Olivier Audino
Quando un buyer confronta diverse offerte, il riflesso naturale è spesso quello di analizzare principalmente il prezzo di acquisto. Tuttavia, questo importo rappresenta solo una parte della realtà economica. Costi di messa in servizio, manutenzione, tempo dedicato al supporto, rischi di non qualità o sostituzione anticipata si accumulano nel tempo e modificano profondamente l’equazione finanziaria. Questo è esattamente ciò che il Total Cost of Ownership (TCO) mira a misurare: il costo globale di un prodotto o servizio lungo tutto il suo ciclo di vita.
Per una direzione acquisti, l’obiettivo non è solo negoziare un prezzo interessante, ma confrontare scenari completi che includano costi di acquisizione, utilizzo, supporto e fine vita. Una metodologia TCO strutturata permette di evidenziare differenze significative tra opzioni che inizialmente sembravano simili. Risorse formative dedicate al costo totale di possesso mostrano come la gestione del costo globale sia diventata una leva strategica per le aziende.
Il TCO si inserisce anche in una tendenza più ampia di professionalizzazione degli acquisti, sostenuta da pubblicazioni internazionali e da organismi come CIPS (Chartered Institute of Procurement & Supply) , che raccomandano di integrare sistematicamente il costo globale nei confronti fra fornitori. In questo articolo analizzeremo un metodo operativo per calcolare il TCO, scomporre le diverse voci di costo, illustrare la metodologia con un caso pratico e mostrare come utilizzare il costo globale per prendere decisioni d’acquisto migliori.
Il Total Cost of Ownership (TCO) si basa su una visione ampliata del costo di un prodotto o servizio. L’obiettivo non è più confrontare solo i prezzi, ma integrare tutte le spese legate all’acquisizione, all’uso, al supporto e alla fine del ciclo. Questo approccio evita decisioni basate su importi iniziali fuorvianti e consente un’analisi finanziaria completa.
Per i team acquisti che desiderano migliorare il controllo delle performance di acquisto, il TCO rappresenta una struttura affidabile per confrontare i fornitori sul costo reale delle loro soluzioni.
I costi diretti comprendono le spese immediatamente identificate al momento dell’acquisto: prezzo di acquisto, consegna, installazione e servizi associati al deploy iniziale. Nonostante siano chiari e misurabili, rappresentano spesso solo una parte ridotta del costo totale.
I costi indiretti includono tutte le spese necessarie al funzionamento quotidiano: supporto tecnico, aggiornamenti, formazione, materiali di consumo e gestione amministrativa. Questi elementi spiegano gran parte delle differenze tra il prezzo indicato e il costo reale.
Guasti, ritardi, errori di configurazione o scarsa disponibilità del fornitore generano costi aggiuntivi che impattano direttamente sulle performance operative. Il TCO include questi elementi per riflettere la realtà economica dell’utilizzo.
Nel lungo periodo, manutenzione, ricambi, obsolescenza e costi di uscita sono spesso i più significativi. Il TCO considera l’intero ciclo di vita, dalla messa in servizio alla dismissione.
Calcolare il Total Cost of Ownership richiede un approccio strutturato. L’obiettivo non è moltiplicare formule, ma creare un modello coerente che permetta di confrontare più opzioni tenendo conto di tutti i costi nel tempo.
Il primo passo consiste nel definire tutte le voci di costo che compongono il ciclo di vita del prodotto o servizio: costi diretti, indiretti, non qualità, operativi e costi di uscita. Le organizzazioni si basano spesso su metodi strutturati di analisi dei fornitori per comprendere meglio l’impatto operativo di ogni scelta.
Il TCO è affidabile solo se basato su dati verificati: team tecnici, finanza, acquisti e utenti finali. La qualità dei dati determina la qualità dell’analisi.
Alcune spese non compaiono mai nei preventivi, ma hanno un impatto significativo: tempo interno dedicato al supporto, ritardi di approvvigionamento, sovraccarico amministrativo, variabilità delle performance. Studi di Deloitte mostrano che questi costi possono pesare molto di più del prezzo iniziale.
Una volta identificate e quantificate tutte le voci, il TCO si ottiene sommando ogni costo sull’orizzonte temporale analizzato.
Per illustrare il metodo, consideriamo l’esempio di un’azienda che confronta due soluzioni software collaborative in abbonamento. A prima vista, una delle offerte presenta un prezzo mensile più basso, che potrebbe influenzare rapidamente la decisione. Tuttavia, un’analisi del Total Cost of Ownership mostra che il costo globale può essere molto diverso quando si includono costi di deploy, supporto, tempo interno e condizioni di uscita. Questo tipo di confronto rientra in un approccio più ampio di ottimizzazione dei costi aziendali , dove l’obiettivo è migliorare la redditività senza compromettere il livello di servizio.
I costi diretti includono il prezzo dell’abbonamento, la messa in servizio e la formazione iniziale. Nel nostro scenario, la Soluzione A offre un abbonamento meno costoso ma costi di avvio più elevati; la Soluzione B invece presenta un canone mensile più alto ma costi di installazione ridotti. Considerati isolatamente, questi elementi non bastano a determinare la scelta.
I costi indiretti riguardano il tempo dedicato dai team interni alla configurazione, al supporto agli utenti e alla gestione degli incidenti minori. Una soluzione meno intuitiva o scarsamente integrata con gli strumenti esistenti può generare un maggior numero di richieste di supporto e interventi tecnici. Queste ore non compaiono in fattura, ma pesano direttamente sul costo totale.
Il ciclo di vita include aggiornamenti, evoluzioni funzionali, upgrade di versione e, in prospettiva, il cambio di fornitore. Studi pubblicati da società come Boston Consulting Group (BCG) e Gartner sottolineano l’importanza di considerare le condizioni di reversibilità, i costi di migrazione dei dati e le clausole contrattuali relative alla chiusura del servizio.
Sommando tutte le voci di costo su un periodo di tre anni, l’azienda ottiene una visione completa del costo globale per ciascuna soluzione. La tabella seguente illustra questo confronto: anche se la Soluzione A appare più economica all’inizio, il calcolo del TCO mostra che la Soluzione B può risultare più conveniente grazie a una migliore gestione dei costi indiretti e a condizioni di uscita più favorevoli.
Il Total Cost of Ownership ha valore solo se viene usato come vero strumento decisionale. L’obiettivo non è produrre un semplice calcolo, ma confrontare più scenari con la stessa struttura, integrare i rischi e proiettare i costi nel tempo. In questa logica, il TCO diventa un linguaggio comune tra acquisti, finanza e funzioni operative e si integra naturalmente nei processi di decisione d’acquisto .
Per essere efficace, il TCO deve essere costruito con un modello identico per tutte le offerte analizzate. Ogni scenario deve includere le stesse categorie di costo, lo stesso periodo di analisi e le stesse ipotesi di volume.
Alcune soluzioni presentano maggiori livelli di rischio: dipendenza tecnologica, pochi fornitori disponibili, volatilità dei prezzi o problemi di disponibilità del servizio. Il TCO può integrare questi elementi tramite scenari conservativi.
Un TCO deve considerare l’orizzonte temporale: un contratto di tre anni è diverso da un impegno di cinque o sette anni. Può essere utile normalizzare il costo globale in costo annuale medio o costo unitario per utente/sito/transazione.
Il TCO permette anche di identificare leve di miglioramento: migliorare livelli di servizio, automatizzare attività, semplificare processi o rinegoziare contratti. Combinando queste leve si possono ridurre significativamente i costi senza compromettere la qualità operativa.
L’adozione del Total Cost of Ownership cambia il modo in cui le aziende valutano le spese. Oltre al confronto dei prezzi, il TCO misura la redditività reale di una soluzione includendo costi operativi, rischi e impatti sulle risorse interne. Questo approccio aiuta le aziende a prendere decisioni più solide e allineate agli obiettivi strategici.
Il TCO offre una base analitica solida per confrontare offerte con strutture tariffarie diverse. Fornisce un quadro oggettivo e riduce l’influenza dei bias legati al prezzo iniziale.
I costi nascosti legati a tempo interno, incidenti, ritardi o regolazioni tecniche rappresentano una parte importante del costo reale. Il TCO li rende visibili e permette di prevenire superamenti non pianificati.
Il TCO evidenzia quali fornitori generano meno variabilità e più affidabilità operativa. Un fornitore affidabile con un prezzo più alto può avere un TCO più basso di un concorrente economico ma instabile.
Integrando il tempo delle risorse interne nel calcolo, le aziende possono capire quali attività consumano più capacità e identificare processi da ottimizzare o automatizzare.
Il Total Cost of Ownership offre un metodo strutturato per confrontare più soluzioni considerando tutti i costi lungo il ciclo di vita. Includendo costi diretti, indiretti, rischi e condizioni di uscita, le aziende ottengono una visione affidabile della redditività reale.
Adottare il TCO non richiede strumenti complessi: è sufficiente strutturare i dati, confrontare gli scenari in modo coerente e integrare gli impatti operativi nell’analisi.
Vuoi analizzare le tue spese con un modello TCO completo e adattato alla tua organizzazione?
I nostri esperti possono supportarti nella costruzione del modello e nella valutazione di più scenari di acquisto.
Il calcolo consiste nell’aggregare in modo strutturato tutti i costi: acquisizione, utilizzo, tempo interno, non qualità, ciclo di vita e uscita. Usare lo stesso modello per confrontare più opzioni garantisce una stima affidabile.
Tempo interno, costi di interruzione, aggiustamenti tecnici e spese di uscita sono spesso sottovalutati ma influenzano fortemente la redditività reale.
Il prezzo di acquisto è solo il costo iniziale. Il TCO include tutte le spese generate durante l’intero ciclo di vita, rendendo più accurata la valutazione della soluzione.
Assolutamente sì. Nei servizi, i costi indiretti e i costi di variabilità sono spesso più elevati e modificano radicalmente il costo globale reale.
Sì, il TCO si inserisce naturalmente nei sistemi di gestione degli acquisti e nei cruscotti decisionali, permettendo di allineare decisioni operative e obiettivi economici.
.svg){kind=small}