Olivier Audino
In molte organizzazioni il controllo delle spese rimane una sfida permanente. Gli acquisti effettuati al di fuori dei processi, la moltiplicazione dei fornitori, gli ordini dispersi tra diversi reparti e la difficoltà di consolidare le informazioni creano un contesto in cui le derive passano facilmente inosservate. Questi scostamenti, spesso limitati singolarmente, generano su larga scala una perdita di visibilità e un aumento progressivo dei costi, come evidenziato da diversi studi sulla gestione dei costi e delle performance acquisti.
I segmenti più sensibili sono generalmente quelli legati agli acquisti di classe C, dove la frequenza delle richieste, il basso importo unitario e l’assenza di un quadro rigoroso favoriscono la frammentazione e i comportamenti non conformi. Per comprendere meglio queste aree di dispersione, potete fare riferimento alla nostra guida dedicata all’analisi degli acquisti di classe C, che aiuta a strutturare i dati e identificare le categorie più critiche.
L’obiettivo di questa guida è proporre un metodo completo per migliorare il controllo delle spese, ridurre le derive di budget e rafforzare la governance interna. Combinando la consolidazione dei dati, la definizione di indicatori pertinenti e processi di validazione chiari, le organizzazioni possono riprendere il controllo dei flussi d’acquisto e trasformare il controllo delle spese in una leva strategica per proteggere i budget e supportare le decisioni interne.
In molte aziende i flussi di acquisto sono distribuiti tra diversi reparti, sedi o utenti, il che genera una forte frammentazione e rende difficile identificare le voci di costo realmente prioritarie. Questa dispersione favorisce la comparsa di fornitori non referenziati e aumenta i rischi di derive. Uno studio di Gartner sulla visibilità delle spese mostra che le organizzazioni con una scarsa centralizzazione vedono i loro costi aumentare sensibilmente di anno in anno. Per comprendere meglio questi meccanismi di dispersione, potete consultare la nostra guida dedicata all’analisi degli acquisti di classe C.
Gli acquisti fuori processo costituiscono uno dei principali fattori di perdita di controllo del budget. Effettuati al di fuori delle regole e dei processi stabiliti, sfuggono ai flussi di validazione, alle negoziazioni e alle strategie di ottimizzazione. Questi scostamenti generano costi aggiuntivi, rischi di non conformità e una duplicazione degli ordini. Potete approfondire i metodi per ridurre queste pratiche consultando il nostro dossier sulla riduzione degli acquisti fuori processo, oltre alle raccomandazioni del CIPS in materia di conformità degli acquisti.
Un altro ostacolo importante riguarda la qualità e la struttura dei dati. Informazioni fornitore incomplete, categorie non armonizzate, inserimenti manuali o strumenti isolati rendono qualsiasi analisi lunga e complessa, talvolta persino impossibile. Senza normalizzazione, la visibilità si degrada e le decisioni diventano meno affidabili. La nostra guida sull’ ottimizzazione della relazione con i fornitori illustra le buone pratiche per rendere più affidabili i flussi informativi e strutturare la governance, in linea con le raccomandazioni pubblicate da Deloitte sull’uso dei dati e degli analytics negli acquisti.
Un controllo affidabile delle spese inizia da una base dati acquisti consolidata e coerente. Finché le informazioni restano disperse tra vari strumenti, file Excel o sistemi locali, diventa difficile identificare gli scostamenti di budget e le decisioni si basano su una visione parziale. La centralizzazione consente di raggruppare i flussi per categorie, fornitori o reparti, mentre la normalizzazione delle descrizioni e delle famiglie di acquisto facilita le analisi. Per strutturare questo approccio, potete fare riferimento alle buone pratiche descritte nel nostro articolo sull’ ottimizzazione della relazione con i fornitori, oltre alle raccomandazioni pubblicate da Deloitte in materia di data & analytics negli acquisti.
Una volta resi affidabili i dati, il controllo delle spese si basa su un insieme ristretto di KPI che permettono di individuare rapidamente le derive: quota degli acquisti fuori processo, variazione dei prezzi per fornitore, tasso di conformità ai processi, livello di servizio del fornitore, frequenza degli incidenti o delle contestazioni. L’obiettivo non è monitorare decine di indicatori, ma selezionare quelli che supportano davvero le decisioni. Il nostro white paper sulla gestione strutturata della relazione fornitori propone un quadro di riferimento per la scelta e il monitoraggio dei KPI, completato dalle risorse del CIPS sugli indicatori di performance degli acquisti.
Infine, il controllo delle spese non può essere sostenibile senza un processo di validazione chiaro e condiviso. Definire soglie di approvazione, flussi di validazione semplici e regole di eccezione limitate permette di ridurre gli aggiramenti e aumentare il tasso di conformità. La sfida consiste nell’equilibrare controllo e fluidità, evitando di rallentare l’operatività. Per prioritizzare le azioni e strutturare le decisioni, potete fare riferimento alla nostra risorsa dedicata ai migliori strumenti di prioritizzazione delle decisioni negli acquisti.
La prima fase consiste nel mappare l’insieme dei flussi di acquisto per capire dove si trovano realmente i rischi e le derive di budget. Questa mappatura deve coprire le famiglie di acquisto, i fornitori, i centri di costo e i siti, mettendo in evidenza i volumi ricorrenti, le spese irregolari e gli scostamenti rispetto ai budget previsti. Per strutturare questa analisi, potete fare riferimento alla nostra guida dedicata all’analisi degli acquisti di classe C, oltre alle raccomandazioni pubblicate da McKinsey sull’ottimizzazione delle spese e sulla creazione di valore nel procurement.
Una volta identificate le aree di rischio, la priorità è ridurre gli acquisti effettuati al di fuori dei canali previsti. Ciò passa attraverso la chiarificazione delle regole interne, la semplificazione delle fasi di richiesta d’acquisto, la messa a disposizione di fornitori referenziati e una comunicazione regolare verso i team operativi. Il nostro dossier sulla riduzione degli acquisti fuori processo propone leve concrete per inquadrare queste pratiche, da completare con le risorse del CIPS in materia di conformità e controllo degli acquisti.
Il controllo delle spese non si limita ai volumi impegnati: dipende anche in larga misura dalla performance dei fornitori. Implementare una gestione strutturata dei fornitori permette di monitorare qualità, tempi di consegna, conformità documentale, stabilità dei prezzi e gestione degli incidenti. Una performance insufficiente genera costi nascosti: resi, sovracosti logistici, interruzioni dell’attività. Per inquadrare meglio questo monitoraggio, potete fare riferimento al nostro articolo sui prerequisiti di un audit qualità fornitore e alle analisi di Gartner sul supplier performance management.
L’ultima fase consiste nell’installare una governance di controllo continua, con rituali regolari (revisioni mensili, comitati fornitori, analisi di conformità) e responsabilità chiaramente definite tra acquisti, finanza e funzioni operative. L’obiettivo è passare da una logica reattiva a una logica di prevenzione delle derive. Per gerarchizzare i temi da trattare e concentrare gli sforzi sulle categorie più sensibili, potete fare riferimento alla nostra risorsa dedicata ai migliori strumenti di prioritizzazione delle decisioni negli acquisti, oltre alle buone pratiche di governance descritte da Deloitte nei suoi studi sulla funzione acquisti.
Il consolidamento della spesa si basa su strumenti in grado di aggregare i dati provenienti dall’ERP, dalla contabilità, dagli approvvigionamenti, dalle fatture e dagli strumenti operativi. Queste soluzioni di tipo BI o piattaforme dedicate offrono una visione unificata dei flussi e permettono di identificare rapidamente anomalie, duplicazioni o aree di frammentazione. Per definire i criteri corretti di strutturazione dei dati, potete fare riferimento alla nostra guida sull’analisi degli acquisti di classe C, oltre ai lavori di Deloitte sull’utilizzo dei dati nella funzione acquisti.
Il controllo delle spese passa anche attraverso strumenti di pilotaggio dei fornitori, che permettono di monitorare la qualità delle consegne, il rispetto dei tempi, la conformità documentale, gli incidenti e le variazioni tariffarie. Questi cruscotti fornitori facilitano l’individuazione delle derive e alimentano i piani di miglioramento continuo. La nostra risorsa dedicata ai prerequisiti di un audit qualità fornitore dettaglia gli indicatori da monitorare, in complemento alle buone pratiche pubblicate da Gartner sulla gestione della performance dei fornitori.
Infine, gli strumenti di workflow e di validazione interna svolgono un ruolo chiave nel controllo degli impegni di spesa. Permettono di standardizzare i flussi di approvazione, limitare gli aggiramenti, tracciare le decisioni e assicurare che ogni spesa rispetti le regole stabilite. Per progettare processi di validazione efficaci e allinearli ai vostri obiettivi di controllo di budget, potete fare riferimento al nostro white paper sulla gestione della relazione fornitori, oltre che ai migliori strumenti di prioritizzazione delle decisioni negli acquisti per concentrare le validazioni sulle spese a maggior impatto.
Migliorare il controllo delle spese richiede un approccio strutturato che combini competenze operative, strumenti adeguati e una governance interna chiara. BME affianca le aziende nella messa in opera di queste fondamenta intervenendo sulla strutturazione dei processi di acquisto, sul consolidamento dei dati, sull’analisi dei flussi e sulla definizione di indicatori di pilotaggio pertinenti. Questo approccio permette di eliminare le aree di deriva e rafforzare il controllo del budget in ogni fase del processo di acquisto.
La nostra esperienza è particolarmente adatta agli acquisti di classe C, che spesso concentrano la maggior parte delle spese non controllate. Grazie a un pilotaggio stabilizzato, a una migliore visibilità sui volumi e a una governance rafforzata, le organizzazioni possono ridurre in modo significativo i costi pur mantenendo fluide le operazioni. Per approfondire i principi chiave di questo modello di gestione, potete consultare la nostra risorsa dedicata alla gestione strutturata della relazione fornitori, oltre alle analisi pubblicate da McKinsey sull’efficacia dei modelli di governance degli acquisti.
Grazie a un approccio orientato alla performance e a strumenti progettati per migliorare la visibilità, BME aiuta le organizzazioni a ridurre le derive di budget, rendere più affidabili i flussi di validazione e rafforzare la loro governance interna. Le aziende possono così installare un controllo continuo delle spese e migliorare in modo duraturo la qualità delle decisioni interne.
Il controllo delle spese è diventato una leva essenziale per mettere in sicurezza i budget, ridurre le derive e migliorare la performance operativa. Consolidando i dati, definendo indicatori pertinenti e strutturando i processi interni, le organizzazioni rafforzano la loro capacità di anticipare le variazioni, correggere i comportamenti non conformi e installare una governance stabile.
Gli acquisti di classe C rappresentano spesso un’area prioritaria, poiché concentrano le derive di budget meno visibili e le pratiche fuori processo. Per approfondire la vostra analisi, potete fare riferimento ai lavori pubblicati da Gartner sull’ottimizzazione della performance acquisti.
Per implementare un approccio strutturato e rafforzare in modo duraturo il vostro pilotaggio interno, potete anche confrontarvi con i nostri esperti acquisti, che vi accompagneranno nella costruzione di un modello di governance robusto e adatto alle vostre esigenze operative.
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Un controllo efficace delle spese si basa su quattro pilastri: consolidamento dei dati, processi di validazione chiari, indicatori di monitoraggio pertinenti e una governance strutturata. Il primo passo consiste nell’analizzare i flussi, in particolare gli acquisti di classe C, seguendo un approccio strutturato come quello descritto nella nostra guida. Potete poi ispirarvi alle buone pratiche pubblicate da Deloitte in materia di governance e controllo di budget per definire le vostre regole interne e i vostri rituali di pilotaggio.
I principali KPI da monitorare includono la quota delle spese fuori processo, il tasso di conformità alle procedure, la variazione dei prezzi per fornitore, il livello di servizio (tempi, qualità, incidenti) e l’evoluzione dei costi per famiglia di acquisto. Per strutturare il vostro cruscotto, il nostro white paper sulla gestione della relazione fornitori propone un quadro di pilotaggio che potete completare con le raccomandazioni del CIPS sugli indicatori di performance degli acquisti.
La riduzione degli acquisti fuori processo passa attraverso la semplificazione dei flussi di validazione, una migliore comunicazione delle regole interne e la messa a disposizione di fornitori referenziati facilmente accessibili. È inoltre fondamentale sensibilizzare i richiedenti sull’impatto di queste pratiche sul budget. Per identificare le leve d’azione, potete fare riferimento al nostro dossier dedicato alla riduzione degli acquisti fuori processo e alle risorse del CIPS in materia di conformità e controllo interno.
Per migliorare la visibilità è essenziale centralizzare i dati provenienti dai diversi sistemi (ERP, contabilità, approvvigionamenti, fatture) e normalizzare le categorie di acquisto. Strumenti di reporting e BI permettono poi di mettere in evidenza scostamenti, duplicazioni e aree di rischio. Il nostro articolo sull’ ottimizzazione della relazione con i fornitori descrive le buone pratiche per rendere i dati più affidabili, in complemento alle analisi di Gartner sulla visibilità e il pilotaggio delle spese.
Le organizzazioni si affidano generalmente a tre categorie di strumenti: soluzioni di consolidamento e analisi della spesa, strumenti di pilotaggio fornitori e workflow di validazione per inquadrare gli impegni. Per prioritizzare i vostri progetti e concentrare gli investimenti sulle leve più redditizie, potete utilizzare i metodi presentati nella nostra risorsa dedicata ai migliori strumenti di prioritizzazione delle decisioni negli acquisti, ispirandovi anche alle esperienze pubblicate da Deloitte sulla trasformazione digitale della funzione acquisti.
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