Come evitare che le tue email vengano ignorate

Le tue email stanno ricevendo l'attenzione che meritano?

Gestione degli acquisti e il procurement è una delle professioni più rappresentate. Di conseguenza, tu ed io utilizziamo regolarmente la posta elettronica per comunicare con i nostri superiori, i clienti interni e i fornitori.

Questa comodità porta spesso all'autocompiacimento. Le e-mail vengono spesso ignorate o fraintese.
Usa questi suggerimenti per ottimizzare le tue email.

Restringi l'argomento. Se hai più di un argomento da discutere con il destinatario, invia un'email per argomento. Quando gli argomenti vengono combinati, è probabile che il destinatario ricordi una risposta prima che TUTTE le domande gli vengano inviate.

Scrivi brevi paragrafi. Limita i paragrafi a due frasi per una leggibilità ottimale. Quattro paragrafi brevi sono meglio di un paragrafo grande.

Scrivi frasi brevi. Prova a scrivere frasi che contengano in media da 9 a 14 parole. Se una frase contiene più di 20 parole, prova a dividerla in due frasi separate.
Usa gli elenchi.

Se stai descrivendo tre o più punti su un determinato argomento, usa un elenco puntato, non una frase lunga.

Attira l'attenzione sulle domande. Se stai facendo una domanda, vai in linea. Quando fai più domande, numerale.

Usa i verbi d'azione. Dite alla persona esattamente cosa fare. Un esempio potrebbe essere: «Per favore, rivedi questo documento e inviami i tuoi suggerimenti».

Stabilisci una scadenza. Se hai bisogno di una risposta entro una certa data, specifica la data in cui ti serve. Quando proponi una data, assicurati di specificare se desideri una risposta «esattamente» entro quella data o «al più tardi» entro quella data.
Non dimenticare di ringraziare. Quando rispondi a clienti interni, ringraziali all'inizio e alla fine della tua email.

Rileggi te stesso. Assicurati di seguire queste linee guida e cerca eventuali parole ortografiche, grammaticali e omesse e, più in generale, tutto ciò che potrebbe rendere difficile la comprensione della tua email per il chiamante.