Quali sono le 4 misure per ridurre il rischio di non qualità dei fornitori?

Nel mondo degli affari, la qualità è un pilastro fondamentale del successo. Tuttavia, quando si tratta di lavorare con partner esterni, come i fornitori, a volte alcune situazioni possono sfuggire al nostro controllo. Nell'ombra si nasconde un rischio onnipresente: Il rischio di non qualità o rischio del fornitore legato alla non qualità. Le conseguenze di prodotti o servizi difettosi o non conformi possono essere disastrose per un'azienda, dall'insoddisfazione dei clienti a costi aggiuntivi significativi, fino a una reputazione offuscata. Tuttavia, identificandoli e attenuandoli rischi di qualità dei fornitori, le aziende possono proteggersi dalle insidie della non qualità e intraprendere la strada dell'eccellenza. In questa guida, scopri come capire rischi dei fornitori e fai della qualità una risorsa essenziale nella tua catena di fornitura.

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Il rischio di non qualità dei fornitori: di cosa stiamo parlando?

La collaborazione con un fornitore presenta rischi potenziali che non devono essere sottovalutati dall'azienda. Uno di questi rischi è il rischio di un fornitore non qualificato o rischio del fornitore legato alla non qualità.

Quest'ultimo si riferisce alla possibilità che i prodotti o i servizi forniti da un fornitore non soddisfino gli standard di qualità richiesti dall'azienda cliente. Ciò include le situazioni in cui i prodotti sono difettosi, non soddisfano le specifiche concordate, presentano problemi di produzione o progettazione o non vengono consegnati entro i tempi concordati. Queste non conformità possono portare a conseguenze negative, come costi aggiuntivi, insoddisfazione dei clienti, interruzioni del ciclo operativo e danni alla reputazione aziendale.

La gestione del rischio dei fornitori per non qualità si intende l'istituzione di processi e misure volti a valutare, monitorare e controllare la qualità dei prodotti o dei servizi forniti dai fornitori, al fine di ridurre gli impatti negativi e garantire la soddisfazione del cliente.

Quali sono le conseguenze dei rischi dei fornitori dovuti alla non qualità?

Le conseguenze di rischi dei fornitori legate alla non qualità possono essere molteplici e avere un impatto significativo sull'azienda. Tra le più note ricordiamo:

• Costi aggiuntivi : prodotti o servizi di scarsa qualità possono comportare costi aggiuntivi per l'azienda. Ciò può includere costi relativi alla restituzione dei prodotti, alle riparazioni o sostituzioni dei prodotti, alle sanzioni contrattuali o alle controversie. I problemi di qualità possono anche causare interruzioni della catena di fornitura, che possono avere un impatto finanziario sull'azienda.
• Insoddisfazione del cliente : prodotti di scarsa qualità possono portare all'insoddisfazione o alla frustrazione del cliente. Ciò può danneggiare la reputazione dell'azienda e portare alla perdita di questi clienti.
• Riduzione della produttività o interruzione delle operazioni : Le consegne ritardate, la carenza di scorte e i prodotti difettosi possono interrompere le operazioni aziendali e portare a ritardi nella produzione e a una riduzione della produttività.
• I rischi associati alla non conformità a standard e regolamenti : il rischi dei fornitori la non qualità può anche comportare l'inosservanza degli attuali standard normativi o di conformità. L'azienda cliente può quindi essere esposta a sanzioni legali o regolamentari, come multe o controversie.
• Perdita di competitività e deterioramento dell'immagine del marchio : quando un fornitore fornisce prodotti di scarsa qualità a un'azienda, può danneggiare la reputazione e l'immagine del marchio dell'azienda. I clienti insoddisfatti possono condividere efficacemente le loro esperienze negative con gli altri, il che può influire sulla percezione generale e sulla competitività dell'azienda sul mercato. I clienti preferiranno rivolgersi ai concorrenti che offrono prodotti di qualità migliore.

Come si può ridurre a livello globale il rischio di non qualità dei fornitori?

Ecco alcune cose che puoi fare per ridurre il rischio del fornitore relative alla non qualità a livello globale (più avanti, parleremo nuovamente delle misure per il caso specifico di fornitori importanti):

Valuta i fornitori

Stabilire un processo rigoroso per valutare i fornitori prima di selezionarli. Controllate la loro storia, le certificazioni, la reputazione sul mercato e le capacità tecniche per assicurarvi che soddisfino i vostri criteri di qualità.

• Conduci una valutazione approfondita dei potenziali fornitori utilizzando criteri quali esperienza, referenze dei clienti, capacità tecniche, certificazioni di qualità, ecc.
• Effettuare visite in loco per valutare le loro strutture, i processi di produzione e gli standard di qualità.
• Utilizza questionari, audit o valutazioni di terze parti per raccogliere informazioni sulle loro prestazioni passate e sulle pratiche di gestione della qualità.

Stabilire contratti e accordi chiari

• Definisci chiaramente le specifiche tecniche, i criteri di qualità, i tempi di consegna, gli obblighi di conformità normativa, le garanzie e le sanzioni in caso di non conformità.
• Garantire che i contratti siano compresi e accettati reciprocamente da entrambe le parti.
• Includere nel contratto clausole che consentano rimedi, risoluzione delle controversie e risoluzione del contratto in caso di inadempienza grave e ripetuta.

Comunica regolarmente

Mantieni una comunicazione regolare con i tuoi fornitori. Ciò risolverà rapidamente i problemi ed eviterà sorprese dell'ultimo minuto:

• Stabilisci canali di comunicazione efficaci, come riunioni regolari, telefonate o sistemi di messaggistica online, per discutere di problemi di qualità o dubbi relativi a rischi dei fornitori per non qualità.
• Incoraggia una comunicazione aperta e trasparente, in cui entrambe le parti possano condividere le preoccupazioni e discutere le possibili soluzioni.
• Sii proattivo segnalando rapidamente eventuali problemi di qualità o potenziali rischi identificati.

Follow-up e controllo qualità

• Mettere in atto procedure di monitoraggio e controllo della qualità per valutare prestazioni dei fornitori.
• Effettuare ispezioni regolari dei prodotti o audit del processo di produzione per garantire la conformità alle specifiche e agli standard di qualità.
• Effettuare test e analisi di laboratorio per verificare la qualità delle materie prime o dei prodotti finiti

Stabilire un rapporto di collaborazione con i fornitori

Stabilisci un rapporto di collaborazione basato sulla fiducia e sull'apertura con i tuoi fornitori. Collaborate per affrontare i problemi di qualità e identificare le opportunità di miglioramento continuo. Coinvolgili nel processo di miglioramento della qualità raccogliendo i loro suggerimenti e incoraggiandoli a implementare le migliori pratiche. Condividete informazioni sulle vostre aspettative di qualità.

Diversificazione dei fornitori

Evita il più possibile di affidarti a un unico fornitore. Diversificate le vostre fonti di approvvigionamento per ridurle rischio del fornitore di non qualità e per essere più reattivi in caso di problemi con uno di essi.

• Identifica e valuta regolarmente potenziali nuovi fornitori per diversificare le tue fonti di approvvigionamento.
• Assicurati che i fornitori alternativi soddisfino gli stessi standard di qualità dei tuoi attuali fornitori.

Formare e sensibilizzare

• Fornisci formazione ai tuoi dipendenti sui criteri di qualità, sulle procedure di controllo e sulle aspettative dei fornitori.
• Renderli consapevoli dell'importanza di qualità dei fornitori e l'impatto che ciò può avere sulla soddisfazione del cliente.
• Incoraggia i dipendenti a segnalare i problemi di qualità non appena li notano e a partecipare attivamente alle iniziative di miglioramento continuo

Una buona comprensione delle aspettative di qualità consentirà loro di valutare meglio i prodotti o i servizi forniti dai fornitori.

Applicando queste misure, sarai in grado di gestire efficacemente rischio del fornitore di non qualità e per garantire prodotti o servizi di alta qualità per i tuoi clienti.

Quattro misure per ridurre il rischio di non qualità dei fornitori in caso di fornitori principali

I principali fornitori hanno molti vantaggi, ma hanno anche rischi dei fornitori significativo in termini di offerta. Risolvere i problemi con un grande fornitore può essere più complicato che con uno più piccolo. Trovare la persona di riferimento giusta, in grado di gestire un problema e convincerlo ad affrontarlo come priorità può essere molto noioso! Purtroppo, spesso lo si scopre dopo aver interagito con il fornitore in questione.

Ma puoi prevedere la probabilità che si verifichino questi problemi. Ti suggeriamo di prevenire il più possibile queste insidie che spesso sono molto dannose per la tua attività:

#1 - Richiedi un contatto unico

Quando richiedi una proposta, richiedi sempre ai fornitori di designare una persona di riferimento che sarà responsabile della gestione delle situazioni che richiedono un alto livello di interazione (oltre alle relazioni quotidiane).

Ciò semplifica la comunicazione e la gestione dei problemi non relativi alla qualità. Questo interlocutore unico dovrebbe essere chiaramente identificato e responsabile del coordinamento di tutte le questioni relative alla qualità. Questo aiuta a evitare confusione e ritardi nella risoluzione dei problemi perché saprai esattamente a chi rivolgerti per avere risposte e intervenire.

Chiedi al tuo unico interlocutore

Una volta identificato il tuo contatto unico con il fornitore, chiedigli attentamente le procedure e le misure messe in atto per garantire la qualità dei prodotti o dei servizi. Fai domande sui controlli di qualità effettuati, sulle certificazioni, sui processi di risoluzione dei problemi, sui tempi di risposta, ecc. Ciò ti consentirà di valutare il loro impegno nei confronti della qualità e determinare se dispongono delle risorse e delle competenze per soddisfare le tue esigenze.

La capacità di stabilire un contatto singolo può ridursi o aumentare rischi dei fornitori legati all'approvvigionamento. Prima di entrare in contatto con un fornitore, dovrai valutare le capacità comunicative della persona designata, la conoscenza dei vari aspetti della sua attività e le relazioni con i contatti chiave in ciascuna area. Se la persona non sembra qualificata in questi vari campi, rischio del fornitore è aumentata.

Richiedi un «piano di arrampicata»

Per quanto valido sia il tuo contatto, alcuni acquisti sono semplicemente troppo rischiosi o troppo critici per aspettarsi una risposta da parte loro. Chiedi al fornitore di allegare alla sua proposta un «piano di escalation» con i nomi e i dati di contatto delle persone da contattare in caso di mancata risposta da parte loro entro un determinato periodo di tempo.

Un «piano di escalation» è un processo prestabilito per risolvere problemi di non qualità che non possono essere risolti dal singolo contatto iniziale. Ciò garantirà una gestione efficace di rischi dei fornitori di non qualità, garantendo che i problemi vengano risolti rapidamente e in modo appropriato.

Questo piano dovrebbe specificare i passaggi e chi contattare in caso di problemi gravi o persistenti. Dovrebbe iniziare con il nome del contatto e terminare con il nome del responsabile, con un numero adeguato di livelli intermedi.

Prova il «piano di arrampicata»

Per assicurarsi che il «piano di arrampicata» funzioni correttamente, è importante testarlo. Simula situazioni problematiche o poni domande ipotetiche per valutare la reattività e l'efficacia del fornitore nella risoluzione dei problemi di non qualità. È inoltre possibile organizzare scenari di test reali per valutare l'implementazione del piano e verificare se le azioni intraprese sono adeguate. Se vengono identificate delle carenze, collabora con il fornitore per correggerle e rafforzare il piano di escalation.

Cerca di raggiungere le persone mostrate nella mappa. Rispondono al telefono? In caso contrario, lascia un messaggio vocale dicendo loro di richiamarti in breve tempo. Se non ti contattano più, di nuovo il rischio del fornitore legato all'approvvigionamento è aumentata.

Sebbene ogni progetto di acquisto includa rischi dei fornitori, attraversare queste diverse fasi può aiutarti a valutare i rischi associati alla selezione di un fornitore importante e quindi guidarti in questa fase più importante.