Olivier Audino
Dans de nombreuses organisations, le contrôle des dépenses reste un défi permanent. Les achats réalisés hors processus, la multiplication des fournisseurs, les commandes dispersées entre plusieurs services et la difficulté à consolider les informations créent un environnement où les dérives passent facilement inaperçues. Ces écarts, souvent faibles individuellement, génèrent à grande échelle une perte de visibilité et une hausse progressive des coûts, comme l’illustrent plusieurs études sur la maîtrise des coûts et de la performance achats.
Les segments les plus sensibles sont généralement ceux liés aux achats de classe C, où la fréquence des demandes, leur faible montant unitaire et l’absence de cadre strict favorisent la fragmentation et les comportements non conformes. Pour mieux comprendre ces zones de dispersion, vous pouvez vous appuyer sur notre guide dédié à l’analyse des achats de classe C, qui aide à structurer la donnée et à identifier les postes les plus critiques.
L’objectif de ce guide est de proposer une méthode complète pour améliorer la maîtrise des dépenses, réduire les dérives budgétaires et renforcer la gouvernance interne. En combinant consolidation des données, définition d’indicateurs pertinents et processus de validation clairs, les organisations peuvent reprendre le contrôle de leurs flux d’achats et faire du contrôle des dépenses un levier stratégique pour sécuriser les budgets et soutenir les décisions internes.
Dans de nombreuses entreprises, les flux d’achats sont répartis entre plusieurs services, sites ou utilisateurs, ce qui crée une fragmentation importante et rend difficile l’identification des postes de coûts réellement prioritaires. Cette dispersion favorise l’apparition de fournisseurs non référencés et augmente les risques de dérives. Une étude de Gartner sur la visibilité des dépenses montre que les organisations manquant de centralisation voient leurs coûts indirects progresser de 15 à 25 % par an. Pour mieux comprendre ces mécanismes de dispersion, vous pouvez consulter notre guide sur l’analyse des achats de classe C.
Les achats sauvages constituent l’un des principaux facteurs de perte de contrôle budgétaire. Réalisés en dehors des processus établis, ils échappent aux validations, aux négociations et aux stratégies d’optimisation. Ces écarts entraînent des coûts additionnels, des risques de non-conformité et une duplication des commandes. Vous pouvez approfondir les méthodes de réduction de ces pratiques en consultant notre dossier sur la réduction des achats sauvages, ainsi que les recommandations du CIPS sur la conformité achats.
Un autre obstacle majeur réside dans la qualité et la structure des données. Informations fournisseurs incomplètes, catégories non harmonisées, saisies manuelles ou outils cloisonnés rendent toute analyse fastidieuse, parfois même impossible. Sans normalisation, la visibilité se dégrade et les décisions deviennent moins éclairées. Notre guide sur l’optimisation de la relation fournisseur détaille les bonnes pratiques pour fiabiliser les flux d’information et structurer la gouvernance.
Un contrôle des dépenses fiable commence par une base de données achats consolidée et cohérente. Tant que les informations restent dispersées entre plusieurs outils, fichiers Excel ou systèmes locaux, les écarts budgétaires sont difficiles à identifier et les décisions reposent sur une vision partielle. La centralisation permet de regrouper les flux par catégories, fournisseurs ou services, tandis que la normalisation des libellés et des familles d’achats facilite les analyses. Pour structurer cette démarche, vous pouvez vous appuyer sur les bonnes pratiques décrites dans notre article sur l’optimisation de la relation fournisseur, ainsi que sur les recommandations publiées par Deloitte en matière de data et analytics achats.
Une fois la donnée fiabilisée, le contrôle des dépenses repose sur un ensemble restreint de KPI permettant de détecter rapidement les dérives : part des achats sauvages, variation des prix par fournisseur, taux de conformité aux processus, taux de service fournisseur, fréquence des incidents ou des litiges. L’objectif n’est pas de suivre des dizaines d’indicateurs, mais de sélectionner ceux qui éclairent vraiment les décisions. Notre livre blanc sur la gestion structurée de la relation fournisseurs propose un cadre pour choisir et piloter ces KPI, complété par les ressources du CIPS sur les indicateurs achats.
Enfin, le contrôle des dépenses ne peut être durable sans un processus de validation clair et partagé. Définir des seuils d’approbation, des circuits de validation simples et des règles d’exception limitées permet de réduire les contournements et d’augmenter le taux de conformité. L’enjeu est d’équilibrer maîtrise et fluidité pour ne pas freiner l’activité. Pour prioriser les actions et structurer vos arbitrages, vous pouvez vous appuyer sur notre ressource dédiée aux meilleurs outils de priorisation des décisions achats, qui aide à concentrer les efforts sur les familles et les fournisseurs à plus fort enjeu budgétaire.
La première étape consiste à cartographier l’ensemble des flux d’achats afin de comprendre où se situent réellement les risques et les dérives budgétaires. Cette cartographie doit couvrir les familles d’achats, les fournisseurs, les centres de coût et les sites, en mettant en évidence les volumes récurrents, les dépenses irrégulières et les écarts par rapport aux budgets prévus. Pour structurer cette analyse, vous pouvez vous appuyer sur notre guide dédié à l’analyse des achats de classe C, ainsi que sur les recommandations publiées par McKinsey sur l’optimisation des dépenses et la création de valeur en procurement.
Une fois les zones de risque identifiées, la priorité est de réduire les achats réalisés en dehors des circuits prévus. Cela passe par la clarification des règles internes, la simplification des étapes de demande d’achat, la mise à disposition de fournisseurs référencés et une communication régulière auprès des équipes opérationnelles. Notre dossier sur la réduction des achats hors processus propose des leviers concrets pour encadrer ces pratiques, à compléter par les ressources du CIPS sur la conformité et le contrôle des achats.
Le contrôle des dépenses ne se limite pas aux volumes engagés : il dépend aussi fortement de la performance des fournisseurs. Mettre en place un pilotage structuré des fournisseurs permet de suivre la qualité, les délais, la conformité documentaire, la stabilité des prix et la gestion des incidents. Une performance insuffisante génère des coûts cachés : retours produits, surcoûts logistiques, interruptions d’activité. Pour mieux encadrer ce suivi, vous pouvez vous référer à notre article sur les prérequis d’un audit qualité fournisseur et aux analyses de Gartner sur le supplier performance management.
La dernière étape consiste à installer une gouvernance de contrôle continue, avec des rituels réguliers (revues mensuelles, comités fournisseurs, analyses de conformité) et des responsabilités clairement définies entre achats, finance et métiers. L’objectif est de passer d’une logique de réaction à une logique de prévention des dérives. Pour hiérarchiser les sujets à traiter et concentrer les efforts sur les catégories les plus sensibles, vous pouvez vous appuyer sur notre ressource dédiée aux meilleurs outils de priorisation des décisions achats, ainsi que sur les bonnes pratiques de gouvernance décrites par Deloitte dans ses études sur la fonction achats.
La consolidation des dépenses repose sur des outils capables d’agréger des données provenant de l’ERP, de la comptabilité, des approvisionnements, des factures et des outils métiers. Ces solutions de type BI ou plateformes dédiées offrent une vue unifiée des flux et permettent d’identifier rapidement les anomalies, les doublons ou les zones de fragmentation. Pour définir les bons critères de structuration des données, vous pouvez vous appuyer sur notre guide sur l’analyse des achats de classe C, ainsi que sur les travaux de Deloitte concernant l’usage de la data dans la fonction achats.
Le contrôle des dépenses passe également par des outils de pilotage fournisseurs, qui permettent de suivre la qualité des livraisons, le respect des délais, la conformité documentaire, les incidents et les variations tarifaires. Ces tableaux de bord fournisseurs facilitent la détection des dérives et nourrissent les plans d’amélioration continue. Notre ressource dédiée aux prérequis d’un audit qualité fournisseur détaille les indicateurs à suivre, en complément des bonnes pratiques publiées par Gartner sur la gestion de la performance fournisseurs.
Enfin, les outils de workflows et de validation interne jouent un rôle clé dans la maîtrise des engagements. Ils permettent de standardiser les circuits d’approbation, de limiter les contournements, de tracer les décisions et de s’assurer que chaque dépense respecte les règles établies. Pour concevoir des processus de validation efficaces et les articuler avec vos enjeux de pilotage budgétaire, vous pouvez vous référer à notre livre blanc sur la gestion de la relation fournisseurs, ainsi qu’aux meilleurs outils de priorisation des décisions achats pour concentrer les validations sur les dépenses à plus fort enjeu.
Améliorer le contrôle des dépenses nécessite une approche structurée combinant expertise opérationnelle, outils adaptés et gouvernance interne claire. BME accompagne les entreprises dans la mise en place de ces fondations en intervenant sur la structuration des processus achats, la consolidation des données, l’analyse des flux et la définition d’indicateurs de pilotage pertinents. Cette démarche permet d’éliminer les zones de dérive et de renforcer la maîtrise budgétaire à chaque étape du processus.
Notre expertise est particulièrement adaptée aux achats de classe C, qui concentrent souvent la majorité des dépenses non maîtrisées. Grâce à un pilotage stabilisé, une meilleure visibilité sur les volumes et une gouvernance renforcée, les organisations peuvent réduire significativement leurs coûts tout en fluidifiant les opérations. Pour mieux comprendre les principes structurants de ce pilotage, vous pouvez consulter notre ressource sur la gestion structurée de la relation fournisseurs, ainsi que les analyses publiées par McKinsey concernant l’efficacité des modèles de gouvernance achats.
Grâce à une approche orientée performance et à des outils conçus pour améliorer la visibilité, BME aide les organisations à réduire les dérives budgétaires, fiabiliser leurs validations et renforcer leur gouvernance interne. Les entreprises peuvent ainsi installer un contrôle continu des dépenses et améliorer durablement la qualité des arbitrages internes.
Pour aller plus loin ou obtenir un accompagnement adapté à vos enjeux opérationnels, vous pouvez échanger avec nos experts achats.
Le contrôle des dépenses est devenu un levier essentiel pour sécuriser les budgets, réduire les dérives et améliorer la performance opérationnelle. En consolidant les données, en définissant des indicateurs pertinents et en structurant les processus internes, les organisations renforcent leur capacité à anticiper les variations, corriger les comportements non conformes et installer une gouvernance durable.
Les achats de classe C constituent un terrain prioritaire, car ils concentrent fréquemment les écarts budgétaires les moins visibles et les comportements hors processus. Pour approfondir votre analyse, vous pouvez vous appuyer sur notre guide dédié à l’analyse des achats de classe C, ainsi que sur les travaux publiés par Gartner concernant l’optimisation de la performance achats.
Pour mettre en place une démarche structurée et renforcer durablement votre pilotage interne, vous pouvez également échanger avec nos experts achats, qui vous accompagneront dans la construction d’un modèle de gouvernance robuste et adapté à vos enjeux opérationnels.
Un contrôle des dépenses efficace repose sur quatre piliers : la consolidation des données, des processus de validation clairs, des indicateurs de suivi pertinents et une gouvernance structurée. La première étape consiste à analyser les flux, en particulier les achats de classe C, à l’aide d’une démarche structurée comme celle décrite dans notre guide sur l’analyse des achats de classe C. Vous pouvez ensuite vous inspirer des bonnes pratiques publiées par Deloitte en matière de gouvernance et de contrôle budgétaire pour définir vos règles internes et vos rituels de pilotage.
Les principaux KPI à suivre incluent la part des dépenses hors processus, le taux de conformité aux procédures, la variation des prix par fournisseur, le taux de service (délais, qualité, incidents) et l’évolution des coûts par famille d’achats. Pour structurer votre tableau de bord, notre livre blanc sur la gestion de la relation fournisseurs propose un cadre de pilotage, que vous pouvez compléter avec les recommandations du CIPS sur les indicateurs de performance achats.
La réduction des achats hors processus passe par la simplification des circuits de validation, une meilleure communication des règles internes et la mise à disposition de fournisseurs référencés facilement accessibles. Il est également important de sensibiliser les prescripteurs aux impacts budgétaires de ces pratiques. Pour identifier les leviers d’action, vous pouvez vous appuyer sur notre dossier dédié à la réduction des achats hors processus et sur les ressources du CIPS en matière de conformité et de contrôle interne.
Pour améliorer la visibilité, il est essentiel de centraliser les données issues de vos différents systèmes (ERP, comptabilité, approvisionnements, factures) et de normaliser les catégories d’achats. Des outils de reporting et de BI permettent ensuite de mettre en évidence les écarts, les doublons et les zones de risque. Notre article sur l’optimisation de la relation fournisseur détaille les bonnes pratiques pour fiabiliser vos données, en complément des analyses de Gartner sur la visibilité et le pilotage des dépenses.
Les organisations s’appuient généralement sur trois types d’outils : des solutions de consolidation et d’analyse des dépenses, des outils de pilotage fournisseurs et des workflows de validation pour encadrer les engagements. Pour prioriser vos projets et concentrer les investissements sur les leviers les plus rentables, vous pouvez utiliser les méthodes présentées dans notre ressource sur les meilleurs outils de priorisation des décisions achats, en vous inspirant des retours d’expérience publiés par Deloitte sur la transformation digitale de la fonction achats.
Pour renforcer durablement votre gouvernance achats et améliorer la maîtrise de vos dépenses, vous pouvez échanger avec nos experts achats. Nous vous accompagnerons dans l’analyse de vos flux, la structuration de vos processus et la mise en place d’un pilotage adapté à vos enjeux opérationnels.
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