Jeremy Ferrer
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Martedì 31 marzo alle 14:00
Per essere competitivi sul mercato, è importante consegnare al cliente rapidamente e bene, controllando al contempo i costi. Uno dei modi per soddisfare questi imperativi è ottimizzare la catena di fornitura migliorando il rapporto con i fornitori. Mantenere i rapporti con i fornitori è essenziale per un'azienda per garantirne la sostenibilità. In effetti, essendo una componente essenziale delle sue strategie globali e specifiche, i fornitori possono farla avere successo o, al contrario, causarne la perdita. In questo articolo, scoprite sei diversi modi per costruire un rapporto cliente-fornitore sano e vantaggioso al fine di ottimizzare i flussi logistici.
Il rapporto fornitore-azienda è un aspetto essenziale della gestione aziendale, in quanto è la chiave del loro successo. Per migliorare questo rapporto, è importante implementare una gestione delle relazioni basata sulla fiducia, la collaborazione e la trasparenza. Innanzitutto, è essenziale stabilire un buon rapporto con i principali fornitori. Ciò comporta identificare i fornitori strategici e lavorare a stretto contatto con loro per sviluppare collaborazioni durature. Una gestione efficace delle relazioni con i fornitori consente di creare una relazione vantaggiosa per tutti, in cui vengono presi in considerazione gli interessi di entrambe le parti.
Prima di parlare della relazione con il fornitore, definiamo innanzitutto cos'è un fornitore. È una persona fisica o giuridica che soddisfa l'esigenza di un cliente fornendogli il prodotto o il servizio richiesto. Questa esigenza è espressa materialmente tramite un modulo d'ordine o un preventivo firmato.
Il rapporto cliente-fornitore è quindi un concetto che evidenzia le relazioni o i legami che un'azienda intrattiene con i suoi fornitori. È un legame sia commerciale che finanziario concretizzato da un contratto.
Una buona collaborazione cliente-fornitore deve basarsi su almeno cinque aspetti: fiducia reciproca, scambi di qualità, ascolto continuo, relazione duratura e legame finanziario.
In un rapporto sano e sostenibile con clienti e fornitori, ognuno dovrà dare il proprio contributo per migliorare i risultati. Da un lato, l'azienda deve esprimere chiaramente le proprie esigenze (descrizione del prodotto, quantità, prezzo, scadenza...) e procedere al pagamento. D'altra parte, il fornitore deve fornire e consegnare i prodotti in conformità con i termini del contratto e garantire che soddisfino le esigenze del cliente.
Sebbene abbiamo sempre pensato che i clienti siano i principali attori della redditività di un'azienda, ora ci rendiamo conto che senza i suoi fornitori non potrebbe nemmeno esistere. Per far funzionare le sue attività, ha bisogno di reperire materie prime, attrezzature, componenti e servizi di ogni tipo. Senza un buon rapporto con i suoi fornitori, non sarà quindi in grado di garantire la stabilità del suo ciclo di produzione o della sua catena logistica. Tuttavia, questo fattore è fondamentale per garantire la sostenibilità delle sue attività.
La consapevolezza dell'importanza di un buon rapporto tra fornitori e azienda e la comparsa di nuove sfide che i dipartimenti acquisti devono affrontare oggi (evoluzione delle tecnologie, sviluppo del commercio, forte concorrenza, evoluzione delle normative, ecc.) stanno spingendo i manager a implementare un buon strategia di gestione dei fornitori o SRM (Supplier Relationship Management). Più che mai, l'azienda deve garantire l'affidabilità dei suoi partner fornitori, ma non solo. Deve inoltre costruire un rapporto duraturo con loro.
Sono lontani i tempi in cui il cliente era considerato l' "onnipotente» che impone i suoi desideri e le sue scadenze a un fornitore che non aveva altra scelta che conformarsi. Ci concentriamo sempre più sul concetto di «partner» e sulla creazione di un rapporto vantaggioso per tutti. È una componente essenziale del successo di un'azienda. Grazie ad esso, può rimanere competitivo e controllarne i costi. In effetti, una tensione relazionale tra l'azienda e il suo fornitore è sinonimo di costi aggiuntivi. Questi costi rappresentano il 2% del PIL francese, ovvero 50 miliardi di euro. Secondo le statistiche, il 25% dei casi di fallimento aziendale è dovuto a un rapporto malsano con i fornitori, più precisamente a ritardi nei pagamenti.
I vantaggi di una relazione sana sono numerosi:
Contrariamente a quanto alcuni pensano, un rapporto duraturo con i fornitori non si esaurisce con l'instaurazione di un rapporto di fiducia con i fornitori di servizi. Implica anche l'istituzione di un metodo di lavoro ottimizzato e condiviso in cui ciascuna parte sia consapevole del proprio ruolo e coinvolta nella sostenibilità della relazione. Ecco quindi 6 consigli per migliorare il rapporto tra azienda e fornitore:
Prima ancora di pensare a migliorare i rapporti con i fornitori, iniziate dall'inizio. Ricordati di metterli su una base sana. Un buon rapporto con i fornitori inizia dalla fase di prospezione o approvvigionamento. Per una relazione cliente-fornitore di successo, devi scegliere fornitori che soddisfino le tue esigenze e aspettative.
L'approvvigionamento dei fornitori è un approccio che consiste nella ricerca, nel confronto e nella valutazione dei fornitori. Un passaggio essenziale Processo di acquisto, consente all'azienda di identificare i suoi futuri partner. Questo lavoro di selezione dei fornitori deve essere svolto secondo una strategia coerente. Imposta un rigoroso processo di selezione che tenga conto delle tue esigenze e dei criteri che cerchi nei tuoi futuri partner (dimensioni dell'azienda, anzianità, fatturato, prezzo, tempi di consegna...). Elenca i criteri a cui non sei incline e i criteri ai quali puoi fare concessioni. Sta a te definire cosa è più importante per te e fare una scelta in base a questi criteri. Classificali in ordine di importanza. Identifica i tuoi fornitori chiave, quelli la cui attività è essenziale per il buon funzionamento della tua attività e ai quali non puoi fare a meno e concentra i tuoi sforzi su di essi.
Più che una semplice mappatura dei potenziali partner, la fase di approvvigionamento dei fornitori non dovrebbe limitarsi alla scelta dei fornitori più adatti a te. Dovrebbe includere anche una componente di gestione del rischio. È imperativo valutare in anticipo i potenziali rischi associati alla negoziazione. Non siamo mai al sicuro da un fallimento del fornitore che potrebbe avere un impatto negativo sulla catena di fornitura o persino sull'immagine della tua azienda. Uno dei modi per valutare l'affidabilità di un fornitore, e quindi i rischi che comporta, è effettuare un audit dei fornitori.
Fatene un po' approvvigionamento dei fornitori è un processo complesso e dispendioso in termini di tempo. Tuttavia, puoi automatizzarlo optando per una soluzione Source-to-Pay completa, come Sourcing Force. Questa soluzione di digitalizzazione degli acquisti consente di risparmiare tempo e aumentare l'efficienza nella ricerca e selezione dei migliori fornitori.
La forma di collaborazione più sostenibile è quella in cui tutti vincono. Il rapporto tra un'azienda e i suoi fornitori non fa eccezione. Quando entrambe le parti traggono vantaggi reali dalla relazione, hanno interesse a mantenerla viva.
Uno rapporto con i fornitori Win-win fidelizza i fornitori senza penalizzare economicamente l'azienda. Pertanto, durante le sessioni di negoziazione o rinegoziazione, bisogna fare attenzione a non tirare una corda. Richiedere un prezzo troppo basso o una scadenza troppo ravvicinata può frustrare un fornitore e spaventarlo. Devi trovare il miglior compromesso.
Non dovremmo parlare solo di vantaggi finanziari. Sono in gioco anche altre forme di vantaggi, come la condivisione di esperienze, reputazione, ecc. Un buon rapporto cliente-fornitore deve consentire all'altro di beneficiare della sua influenza, della sua rete e della sua reputazione.
Per avere successo in questi scambi vantaggiosi per entrambe le parti, è necessario stabilire un clima di fiducia, ascolto, rispetto e comprensione reciproci. Certamente, una relazione tra un'azienda e un fornitore è una relazione d'affari. Ma rispettare i termini del contratto commerciale non è sufficiente per creare un rapporto duraturo. Servono anche qualità umane, come l'empatia. Prendersi cura dei problemi dei propri partner è un modo per conquistare la loro fiducia e creare una relazione proficua.
Una delle chiavi per un buon rapporto con i fornitori è la comunicazione. Concentrati su una relazione che promuova la trasparenza e gli scambi regolari. Incoraggia la comunicazione e gli scambi, sia interni che esterni. Create un ambiente favorevole in cui voi, i vostri dipendenti e i vostri fornitori possiate interagire e comunicare costantemente. Ciò consente non solo di condividere informazioni in tempo reale, ma anche di essere in grado di reagire rapidamente in caso di incidente, ad esempio un ritardo nella consegna... La ricerca di una soluzione può quindi provenire da entrambe le parti. Partecipando al processo, i vostri fornitori saranno in grado di fornire autonomamente le soluzioni ai problemi riscontrati. L'obiettivo di una buona comunicazione è evitare il più possibile i conflitti, che possono avere un impatto economico significativo sulla vostra attività.
La fornitura di strumenti collaborativi, come la creazione di un portale per i fornitori, può anche facilitare la comunicazione tra te e i tuoi fornitori. Questi strumenti di digitalizzazione consentono una migliore gestione e una migliore metodologia per la gestione delle relazioni con i fornitori.
Dopo la fase di selezione dei fornitori, arriva la fase di negoziazione. Durante queste sessioni è possibile trovare diversi accordi. Può trattarsi di prezzi, ma non solo. Le negoziazioni possono anche concentrarsi sulle condizioni di consegna, sui metodi di collaborazione per evitare controversie, sui metodi per risolvere i conflitti e persino sulle sanzioni da prevedere in caso di mancato rispetto dei termini del contratto.
Per costruire un rapporto duraturo con i fornitori, è importante mettere tutte queste informazioni per iscritto. Stabilire contratti dettagliati e trasparenti fungerà da faro nella relazione ed eviterà confusione.
Nonostante tutto sia chiaro fin dall'inizio, non esitate a organizzare riunioni regolari per monitorare l'evoluzione della collaborazione e modificare determinate condizioni se le precedenti non sono più appropriate. Pertanto, un ritardo nella consegna o il mancato rispetto del portafoglio ordini non è necessariamente drammatico se si trovano rapidamente soluzioni durante i resoconti organizzati di volta in volta.
In un momento in cui sempre più aziende integrano la CSR, o responsabilità sociale e ambientale, nella loro strategia globale, la questione del rispetto delle scadenze di pagamento è più importante che mai. Pagare puntualmente i fornitori è alla base di un rapporto virtuoso tra cliente e fornitore. L'automazione dell'elaborazione delle fatture, una funzionalità integrata delle soluzioni Procure-to-Pay o P2P, consente di controllare i termini di pagamento.
Anche la digitalizzazione dei processi di gestione delle relazioni fornitore-azienda può contribuire a migliorare questa relazione. La dematerializzazione delle fatture, ad esempio, consente di velocizzare i pagamenti e ridurre le scadenze di pagamento. Allo stesso modo, l'automazione dei processi di fatturazione e approvvigionamento semplifica la gestione dei rapporti con i fornitori riducendo il rischio di errori e ottimizzando le scadenze. Per promuovere un rapporto sostenibile tra fornitore e azienda, è anche importante tenere conto di criteri come la qualità delle relazioni, il rispetto delle scadenze e la soddisfazione del cliente.
La digitalizzazione dei processi è un passaggio che tutte le aziende devono affrontare prima o poi. I processi di acquisto non fanno eccezione. Grazie alle soluzioni Procure-to-Pay, come Sourcing Force, è possibile dare maggiore efficienza e prestazioni al team dell'ufficio acquisti. Liberandosi dalle attività ripetitive e senza valore aggiunto della funzione acquisti, come la fatturazione, possono concentrarsi su incarichi a più alto valore aggiunto. Secondo un sondaggio condotto da OpinionWay, la dematerializzazione della fatturazione o della fatturazione elettronica consente di migliorare il rapporto con i fornitori.
La tecnologia è una leva facilitante per stabilire una relazione vantaggiosa per tutti, perché consente, utilizzando strumenti distribuiti in tutta l'azienda, di ottenere una visione globale dei fornitori.
Il sourcing ha un impatto sull'intera azienda e deve essere selettivo: il «buon feeling» non è sufficiente come in passato.
La gestione dei contratti con i fornitori è fondamentale, in quanto consente di definire con chiarezza le condizioni di collaborazione e i livelli di servizio previsti. Inoltre, la collaborazione con i fornitori può essere rafforzata mediante l'istituzione di certificazioni o etichette relative alla gestione del rapporto fornitore-azienda. Queste etichette, come l'etichetta relazionale o lo standard ISO, possono essere utilizzate come standard per valutare e migliorare le prestazioni dei fornitori.
Lo studio Liker & Choi (2004) condotto dai produttori Toyota e Honda, presenta le 6 fasi di una «gerarchia della partnership tra acquirente e fornitore», integrando:
Uno strumento come la matrice di Kraljic consente di segmentare i fornitori, in particolare sulla base delle specifiche del prodotto, dei costi, dell'integrazione, ecc. Un alto livello di interazione consente di costruire relazioni continue, necessarie per acquisti tecnici una tantum.
In sintesi, in un mondo industriale ideale, ciascuna parte dovrebbe essere attenta al processo aziendale. L'acquirente dovrebbe essere ricettivo alle idee del fornitore in termini di innovazione e il fornitore dovrebbe considerare il funzionamento interno dell'acquirente per il corretto funzionamento della catena di fornitura.
Per mantenere un rapporto armonioso tra fornitore e azienda, è essenziale garantire la soddisfazione del fornitore. Ciò include il rispetto delle scadenze di pagamento, il riconoscimento del lavoro svolto e l'adozione di pratiche di acquisto responsabili. La fidelizzazione dei fornitori strategici è una sfida importante per garantire la continuità delle forniture e garantire la competitività dell'azienda.
Il miglioramento del rapporto fornitore-azienda si basa su una gestione efficace delle relazioni con i fornitori, basata sulla fiducia, la collaborazione e la trasparenza. L'implementazione di strumenti come CRM, ERP o pacchetti software dedicati alla gestione del rapporto fornitore-azienda può facilitare tale gestione promuovendo al contempo un migliore coordinamento all'interno della catena di fornitura.
Lavorando a stretto contatto con i suoi principali fornitori, rispettando le scadenze di pagamento e promuovendo pratiche di acquisto responsabili, l'azienda sarà in grado di creare valore aggiunto e migliorare la propria competitività sul mercato.
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