Jeremy Ferrer
Webinar :
Matinale Achats de Bordeaux
Vendredi 17 Mai 2024 de 9h à 12h30
En tant que dirigeant d’entreprise, votre préoccupation principale est d’améliorer continuellement la performance et les résultats de votre entreprise. Cependant, les tâches administratives sont assez pénibles et chronophages. Elles peuvent vous empêcher de vous concentrer totalement sur vos missions stratégiques. En tant que spécialiste de l’externalisation administrative à Lyon, BME Consulting est votre allié pour booster votre croissance en vous aidant à réaliser vos objectifs.
Pour bien avancer dans cette perspective, il est judicieux de comprendre le processus d’externalisation administrative afin d’en faire bénéficier votre entreprise et d’optimiser vos performances grâce à ses multiples avantages. Nous allons approfondir le sujet afin de vous apporter les informations essentielles à savoir pour une meilleure prise de décision.
L’externalisation administrative consiste à déléguer à un prestataire extérieur sa gestion administrative, comme la facturation, la comptabilité, la gestion des ressources humaines et toute autre tâche administrative de l’entreprise. Vous pouvez choisir d’externaliser tout le processus administratif ou une partie seulement. Cela dépend de la politique générale de l’entreprise. Ce qui est sûr, c’est que l’externalisation de votre gestion administrative à Lyon est une décision cruciale qui requiert une réflexion stratégique.
Faire appel à un prestataire d’externalisation administrative, c’est confier entre des mains d’experts les tâches administratives qui vous prennent trop de temps et qui freinent vos activités. Il s’agit aussi d’un acte de confiance étant donné la nature des documents administratifs que vous lui confiez. D’où l’importance de choisir un bon partenaire. En ce faisant, vous bénéficierez de deux avantages majeurs, à savoir un gain de temps considérable ainsi que des économies au niveau de votre finance.
Quels que soient votre domaine d’activité et la taille de votre entreprise, l’externalisation de la gestion administrative à Lyon est une solution pour la pérennité de vos activités.
En tant que dirigeant d’entreprise, vous devez vous concentrer principalement sur votre cœur de métier, c’est-à-dire la raison d’être de votre société. Or, il arrive que les tâches secondaires comme le traitement des documents administratifs accaparent tout votre temps et vous empêchent de vous concentrer. Vous ne pouvez pas non plus les supprimer, car elles sont vitales pour le développement de votre entreprise. Vos résultats en dépendent aussi.
Pour toutes ces raisons, déléguer les tâches accessoires à des partenaires de confiance est la meilleure solution. L’externalisation administrative permet à votre équipe de se concentrer sur les tâches qui leur ont été assignées : la recherche de leads, le développement de nouveaux produits ou de nouvelles offres etc.
De votre côté , vous pouvez vous focaliser sur d’autres tâches plus importantes, comme la définition de meilleures stratégies à adopter.
L’externalisation administrative est une solution incontournable pour les entreprises à forte saisonnalité, c’est-à-dire celles qui connaissent des périodes de haute et basse saison. Ces entreprises subissent généralement des pics d’activités durant la haute saison. Pendant ces périodes, elles sont obligées de prendre en charge une plus grande quantité de documents administratifs. En ayant recours à un prestataire d’externalisation administrative, l’entreprise peut se défaire de cette lourde tâche. Elle la possibilité de moduler ses ressources selon la période de basse ou de haute saison.
Il lui sera donc inutile de procéder à des recrutements ponctuels pendant les pics. Elle fera des économies en temps et en coûts relatifs aux procédures d’embauche. Tout cela démontre la flexibilité du modèle de l’externalisation de services administratifs à Lyon. Ce dernier est avantageux autant sur le plan organisationnel qu’économique. Il arrive également que la personne responsable de la gestion administrative en interne ne soit pas disponible pour différentes raisons (congés, maladies…)
Son absence peut freiner le planning ainsi que la continuité des activités de l’entreprise, provoquant ainsi une baisse de la productivité. Pour éviter cela, la solution est d’opter pour l’externalisation administrative. Cette pratique permet d’assurer la continuité des activités de l’entreprise, quel que soit le volume de travail administratif à réaliser.
En faisant appel à un prestataire externe pour la gestion administrative, vous vous confiez également à un expert. Ces prestataires sont des experts dans leur domaine. Ils connaissent bien leur travail et ont beaucoup d’expériences en la matière. Grâce à cette expertise, ils peuvent assurer un travail bien fait et conforme aux normes.
Faire appel à un tiers vous donne aussi la possibilité d’avoir un nouvel œil sur votre gestion administrative. Vous pourriez alors prendre un recul et améliorer cette partie de votre activité.
Pour que vous puissiez bénéficier de tout cela, il est évident que vous devez bien choisir votre prestataire de l’externalisation administrative. Optez pour un partenaire expérimenté, qui témoigne d’un niveau d’expertise prouvé et qui a en son sein une équipe bien formée pour l’amélioration de vos process administratifs.
Quel que soit le modèle de recrutement que vous voulez choisir, le recours à l’externalisation de la gestion administrative est une excellente alternative à prendre en considération. Voici deux cas de figures :
- Vous voulez répartir les tâches administratives entre les divers départements de votre entreprise. Bien évidemment, cela vous permettra de minimiser les coûts. Cependant, ces tâches risquent de réduire considérablement la productivité et la performance de votre équipe. Ce qui vous reviendra plus cher si les résultats sont en baisse.
- Vous voulez embaucher de nouvelles personnes pour s’occuper de tâches administratives. Or, un nouveau recrutement ne vous permettra pas d’économiser plus que l’externalisation administrative. Notez que vous allez devoir réaliser des démarches préalables, sans parler du temps que vous allez consacrer à la formation. Ensuite, à l'issue de l’embauche, vous ne pourriez pas être sûr de recruter la bonne personne.
BME est votre prestataire d’externalisation administrative, une solution rentable pour vous acquitter de vos tâches secondaires sans réduire votre productivité.
Afin de réussir votre projet d’externaliser votre gestion administrative à Lyon, vous devez suivre ces quelques étapes incontournables qui vous permettent d’assurer sa mise en place. Ces étapes vous donneront aussi la possibilité d’établir vos objectifs et de bien vous préparer.
La rédaction du cahier de charges est une étape primordiale si vous souhaitez opter pour une externalisation administrative à Lyon. Cela permet au partenaire de votre choix de définir l’offre qui s'adapte le plus à votre contexte et à vos objectifs. De cette manière, vous pourrez comparer les offres que l’on vous propose et choisir en fonction du budget que vous avez établi au départ et de vos attentes. Le cahier de charges doit aussi être annexé au contrat et renforcer celui-ci.
Le choix du prestataire est l'étape la plus importante du processus de mise en place de l’externalisation administrative. Il doit être fait selon quelques critères que nous aborderons un peu plus bas. N’oubliez pas que celui-ci doit être un partenaire de confiance puisque la nature de vos documents administratifs est délicate, voire confidentielle. Nous détaillerons les critères de choix plus loin, mais retenez déjà que vous devez vous renseigner sur quelques points afin d’arrêter votre choix. Vous devez par exemple vous renseigner sur la réputation du prestataire, quelle est sa taille, quelle est sa capacité à prendre en charge vos commandes etc.
L’établissement du contrat est l’aboutissement du processus de l’externalisation administrative à Lyon. Ce document concrétise la relation de partenariat qui vient d’être créée. Il se doit d’être clair et concis. Décrivez bien les prestations prises en charge et que vous avez stipulées préalablement dans le cahier de charges. Mettez aussi en place des éléments de pilotage comme le suivi ou le reporting, un tableau de bord etc., pour que votre partenariat se déroule sans encombre. Notez que ceux-ci doivent être chiffrables et mesurables pour ne créer aucune ambiguïté entre les deux parties.
D’une manière générale, vous pouvez observer les changements dès le premier jour du partenariat. C’est au niveau de l’organisation de la structure que ceux-ci se feront ressentir notamment. Chaque membre de votre équipe doit être au courant des impacts de ce nouveau modèle de gestion et doit y adhérer. Il est conseillé de consacrer un moment pour informer votre équipe, mais aussi pour la former. Vous devrez aussi par exemple commencer à utiliser un logiciel pour un suivi optimal des tâches externalisées.
Maintenant que vous avez pu mettre en place l’externalisation de votre gestion administrative et que vous avez allégé vos attributions en vous débarrassant de ces tâches secondaires, vous pouvez vous concentrer sur votre cœur de métier, profiter du gain de temps offert et vous recentrer sur l’essentiel. Vous avez mis du temps à établir ce partenariat et dépensé de l’argent pour qu’il soit mis en place. Autant en profiter maintenant pour développer vos stratégies et accroître votre chiffre d’affaires.
Le choix d’un prestataire d’externalisation administrative est crucial pour la réussite du processus et du partenariat. Voici quelques critères que vous devez avoir en tête pour faire le bon choix.
La proximité géographique peut être un critère essentiel dans certaines situations. Si vous avez besoin d’un prestataire situé à proximité, optez pour un partenaire onshore, c’est-à-dire qui se situe sur le même territoire national que vous. En revanche, les prestataires offshore se trouvent dans un autre pays, mais ont souvent l’avantage de proposer des coûts plus réduits.
Avant de procéder à la recherche de votre partenaire outsourcing, déterminez d’abord le budget que vous voulez et pouvez allouer à l’externalisation administrative. Il faut savoir que ce modèle de gestion a l’avantage d’être moins cher que celui d’une gestion interne. Néanmoins, les offres diffèrent sur le marché en fonction des années d’expériences, mais également par rapport au niveau d’expertise de la société offshore. N’hésitez pas à comparer les propositions qui s’offrent à vous avant de prendre une décision en analysant les devis.
Bien que dans notre cas, le partenaire à rechercher est un spécialiste de la gestion administrative, il est conseillé de faire appel à une entreprise d’externalisation polyvalente, capable de jongler entre différents domaines. Privilégiez ainsi les entreprises qui ne se concentrent pas uniquement sur un domaine.
La réputation est aussi un critère important à prendre en compte au moment de choisir un prestataire d’externalisation administrative. Pour cela, vous devez prendre le temps de réaliser quelques recherches. Aucun compromis ne doit être fait quand on parle de la qualité. N’hésitez donc pas à vous renseigner sur la manière de travailler de l’entreprise, son respect du deadline, la manière dont elle communique avec ses clients, etc. Vous pouvez vous renseigner sur Internet ou encore auprès des clients qui ont déjà fait appel à ses services.
Vous devez trouver un partenaire qui a la capacité de s’adapter à vos besoins, car ceux-ci peuvent évoluer avec le temps. Flexible, il doit aussi pouvoir suivre le rythme de votre entreprise et donc de vos commandes, même si vous lui imposez des délais contraignants. Comme on n’est jamais à l’abri d’une urgence, le prestataire en gestion administrative que vous choisissez doit montrer de la flexibilité et s’y adapter. Ses années d’expériences sont déterminantes pour évaluer ce critère. Ne les négligez pas.
La confiance est un critère primordial quand il s’agit d’externaliser des tâches administratives. Les documents que vous confiez à votre partenaire sont délicats et confidentiels. Celui-ci doit pouvoir les sécuriser, les protéger et respecter leur confidentialité malgré le nombre de personnes qui pourraient mettre la main dessus au sein de l’équipe. La confiance est la base d’un partenariat durable. Pour vous en assurer, vous pouvez vous renseigner sur l’entreprise en question, trouver des avis sur Internet qui confirmeront leur sérieux et leur expertise.
Une fois que vous avez choisi votre prestataire de gestion administrative, faites un test avant de prendre votre décision finale. C’est le moment pour lui de prouver que vous avez raison de faire appel à ses services. C’est aussi le moment pour vous de mieux connaître sa méthodologie et de voir si celle-ci s’adapte à vos besoins et exigences.
La gestion administrative externalisée se propose comme une solution innovante pour éliminer les longs processus d’achats, de gestion des ressources humaines, … c’est-à-dire de les tâches administratives qui freinent la croissance de votre entreprise. Afin de vous alléger, vous pouvez confier tous ces processus à un tiers spécialisé comme BME. De cette manière, vous pouvez vous dégager de ces lourdes tâches, parfois secondaires par rapport à ce que vous devez accomplir au sein de votre entreprise.
L’externalisation administrative des achats est un modèle qui vous permet de vous recentrer sur vos stratégies, comme le suivi et l’accompagnement clients. C’est une solution moins coûteuse qui vous donne toutefois la possibilité de rester performante et productive dans votre domaine d’activité.
BME présent à Lyon vous propose une procédure simple d’externalisation administrative à Lyon. Elle s’occupe de toutes les procédures administratives relatives à vos commandes auprès des fournisseurs. L’entreprise prend aussi en charge l’établissement d’une facture unique et réalise le paiement de vos fournisseurs. Tout cela, dans le respect de votre confidentialité ainsi que des délais établis dans le contrat.
Les professionnels de BME maîtrisent toutes les procédures relatives à la gestion administrative, en particulier à l’externalisation des achats de classe C. Comme ils se concentrent sur cette activité, leur expertise n’est plus à prouver.
Dans un monde en constante évolution, chaque dirigeant d’entreprise se doit de suivre le rythme et de s’adapter aux changements. Afin d’alléger vos tâches et de vous concentrer sur l’essentiel de votre business, l’externalisation de votre gestion administrative à Lyon est une solution pertinente proposée à tous types d’entreprises. Elle a l’avantage d’être flexible, adaptable et moins coûteuse. Si le processus de mise en place est bien mené et que le partenariat se passe bien, cette solution ne peut que vous être bénéfique. La clé étant de bien choisir votre prestataire d’externalisation administrative.
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