Jeremy Ferrer
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Martedì 31 marzo alle 14:00
Nell'era digitale, le aziende devono cercare di migliorare la propria efficienza, velocità e agilità per avere successo. Uno dei modi per farlo è realizzare la trasformazione digitale, soprattutto nella loro funzione di acquisto. Acquisto elettronico, e-procurement, e-sourcing... sono tutti nomi che si riferiscono alla digitalizzazione degli acquisti. Di fronte a un contesto economico instabile e a obiettivi prestazionali sempre più elevati, i dipartimenti di approvvigionamento sono costretti a implementare soluzioni digitali per resistere meglio. Questa soluzione è diventata un vero fattore di successo per le aziende. Tuttavia, il suo tasso di applicazione è ancora basso al giorno d'oggi. Da qui la domanda: L'acquisto e tecnologia: sono amici o nemici?
Proprio come altri termini che iniziano con il prefisso «e» per «elettronico», acquisti elettronici si riferisce alla dematerializzazione del processo di acquisto. È un processo che consente di centralizzare, semplificare e automatizzare acquisti e forniture utilizzando soluzioni digitali. IL L'acquisto, chiamato anche e-procurement o e-sourcing, si svolge dalla selezione di fornitori e prodotti tramite cataloghi online o elettronici alla strategia di acquisto, compresa l'immissione di ordini online (e-ordering), la fatturazione elettronica (fatturazione elettronica) e il pagamento online.
Sebbene i termini acquisti elettronici, l'e-procurement e l'e-sourcing sono spesso usati per riferirsi alla stessa cosa, è necessario fornire dettagli. ILL'acquisto consiste nell'utilizzare le tecnologie nel processo di acquisto stesso (e-sourcing) e nel processo di approvvigionamento (e-procurement).
L'e-sourcing consiste nell'utilizzare soluzioni digitali per occuparsi di tutte le fasi del processo di acquisto tradizionale. Infine, l'e-procurement consiste nell'automatizzare la gestione delle forniture. Va notato che questa soluzione è adatta solo per acquisti aziendali o B2B. Non riguarda gli acquisti personali (B2C).
A differenza dell'e-commerce, acquisti elettronici utilizza un sistema chiuso e sicuro. Solo gli utenti registrati possono accedervi. Ciò include fornitori, acquirenti, dirigenti e clienti interni.
Per 15 anni, tecnologia applicata agli acquisti è il parco giochi di Bernard Malataverne. Il suo giudizio è indiscutibile: il techno business è obsoleto, anche se il suo tasso di adozione è basso.
Malataverne prosegue citando lo studio del Project Management Institute (02.2015) secondo il quale i progetti IT medi superano il budget del 45%, richiedono il 7% di tempo in più e offrono il 56% in meno di valore rispetto alle aspettative. E questo è stato per anni.
Blogger influencer, analisti, ricercatori molto seri del gruppo Aberdeen o del gruppo Hackett, in breve, l'intero mercato, hanno bisogno di strumenti di e-sourcing o acquisti elettronici efficiente. Sono convinti dei vantaggi che tali strumenti possono generare... se usati bene.
I numeri parlano chiaro: Malataverne cita lo studio del CPO del 2016 «How the Best-in-Class Leverage eSourcing for Superior Performance» secondo il quale
«Le squadre acquisti elettronici dotati di strumenti affidabili consentono, tra l'altro, risparmi sui loro progetti di e-sourcing che sono in media superiori del 7% rispetto alla concorrenza».
Tuttavia, l'uso di strumenti Acquisti elettronici — quando ce ne sono in azienda — ristagna. Quindi, si lamenta Malataverne, «perché non lo fanno gli acquirenti, che avrebbero tutto l'interesse a utilizzare uno strumento del genere? » La sua opinione: resistenza psicologica al cambiamento, molto semplicemente!
La trasformazione digitale è un'opportunità per tutte le aziende, indipendentemente dal settore di attività o dalle dimensioni. Contrariamente a quanto molti credono, l'implementazione di soluzioni digitali per svolgere le varie funzioni all'interno dell'azienda, inclusa la funzione di acquisto, non è riservata solo alle grandi aziende internazionali. Anche le PMI e le VSE saranno in grado di adottarle e beneficiare di tutti i vantaggi diacquisti elettronici.
Ciò che sta accadendo oggi è che molte aziende o organizzazioni si rifiutano ancora di lanciarsi. Oggi identifichiamo 4 ostacoli principali alla trasformazione digitale dell'azienda:
Uno studio condotto da Bpifrance tra 1800 PMI ed ETI in Francia ha rivelato che la complessità della materia è il principale ostacolo all'adozione di tecnologie, tra cuiacquisti elettronici. L'intelligenza artificiale, i big data e tutto il resto sono argomenti complessi e ancora relativamente sconosciuti al grande pubblico. Inoltre, è un campo in continua evoluzione. Dovresti sapere che la digitalizzazione non è fine a se stessa. È un movimento, uno stato d'animo in evoluzione. Molte opportunità devono ancora arrivare e da scoprire. Saranno in grado di contribuire enormemente alla funzione di acquisto. Uno dei modi per aggirare questo ostacolo è farsi supportare da un professionista, come BME Consulting, per iniziare con sicurezza e calma questa trasformazione digitale dell'ufficio acquisti, oppure acquisti elettronici.
Secondo lo studio di Bpifrance, un terzo dei manager intervistati ritiene che la mancanza di competenze interne possa anche ostacolare la trasformazione digitale delle aziende, indipendentemente dalle loro dimensioni.
Che si tratti di dematerializzare il processo di acquisto utilizzando strumenti e software di e-sourcing, come Sourcing Force, di automatizzare la gestione degli acquisti tramite l'intelligenza artificiale, di rispondere alle nuove sfide aziendali attraverso la comunicazione omnicanale o di analizzare i dati con i big data, tutto ciò richiede un certo livello di competenze. Certo, le aziende vedono la tecnologia digitale come un'opportunità per trasformarsi e crescere, ma l'implementazione di questi strumenti tecnologici non è sufficiente. Dobbiamo anche pensare al loro sviluppo. Da qui la necessità di supportare il personale interno e formarlo nel processo.
Questo fattore è sottolineato dal 28% dei dirigenti aziendali intervistati da Bpifrance come uno degli ostacoli alla transizione digitale e quindi all'adozione di acquisti elettronici. Che si tratti di introdurre questi strumenti tecnologici in azienda o di ricevere supporto e formazione, la trasformazione digitale genera un costo. Ancora oggi, quest'ultimo è relativamente elevato. Soprattutto perché alcune aziende, a causa dell'ignoranza di questi nuovi strumenti o della scarsa identificazione delle loro esigenze, si affrettano a ricorrere a soluzioni digitali spesso molto costose eppure inadeguate.
Altre aziende sono semplicemente riluttanti ad avviare la digitalizzazione a causa degli elevati costi che ciò comporta (acquisti di nuovi strumenti, formazione del personale, assunzione, ecc.).
Questo è un altro motivo che può impedire alle aziende di adottare la digitalizzazione secondo il 28% degli intervistati. In effetti, quando si parla di trasformazione digitale, non si tratta solo di iniettare nuovi strumenti o soluzioni digitali nell'azienda. Significa davvero coinvolgere l'intera azienda, compresi i suoi fornitori, in un nuovo modo di lavorare e creare valore. È una vera metamorfosi che alcune aziende non sono ancora pronte a vivere per una serie di motivi.
Alcuni dei fattori che resistono al cambiamento nelle aziende includono:
Cambiare è una sfida. Muoversi in una direzione sconosciuta è una delle principali fonti di stress. E ha senso resistere. Tuttavia, il cambiamento non è impossibile. Devi solo capire che la gestione delle modifiche è un passaggio essenziale per il successo di un progetto da implementare acquisti elettronici. Questo deve essere fatto gradualmente. Dovrebbe essere stabilito un piano per l'implementazione e l'adozione dello strumento di approvvigionamento SI.
Come primo passo, il cambiamento deve essere accettato e adottato da tutti gli attori interessati. Ciò richiede il coinvolgimento della direzione o del top management. È quest'ultimo che deve iniziare la manovra e condividerla con tutto il personale.
L'implementazione di uno strumento di acquisto elettronico, come Forza di approvvigionamento, deve essere affidato a un team di progetto. Il suo ruolo è informare, formare e coinvolgere tutti gli attori coinvolti nel processo, a cominciare dagli acquirenti stessi, dalla direzione, ma anche dai fornitori. Poiché saranno tenuti a utilizzare determinate funzionalità dello strumento, devono essere preparati e introdotti nel processo.
Infine, una buona comunicazione è essenziale per il successo di un progetto di trasformazione digitale degli acquisti. È necessario creare una dashboard con tutti gli indicatori necessari per consentire a tutti di monitorare l'evoluzione dell'implementazione del software e i risultati ottenuti. Dovrebbero inoltre essere organizzate riunioni, nonché resoconti dopo aver utilizzato determinate funzionalità, per chiarire eventuali punti che sembrano poco chiari. Esistono molti altri strumenti di comunicazione per implementare la trasformazione digitale, tra cui corsi di formazione annuali o semestrali, report, newsletter, ecc. Sta a ciascuna organizzazione trovare il mezzo di comunicazione più adatto a sé!
L'uso diacquisti elettronici, o agli strumenti tecnologici applicati al procurement, apporta numerosi vantaggi ai reparti acquisti:
Finora, gli strumenti di gestione e analisi dei costi utilizzati dalle funzioni Purchasing hanno funzionalità limitate. L'arrivo di nuove tecnologie, come l'intelligenza artificiale e l'apprendimento automatico, sta migliorando notevolmente le cose. Combinando varie fonti di dati, gli strumenti acquisti elettronici consentono ai team di trovare rapidamente soluzioni più efficaci ai problemi esistenti, migliorare la gestione delle spese e identificare nuove opportunità per ridurre i costi.
Nuove tecnologie applicate a acquisti e forniture consentono efficacemente di strutturare la gestione della spesa e monitorare i flussi su un supporto centralizzato. Non solo facilita l'esecuzione del processo di acquisto, ma fornisce anche informazioni pertinenti in tempo reale per analizzare meglio le spese. Grazie a un sistema informativo sugli acquisti, puoi sapere quali reparti ordinano più merci e sapere se rispettano bene i loro budget.
Precedentemente percepita come un'attività essenzialmente amministrativa, che consiste nell'effettuare ordini presso i fornitori, la funzione acquisti si è ora evoluta in un ruolo più strategico grazie alle sue maggiori capacità analitiche e alla sua forza di proposta. L'acquirente è diventato un attore importante che contribuisce a migliorare le prestazioni dell'azienda.
Le tecnologie acquisti elettronici offrono alle funzioni di approvvigionamento grandi opportunità strategiche. Grazie all'analisi dei dati in tempo reale, consentono loro di adattare al meglio le proprie decisioni e strategie e di anticiparne l'evoluzione.
Acquisti elettronici consente inoltre ai team addetti agli acquisti di ottenere migliori prestazioni operative. Automatizzando le attività, consente loro di essere più efficienti eliminando le attività ridondanti e dispendiose in termini di tempo. Grazie a ciò, possono concentrarsi su attività con un maggiore valore aggiunto. Tra le operazioni che possono essere automatizzate con le soluzioni Acquisti E, citiamo l'elaborazione delle fatture, la convalida delle richieste di acquisto, il monitoraggio dei contratti con i fornitori, ecc. Riducendo l'intervento umano nel processo di acquisto, il software di e-shopping consente anche di ridurre gli errori che possono essere molto costosi.
L'introduzione della tecnologia nella funzione acquisti e approvvigionamento consente di creare un sistema che standardizza i flussi di lavoro e le procedure. Oltre al fatto che l'accesso ai dati e alle informazioni è più facile e veloce, anche le transazioni sono automatizzate. Ciò garantisce che gli ordini vengano effettuati presso il fornitore corretto e che nessuno di essi venga effettuato al di fuori del contratto.
Acquisti elettronici è quindi un grande motore di crescita per l'ufficio acquisti. Grazie ad esso, gli acquirenti guadagnano in agilità ed efficienza. Sei pronto a digitalizzare il tuo reparto acquisti? Adotta Sourcing Force, una soluzione Procure-to-Pay completa che automatizza i processi di acquisto.
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