutes les actions permettant de définir les buts à atteindre, suivre les applications des stratégies commerciales et assurer la proactivité de chaque membre de l’entreprise. Dans le but de gagner du temps, il est primordial d’optimiser toutes les opérations qui doivent être exécutées sur tous les maillons et dans toutes les fonctions. L’utilisation d’un logiciel de gestion d’entreprise figure parmi les solutions les plus recommandées pour garder le contrôle de chaque tâche opérationnelle au sein de votre entreprise. Mais que vaut réellement cet outil ? Dans quels cas utiliser un logiciel de gestion ? Quel est l’intérêt de l’utiliser et comment le mettre en place ? Découvrez tout ce que vous devez savoir sur un logiciel de gestion d’entreprise dans cet article.

Logiciel de gestion

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion ?

Un logiciel de gestion, qu’il s’agisse d’un logiciel de gestion des achats, d’un  logiciel de gestion des approvisionnements ou un logiciel de gestion commerciale, est un outil informatique conçu pour gérer, contrôler et maîtriser les différentes tâches opérationnelles au sein d’une entreprise.  Il existe différents types de logiciels de gestion selon le type de tâches qui doit être exécuté. Cet outil fournit une aide précieuse aux responsables d’une entreprise.

Son rôle est d’assister chaque département d’une entreprise dans ses tâches au quotidien pour que celles-ci soient le plus optimisées et le plus harmonieuses possibles. De tels outils de gestion garantissent la digitalisation de l’entreprise et aident chaque membre à s’inscrire dans la transformation numérique. La plupart des logiciels de gestion sont complets et comportent diverses fonctionnalités pour faciliter la mise en œuvre de la gestion des tâches à tous les niveaux.

Ainsi, le logiciel de gestion de stock vous aide par exemple à numériser toutes les entrées et les sorties des marchandises tout au long de l’année. Le but de son utilisation est de veiller à ce que l’entreprise ne soit jamais en rupture de stock. Pour les grandes firmes qui gèrent de gros flux de produits, cette solution est incontournable, car il est quasi impossible pour l’être humain de suivre de très gros stocks.

ERP et logiciel de gestion : les différences

En réalité, l’ERP ou Entreprise Ressource Planning, aussi appelé PGI ou Progiciel de Gestion Intégré en français, est un logiciel de gestion qui est destiné à des opérations financières. On utilise donc les ERP notamment dans les services de comptabilité, de paie, de logistique… Mais, l’ERP peut aussi intégrer de nombreuses autres fonctionnalités relatives à la gestion de l’entreprise telles que la gestion des stocks ou de l’approvisionnement. Ainsi, une solution de gestion d’entreprise peut aussi intégrer un logiciel de gestion des approvisionnements, un logiciel de gestion des achats ou un logiciel de gestion de stock. Grâce à cet atout, le logiciel de gestion permet un meilleur pilotage de l’ensemble des activités de l’entreprise.

Ainsi, toutes les informations nécessaires à la gestion globale de la société se trouvent au même endroit, ce qui facilite leur partage entre tous les utilisateurs de l’outil. L’avantage dont on peut tirer de ceci est le gain de temps. Cela conduit vers une meilleure productivité de la société.

ERP

Les intérêts d’utiliser un logiciel de gestion d’entreprise

L’utilisation d’un logiciel de gestion ne peut qu’être bénéfique pour une entreprise, quel que soit son niveau de développement et de croissance. Voici quelques avantages que vous pourrez tirer de cet outil : 

1. Un gain de temps considérable

Le temps est une denrée précieuse. On ne peut plus le rattraper une fois qu’on l’a dépensé. Et dans une entreprise, le temps peut être rapidement gaspillé si on ne sait pas optimiser les 24 heures dont on dispose. Se lancer dans la transformation numérique en ayant recours à un logiciel de gestion est le meilleur moyen d’y arriver. Ce type d’outil vous permet d’automatiser toutes vos opérations financières, commerciales, marketing ou de production afin de gagner du temps. Un logiciel de facturation permet par exemple d’éditer les factures, de les envoyer à la personne qui doit les signer, de les archiver et tout cela, de manière automatique.

2. L’outil de gestion d’entreprise accroît votre image de marque

En utilisant des logiciels de gestion, vous développez votre professionnalisme, car vous travaillez sur une base de données et les informations sont centralisées et bien structurées. Votre image de marque en sera boostée. Les entités qui collaborent avec vous auront plus confiance en votre sérieux.

3. Des démarches administratives plus simplifiées

Un logiciel de gestion des achats s’occupe par exemple de toutes les étapes qui doivent être réalisées lors de l’achat d’un produit. Ces étapes peuvent comprendre le sourcing des fournisseurs et vont jusqu’à l’établissement des factures. Tout cela nécessite des tâches administratives qui n’apportent aucune valeur ajoutée à l’entreprise, bien qu’elles soient importantes. L’outil intègre différentes fonctionnalités qui peuvent prendre en charge ces tâches. Par conséquent, vous gagnez du temps, mais aussi en ressources humaines. En effet, au lieu d’être affectées à des tâches secondaires, elles peuvent se concentrer sur le développement de leur cœur de métier.

4. Des données centralisées et plus accessibles

Lorsque les données sont éparpillées et ne sont pas bien structurées, on perd du temps et on perd aussi en productivité. Le logiciel de gestion permet de centraliser les données venant du département concerné afin que celles-ci soient facilement accessibles et exploitables. Par ailleurs, notez que plusieurs fonctionnalités peuvent être regroupées dans un seul et même outil comme la paie, la comptabilité ou encore le stock. La numérisation et l’automatisation permettent de mieux exploiter les données, mais aussi de ne pas faire d’erreurs.

5. Une meilleure coordination des équipes dans l’entreprise

Une entreprise n’a pas que des équipes en interne. Elle collabore aussi avec des partenaires externes qui participent activement à son développement. En ayant recours à une application de gestion, vous veillez à ce que le travail en interne ou externe soit harmonieux et que chacun puisse accéder aux informations dont il a besoin à tout moment. Ce logiciel informatique permet une meilleure organisation des tâches ainsi que le respect du deadline pour chacune d’elles.

6. Une meilleure exploitation des performances

Quel que soit votre domaine d’activité, un logiciel de gestion d’entreprise crée forcément une équipe plus productive. Ceci a pour résultat l’augmentation des performances. Les ressources sont optimisées, les tâches sont automatisées. Vous pouvez vous concentrer sur les tâches stratégiques. Par ailleurs, cet outil vous donne la possibilité de mieux vous conformer aux réglementations imposées dans votre secteur.

logiciels de gestion

Les différents types de logiciels de gestion d’entreprise

La gestion d’entreprise est une matière assez complexe. L’utilisation d’outils numériques, comme le logiciel de gestion d’entreprise, ne fait pas qu’aider les sociétés à entrer dans l’ère de la digitalisation. Elle les aide aussi et surtout à optimiser leurs activités. Ces outils sont de différents types. Ils peuvent être utilisés séparément ou ensemble par le biais de l’ERP.

Nous pouvons citer en guise d’exemples :

-       Le logiciel de gestion commerciale

-       Le CRM ou la gestion de la relation clientèle

-       Le logiciel de gestion des ressources humaines

-       La gestion de projet…

Cette liste est non exhaustive. Nous allons détailler dans les lignes qui suivent quelques outils de gestion qui sont parmi les plus utilisés par le service achats.

1. Le logiciel de gestion des achats

Cet outil permet de créer une base de données pour toutes les opérations effectuées par le service achats au sein d’une entreprise. Il donne la possibilité de suivre le cycle complet de tout ce qui se rapporte aux achats, entre autres le suivi de vos commandes, le sourcing des fournisseurs, le contrôle du budget, les livraisons… . Les fonctionnalités qui sont intégrées dans le logiciel sont personnalisées et dépendent essentiellement de vos besoins, mais aussi de la taille de votre entreprise. Le logiciel achat automatise les opérations et permet que les informations et les données relatives aux acquisitions réalisées soient plus accessibles.

La digitalisation de tout le processus d’achats vous permet de réduire le temps alloué à la recherche des meilleurs fournisseurs et à toutes les démarches administratives relatives aux opérations d’achats. Le fait de numériser ces tâches par le moyen d’un logiciel de gestion des achats vous offre un gain de productivité pour que vous puissiez vous concentrer sur les tâches les plus importantes. Cet outil vous donne en outre la possibilité de réduire les risques relatifs aux achats, à l’approvisionnement ainsi qu’au stock. Il donne une meilleure traçabilité des fournisseurs ainsi que les échanges entre vous.

2. L’outil de facturation

La facturation ne peut pas être séparée du service achats. En effet, lorsqu’on parle d’achat, cela implique forcément le règlement de la facture des fournisseurs. La comptabilité intègre aussi ce service. Afin de faciliter la gestion de tout ce flux d’informations, de données et de documents, il vaut mieux utiliser un logiciel de facturation permettant une automatisation de toutes les opérations liées aux factures.

Il en est de même pour le logiciel comptable. C’est l’un des outils les plus importants au sein de l’entreprise. Il est aussi plus ou moins lié à la fonction achats. Il permet une meilleure sécurisation de l’ensemble du processus des obligations comptables et permet à l’entreprise de se conformer aux normes dans ce domaine. Les risques d’erreurs sont également réduits grâce à l’utilisation de cet outil.

3. Le logiciel de gestion de stock

La gestion de stock intervient dans les achats, mais aussi les ventes. Le logiciel de gestion de stock permet de surveiller le niveau de stock, de mettre à jour les données nécessaires sur une base journalière, hebdomadaire ou mensuelle. D’une manière générale, l’éditeur du logiciel intègre une fonction d’inventaire dans les solutions de réapprovisionnement, ce qui permet de voir en temps réel la quantité des articles restants afin de ne pas subir de rupture de stock. Le but de l’utilisation d’un tel outil est le gain de temps, mais aussi l’économie dans les dépenses.

Comment choisir un logiciel de gestion ?

Le choix est crucial pour assurer la pérennité de votre entreprise. Il ne faut donc pas le prendre à la légère. Pour trouver le meilleur logiciel de gestion qui s'adapte à vos besoins, suivez les étapes ci-après.

1. Listez vos réels besoins en termes de fonctionnalités

Quelle que soit l’activité de votre entreprise, la première chose que vous devez faire pour choisir un bon outil de gestion, c’est de lister vos réels besoins. En effet, chaque entreprise n’a pas les mêmes attentes et besoins. Faites une liste de toutes les tâches qui prennent du temps au sein de votre entreprise et qui nécessitent le déploiement d’un logiciel de gestion. Il faut aussi recenser les fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin, car les logiciels sont conçus différemment. Certains concepteurs proposent des solutions personnalisées en fonction des besoins spécifiques de l’utilisateur. D’autres proposent des solutions évolutives qui suivent le développement de l’entreprise. Considérez le nombre d’utilisateurs qui vont devoir utiliser l’outil. Prenez aussi en compte la taille de votre entreprise. Le logiciel sera-t-il conçu pour un PME ou pour une start-up ou encore pour une grande entreprise ?

2. Procédez à la comparaison des logiciels que vous avez listés

Une fois que vous avez pu établir une première liste des solutions de gestion qui pourraient répondre à vos besoins, passez à l’étape suivante qui consiste à comparer les logiciels que vous avez retenus. Il s’agit ici d’affiner encore plus votre liste et de la réduire à 2 à 3 outils. Pour ce faire, vous pouvez carrément tester l’outil, puis l’évaluer sur des critères bien précis en rapport à vos besoins. Il est même courant d’exiger de la part du concepteur une version démo qui permet à vos équipes de la tester. Une personne par service suffit largement pour assister à la démonstration.

3. Prenez en considération votre mobilité

Certains chefs d’entreprises sont tout le temps mobiles, c’est-à-dire qu’ils se déplacent fréquemment. Fort heureusement, il existe des applications mobiles qui sont accessibles partout où l’on va. Lors du choix d’un logiciel de gestion d’entreprise, tenez également compte de cette contrainte. Veillez à ce que le logiciel dispose d’une version mobile dédiée. Cela peut vous rendre service si vous devez utiliser l’outil à distance ou pendant vos déplacements. Il suffit que vous ayez votre smartphone ou votre tablette et le tour est joué. Il existe aussi des logiciels qui disposent tout simplement des backups dans le cloud. Les données sont alors accessibles via Internet partout où vous allez.

4. Tenez compte de votre budget

Avoir recours à un logiciel de gestion d’entreprise nécessite un certain budget. Les éditeurs ne manquent pas sur le marché. Tous proposent des produits et des offres différents, qu’il convient de comparer avant de se lancer. Encore une fois, vous devez vous baser sur vos besoins et votre budget. Pourquoi acheter un outil onéreux qui dispose de fonctionnalités que vous n’utilisez même pas ? Il faut surtout comparer les prix sur le marché. N’hésitez pas à passer du temps à faire des recherches et faire des comparaisons pour trouver la meilleure offre. Certains produits fonctionnent en termes d’abonnement, d’autres sont à acheter une seule fois.

5. Considérez les avis et les références

Après avoir établi une première liste de logiciels de gestion d’entreprise, n’hésitez pas à demander des références et des témoignages d’autres entreprises qui les ont déjà utilisés. Cela vous permet d’avoir un avis objectif sur le produit. Il est même conseillé de demander à vos amis entrepreneurs ou chefs de projets de vous dire ce qu’ils pensent de l’outil.

6. Ayez une vision sur le long terme de votre activité

Vous serez sûrement amené à utiliser le logiciel encore très longtemps. Voilà pourquoi, vous devez trouver celui qui répondra encore à vos besoins des dizaines d’années après. Pensez à acquérir un logiciel de gestion évolutif, mais surtout qui peut s’adapter aux matériels que vous utilisez déjà. Un outil évolutif peut recevoir les dernières mises à jour sans que vous ayez à acquérir un nouveau logiciel.  Dans le cas où vous pensez que l’outil n’est pas complet, il est toujours possible d’intégrer de nouveaux modules pour pallier ce problème.

7. Choisissez un logiciel ergonomique

Vous ne serez pas le seul à utiliser le logiciel. De nombreuses personnes venant de différents services mettront aussi la main dessus. Voilà pourquoi, vous devez choisir un outil simple à utiliser, avec une interface ergonomique pour que les utilisateurs ne se perdent pas facilement dans le labyrinthe d’un outil beaucoup trop complexe.

8. Choisissez un logiciel sécurisé

La sécurité de vos données et informations est primordiale. C’est l’un des critères de choix les plus importants que vous devez considérer au moment de choisir un logiciel de gestion. Renseignez-vous bien avant de fixer votre choix. Demandez des références s’il le faut pour que vous soyez rassuré.

Comment choisir un logiciel de gestion

BME propose sa solution de gestion de sourcing de fournisseurs

Bien choisir un outil de gestion pour chacune des fonctions de l’entreprise est primordial. Pour la gestion de vos achats de classe C et notamment de vos fournisseurs, confiez-vous à l’outil 100% digitalisé de BME. Il s’agit d’une solution e-achat appelée Sourcing Force. Elle vous donne la possibilité d’automatiser tous vos processus d’achats de classe C. Grâce à ce logiciel de gestion des achats, vous pouvez automatiser vos commandes, réduire vos dépenses et avoir une meilleure transparence dans toutes les démarches. Avec l’accès Punch-out, vous pourrez avoir à votre disposition des e-catalogues répertoriant des milliers de fournisseurs avec lesquels vous pourrez négocier vos tarifs. Le logiciel de gestion comme Sourcing Force permet à votre entreprise d’être plus compétitive sur le marché.

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